Referat møte i Sør-Innherad kirkelige fellesråd (SIKF) Tid: Tirsdag 26. januar 2016 klokka 15:00 Sted: Kommunestyresalen Levanger Medlemmer SIKF 2015 2019 Levanger: Kolbjørn Lie. Vara: Arne Okkenhaug Stiklestad: Grethe Norum Fornes. Vara: Villy Kvernmo Ytterøy: Trude Marian Nøst. Vara: Trygve Forberg Vera: Rune T. Olsen. Vara: Stig Jønsson Okkenhaug: Ingeborg Buran Okkenhaug. Vara: Sigrid Hojem Alstadhaug: Lasse Sandø. Vara. Ikke valgt Frosta: Rune Haug. Vara: Ellen Qvarme. Vuku: Trygve Hofstad. Vara: Odd Erik Årstadvold Markabygda: Geir Augdal. Vara: Ikke valgt Åsen: Åse Vedul-Moen. Vara: Tore Almlid Ekne: Jo Vegar Dahlen. Vara: Kristin Kjølen Vinne: Ole Morten Reitan-Risan. Vara: Ann Sissel Vehus Kommunal representant Verdal: Anne-Gudrun K. Lyngsmo. Vara: John Løseth Kommunal representant Frosta: Johan Petter Skogseth. Vara: Trine Haug Kommunal representant Levanger: Karl M. Buchholdt. Vara: Andreas J. Hjelmstad Prosten i Sør-Innherad prosti: Nils Åge Aune Tilstede på møtet: Lasse Sandø, leder Kolbjørn Lie, nestleder Grethe Norum Fornes Ingeborg Buran Okkenhaug Rune Haug Trygve Hofstad Geir Augdal Aase Vedul-Moen Jo Vegar Dahlen Johan Petter Skogseth Karl Meinert Buchholdt Nils Åge Aune Alstadhaug Levanger Stiklestad Okkenhaug Frosta Vuku Markabygda Åsen Ekne Frosta kommune Levanger kommune Prost Administrasjonen: Gunnar Winter Kirkeverge Olav Skogen Driftsleder (møtte for framlegging av sak 6/16) Jann Karlsen Admin.leder (sekretær)
Forfall: Anne-Gudrun Klæth Lyngsmo Verdal kommune vararepr. hadde meldt forfall Trude Marian Nøst Ytterøy ingen vararepr. møtte Rune T. Olsen Vera ingen vararepr. møtte Ole Morten Reitan-Risan Vinne ingen vararepr. møtte Saksliste: SIKF 4/16 Godkjenning av innkalling og saksliste SIKF 5/16 Godkjenning av møtebok SIKF 6/16 Budsjett 2016 med detaljering SIKF 7/16 Navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård valg av løsning som grunnlag for søknad til biskopen og påfølgende innhenting av pristilbud SIKF 8/16 Arbeidsutvalg for Sør-Innherad kirkelige fellesråd (AU-SIKF): Beslutning om modell og valg av representanter til AU-SIKF Orienteringssaker 2
SIKF 4/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Godkjent. SIKF 5/16 Godkjenning av møtebok Se vedlagte møtebok. Vedtak: Godkjent 3
SIKF 6/16 Budsjett 2016 med detaljering Kirkevergen og økonomileder ga i møtet en gjennomgang av budsjett 2016 med sentrale forutsetninger. Se vedlagte budsjett, økonomiplan og PP-presentasjon. Saksutredning Det vises til sak SIKF 20/15 Budsjett for Sør-Innherad kirkelige fellesråd 2016 vedtatt i møte 1.10.2015. Det foreligger nå endelige budsjettvedtak i kommunene Frosta, Verdal og Levanger etter behandlingen i kommunestyrene i desember 2015. Til drift har de tre kommunene bevilget midler i tråd med budsjettforslaget fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd av 1.10.2015. Dette gjelder hele økonomiplanperioden 2016-2019. Til investeringer har Verdal og Levanger kommuner lagt Fellesrådets budsjettforslag til grunn. Dette gjelder for hele økonomiplanperioden. Frosta kommune bevilger kr 400.000 i investeringsmidler for 2016, noe som ligger kr 200.000 under foreslåtte budsjett fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Det framlagte forslaget til budsjett for 2016 er justert med basis i kommunenes budsjettvedtak og detaljert i tråd med de krav som KomRev Trøndelag IKS stiller for sammenhengen mellom vedtatt budsjett og avlevert regnskap. Budsjettforslaget er drøftet med arbeidstakerorganisasjonene i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) 20.1.2016. Innstilling til SIKF Budsjett 2016 for drift og investeringer vedtas som framlagt. Vedtak: Innstillingen vedtatt. SIKF 7/16 Navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård valg av løsning som grunnlag for søknad til biskopen og påfølgende innhenting av pristilbud Kirkevergen gikk