hypernet Fravær Brukermanual - Skoleadministrator Sist endret: Side 1

hypernet Fravær Brukermanual - Skoleadministrator Sist endret: 04.02.2015 Side 1

Innhold Innlogging... 3 Min profil... 6 Generelt... 9 Nytt skoleår (gjøres fra 1.august)... 10 Skoletilpasninger... 13 Kodeverk - Vurdering... 20 Rapporter... 22 Elever og Foresatte... 23 hypernet Karakter Mobil... 24 hypernet Fravær Mobil... 26 hypernet Fravær Verktøyet som lærere, elever og foresatte benytter seg av for å få oversikt over elevens fravær og tilstedeværelse, timeplan, merknader og varsler. Modulen gir også mulighet til å kunne legge inn fraværsmeldinger. Løsningen er nettbasert og støtter ulike nettlesere som Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera og Internet Explorer. Side 2

Innlogging Registrert bruker Du logger inn på internett: www.skolearena.no/iea 1. Skriv inn ditt brukernavn 2. Skriv inn ditt passord 3. Velg kunde fra nedtrekksmenyen (velg aktuell skole, kommune eller fylke) 4. Klikk på Logg inn Glemt brukernavn 1. Gå inn på www.skolearena.no/iea 2. Klikk på «Glemt brukernavn» 3. Skriv inn den e-post adressen du er registrert med i skolens administrative system 4. Skriv inn de fire siste siffer i det mobiltelefonnummeret du er registrert med i skolens administrative system 5. Velg kunde (skolen, kommunen eller fylket) 6. Klikk «Send brukernavn» (du vil motta brukernavnet på e-post) Glemt passord 1. Gå inn på www.skolearena.no/iea 2. Klikk på «Glemt passord» 3. Skriv brukernavnet. 4. Skriv inn de fire siste siffer i det mobiltelefonnummeret du er registrert med i skolens administrative system 5. Velg kunde (skolen, kommunen eller fylket) 6. Klikk «Send passord» (du vil motta nytt passord på e-post, vi anbefaler at du endrer passord ved første pålogging). Dersom brukeren er registrert flere ganger og dermed har flere kontoer vil følgende melding vises ved forespørsel om brukerident: Side 3

Meny Når du kommer inn i programmet får du en meny på venstre side. Menyen kan minimeres eller hentes fram ved å klikke på pilknappen. Menyen viser de rollene (rettighetene) du har i systemet. De fleste lærere har bare tilgang til rollen Lærer, mens andre kan i tillegg ha tilgang til f.eks. Foresatt, Elev, Rådgiver, Skoleadministrator eller Systemadministrator. Hvis du ikke ser de forskjellige modulene klikker du på plusstegnet til høyre for den rollen du skal bruke (endres da til et minustegn). Klikk på Fravær for å starte modulen. Hvis du har menyen synlig til venstre i skjermbildet vil den modulen du har startet opp være farget grå i menyen. Min profil Her kan du endre enkelte av dine innstillinger. Se beskrivelse i eget kapittel. Side 4

Elev og lærer kan endre eget passord Det er systemadministrator som styrer om det skal være mulig for elev og lærer å endre sitt eget påloggingspassord. Om denne muligheten i det hele tatt kan tildeles er avhengig av hvilke påloggingsrutiner som gjelder for øvrig. Logge på som annen bruker Skoleadministrator har mulighet for å logge seg på som en hvilken som helst annen bruker på skolen man er administrator for (både elever og lærere). 1. Logg deg på som beskrevet tidligere og klikk på ikonet ved siden av navnet ditt. (Hintet på ikonet er det samme som lærer får, men som skoleadministrator har du rettigheter til alle modulene ikke bare fravær). 2. Skoleadministrator kan selv velge å logge inn med lese- eller skrivetilgang. Søk opp personen og klikk rett på ikonet på raden til den personen du skal på vegne av. Det er et eget felt som viser hvilken rolle en person har. Dette gjør det enklere å skille mellom elever og personale. Dersom du vil bytte til en annen bruker enn den du er inne på vegne av, må du først logge av denne brukeren, så kan du følge prosedyren ovenfor på nytt ved å klikke på ikonet for Føre fravær på vegne av. Les mer i kapittelet Min profil om hvordan lærere kan gi andre rettigheter til å føre fravær på sine vegne. Side 5

