Kravspesifikasjon for produksjon, trykking og distribusjon av stemmesedler og valgkort til sametingsvalget 2013 1 Opplag Trykking og distribusjon av ca 600 000 stemmesedler. Dette er et anslag, og betraktes ikke som bindende. Ut i fra det antall lister vi behandler til dette valget, samt antall innmeldte i samemanntallet, har vi kommet fram til dette tallet. Produksjon, trykking og distribusjon av ca. 15 000 valgkort til manntallsførte i Sametingets valgmanntall. Dette gjelder de som er bosatt innenriks. Dette tallet er estimert ut i fra hvor mange som innført i Sametingets valgmanntall pr. 1.5.2013. Det kan bli aktuelt å etterbestille stemmesedler og valgkort. 2 Krav til stemmesedlene Stemmesedlene skal oppfylle de krav som er stilt i 36 og 37 i forskrift om valg til Sametinget. I tillegg skal designet være slik det er spesifisert nedenfor. Forskrift om valg til Sametinget vil bli endret for å ta høyde for krav om utseende. Stemmesedlene skal telles manuelt, og det er derfor ikke stilt noen krav som har med maskinell lesing å gjøre. (1) Ved utformingen av stemmesedlene skal det legges vekt på at stemmesedlene skal være lesevennlige. (2) Stemmesedlene skal være i størrelse A5 eller være falset til A5. Ved Sametingsvalg skal utsiden av stemmeseddelen ha en farget mønsterside med fargekode C=35 M=0 Y=5 K=0, og et mørkt mønsterfelt øverst. Utsiden av seddelen skal på hvit bunn ha veiledningstekst. Stemmeseddelen skal ha en hvit innside med navn på parti eller gruppe og kandidatnavn, og en brettekant med samme mønster og fargekode som utsiden. (3) Stemmeseddelen skal inneholde opplysning om hvordan velgeren har adgang til å endre rekkefølgen på de øverste kandidatene på listen, jf. 39. Stemmeseddelen skal ha kolonne med ruter til venstre for kandidatnavnet til å endre rekkefølgen på de øverste kandidatene. Kolonnen skal ha overskriften «Nr.». (4) Styremerker kan plasseres både på innsiden og utsiden av stemmeseddelen som vist i bildene nedenfor. 1
(5) Stemmeseddelen kan ha forskutt falsing. Etter falsing skal størrelsen på stemmeseddelen være bredde 150 x høyde 203 millimeter. Den skal være trykket på 90 gram ubestrøket hvitt papir. (6) Stemmeseddelens forside skal se slik ut: 2
Stemmeseddelens bakside (mønsterside) skal se slik ut: 3
(7) Stemmesedlene skal være blå. (8) Stemmeseddelen skal inneholde: a) opplysning om hvilket valg den gjelder for. b) en overskrift som viser hvilket parti eller gruppe listen utgår fra. Overskriften skal trykkes i skriftstørrelse minimum 20 punkt. c) fornavn, etternavn og fødselsår på kandidatene på listen. Opplysning om kandidatenes stilling og/eller bosted kan påføres stemmeseddelen. Dette skal gjøres hvis det er nødvendig for å unngå forveksling av kandidatene på listen. Dersom slike opplysninger påføres stemmeseddelen, skal dette gjøres for alle kandidatene på listen. Stemmesedler som gjelder en fellesliste, kan også påføres opplysning om de enkelte kandidatenes tilknytning til de gruppene som står bak felleslisten. Den ovennevnte informasjonen er allerede registret i valgadministrasjonssystemet EVA som Sametinget bruker, eller i saksbehandlingssystemet ACOS WebSak. Sametinget er ansvarlig for at tilbyder mottar informasjonen som skal stå på stemmesedlene og valgkortene. Hver kommune skal bare motta stemmesedler som er aktuelle for valgkretsen kommunen hører hjemme i. 3 Krav til valgkortene Valgkortene skal være i størrelse bredde 210 x høyde 140 millimeter og skal være blå Valgkortets forside skal se slik ut: 4
Valgkortets forside skal også ha strekkode for å identifisere velgeren. Valgkortets bakside skal inneholde andre opplysninger til velgeren. Sametinget vil skaffe designfilene til valgkortet og opplysningene som skal på valgkortet i et egnet format. 4 Språk Stemmesedlene skal ha både norsk og samisk tekst. Valgkortenes forside skal har tekst på norsk. Baksiden av valgkortene skal ha både norsk og samisk tekst. 5 Distribusjon av stemmesedler Stemmesedlene skal distribueres til alle kommuner i Norge som har personer i Sametingets valgmanntall. Leverandøren får tilsendt komplett adresseliste fra Sametinget. Det skal kvitteres for leveransen av stemmesedler. Hvordan distribusjonen er tenkt gjennomført er en del av leveringsevnen, og må beskrives i tilbudet. 6 Distribusjon av valgkort Valgkortene skal distribueres til alle stemmeberettigede som er innført i Sametingets valgmanntall og som har bostedsadresse innenriks (unntatt Svalbard og Jan Mayen). Det er ikke nødvendig med kvittering for leveransen av stemmesedler. Hvordan distribusjonen er tenkt gjennomført er en del av leveringsevnen, og må beskrives i tilbudet 7 Pakking/emballasje Med forbehold om mindre behov fra kommuner, skal stemmesedler og blanke sedler pakkes i et antall av 500 stk og påsettes magebelte. Sedlene skal deretter pakkes partivis til hver kommune. Kommunenes stemmeseddelbehov vil først være klart etter 30.06.2013. Det kan også bli aktuelt å produsere stemmeseddelsett til de større byene. Disse stemmeseddelsettene vil inneholde stemmesedler for alle listene som stiller i kretsen, inkl. blanke stemmesedler. Stemmesedlene pakkes og fordeles på landets kommuner. 5
8 Tilbudet Tilbudet skal prises etter følgende matrise: Antall stemmesedler 600000 Pris pr. seddel Totalkostnad Produksjon og trykking 0 0 Distribusjon 0 0 Andre kostnader 0 0 Totalkostnad stemmesedler eks. mva. 0 Antall valgkort 15000 Pris pr. valgkort Totalkostnad Produksjon og trykking 0 0 Distribusjon 0 0 Andre kostnader 0 0 Totalkostnad valgkort eks. mva. 0 25% merverdiavgift 0 Totalkostnad inkl.. mva. 0 Prisene skal oppgis inkl. mva., inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (godtgjørelser og lignende). 6
9 Leveringstid Leverandøren skal sette opp en detaljert leveringsplan i henhold til følgende tidsfrister. Sametinget har følgende frister å forholde seg til når det gjelder arbeidet med stemmesedler: Aktivitet: Tidsfrister: 01.07.2013 09.08.2013 Tidligstemmegivning. Det forventes ikke at kommunene skal ha tilgang til ferdige stemmesedler i hele denne perioden. Men det skal distribueres blanke blå stemmesedler til kommunene før denne dato. 01.07.2013 Grunnlaget klart for trykking av stemmesedler 10.07.2013 Godkjenning gis før trykking av stemmesedler iverksettes 01.08.2013 Stemmesedler må være distribuert til kommuneadministrasjonene 10.08.13 06.09.13 Tid for forhåndsstemmegivning innenriks (08. og) 09.09.2013 Valgdag(er) 7