gjennom de tre ulike forslagene i møtet. Vedlagt referatet ligger også de 3 ulike alternativ til løsning for navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård. Saksutredning: Navnet minnelund er en gravplass med flere urnegraver som deler gravminne. Selve graven er anonym, men det festes en navneplate for den enkelte gravlagte på et felles gravminne. I Sør- Innherad prosti er det til nå etablert navnet minnelund på Levanger kirkegård. I tillegg til minnelunden i Levanger, er det planer for navnet minnelund på Verdalsøra, Frosta og Ytterøy kirkegårder. Alstadhaug kirkegård skal også ha navnet minnelund, men her har man foreløpig 4
avventet en realisering i påvente av den planlagte utvidelsen av kirkegården. Flere navnede minnelunder enn dette vil også følge. Løvetanna Landskap AS har på oppdrag fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd kommet med forslag til tre forskjellige utforminger for navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård. Alle de tre alternativene skal gi plass til 192 urnegraver. Dette er det samme antallet som for Levanger kirkegård. Det forslås samme utforming av gravminner og navneplater som på Levanger kirkegård. Fellesrådet må vedta hvilken av disse løsningene man ønsker, og en mer detaljert plan for den foretrukne løsningen skal så sendes til biskopen i Nidaros for godkjenning. Godkjente planer fra biskopen vil deretter danne grunnlaget for en anbudskonkurranse som vi håper å ha en konklusjon på innen utgangen av mars måned. Målsettingen er at arbeidene med navnet minnelund skal få sin oppstart våren 2016, og at minnelunden skal være etablert før sommerferien. Sør-Innherad kirkelige fellesråd har vedtatt en ramme for navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård på kr 400.000 eks. mva. Sluttsummen for hele prosjektet på Levanger kirkegård beløp seg for øvrig til kr 379.330 eks. mva inkludert planlegging og byggeledelse. Stiklestad sokneråd som er det berørte soknerådet for ny navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård, hadde denne saken oppe til behandling på sitt møte 24.11.2015 og fattet der følgende vedtak: «Soknerådet er enige om alternativ 1.» Kirkevergen støtter Stiklestad sokneråd i deres konklusjon og innstiller på at alternativ 1 fra Løvetanna Landskap AS brukes som grunnlag for en søknad om godkjenning til biskopen og senere anbudsinnhenting. Det vises for øvrig til vedlagte skisser og gjennomgang ved kirkevergen i møtet. Innstilling til SIKF For navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård velges alternativ 1 fra Løvetanna Landskap AS som grunnlag for søknad om godkjenning til biskopen og senere anbudsinnhenting. Vedtak: Innstillingen vedtatt. SIKF 8/16 Arbeidsutvalg for Sør-Innherad kirkelige fellesråd (AU-SIKF): Beslutning om modell og valg av representanter til AU-SIKF Saken var en del av sak SIKF 2/16 Konstituering av Sør-Innherad kirkelige fellesråd (SIKF) for 2016 i konstituerende møte 24.11.2015. Spørsmålet om arbeidsutvalg for Sør-Innherad kirkelige fellesråd ble utsatt. Arbeidsutvalget til Sør-Innherad kirkelige fellesråd (AU-SIKF) har historisk vært et forholdsvis stort organ med to representanter fra hver av de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal valgt av fellesrådet. Obligatoriske medlemmer i AU-SIKF har vært leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd samt prosten i Sør-Innherad prosti. Kirkevergen antar at størrelse og sammensetning for AU-SIKF har sin bakgrunn i perioden med prøveordningen for Sør-Innherad kirkelige fellesråd fra 2003 og fram til 1.1.2014, der det var viktig å få representasjon fra alle tre fellesråd (Frosta, Levanger og Verdal) i prostistyret. Fra 1.1.2014 ble Sør- Innherad kirkelige fellesråd etablert som en permanent ordning, jamfør vedtak i Det kongelige 5
