Styrets beretning for sesongen 2012/2013 Styret i perioden fra årsmøtet 10.05.2012 har bestått av: Leder - Grethe Johanson Nestleder Peder Bru Økonomiansvarlig - Gry Tærud Styremedlem Tor Arne Foss Varamedlem Karin Ytterlid Varamedlem - Jan Fjeldvang Administrative oppgaver fra årsmøtet 10.05.2012 har vært: Kasserer Grethe Thomassen Medlemsregistrering Espen Westgaard Regnskapsfører - Kari Reinseth Revisor - Øyvind Rønning og Ismael Ehran Kocabas Webansvarlig Per-Christian Thorsen Styret i Strømmen og Lillestrøm Skiklubb har siden siste årsmøte avholdt 8 styremøter. Styremøtene har behandlet ulike saker som er referert i våre møteprotokoller. Styret har jobbet med følgende saker i denne perioden: - Økonomi og regnskap - Etablering og oppfølging av arbeidsgruppene - Inngåelse av trenerkontrakt med Anders Klemoen for sesongen 2012/2013 - Oppdatering av Retningslinjene for refusjon av utgifter til trenere og utøvere - Økonomisk bidrag til klubbtøy - Endring av beløp vedrørende treningsavgifter 1
Oppfølging av vedtak på Årsmøtet 10.05.2012. Oppdatert Lov for Strømmen og Lillestrøm Skiklubb basert på ny lovnorm fra NIF er godkjent av Akershus Idrettskrets 8. august 2012. Økonomi og regnskap På tross av gode salgs- og driftsinntekter samt finansinntekter i 2012 viser Styrets resultat et underskudd på 145.579 kroner. I forbindelse med kjøp av ny løypemaskin har vi, som nevnt i fjorårets beretning, fulgt NIFs anbefalinger om at den skal kostnadsføres i stedet for å avskrives over tid. I Langrennsgruppen er det et negativt resultat på 16.829 kroner. Salg- og driftsinntektene utgjør kroner 606.404,- som er noe høyere enn i fjor. Klubben har for denne sesongen hatt en lønnet trener for 11-16 års gruppen hvor det er utgiftsført lønn. Som kjent er Alpingruppa nedlagt, men kontoen per desember 2012 er godskrevet med renter på kroner 1.176. Styret foreslår at denne kontoen tas til opphør, og at innestående beløp overføres til Styrets konto i Strømmen Sparebank. Turlangrenn har for perioden et underskudd på 838 kroner mot 1.078 kroner i fjor. Samlet har Strømmen og Lillestrøm Skiklubb et underskudd på 162.039 kroner som er lavere enn budsjettet som var på kroner 225.000. Inntektene til klubben kommer i all hovedsak fra bingoinntekter, sponsorer og samarbeidspartnere, samt medlemskontingent og treningsavgift. Klubben mottar også Grasrotandel. I 2012 mottok vi også bidrag på kroner 750.000 fra Sparebankstiftelsen. Et kjærkomment bidrag til innkjøp av ny løypemaskin. Vi takker for bidragene vi har fått i år av våre sponsorer og samarbeidspartnere. Klubbens sponsorgruppe jobber aktivt med å få flere sponsorer og støttespillere. Anleggsplaner Styret ønsker å jobbe videre med planer og budsjetter for løypenett og tekniske fasiliteter for Bråteåsen og øvrige nærområder. Opprydding i Brønnøysundsregisteret Det eksisterer flere organisasjonsnummer for klubben, og sletting av organisasjonsnummer kan kun gjøres på bakgrunn av Årsmøteprotokoll. Dette må følges opp av det nye styret. Web og kommunikasjon Sesongens aktiviteter har fortløpende blitt lagt ut på hjemmesiden. Dette omfatter dette blant annet treningstider, samlinger, referat fra skirenn og sosiale arrangement. 2
Det er igangsatt et prosjekt for å modernisere og forenkle klubbens hjemmeside Organisering I fjor etablerte styret 4 arbeidsgrupper med hver sin gruppeleder samt koordinator i styret. Gruppene er: Administrasjonsgruppa, Skirenngruppa, Sosial gruppe og Sportslig Utvalg. Arbeidsgruppene har fått tildelt definerte oppgaver og ansvar. Klubben har prøvd å få til en best mulig kompetanseoverføring fra medlemmer i det tidligere langrennstyret. Denne modellen har stort sett fungert bra, og styret retter en stor takk til arbeidsgruppenes ledere og medlemmer. I samarbeid med styret er nå gruppelederne i en evalueringsfase for å justere/forbedre denne arbeidsformen så den blir mest mulig hensiktsmessig. Administrativ gruppe Gruppen har høsten 2012 i hovedsak bestått av Grethe Thomassen (kasserer), Arne Thorud (sponsoransvarlig), Espen Westgaard (medl.registrering), Rolf Utkvitne (innkjøp), Lars Dahl (teknisk) og Kirsti G Hjørungdal (leder). I tillegg ble Per Christian Thorsen med som WEB-ansvarlig fra og med desember 2012. Gruppa, som ble dannet i august, har avholdt tre møter i løpet av høsten/vinteren 2012. I løpet av denne perioden har gruppa - i samarbeid med Foss Sport gjennomført bestilling og levering av skibekledning - Organisert det praktiske rundt overnatting og bespisning på familiesamlingen på Beitostølen i november, - Sponsorgruppa er forsterket med to personer. Jobber med gamle sponsorer og forsøker å få inn flere nye sponsorer - Kasserer har overtatt og er kommet godt i gang med kasserer jobben - Teknisk gruppe har utbedret en del av løypetraséen og fått på plass lyskastere på treningsområdet. Det er også påbegynt utredning av vedlikehold/ rehabiliteringsbehov for nedre del av lysløypa. Toalett har vi også fått på plass. - Espen Westgaard har som tidligere hatt ansvar for medlemsregistrering og tidtaking - Finn Jordet sa seg villig til å fortsette å ha ansvar for åpen skihytte - Web ansvarlig kom på plass i desember 2012 Administrativ gruppe har etter nyttår 2012/13 hatt ett møte. Der oppsummerte vi høsten og ble videre enige om å jobbe videre med samme fordeling av arbeidsoppgaver som hittil. Gruppen Sportslig utvalg har allerede reetablert seg i forhold til evaluering og endringer i tilgjengelige ressurspersoner. 3
