Endelig rapport etter undersøkelse av Hobøl kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Hobøl kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Elvestadveien 1000 1827 Hobøl Tidsrom for undersøkelsen: 27. - 28. november 2013 Kontaktperson i kommunen: Tore Bjørnerød Fra Kartverket: Finn E. Isaksen Nils Arnt Moen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Det ble ikke gitt noe avvik etter undersøkelsen i Hobøl kommune Det ble imidlertid gitt følgende merknad etter undersøkelsen:
2 Personellsituasjonen i Hobøl kommune innenfor matrikkelføring av bygningsopplysninger vurderes å være sårbar. Utarbeidet dato: 1. desember 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Finn E. Isaksen leder for tilsynet i Hobøl
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Hobøl kommune i perioden 27. 28. november 2013. Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Tilsynet er rette inn mot kommunens organisering av sin oppgave som lokal matrikkelmyndighet, og er en systemrevisjon. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Hobøl kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Det ble under undersøkelsen ikke avdekket noe grunnlag for avvik 5. Merknader Det ble gitt følgende merknad etter undersøkelsen: MERKNAD 1 Personellsituasjonen i Hobøl kommune innenfor matrikkelføring av bygningsopplysninger vurderes å være sårbar. Kommentar: Tilsynet merker seg at kommunen er bevisst personellsituasjonen og er i ferd med å styrke bemanningen innenfor matrikkelføring av bygningsopplysninger. Merknaden bygger på følgende observasjoner: En sårbarhet knyttet til personellsituasjonen ble avdekket under intervjuene og gjennom tidligere kvartalsrapporter hentet fra matrikkelen. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: - Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. - Ved intervjuer den 27. november 2013 ble 4 personer intervjuet. - Ved sluttmøtet den 28. november 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. - I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
6 VEDLEGG 1 Se mottakerliste Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 10/04829-152 09.08.2013 Ark.: 342.1 Varsel om tilsyn høsten 2013 i Nesseby, Hobøl, Brønnøy, Vågsøy, Vennesla, Steinkjer, Jevnaker, Trondheim, Oslo og Tokke kommuner som lokal matrikkelmyndighet Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner høsten 2013. Disse utgjør de neste 10 av i alt 20 kommuner som undergis tilsyn året 2013. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr. telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring (tilsynskalender) fremkommer her i en særskilt tabell. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i 1980. Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet.
7 Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling ved opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering. Nærmere bestemt fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - Eventuelle rutiner kommunen har for saksbehandling og kontroll der oppmålingsforretninger er utført av andre enn kommunen selv (utført av enten privat foretak, nabokommune, Jordskifteretten eller Vegvesenet) - Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av ulike typer saker - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting.
8 - Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Eventuelt internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering - Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og grensejusteringssaker i årene 2012 og 2013 (se nærmere om dette nedenfor) I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2011. Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2011 så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut 5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet til å omfatte de siste av sakene i 2012 og 2013. Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen (se nedenfor), og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Dette vil være rådmannen, og den person som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. For øvrig den person som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. Det kan også være aktuelt å intervjue den personen som administrerer kommunens servicetorg. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmåler/e, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger. Første dag går med til formøte, intervju av 5 8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert.
9 Nedenfor ser dere et standard oppsett for en timeplan: Timeplan for gjennomføring av tilsyn - 2013 Timeplanen fordeler seg over 2 dager. Tilsynet må kunne disponere et fast møterom for gjennomføring av denne timeplanen. Timeplanen er satt opp for å komme gjennom alt vi skal, og fordi dere i kommunen skal kunne planlegge arbeidsdagen. Timeplanen er normert ut fra at vi skal intervjue inntil 3 personer som fører matrikkelen. Minst en av disse skal ha som oppgave å føre bygnings- og adresseinformasjon. Vi skal også intervjue en av kommunens landmålere. Med virksomhetsleder menes her leder for den/de avdelinger der henholdsvis plan- og bygningsloven og matrikkelloven blir forvaltet. Dersom kommunen har en slik organisering at det er flere ledere, eventuell enhetsleder for matrikkellovforvaltning som bør intervjues så avklarer vi dette forveien. Små justeringer av tidspunkter avtaler vi nærmere på formøtet. Dag 1: Formøte Innledning presentasjon 09:00-09:15 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Intervju rådmannen 09:15-09:45 Intervju virksomhetsleder og/eller 10:00-10:35 enhetsleder Intervju 1. Person som fører 10:45-11:30 matrikkelen Lunsj 11:40-12:15 Intervju 2. Person som fører 12:15-13:00 matrikkelen Intervju 3. Person som fører 13:15-14:00 matrikkelen Oppsummering 14:30-14:45 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen.