Min profil Logg deg inn på vanlig måte, i startmenyen til venstre i skjermbildet starter du modulen «Min profil» ved å klikke på den. Du har tilgang til fire faner: Personopplysninger (her kan du endre mobiltlf. og e-postadresse) Brukerkonto (her kan du endre passord) Innstillinger (her kan du velge språk, kolonneoppsett, og hvis du er foresatt kan du reservere deg mot e-post varsling og at fraværsmeldinger du har opprettet ikke vises for andre foresatte) Opprett stedfortreder (her kan du velge hvem som kan føre f.eks. fravær på vegne av deg) Brukerkonto På fanen Brukerkonto kan du endre passord. 1. Skriv inn det gamle passordet 2. Skriv inn det nye passordet 3. Skriv inn det nye passordet en gang til 4. Klikk på Lagre Innstillinger Fanen Innstillinger: Hvis du er foresatt klikker du i avkrysningsboksen dersom du ikke ønsker å få e- post som varsler om at eleven har fått en ny vurdering, et nytt vurderingsresultat eller ved dagens første fraværsregistrering. Du kan hake av for at andre foresatte ikke skal se fraværsmeldinger du har registrert. Du kan velge hvilket språk som skal benyttes for din pålogging. Du velger språk fra nedtrekksmenyen, deretter klikk på Lagre-knappen. Side 6

Styring av På vegne av -funksjonen Her definerer Systemadministrator eller Skoleadministrator om det skal være mulig for lærere å føre fravær på vegne av en annen lærer. 1. Logg inn i Administrasjon. 2. Velg skole du skal jobbe med. 3. Velg ett av alternativene i kolonnen Fraværsføring for andre. 4. Klikk Lagre Lærer bestemmer: Læreren kan selv bestemme hvilke av skolens lærere som får rettigheter til å føre fravær på sine vegne. Læreren går da inn på Min profil og Opprett stedfortredere (se brukermanual for lærer). Alle kan føre fravær for alle: Ingen mulighet for lærer til å bestemme, men alle skolens lærere gis tilgang til å føre på vegne av alle. Alle kan se fravær for andre: Ingen mulighet for føring, kun lesetilgang. Ved å hente fram feltet «På vegne av» kan elev, foresatt og lærer se hvem som har ført inn fraværet eller merknaden på vegne av faglæreren Rettigheten gjelder fra den dagen den tildeles og ut inneværende skoleår. Side 7

Gi andre lærere tilgang på dine vegne (stedfortreder) På fane Opprett stedfortredere kan læreren styre hvem som kan føre fravær på vegne av seg. Dersom man i tillegg til rollen Lærer også har andre roller (Foresatt, Skoleadministrator, Systemadministrator osv.), vil de som logger på kun ha tilgang til din Lærer-rolle. Lærer har to valg: a) Du kan velge å hake av i feltet Alle kan føre for meg i øverste del av skjermbildet b) Du kan la det feltet være blankt og i stedet bestemme hvilke lærere som kan føre fravær på vegne av deg. Det gjør du slik: 1. Gå til fane Lærere og underfane Liste 2. Klikk på grønn hake i feltet Godkjenn stedfortreder ved hver person du ønsker skal ha en slik funksjon. Etter du har klikket på haken vil lærerne vises på fanen Stedfortredere. Rettigheten gjelder fra den dagen den tildeles og ut inneværende skoleår. Dersom du vil fjerne funksjonen fra en lærer, klikker du på det røde krysset i kolonnen Fjern stedfortreder. Side 8

Generelt For informasjon om generell bruk av modulene plan, vurdering og fravær se egen brukermanual for rollen Lærer. Brukermanualer for alle roller er tilgjengelige under knappen for opplæringsvideoer. Skjermbildet Når du kommer inn i administrasjonsmodulen vises et todelt skjermbilde. Du ser skolene du har tilgang til i øverste del av bildet og detaljer for valgt skole vises i detaljbildet nedenfor Før lærere kan ta i bruk systemet er det noen parametere som må settes. Systemadministrator oppretter skoleadministratorer og forskjellige parametere som er gjeldende for alle enhetene i kommunen/fylket. Deretter må du som er skoleadministrator sette parametere som gjelder den enkelte skole (f.eks. skolerute osv.). Side 9