Fornyings-, Administrasjons-, og Kirkedepartement av 19.12.2013. Verdal kirkelige fellesråd, Levanger kirkelige fellesråd og Frosta kirkelige fellesråd ble samtidig lagt ned som juridiske enheter. I lys av det ovennevnte mener Kirkevergen det er naturlig at Sør-Innherad kirkelige fellesråd ved inngangen til første hele valgperiode med kirkelig fellesråd for tre kommuner som fast ordning, vurderer både funksjon og størrelse for AU-SIKF før det gjennomføres valg til dette organet. Med funksjon menes her hvordan AU-SIKF skal arbeide: Skal det være et forberedende og saksbehandlende organ for alle saker som skal videre til Sør-Innherad kirkelige fellesråd, eller skal AU-SIKF primært brukes til å beslutte hvilke saker som bør opp i Fellesrådet og ellers kun behandle saker der det måtte være mer akutt behov for å fatte beslutninger mellom møtene i Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Den organisering og saksbehandling som har vært praktisert fram til nå ligger på mange måter tett opp til hvordan kommuner er organisert med formannskap og kommunestyre (ditto AU-SIKF og Sør- Innherad kirkelige fellesråd). Møter i AU-SIKF har vært lagt fast til seks dager før møtet i Fellesrådet, og sakene har etter behandling vært sendt over til Sør-Innherad kirkelige fellesråd med en innstilling fra AU-SIKF. Dette er rent prinsipielt en helt uproblematisk ordning, men den vil kunne bidra til at de reelle politiske diskusjonene og avveiningene gjøres i AU-SIKF mens Fellesrådet i større grad blir et sandpåstrøingsorgan. Å ha et så stort arbeidsutvalg byr også på en del praktiske utfordringer, blant annet at det blir større møtebelastning på flere av fellesrådets medlemmer. Dette har ved en del anledninger i løpet av siste valgperiode også bidratt til at AU-SIKF ikke har vært vedtaksdyktig. Hvordan gjøres så dette i andre fellesråd? Trondheim kirkelige fellesråd er et veldig stort fellesråd, med samlet 24 medlemmer. Der har de et arbeidsutvalg på 7 medlemmer (inkludert en prost og en repr. fra Trondheim kommune) med hyppigere møtefrekvens enn fellesrådet, og reell beslutningstaking på en god del saker i arbeidsutvalget som ikke går videre til behandling i fellesrådet. I Stjørdal kirkelige fellesråd består arbeidsutvalget av fellesrådets leder, nestleder og prosten (3 medlemmer). I Steinkjer kirkelige fellesråd er fellesrådets arbeidsutvalg sammensatt av leder, nestleder, et medlem fra fellesrådet og prosten (4 medlemmer). I Midtre Namdal kirkelige fellesråd, som også er et felleskommunalt fellesråd med 13 medlemmer, består arbeidsutvalget av fellesrådslederen, prosten og kirkevergen (3 medlemmer). Typisk for denne siste måten å organisere arbeidsutvalgene på, er at de i all hovedsak brukes til å avgjøre hvilke saker som skal opp i fellesrådet (altså selve sakslisten), og at den fullmakten arbeidsutvalget har i svært liten grad brukes til å fatte vedtak i konkrete saker. Dette er også modellen for arbeidsutvalget til Nidaros bispedømmeråd som består av leder, nestleder og biskopen, og som nesten uten unntak ikke fatter beslutninger i konkrete saker. Kirkevergen foreslår ut fra det ovennevnte at AU-SIKF består av maksimum 4 medlemmer; leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd, prosten samt i tillegg ett fast medlem fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Geografisk representasjon fra de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal skal etterstrebes. Fjerde medlem i AU-SIKF bør derfor velges for et år av gangen slik som leder og 6
