SA- planer Politisk sekretariat for 2014-2017
Administrasjon inkludert Sentraladministrasjonen 4500 Netto driftsutgifter administrasjon - Gruppe 13 per innbygger 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 I grafen er følgende fargekode benyttet: Rød- Bodø, Grønn-Tromsø, Gul Skien, Mørk blå- Sandefjord og Lilla- Ålesund, Lysblå- alle andre kommuner i KOSTRA gruppe 13 Administrasjon: Funksjon 120. 100 polititkk, 110 Kontroll og revisjon, 121 Eiendomsforv, 130 Adm lokaler Synliggjør betydelige innsparinger dersom Bodø på snitt i gruppe 13 vil følges opp videre dels med ekstern bistand
Politisk sekretariat består i dag av 5,9 årsverk + 1 Formannskapssekretær : multirolle Sekretær Superbruker Kvalitetslosen, TV aksjon, møteroms booking Service: telefon og innbyggere Reisebestilling politikere, oppgjør, kontering, attestering, budsjettoppfølging, møtegodtgj, frikjøp, utbetaling av partistøtte Sekretær for PNM, Organisasjonsutvalg og Ruspolitisk råd Sekretær Ut ekspeditering av vedtak, innbinding av møtedokumenter, Valg Service, tlf henvendelser, publikum og arrangementer, innkjøp Sekretær for Komite for levekår Sekretær Møterom booking, løpende service ovenfor Rådmann og ordfører Valg, arrangementer Sekretær for Eldrerådet og Råd for funksjonshemmede
Politisk sekretariat består i dag også av 2,2 årsverk knyttet til nærmiljøarbeid og lokalutvalg Kjerringøy 0.2: Funksjonen sees i sammenheng med årsverk tilknyttet Kjerringøy skole. Saltstraumen 0.5 Sekretær lokalutvalg og nærmiljøarbeid. Samme person ivaretar Saltstraumen og Tverlandet Tverlandet 0.5 se ovenfor Skjerstad (M) 1.0 Nærmiljø og lokalutvalgsarbeid 40 %, 20 % møtearbeid, 40 % motorferdsel
I framtidens politisk sekretariat ønskes klarere rolledefinering samt avgrensinger mot øvrige avd Klare ansvarslinjer ift «service» ovenfor Innbyggere (ikke Politikere) dvs en samhandlingsprosess med Servicetorget for å se på hvordan dette løses nå og kan/bør løses i framtiden Mer spissede roller hvor kompetansen finnes på tvers av roller men utøves primært av en person Et sentralisert miljø vil gjøre Politisk sekretariat mer robust og i stand til å takle også bølgetoppene i året ift arbeidspress En gjennomgang av nærmiljø og lokalutvalgsstruktur og også hvordan dette kan/skal løses, vil fremføres i egen sak i løpet av våren 2014
Framtidens Politisk sekretariat kan bestå av tre roller Rendyrket oppgaveløsing, men kompetanse på tvers 3 fulle stillinger, alle lokalisert på Rådhuset Rolle 1: Formannskapssekretær, uteksped Budsjettoppfølging, attestering, Primærkontaktpunkt Politikere Arrangementer Rolle 2: Sekretær(møte) Reisebestilling, kontering Løpende service for Ordfører og Rådmann Møteromsbooking, innkjøp Innbinding av møtedok og utekspeditering av vedtak, Arrangementer Rolle 3: Sekretær med hovedfokus eksternt ift nærmiljøarbeid og lokalutvalgsarbeid Dette innebærer betydelig tilstedeværelse på Kjerringøy, Saltstraumen, Tverlandet og Skjerstad/Misvær
Administrativ beslutning rundt organisering søkes tatt innen jul implementering i løpet av øk planperioden Arbeidsbelastningsstudie viser at behovet sentralt ligger på ca 2 årsverk men med ytterligere behov i perioder av året Dette søkes kosteffektiv å løses ved at alle ressurser samles slik at man har et robust og faglig miljø som også kan ta unna topper i arbeidsmengde Stillingen tilknyttet nærmiljø- og lokalutvalgsarbeid vil sørge for en enhetlig og lik tilnærming i arbeidet - Utadrettet virksomhet hvor det jobbes også gjennom andre dvs lokale ressurser og krefter som stimuleres og motiveres - Innadrettet virksomhet hvor man utnytte nærhet til Politikere og Administrasjon gjennom lokasjon ved Rådhuset for å få gehør for innspill og planer fra utkantstrøkene i kommunen