Nytt skoleår (gjøres fra 1.august) Periodekode og timelengde Før skolerute kan opprettes må skoleår, periodekode og siste dato i termin1 registreres. Det er vanligvis systemadministrator som gjør følgende: 1. Åpne modul Administrasjon 2. Gå til fane Skoler og underfane Skoler: sett hake ved ønsket skole 3. I detaljbildet nederst klikker du på Ny (grønn pluss) 4. Fyll inn: a. «Periodekode» (bruk format tilsvarende dette = 2013/2014) b. «Siste dag i termin» (bruk format tilsvarende dette = 15.01.2014) c. «Standard timelengde» (bruk format tilsvarende dette = 60) d. Resten av feltene er kun visningsfelt. «Antall skoledager» og «Kalenderdager» vises etter skoleruten er opprettet av skoleadministrator. Feltene «Fraværsføring T1 er låst» og «Fraværsføring T2 er låst» viser hva som er satt i det administrative systemet. 5. Klikk Lagre. Skoleruten kan nå opprettes av skoleadministrator Side 10

Skolerute Skoleruten kan nå opprettes av den enkelte skoleadministrator. Det er også mulig for systemadministrator å opprette en felles skolerute og kopiere den til andre skoler. Systemadministrator eller Skoleadministrator oppretter skoleruten i den anbefalte rekkefølgen beskrevet nedenfor: Først opprettes felles fridager og plandager hvor det ikke skal føres fravær Deretter opprettes andre spesielle dager som gjelder for enheten Til slutt opprettes resten av skoleruten 1. Velg riktig skoleår med tannhjulknappen og stå i fane Skolerute 2. Underfane Liste 3. Klikk på «Opprett skolerute»-ikonet 4. Velg Fradato og Tildato 5. I feltet Dagnotat skriver du inn hvilken type unntak dette gjelder (f.eks. vinterferie) 6. I feltet Periode velger du skoleår. 7. Klikk Generer fridager 8. Gjenta pkt. 3 7 for å opprette alle felles fridager, ferier, plandager osv. Når alle fridager er opprettet på måten beskrevet ovenfor, kan du legge inn resten av undervisningsdagene. Med det menes første skoledag til siste skoledag. Dersom du ikke har lagt inn sommerferie før og etter skolestart, velger du Fradato = 2012-08-01, Tildato = 2013-07-31 slik at skoleåret blir et helt kalenderår. For å kontrollere at du har fått med alle datoer bør du, etter du er ferdig med punkt 11, kontrollere tallet i feltet «Kalenderdager» (skal være 365). 9. Følg punktene 1-4, ikke skriv noe i feltet Dagnotat 10. Velg riktig skoleår i feltet Periode. 11. Klikk på knappen Legg til skoledager. Side 11

Endre på skolerute Dersom systemadministrator har opprettet og distribuert skolerute er det allikevel mulig for skoleadministrator å gjøre endringer på skoleruten. Dette gjøres ved å fjerne hake for en dato som skal være en fridag for elevene, eventuelt sette en hake for å gjøre om en fridag til en skoledag. NB! Det anbefales at dette endringsarbeidet utføres før lærerne starter med å opprette leksjoner. Ringetider Skoleadministrator har mulighet til å lage en felles starttid-mal som gjør det enklere for lærere å legge leksjoner på riktig sted i kalenderen. For eksempel hvis første time starter kl. 08:15, og læreren klikker på kl. 8 i kalenderen, vil systemet foreslå at leksjonen starter kl. 08:15. Det er selvfølgelig mulig for læreren å endre på starttidspunktet for hver leksjon som legges inn. 1. Logg inn som skoleadministrator og gå til Administrasjon 2. Velg aktuell skole og gå til fanen Ringetider 3. Klikk Ny for å få fram en rad, og skriv inn timenr i feltet Time, Fratid (i formatet 08:15) og Tiltid 4. Klikk Lagre Dersom du har skrevet feil, kan du slette raden ved å klikke på minus-symbolet (rød sirkel) Side 12