10 Dag 2 Sluttmøte 10:00-11:00 Alle er til stede, dvs. rådmannen, virksomhetsleder, enhetsleder og personer som fører i matrikkelen. Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor: Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke Dato Kommune og kontaktpersoner Uke 36 onsdag 4. og torsdag 5. september Uke 38 onsdag 18. og torsdag 19. september Uke 39 onsdag 25. og torsdag 26. september Nesseby kommune Jan Inge Johansen Tlf. 40440526 Nils Arnt Moen Tlf. 32118772 Tokke kommune Gunhild Austjord Tlf 48867026 Anders Fekjær Tlf. 32118129 Brønnøy kommune Robert Hjelle Tlf.75012519 Anders Østeraas, tlf. 32118495
11 Uke 40 onsdag 2. og torsdag 3. oktober Uke 41 onsdag 9. og torsdag 10. oktober Uke 42 torsdag 17. og fredag 18. oktober Uke 43 onsdag 23. og torsdag 24. oktober Uke 45 onsdag 6. og torsdag 7. november Vågsøy kommune Ole Morten Erviksæter Tlf. 414 48 266 Anders Fekjær Tlf. 32118129 Vennesla kommune Kjersti Simonsen Tlf. 38 13 72 00 Anders Østeraas Tlf. 32118495 Steinkjer kommune Geir Gilde Tlf. 91326184 John Thomas Aalstad Tlf. 32118792 Jevnaker kommune Trond Krogsrud Tlf. 93038763 Anders Fekjær Tlf. 32118129 Trondheim kommune Ellen Tetlie Brevik Tlf. 916 72 817 Anders Fekjær Tlf. 32118129
12 Uke 47 onsdag 20. og torsdag 21. oktober Uke 48 onsdag 27. og torsdag 28. november Oslo kommune Sofie Søyland Tlf 23491073 Anders Fekjær Tlf. 32118129 Hobøl kommune Tore Bjørnerød Tlf. 91167546 Finn Isaksen Tlf. 32118544 Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Kopi: Fylkesmannsembetene Kartkontorer ved fylkene
13 Mottaker Kontaktperson Adresse Post Land Nesseby kommune Rådhuset 9840 Norge Teknisk etat VARANGERBOTN Hobøl kommune Kommunehuset, 1827 HOBØL Norge Elvestad Brønnøy kommune Rådhuset 8905 Norge BRØNNØYSUND Vågsøy kommune Postboks 294 6701 MÅLØY Norge Vennesla kommune Postboks 25 4701 VENNESLA Norge Steinkjer kommune Serviceboks 2530 7729 STEINKJER Norge Jevnaker kommune Postboks 70 3521 JEVNAKER Norge Trondheim kommune Postboks 2300 7004 TRONDHEIM Norge Sluppen Oslo kommune 0037 OSLO Norge Tokke kommune Storvegen 60 3880 DALEN Norge
14 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 23.11.2012 5. Delegasjonsreglement 6. Organisasjonskart 7. Rutine for oppmålingsforretning med matrikkelføring 8. Rutine for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen 9. Rutine for adressering - nye adresser, omadressering 10. Rutine for opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning 11. Rutine for retting i matrikkelen 12. Rutine for innsyn og utlevering fra matrikkelen 13. Rutine for lagring av historiske FKB.data 14. Avtale med Statens vegvesen om å utføre oppmåålingsforretning i Hobøl kommune 15. Avtale om kart og geodatasamarbeide mellom Askim og Hobøl kommune 16. Journalliste over registerte dele-/oppmålingsaker 2012 til 2013 17. Det ble lånt ut 2 saker som går ut på grensejustering og 3 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet. 18. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
15
16 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Hobøl kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Bjørn Sjøvold Rådmann X X X Bent Melleby Virksomhetsleder X X X Tore Bjørnerød Berit Christensen Landmåler, og fører matrikkelen for både Hobøl og Askim kommune X X X Fører bygningsinformasjon i matrikkelen X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Nils Arnt Moen og Finn E. Isaksen, med sistnevnte som tilsynsleder.