OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL Styret ved NHH Dato: 10.09.2015 kl. 10:15 Sted: NHH Arkivsak: 14/00035 Tilstede: Forfall: Andre: Protokollfører: Frøystein Gjesdal, Arne Hyttnes, Aase Aamdal Lundgaard, Marit Warncke, Mette Bjørndal, Øystein Thøgersen, Arild Schanke, Malin Arve, Marie Lerøy og Jørgen Færevaag Finn Junge-Jensen (kansellert SAS-fly fra København) Sunniva Whittaker, Gunnar E. Christensen, Helge Thorbjørnsen, Nina Skage, Klas Rønning og Kristin R. Mo Arild Olav Sævig SAKSKART Side Vedtakssaker 28/15 15/01409-1 Godkjenning av protokoll fra møte 4/15, innkalling og saksliste 2 29/15 15/00383-4 Internkontroll - Nytt rammeverk på NHH 3 30/15 15/01492-1 31/15 15/00875-2 Rapport om virksomheten i randsoneselskapene i 2014 Årsrapport fra Tilsettingsutvalget - 2014 - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 3 4 32/15 14/01813-11 Statens lederlønnsordning Justering av Lederlønnskontrakt - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 23 første ledd 4 33/15 15/01046-2 Mandat for Pedagogisk utvalg 4 1
34/15 15/01417-1 Styreundersøkelse 2015 4 35/15 15/01521-1 Klagenemnd ved NHH - ny leiar 5 36/15 15/01011-2 Eventuelt 5 Orienteringssaker 11/15 14/00661-15 Årsrapport for NHH Alumni 2014 7 12/15 15/01518-1 Opptak høsten 2015 7 13/15 15/01012-2 Styreleder/rektor orienterer 7 14/15 15/01178-3 Høring om endring av modell for styring og ledelse med mer i universitets- og høyskoleloven 7 15/15 15/01505-1 Adm.dir. orienterer om pågående saker/prosesser 8 Faglig innslag Professor Gunnar S. Eskeland orienterte om forskning ved ENE-senteret og ENE-profilen ved NHH, i samarbeid med professor Leif Sandal. Tre nye styremedlemmer Styreleder introduserte de tre nye styremedlemmene for perioden 01.08.2015-31.07.2016: Malin Arve: Styrerepresentant for de midlertidig tilsatte i vitenskapelige stillinger. (Bakgrunn fra NHH/Toulouse/Mannheim). Marie L. Lerøy: Bergen, 1. års student, master Jørgen Færevaag: Oslo, 1. års student, master 28/15 Godkjenning av protokoll fra møte 4/15, innkalling og saksliste 1 Styret ved NHH 10.09.2015 28/15 Styret godkjente protokoll fra møte 4/15, innkalling og saksliste. 2
29/15 Internkontroll - Nytt rammeverk på NHH 1 Styret ved NHH 10.09.2015 29/15 Styret tar saken til orientering, men ber om at de synspunktene som fremkom under behandlingen blir tatt med i det videre arbeidet. Nina Skage pekte på at Staten har høyt fokus på internkontroll. NHHs administrasjon har utarbeidet nytt rammeverk. Anita Jensen Søvik presenterte bakgrunn, rammeverk og tre pilotprosjekter. Alle institusjoner over en viss størrelse er også bedt om å utrede behovet for intern revisjon. Flere styremedlemmer etterlyste en overordnet risikovurdering som utgangspunkt for kontrollvirksomheten. 30/15 Rapport om virksomheten i randsoneselskapene i 2014 1 Styret ved NHH 10.09.2015 30/15 Styret tar rapport om virksomheten i randsoneselskapene i 2014 til orientering. Det er viktig å sikre seg at samarbeidet mellom NHH og AFF fungerer godt i tiden fremover. Viserektor Helge Thorbjørnsen orienterte om SNF. Viserektor Gunnar Christensen orienterte om AFF og oppdaterte styret om utviklingen i 2015. NHH skal forvalte sine eierinteresser på en god måte. 3
31/15 Årsrapport fra Tilsettingsutvalget - 2014 Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 1 Styret ved NHH 10.09.2015 31/15 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 32/15 Statens lederlønnsordning Justering av Lederlønnskontrakt Unntatt etter offentlighetsloven Offl 23 første ledd 1 Styret ved NHH 10.09.2015 32/15 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 33/15 Mandat for Pedagogisk utvalg 1 Styret ved NHH 10.09.2015 33/15 Styret vedtok utkast til nytt mandat for Pedagogisk utvalg (PU). Styret vedtok å ta inn et nytt punkt under utvalgets ansvarsområder: 2 h) Tiltak evalueres over tid. Prorektor Sunniva Whittaker presenterte saken. 4
34/15 Styreundersøkelse 2015 1 Styret ved NHH 10.09.2015 34/15 Styret vedtok at den neste styreundersøkelsen blir gjennomført våren 2016, og at den blir årlig (hver vår). 35/15 Klagenemnd ved NHH - ny leiar 1 Styret ved NHH 10.09.2015 35/15 Styret godkjende lagdommar Martin Tenold som ny leiar i Klagenemnd ved NHH. Rektor vart gitt fullmakt til å utnemna personleg vara for leiar. Nemnda bør gå gjennom reglementet for nemnda og gjere forslag om endringar om dette skulle vera naudsynt. Rektor orienterte. 5