Skoletilpasninger Elev og lærer kan registrere/endre fravær Både systemadministrator og skoleadministrator har tilgang til å åpne/stenge for at elever skal ha tilgang til å melde fravær, fra hvilken alder de har denne rettigheten og antall dager tilbake i tid det er mulig å legge inn heldagsfravær. Disse parametere settes ikke felles for alle enhetene, men utføres for den enkelte skole. Skoleadministrator gjør det på denne måten: 1. Klikk på fane Skoler 2. Hak av for aktuell skole 3. Klikk i kolonnen «Elev kan endre fravær» slik at det blir en hake 4. Skriv inn antall dager i kolonnen «Antall dager en elev kan endre fravær tilbake i tid» (skal du endre for lærer heter feltet «Antall dager en lærer kan endre fravær tilbake i tid») 5. Klikk Lagre Aldersbegrensning på føring av fraværsmelding Skoleadministrator velger en alder for når elever skal kunne melde om heldagsfravær bakover i tid eller føre fraværsmelding fram i tid. Verdien er satt til 13 år, men denne kan endres ved å gå til Administrasjon og feltet «Elev kan melde fravær fra alder»: Se fravær for elev for forrige skoleår Gå inn på rollen skoleadministrator og gå til Elever Endre skoleår med tannhjulknappen Klikk på Fravær og fane Elever Velg den basisgruppen eleven gikk i fjor under Basisgruppe Logg inn som eleven derfra, da vises fravær forrige skoleår Side 13

Lærer kan endre fravær/merknader Både systemadministrator og skoleadministrator kan åpne eller stenge for lærers mulighet til å endre fravær og merknader. Antall dager en lærer kan endre fravær og merknader bakover i tid setter du slik: 1. Hak av for skole. 2. Klikk i kolonnen Antall dager en lærer kan endre fravær bakover i tid. 3. Skriv inn antall dager. 4. Klikk Lagre. Automatisk konvertering til heldagsfravær For skoler med god kvalitet på sin timeplan/kalender og fraværsføring kan man sette at systemet automatisk skal sette heldagsfravær de dager der eleven er fraværende i alle enkeltleksjoner. Husk at en leksjon blir merket med rød trekant hvis det er minuttfravær i timen, men om en elev f.eks. er tilstede de første 30 minuttene av første time og så borte resten av dagen, blir ikke dette automatisk heldagsfravær, selv om alle timene er merket med fraværssymbolet rød trekant. Denne funksjonen krever at alle leksjonene eleven har i løpet av en dag er lagt inn i Fraværsmodulen, hvis ikke vil elevene få heldagsfravær på et for tidlig tidspunkt. Merk at selv om faglærer legger inn en fraværsårsak ved føring av timefravær, vil fraværsårsaken ikke bli med når det konverteres til heldagsfravær. Hvis skoleadministrator er trygg på datakvaliteten kan man slå på denne funksjonaliteten Skoledager pr uke Her defineres hvor mange dager pr uke som skal være skoledager. Som oftest er det fem, men dersom skolen skal kunne registrere fravær på en lørdag og søndag, må antall dager settes til syv. 1. Hak av for skole 2. Klikk i kolonnen Skoledager pr uke 3. Skriv inn antall dager (som heltall) 4. Klikk Lagre Side 14

Visning i kalender for korte timer Standard skalering er 6. Hvis en skole har leksjoner som er på 45 minutter eller mindre anbefaler vi å øke kalenderskaleringen til 6 eller 7. Mange har lav skjermoppløsning og ved å øke visningslengden til 7 eller 8 forbedrer man visningen av leksjoner i kalender. Administrator endrer dette i feltet «Kalenderskalering». Ikke vise faggrupper (lærer uten tilknytning) Når en undervisningsgruppe/faggruppe blir slettet i det skoleadministrative systemet (eller får en sluttdato pga. periodisering), vil det ikke lenger være mulig å opprette leksjoner i denne kombinasjonen av lærer/faggruppe. Dersom en lærer ønsker å slette en leksjon han har opprettet selv gjør han dette i Fravær og da også for alle tilhørende lærere. Om lærer ønsker å fjerne seg fra en enkeltleksjon/leksjonsserie kan han fjerne haken ved sitt navn og så vil leksjonen forsvinne fra denne lærerens kalender. Dersom læreren skal bort fra hele faggruppen bør dette endres i det skoleadministrative systemet. Fjerne faggrupper det ikke skal føres fravær i Dersom man har en faggruppe som ikke skal gå over til Fraværsmodulen kan man innstillinger for dette i det skoleadministrative systemet. Dette kan være aktuelt for fag der det finnes flere fagkoder slik som f.eks. norsk hovedmål, norsk muntlig og norsk sidemål (det skal settes karakterer i alle fagene, men det skal kun føres fravær i det ene faget). I Extens: Register Undervisningsgrupper aktuell gruppe i kartoteksform klikk på flik «Lærer» - hent fram feltet «Fraværsføring» og sett N I SATS: Sett «Nei» i feltet «Web-registrering» på aktuell faggruppe. Periodisering av fag (annenhver uke m.m.) Systemadministrator og skoleadministrator kan bestemme hvilken modell for periodisering skolen skal benytte. Feltet heter «Kalenderuker ved leksjonsoppretting» og default er denne boksen ikke avhuket. Det betyr at periodiseringen forskyves ved en ferieuke slik at man ikke går glipp av undervisningen den uken. Dersom man ønsker at periodiseringen skal følge ukenummer uavhengig av ferie skal man sette en hake i boksen for «Kalenderuker ved leksjonsoppretting». Side 15