nestleder. Til varaer for medlemmene i AU-SIKF foreslås de samme personlige varaer som personlige varaer til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Rent prinsipielt bør et viktig utgangspunkt være at mest mulig av de politiske diskusjonene og beslutningene gjøres i Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Den «formannskapsmodellen» som i dag brukes for AU-SIKF bør derfor tas opp til vurdering. Kirkevergen innstiller imidlertid ikke på noe forslag til endring her. Innstilling til SIKF AU-SIKF består av maksimum 4 medlemmer; leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd, prosten samt i tillegg ett fast medlem fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Geografisk representasjon fra de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal skal etterstrebes. Fjerde medlem i AU-SIKF bør derfor velges for et år av gangen slik som leder og nestleder. Til varaer for medlemmene i AU-SIKF foreslås de samme personlige varaer som personlige varaer til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Vedtak: AU-SIKF består av 4 medlemmer; leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd, prosten samt i tillegg ett fast medlem fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Geografisk representasjon fra de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal skal etterstrebes. Fjerde medlem i AU-SIKF velges for et år av gangen slik som leder og nestleder. Varaer for medlemmene i AU-SIKF er de samme personlige varaer som personlige varaer til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Valg: Grethe Norum Fornes fra Stiklestad sokneråd ble valgt som fjerde medlem til AU. ORIENTERINGER: Det ble gitt orientering om kurs for fellesrådsmedlemmer 15. mars, midlertidige justeringer av organisasjonen i 2016 og foreløpige status for regnskap 2015. Jann Karlsen Ref. 7
Driftsbudsjett 2016 Sør-Innherad kirkelige fellesråd Inntekter: Opprinnelig Budsjett Regnskap Kontonummer Kontogruppe Budsjett 2016 2015 2014 1 16000-16599 Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinnt.: -5 111 796-5 217 743-5 060 010 2 16600-16799 Salg av driftsmidler/fast eiendom 0 0 0 3 17000-17899 Refusjoner/overføringer -1 029 682-664 000-2 992 717 4 17900 Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale -1 700 000-1 550 000-1 470 047 5 18000-19299 Statlige tilskudd -4 247 000-4 149 000-5 236 006 6 18300-18399 Rammeoverf./tilskudd fra egen kommune -15 847 000-15 383 000-15 295 000 7 18400-18599 Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd -220 000 0-251 152 8 18600-18799 Andre tilskudd, gaver.innsamlede midler 0 0-477 149 9 Sum driftsinntekter: -28 155 478-26 963 743-30 782 081 Utgifter: 10 10100-10999 Lønn og sosiale utgifter 17 838 344 16 760 841 16 209 623 11 11000-12999 Kjøp av varer og tjenester 6 752 134 7 552 902 6 785 292 12 13000-13899 + 14290 Refusjoner/overføringer 1 020 000 0 647 016 13 13900 Kalk. utgifter ved komm. tj.ytingsavtale 1 700 000 1 550 000 1 470 047 14 14000-14799 ekskl. 14290 Tilskudd og gaver 5 000 0 1 093 659 15 Sum driftsutgifter: 27 315 478 25 863 743 26 205 637 16 Brutto driftsresultat: -840 000-1 100 000-4 576 444 17 19000-19099 Renteinntekter og utbytte -100 000 0-104 970 18 19200-19299 Mottatte avdrag på utlån 0 0 0 19 15000-15099 Renteutgifter og låneomkost. 0 400 000 518 143 20 15100-15199 Avdrag på lån 0 0 0 21 15200-15299 Utlån, kjøp av aksje, andeler, o.l. 0 0 0 22 Netto finansinntekter/-utgifter -100 000 400 000 413 173 23 15900 Avskrivninger 1 750 000 1 320 000 1 746 470 24 19900 Motpost avskrivninger -1 750 000-1 320 000-1 746 470
25 Netto driftsresultat: -940 000-700 000-4 163 271 Interne finansieringstransaksjoner: 26 19300 Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) 0 0-529 344 27 19400-19499 Bruk av disposisjonsfond -50 000 0-75 304 28 19500-19599 Bruk av bundne fond -60 000 0-483 076 29 Sum bruk av avsetninger: -110 000 0-1 087 724 30 15300 Avsatt til dekning fra tidl. år (underskudd) 0 0 629 344 31 15400-15499 Avsatt til disposisjonsfond 1 050 000 700 000 400 305 32 15500-15599 Avsatt til bundne fond 0 0 1 070 217 33 15700 Overført til investeringsregnskapet 0 0 237 800 34 Sum avsetninger: 1 050 000 700 000 2 337 666 Merforbruk/mindreforbruk 0 0-2 913 329