Styret vil etter Årsmøtet ha et konstitueringsmøte for å definere hovedoppgaver og ansvar for styret og arbeidsgruppene i den kommende periode. Sportslige aktiviteter, rekruttering og treningssamarbeide Det er ikke bare i Bråteskogen det gjennomføres treningsøkter på ski. I år har Sørlihavna, Grorud (Lillomarka) og Ekeli blitt benyttet for å kunne trene på snø. Det har også vært avholdt treningssamlinger gjennom sesongen inkludert familiesamlingen på Beitostølen. Skirenngruppa har denne sesongen arrangert tre karusellrenn, et klubbmesterskap og Bråterennet. Det var planlagt fire karusellrenn, men det første ble avlyst grunnet manglende snø i begynnelsen av januar. Karusellrennene hadde alle ca 160 deltakere hver gang. Vi fikk startnummer og premier fra Telenor da vi kjørte disse rennene som Telenorkarusellen. Gjennomføringene gikk fint og vi hadde mange glade barn i sporet. Rennene er fordelt på klassisk og fristil. Klubbmesterskapet hadde 80 deltakere og ble avviklet i mer uformelle former hvor alle kjenner alle. Vi kjørte i år fristil på klubbrennet grunnet mistanke om utfordrende smøreforhold og vil fortsette å gjøre en slik vurdering. I år prøvde vi oss på en 2km sprint fellesstart for herrer senior og vi fikk tilbakemeldinger på at dette var morro både for deltagere og publikum som en avslutning på rennet. Dette ønsker vi å gjenta neste gang og da håper vi at damene stiller start også. Bråtestafetten hadde i år 76 lag med tilsammen 228 utøvere. Vi arrangerte Bråtestafetten på jordet på andre siden av Bråteveien og fikk laget en meget bra arena der. Arrangementet fikk meget gode tilbakemeldinger. Denne muligheten får vi ikke neste år da det nå er satt i gang bygging på dette området. Antall deltakere var lavere enn tidligere år og det skyldes nok at vi fikk en litt dårligere dato fra kretsen enn tidligere. For neste år har vi allerede dato foreslått og vil gå tidlig i dialog med kretsen for å sikre oss en god dato som ikke kolliderer med de andre store arrangementene i området rundt oss. Neste år må vi regne med å bruke vårt eget område og Bråteskogen så vi planlegger et klassisk Bråterenn med inviduell start altså ingen stafett. Det blir ikke noe skirenn uten frivillige som stiller opp, og jeg vil benytte denne anledningen til å rette en stor takk til alle dere som har stilt opp for klubben og barna og gjort det mulig å gjennomføre disse rennene. For at vi skal kunne avvikle Bråterennet hvor også eksterne deltakere er med så kreves det stor dugnadsinnsats. Skirenngruppa retter en stor takk til alle som deltok 4
på den store fellesdugnaden som dette rennet er. Det er mange oppgaver som skal dekkes, alt fra rigging av arena, oppfølging av påmeldinger, tidtaking, løypekjøring, parkeringsvakter, løperdrikke, vaffelstekning og ikke minst oppfølging av våre egne utøvere. For neste sesong ser vi på flere forbedringer som blant annet hvordan sikre nok bemanning til rennene, etablere smøretelt/smøreservice, markedsføre karusellrenn og klubbmesterskap bedre og en del andre saker. Igjen tusen takk til alle som har bidratt til sesongens skirenn og jeg håper vi sees også neste sesong. Gjennom sesongen har klubbens utøvere oppnådd mange fine resultater, både i individuelle renn og stafetter. Det er hyggelig å se at klubben er synlig med mange deltakere og at vi dominerer i enkelte renn. Medlemskap Det er 560 medlemmer i klubben. Langrennsgruppa har ca 200 barn i aktivitet. Fra skileik for de aller yngste til teknikkog styrketrening for de som er eldre. Denne sesongen har vi hatt treningssamarbeid med Gjelleråsen IF og Nittedal IL for våre eldste utøvere. Klubben driver også Allidrett som aktiviserer 4-og 5-åringer. Det er plass til 50 barn på hver årsklasse. Partiene er svært populære, og blir raskt fylt opp. Allidretten er klubbens rekrutteringsarena. Av sosiale aktiviteter har vi hatt juleavslutning med grøtfest og feiring av ny løypemaskin samt gruppevise sesongavslutninger. I tillegg har vi hatt premieutdeling for Klubbmesterskapet og utdeling av vandrepokaler. Strømmen og Lillestrøm skiklubb takker alle som har bidratt i klubbens arbeid gjennom denne sesongen. Skjetten, 29. april 2013 for styret i Strømmen & Lillestrøm Skiklubb Grethe Johanson 5