Timeplanoverføring Generelt Hittil har hver enkelt lærer måtte lagt til sine egne leksjoner i kalenderen, med mulighet for å dele med andre lærere, og justere elevgruppen. Det har blitt etterspurt en integrasjon mellom timeplansystemene og fraværskalenderen. Vi har valgt å bruke WebUntis (tidligere kalt Rom & Ressurs) som et webbasert nav for denne integrasjonen. Dette innebærer at kunder som ikke har dette fra før må ha en minimumsinstallasjon av dette (WebUntis Info). Ta kontakt med oss for priser for Timeplanintegrasjon og WebUntis Info. Dette er en ganske komplisert integrasjon som må ta hensyn til ulike timeplansystemer og ulik grad av korrekthet i timeplandataene på de enkelte skoler. Derfor har vi kommet frem til tre ulike brukerscenarier der hver skole velger sin integrasjonsform i forhold til kvaliteten på sine data og ønsket arbeidsform. Det er viktig å være klar over at når en overføring (synkronisering) foregår vil alle leksjoner frem i tid bli overskrevet av de nye. Alle leksjoner i fortid og på aktuell dag vil bli stående. Det vil si at intet fravær vil bli endret eller slettet på grunn av en timeplanoverføring. Det er også viktig å merke seg at elever hentes direkte fra skoleadministrativt system (slik som i dag) og at endringer på faggrupper der vil få umiddelbar virkning som i dag. For at overføringen skal virke er det veldig viktig at data i skoleadministrativt system og i timeplanen er de samme. Det vil si at alle faggruppenavn osv. må være de samme for å få frem koblingen. Oppsett Fire felt må fylles ut av skoleadmin. for at integrasjonen mot WebUntis skal fungere: Skolenavn WebUntis Brukernavn WebUntis Passord WebUntis URL WebUntis I feltet «Sammenslåing av leksjoner WebUntis» kan man sette hvor mange enkeltleksjoner i WebUntis som skal slås sammen når det kommer over i Fraværsmodulen. (eksempel: det er laget to separate norskleksjoner i WebUntis og for å forenkle fraværsføring ønsker man en dobbeltime med friminuttstid i Fraværsmodulen). Side 16

Valg av scenario velges i feltet «Import av timeplan». Det er viktig å være klar over hvilket scenario som passer best for skolen, og hvilke regler og innstillinger som gjelder i forhold til valget man har tatt. Hvilken løsning som passer best for skolen vil IST bidra til å finne ut i samarbeid med kunden. Les mer om scenario nedenfor. 3 ulike brukerscenarier Scenario 1: Alltid oppdatert WebUntis som utgangspunkt For de av våre kunder som bruker WebUntis aktivt er det mulig å la timeplansannheten ligge i det webbaserte grensesnittet, hvor både timeplanansvarlig og brukerne selv kan gjøre endringer kontinuerlig. Disse dataene blir så kontinuerlig synkronisert til fraværsmodulen. Det vil si at hver gang en bruker logger seg på fraværsmodulen, hentes aktuelle data fra WebUntis. Dette betyr at ingen endringer direkte i kalenderen i fraværsmodulen er mulig, og alle endringer skal foregå i WebUntis. Scenario 2: Alltid oppdatert timeplan som utgangspunkt For de av våre kunder som IKKE bruker WebUntis aktivt er det mulig å la timeplanansvarlig på skolen ha kontroll på riktig timeplan til enhver tid. Endringsønsker i timeplanen må da meldes timeplanansvarlig som da kjører manuelle synkroniseringer ved behov. Her er det heller ikke mulig å gjøre endringer direkte i fraværskalenderen, med mindre man ønsker det. Scenario 3: Timeplan kun som utgangspunkt for kalenderen Vi vet at mange skoler ikke har en fullstendig oppdatert timeplan, men som kun legger ut grovskissen ved skolestart. Endringer underveis bare avtales muntlig mellom de det gjelder. I dette tilfellet kan timeplanansvarlig overføre timeplanen noen få ganger i året; ved skolestart og ved større strukturelle endringer. Lærerne får da mulighet til å gjøre sine endringer i kalenderen i fraværsmodulen. Merk da at om timeplanansvarlig velger å kjøre en ny synkronisering vil alle fremtidige timeplandata bli overskrevet. Derfor må det kommuniseres tydelig når eventuelle nye overføringer kommer. Manuell overføring av timeplan Manuell overføring av timeplan gjøres ved å klikke på leksjonikonet på knapperaden. Side 17