Investeringsbudsjett 2016 Sør-Innherad kirkelige fellesråd Opprinnelig Budsjett Regnskap Kontonummer Kontogruppe Budsjett 2016 2015 2014 1 100-2999 + 4290 Investeringer i anleggsmidler 7 660 000 7 095 000 4 683 510 2 3900 Kalk. utgifter ved komm. tj.ytingsavtale 0 3 5000-5099 Renteutgifter, låneomkostninger 0 4 5100-5199 Avdrag på lån 0 5 5200-5299 Utlån, kjøp av aksjer, andeler, o.l. 70 000 65 000 65 635 6 5300-5599 Avsetninger 0 1 423 945 7 Årets finansieringsbehov: 7 730 000 7 160 000 6 173 090 Finansiert slik: 8 9100 Bruk av lånemidler 0 9 6600-6799 Innt. fra salg av driftsmidler/fast eiendom 0 10 7000-7799 Refusjoner/Overføringer 0-1 219 799 11 7900 Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale 12 8000-8799 Tilskudd til investeringer -4 270 000 3 285 000-2 800 000 13 9200-9299 Mottatte avdrag på utlån (ekstraord.) 0 14 Sum ekstern finansiering: -4 270 000 3 285 000-4 019 799 15 9700 Overført fra driftsbudsjettet 0-237 800 16 9300-9599 Bruk av avsetninger -3 460 000 3 875 000-1 575 987 17 Sum finansiering: -7 730 000 7 160 000-5 833 586 18 5800/9800 Udekket/udisponert: 0 0 339 504
Investeringsbudsjett 2016 Sør-Innherad kirkelige fellesråd Tiltak Prosjekt Ansvar Område Funksjon Konto Kostnad Sum prosj Frosta: Endring av korparti i Frosta kirke 103 6 100 42 2300 80 000 103 6 100 42 2700 10 000 90 000 Navnet minnelund Frosta KG 551 6 100 43 2700 20 000 551 6 100 43 2750 180 000 200 000 Utskifting av rørovner i kirken 506 6 100 42 2300 120 000 120 000 Strømstyring i kirken 224 6 100 42 2300 80 000 80 000 Egenkapitaltilskudd KLP 2 500 41 5200 10 000 10 000 Sum Frosta: 500 000 Levanger: Utvidelse Alstadhaug KG 219 6 204 43 2700 250 000 250 000 Utskifting av rørovner 506 6 200 42 2300 600 000 600 000 Strømstyring i kirkene 224 6 200 42 2300 500 000 500 000 Automatisk ringeanlegg Alstadhaug 595 6 204 43 2300 300 000 300 000 Orgel i Levanger kapell 209 5 205 43 2000 250 000 250 000 Orgel i Okkenhaug kirke 210 5 207 42 2000 150 000 150 000 Utvendig renovering Levanger kirke 251 6 205 42 2300 1 000 000 1 000 000 Bårerom i Åsen 222 6 201 43 2300 170 000 170 000 Anleggsmaskiner Levanger 99 6 200 43 2250 350 000 350 000 Lyd/lys i Levanger kirke 205 6 205 42 2000 300 000 300 000 Egenkapitaltilskudd KLP 2 500 41 5200 35 000 35 000 Sum Levanger: 3 905 000 Verdal: Strømstyring i kirkene 224 6 300 42 2300 300 000 300 000 Anleggsmaskiner Verdal 99 6 300 43 2250 250 000 250 000 Vinne kirke jubileum 31 6 301 42 2300 450 000 31 6 301 42 2700 50 000 500 000 Vinne kirkegård utvidelse 2016 319 6 301 43 2750 800 000 800 000 Drenering Verdalsøra KG 316 6 302 43 2300 200 000 200 000 Navnet minnelund Verdalsøra KG 551 6 302 43 2700 50 000 551 6 302 43 2750 350 000 400 000 Nytt gjerde Verdalsøra KG 317 6 302 43 2300 150 000 317 6 302 43 2500 50 000 200 000 Orgel i Verdalsøra kapell 318 5 302 42 2000 250 000 250 000 Servicebygg Stiklestad 320 6 302 43 2700 50 000 320 6 302 43 2750 250 000 300 000 Kirkegårdsmur Stiklestad 312 6 302 43 2300 100 000 100 000 Egenkapitaltilskudd KLP 2 500 41 5200 25 000 25 000 Sum Verdal: 3 325 000 Totalsum: 7 730 000 7 730 000
Tiltak Prosjekt Ansvar Område Funksjon Konto Kostnad Sum prosj Finansiering: Tilskudd fra Frosta kommune 8300-400 000 Tilskudd fra Levanger kommune 8300-2 250 000 Tilskudd fra Verdal kommune 8300-1 500 000 Sum kommunale tilskudd: -4 150 000 Bruk av investeringsfond Frosta 9400-100 000 Bruk av investeringsfond Levanger 9400-1 535 000 Bruk av investeringsfond Verdal 9400-1 825 000 Sum bruk av investeringsfond: -3 460 000 Tilskudd fra andre 222 6 201 43 8700-120 000 Sum tilskudd fra andre: -120 000 Sum finansiering: -7 730 000 Balanse 0
LØVETANNA LANDSKAP Verdalsøra kirkegård Navna minnelund Plassering, gravminne, benker Kartutsnitt av kirkegården som viser minnelundens plassering. Bilde av område for navna minnelund. Minnelunden er planlagt på gravfelt på venstre side av hekk. Gravminne med navneplater Benker