36/15 Eventuelt 1 Styret ved NHH 10.09.2015 36/15 Styret bad om at administrasjonen i strategiarbeidet også har fokus på miljøsertifisering, entrepenørskap og innovasjon. Styreleder informerte om at NHH sammen med UiB og HiB er invitert til samarbeid om innovasjon og entrepenørskap. Styret ber NHH løfte frem det som faktisk skjer innenfor dette området. 6
Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 11/15 14/00661-15 Årsrapport for NHH Alumni 2014 12/15 15/01518-1 Opptak høsten 2015 Årsrapporten ble presentert av viserektor Gunnar E. Christensen og kommunikasjonssjef Kristin R. Mo. Alumniarbeidet ved NHH har i flere år gått litt på sparebluss og en vil nå legge om Alumniarbeidet. Grunnkapitalbeløpet har nådd 3 millioner i NHH Alumnifond, og viserektor Gunnar E. Christensen har på fullmakt fra styret i fondet fått anledning til å bruke inntil kr. 250.000 til gode alumniformål. Prorektor Sunniva Whittaker informerte om at NHH satser på arrangement i Oslo og London. Kun 30 % av uteksaminerte studenter blir medlemmer i NHH Alumni. NHH har ikke godt nok grep på dette. Årsrapport for NHH Alumni 2014 ble tatt til etterretning. Studiesjef Jorun Gunnerud presenterte rapport (delt ut i møtet) om søking og opptak ved NHH høsten 2015. Bachelor - Mål: 450 møtt: 443. Svært godt treff. Master - Mål: 770 møtt: 771. Svært godt treff. Internasjonale: Søkere: 1273. Tilbud: 214 og Ja-svar: 124. Møtt: 70. Styret diskuterte mulige årsaker og løsninger når det gjelder det lave tallet internasjonale studenter som møter opp. Måltallet for internasjonale studenter er 100. Administrasjonen ble bedt om å jobbe mer med å finne de reelle årsakene. 13/15 15/01012-2 Styreleder/rektor orienterer Styret ved NHH - Styremøter i 2016: 1/16 Torsdag 11.02. (NHH) 2/16 Torsdag 10.03. (Tlf.møte) 3/16 Tirsdag 03. og Onsdag 04.05. (Milano) 4/16 Torsdag 09.06. (NHH) 5/16 Torsdag 08.09. (NHH) 6/16 Torsdag 27.10. (NHH) 7/16 Torsdag 08.12. (NHH) 7
Etatsstyringsbrev fra KD. Rektor orienterte om de oppfølgingspunkter som en ikke allerede er godt i gang med: Øke uttelling fra Erasmus+, Advisory Board, andel kvinner i vitenskapelige stillinger, midlertidighet i administrative stillinger og informasjonssikkerhet. Bocconi University 3. 4. mai 2016. Strategisamling og styremøte. Karakterer på Master: 22 % A i vår. Dette er i samsvar med målsetting. Strukturdebatten: Det er iverksatt nye prosesser på Vestlandet. NHH er holdt utenfor. NHH Forum m/marine Harvest ble en stor suksess, med god mediedekning. Selskapet var selv godt fornøyd. Rafto Challenge 11.09.: Sosial ansvarlighet. Forelesing om slaveri. Norgesgruppen (Supply Chain). Lehmkuhl forelesningen 2015: Jon Fredrik Baksaas fra Telenor. Lehmkuhl konferanse: Inger Stensaker, Paul Gooderham innleder. Høstkonferansen: Godt program og god påmelding. Styret ønsket informasjon om medlemmer av Advisory Board. 14/15 15/01178-3 Høring om endring av modell for styring og ledelse med mer i universitets- og høyskoleloven KD sendte ut et høringsbrev datert 26.06.2015 med svarfrist 15.08.2015. Da det viste seg at høringsfristen ikke ble utvidet slik UHR bad om, valgte styreleder å ikke involvere styret i prosessen pga kort tidsfrist og begrenset omfang av lovendring. Flere i styret uttrykte at slike høringsbrev med korte frister om sommeren er en uting. Skarpere kritikk kunne vært på sin plass. Andre utdanningsinstitusjoner har hatt ekstraordinære styremøter. Det ville f. eks. vært mulig å lansere mellomløsninger og justeringer i modellene for styring og ledelse. 15/15 15/01505-1 Adm.dir. orienterer om pågående saker/prosesser TA-kartlegging blir styresak 28.10. Det har vært en fin prosess, der hele organisasjonen har gjort en svært god jobb. Det er en tett dialog med de tillitsvalgte. Utfordringen er nå å gjøre en god analyse. Rektoratet kommer med i uke 38. 8
Vi er midtveis i strategiperioden (4 år). Strategiarbeidet mot neste periode må startes opp. Byggsituasjonen ved NHH kommer opp i styret 28.10., med spesiell fokus på Høyblokken. Allmøte for administrativt tilsatte blir arrangert 11.9.2015. Bergen, 10.09.2015 ----------------------------------------- Frøystein Gjesdal ----------------------------------------- Styreleder Nina Skage Adm.dir. 9