Rådgiverrollen Rollen Rådgiver gir mulighet til å se informasjon om alle skolens elever. Rådgiver snevrer inn utvalget ved å velge basisgruppe eller faggruppe. Rådgiver kan også logge inn på vegne av en elev og ha lesetilgang til elevens data i de modulene som er i bruk. Rollen vil være tilgjengelig for de brukerne som har fått tildelt denne rettigheten av skoleadministrator. 1. For å tildele Rådgiver-rollen: Stå i modulen Administrasjon og hak av for valgt skole i øverste del av skjermbildet 2. Velg fane Tilganger i nederste del av skjermbildet 3. Hak av for den/de som skal ha rådgiverrettighet (lesetilgang for data på elever) 4. Klikk Lagre Neste gang personen logger seg på vises rollen rådgiver i menyen: Rollene Planadministrator, Systemadministrator og Skoleadministrator tildeles av Systemadministrator. Side 18

Overføring av fravær til administrativt system Åpne for overføring av fravær Dersom Systemadministrator ikke har definert dette på forhånd kan Skoleadministrator åpne for at fravær skal kunne overføres fra Fraværsmodulen til det administrative systemet Extens eller Sats for sin skole. Gå til Administrasjon, fane Skoler, sett hake i kolonnen «Overfør fravær» Overføring av karakterer Karakterer i fag føres av faglærer i Vurderingsmodulen. Det er en synkronisering av karakterer mellom det administrative system og Vurderingsmodulen som gjør at endringer gjenspeiles i begge systemene. Karakterer i orden og atferd føres av kontaktlærer i Fraværsmodulen. Automatisk avhold av timer Skoleadministrator har mulighet til å sette at alle dagens uavholdte leksjoner skal avholdes. Det vil si at leksjonene denne dagen får status avholdt, alle elever får tilstedeværelse og alle fraværsmeldinger blir tatt hensyn til. Rutinen fungerer som om lærer avholder alle timer på en dag. Tidspunkt for når rutinen kjøres er fastsatt av IST. Skoleadministrator går inn i Administrasjon. For å skru på funksjonen setter du hake i feltet «Aut.fraværsføring» som ligger på fane Skoler, underfane Skoler. Rutinen virker fra den påfølgende dagen etter avhuking. Den vil ikke avholde leksjoner fra datoer tilbake i tid. Lenke i e-post Noen kunder har en annen pålogging enn Skolearena til Fraværsmodulen. Det kan for eksempel være via hypernet, FEIDE eller IDporten. Foresatte kan motta en e-post når det registreres et elevfravær og for at det skal bli riktig lenke i denne e-posten skriver Skoleadministrator inn riktig lenke i feltet «Foresatte påloggingsadresse» Side 19

Kodeverk - Vurdering Vurderingskategori Skoleadministrator kan: opprette nye vurderingskategorier velge i hvilken rekkefølge kategoriene de skal vises for lærer i en nedtrekksmeny har mulighet til å sette utgåtte kategorier passive slik at de ikke vises for lærer Eksempel på en vurderingskategori kan være Gruppeoppgave, Lekseprøve og så videre. Opprette vurderingskategori 1. Stå i fanen Vurd.kategorier 2. Klikk på Ny-knappen 3. I den nye raden, klikk i feltet «Kode kategori» og skriv inn en kort kode (f.eks. INNL) 4. Klikk i feltet «Beskrivelse kategori» og skriv inn navnet (f.eks. Innlevering) 5. Klikk i feltet «Sortering kategori» og velg et tall for visningsrekkefølge i nedtrekksmenyen til lærerne 6. Klikk Lagre-knappen Slette eller gjøre en vurderingskategori utilgjengelig Hvis du har en utgått vurderingskategori setter du hake i feltet «Passiv kategori». Den vil ikke lenger vises for lærerne men er fortsatt tilgjengelig for deg hvis du skulle ønske å bruke den senere. Dersom du ønsker å slette en vurderingskategori som ikke har blitt tatt i bruk setter du hake i kolonnen helt til venstre og klikker Slett. Dersom kategorien har blitt brukt får du ikke slettet den, men du kan hake av for passiv slik at den ikke blir tilgjengelig for brukerne. Gjenopprette slettede vurderinger Alle vurderinger som slettes vil havne i en søppelbøtte hos skoleadministrator, som har mulighet til å gjenopprette vurderingen dersom det er ønskelig. 1. Gå inn i Skoleadministratormodulen og sett hake ved aktuell skole 2. Gå til fanen Vurderingssituasjoner 3. Marker vurdering som skal gjenopprettes 4. Klikk på søppelbøtteikonet Side 20

Ordensmerknader Både Systemadministrator og Skoleadministrator kan opprette/endre de ordensmerknader lærerne kan velge fra nedtrekksmenyen: 1. Stå i fane Ordensmerknader 2. Klikk på Ny (grønn pluss-ikon) 3. Skriv inn Kode (forkortelse), og Beskrivelse (det som vises for lærer/elev) 4. Klikk Lagre Dersom du har en ordensmerknad som ikke skal være tilgjengelig for lærerne, kan du hake av i feltet Passiv. Hvis du vil den skal være tilgjengelig igjen, er det bare å fjerne haken. Ved å skrive inn et siffer i kolonnen «Sortering», velger du i hvilken rekkefølge ordensmerknadene skal vises for lærer i nedtrekksmenyen. Atferdsmerknader Både Systemadministrator og Skoleadministrator kan opprette/endre de atferdsmerknader lærerne kan velge fra nedtrekksmenyen: 1. Stå i fane Atferdsmerknader 2. Klikk på Ny (grønn pluss-ikon) 3. Skriv inn Kode (forkortelse) 4. Skriv inn Beskrivelse (det som vises for lærer/elev) 5. Klikk Lagre Dersom du har en atferdsmerknad som ikke skal være tilgjengelig for lærerne kan du hake av i boksen Passiv. Hvis du vil den skal være tilgjengelig igjen, er det bare å fjerne haken. Ved å skrive inn et siffer i kolonnen «Sortering», velger du i hvilken rekkefølge atferdsmerknadene skal vises for lærer i nedtrekksmenyen. Faggrupper Fanen faggrupper er kun en visning av de grupper som har kommet fra det administrative systemet Extens eller Sats. Skoleadministrator får en oversikt over hvor mange elever det er i gruppen, gruppens navn, fagkode og hvilket skoleår den er tilknyttet. Side 21

Rapporter Alle rapporter finnes på bokmål og nynorsk. Brukeren velger «språk» under Min profil. Programmet støtter ulike nettlesere. Rapportene blir oppfattet som pop-ups eller sprettoppvinduer i de forskjellige nettleserne, og dersom du ikke har satt innstillinger for å vise pop-ups, vil ikke rapporten vises. Endre innstillingene dine i nettleseren. Lage rapport 1. Skoleadministrator klikker på rapportikonet 2. Du får opp en utvalgsboks. Velg skoleår, skole (en skole eller Alle) og hvilken rapport du skal ta ut 3. Velg fra- og tildato for tidsrommet du vil ta ut data fra 4. Klikk på knappen 1/2 Forbered rapport 5. Klikk på knappen 2/2 Åpne rapport For eksempler på hvordan rapporter kan se ut, se egen manual. Side 22

Elever og Foresatte Elever og foresatte kan få tilgang til Fravær og Vurdering. Dette er avhengig av hvilken avtale kunden (kommunen/fylket) har med leverandøren (IST). Dersom det er avtalt å gi elever/foresatte tilgang er det noen parametere som må være satt fra leverandøren side og noen parametere settes i det administrative systemet. Skolen må informere elever/foresatte om pålogging og bruken av systemet. Dersom elever eller foresatte har behov for brukerstøtte må de kontakte skolen. Elevtilgang Elever som skal ha påloggingsmulighet til Fravær og Vurdering må ha de rette parametere utfylt i det administrative systemet. Faglærer gir elevene innsyn til de enkelte vurderinger ved å sette status til Publisert (les mer om dette i dokumentasjonen for lærer). Foresattetilgang Foresatte logger seg på www.skolearena.no/iea og klikker på «Ny foresattbruker». Her kan de sende inn en forespørsel om å få tilgang til systemet. Det er kontaktlærer som godtar/avviser en forespørsel. Det er også kontaktlærer som kan stenge for tilgang til en foresatt dersom det skulle være aktuelt. Se brukerdokumentasjon for Lærer for ytterligere beskrivelse. Foresatte som allerede har fått tildelt brukernavn og passord kan søke om tilgang til flere barn når de er innlogget i applikasjonen Slik gjør foresatte: 1. Gå til «Min profil» 2. Klikk på fanen «Tilgang» 3. Klikk på Ny (grønn plussikon) 4. Skriv inn elevens fødselsnr 5. Klikk «Lagre og lukk» (eller «Lagre og reg.ny» hvis du skal søke om tilgang til flere elever) Se egen brukerdokumentasjon for Foresatte for mer informasjon. Side 23

hypernet Karakter Mobil Mobile nettsider (hypernet Karakter Mobil og hypernet Fravær Mobil) er ikke inkludert i hypernet Fravær. Dersom dere ønsker å bestille denne ekstrafunksjonen ta kontakt med IST AS. Pålogging Eleven logger seg på med sitt vanlige brukernavn og passord fra Skolearena (påloggingsmetode intern) eller via FEIDE. Velg riktig kunde (som er skolens, kommunens eller fylkeskommunens navn) Via den mobile nettsiden kan elevene følge med på sine publiserte karakterer. Nyeste publisering ligger øverst. Skolen kan også sette opp hendelsesstyrt SMS med link til den mobile nettsiden. Side 24

Oppsett Systemadministrator i Skolearena må gi tilgang til at skoleadministrator skal kunne få slå av og på hendelsesstyrt SMS. Dette gjøres via fanen innstillinger. Skoleadminstrator kan styre om hendelsesstyrte SMS skal gå ut til elevene ved nye og/eller endringer i karakterene. Dette kan også systemadministrator styre per skole via fanen Skoler. Skolen kan selv bestemme teksten i utgående SMS. Merk da at koden <url> må stå der for å gi brukeren riktig lenke. I skoleadministrativt system Det er ingen endringer i hvordan karakterer behandles i det skoleadministrative systemet. Karakterene vises først for eleven i den mobile nettsiden når karakterene er publisert/offentliggjort. Om man publiserer en karakter ved en feiltakelse (for eksempel en karakter som H2 i stedet for S (standpunkt)) må denne karakteren gjøres uoffisiell ved en synkronisering før man så endrer og synkroniserer til det riktige. Side 25

hypernet Fravær Mobil hypernet Fravær Mobil gir læreren mulighet til å registrere elevenes fravær, orden- og atferdsmerknader direkte på mobil eller nettbrett Slipper å ha med PC overalt Alt i forbindelse med fagfravær utføres av faglærer. Slipper å logge på PC-versjonen Lett å føre fravær og merknader der du er (gymsal, ekskursjoner, verksted osv.) Pålogging Hypernet Fravær Mobil er en mobil nettside. Det vil si at man logger på via en nettleser og aktuell lenke. Påloggingsmetode Fraværsføring Dagens leksjoner kommer opp. Klikk på aktuell leksjon for fraværsføring: Klasselisten for valgt leksjon kommer opp. Klikk på grønn hake for å føre fravær (rød minus for å endre til tilstedeværelse): Side 26

Klikk på pilen for å legge til en fraværsårsak, trykk Lagre for å komme tilbake til klasselisten: Side 27

Merknader (orden/atferd) Velg fanen Orden eller Atferd for å legge til merknader på aktuell elev. Velg ferdig merknad eller skrive inn selv. Trykk Lagre for å komme tilbake til klasselisten: Trykker du «Tilbake» øverst i venstre hjørne kommer du tilbake til dagens leksjoner. Dette ikonet: viser hvilke elever som har fått en merknad: Side 28