MOBIL BEDRIFT Brukerveiledning for Administrator
Min side Fra vår hjemme side www.ice.no er det link til «Mitt ice» Fyll inn telefonnummer og passord etterfulgt av «Logg inn» 3 Klikk «Glemt passord» hvis du er førstegangsbruker 4 Klikk «Min side» i link øverst til venstre 4 3
Min side Mobil Bedrift profilvalg Velge hva som skal skje ved direkte anrop til brukerens abonnement
Min side Profilvalgs forklaring Talepostkasse Talepostkasse ved ikke svar kan stille ringetid i sekunder før den viderekobles til talepostkassen. Talepostkasse direkte telefonen ringer ikke. Direkte viderekobling til talepostkasse Talepostkasse slått av Kollega Kollega ved ikke svar viderekobling til et annet nummer etter angitt tid ved å taste 99, ellers kommer man til talepostkassen. Kollega direkte telefonen ringer ikke.viderekobling til et annet nummer ved å taste 99, ellers kommer man til talepostkassen Fritid ved aktivisering av denne får innringer en beskjed om at den du ringer har aktivert fritidsprofil. Tast for å bli satt over til en kollega, tast for å legge igjen en beskjed, tast 3 for å ringe likevel. Visning av hovednummer Aktivere visning av hovednummer hele tiden Aktivere visning av hovednummer følger inn/ut melding fra køen Kunne vise ut hovednummer med * før nummer en skal ringe til Sentralbord Sentralbord ved ikke svar viderekoblet til sentralbord ved ikke svar etter angitt tid. Sentralbord Direkte telefonen ringer ikke. viderekoblet til sentralbord direkte Sentralbord ved ikke svar (meny) Viderekobling til sentralbord ved å taste 9, ellers kommer man til talepostkassen Viderekobling Viderekobling ved ikke svar viderekoblet til et annet nummer ved ikke svar etter angitt tid Viderekobling direkte telefonen ringer ikke. direkte viderekobling til et annet nummer Søkegruppe Definere opp til 3 telefonnummer det skal ringe samtidig på Aktivering av profilstyring på Min-Side, MB-App og profilstyringsnummer 479500
Min side Køer og grupper Bruker har oversikt over hvilken grupper en er medlem i 3 Logge seg ut/inn fra gruppene 3
Min side Start konferanse nå Start konferanse nå tast inn telefonnummer etterfulgt av «Legg til» 3 Velg «Start konferanse nå» da ringer det på bruker som står førts, før det ringer parallelt på de andre konferanse deltagerne 4 Under aktivt konferanse får du oversikt over, hvem som er med i konferansen, kan koble ut noen eller hente inn nye. 3 4
Min side Planlegg konferanse Planlegg konferanse frem i tid, tast inn dato, tidspunkt og varighet for konferansen og trykk «Lagre og få kode». Får opp da nummert til konferansen (nr 4830000) og en pinkode som skal brukes. Denne kan deles på SMS/ e-mail etc
Min side Sentralbord Et web sentralbord der du kan sette over samtaler til kollegaer Oversikt om det er ledig eller opptatt i telefonen
Min side Administrator Denne tilgangen er det kun administrator som har tilgang til, ønsker dere at det er flere som skal ha tilgang, ring kundeservice på 0800
Administrator Velg «brukere» Oversikt over alle brukerne i deres firma som har Mobil Bedrift abonnement «Sentralbord nummer» er nummert som innringer kommer til når en bruker har valgt «sentralbord ved ikke svar», «sentralbord direkte» eller «sentralbord ved ikke svar (meny)» Bruker informasjon Nummer brukerens mobil nummer Kortnummer et kortnummer som dere kan definere fra 00 til 9999 Fornavn og Etternavn navn på bruker Endre knappen kan du endre alt som over, men ikke mobil nummer Detaljer knappen kommer inn på brukerens «profilstyring», «svarte og hviteliste», «aksessnummer» og «hovednummer logg»
Administrator Oversikt over brukerens profilstyring Ser aktiv profil kan endre denne ved hjelp av rullegardinen Ringetid i sekunder hvor lenge det ringer på brukerens nummer før profilvalget slår inn, trykk endre for å justere tiden. Aktiver arbeidstid Egen forklaring under «arbeidstid» Callback aktivert Fungerer kun ved «talepostkasse ved ikke svar» da får innringer mulighet til å taste for å bli tilbake ringt. Undertrykk samtale venter (når agent) fungerer om den er haket på så vil ikke samtaler komme inn via hovednummer når bruker er opptatt med en direktesamtale. Vis Hovednummer egent forklaring under «Vis hovednummer»
Brukere - Detaljer Arbeidstid Aktiver arbeidstid, kommer det en ny fane «arbeidstid» Får opp stk profilstyringer, en i arbeidstid og en utenom arbeidstid. 3 Mulighet til aktivere «inn/utmelding følger arbeidstid» 4 «Arbeidstid» fanen: Arbeidstider er ikke satt opp og må defineres 4 5 Eksempel på arbeidstid 5 3
Brukere - Detaljer Vis Hovednummer Aktivering av «vis hovednummer» Velg hvilken hovednummer som skal vises ut (om du har flere) 3 En kan velge 4 forskjellige regler for visning av hovednummer o Alltid på o Følg inn/utmeling, logger du deg ut fra køer så viser du ut ditt egent mobil nr, er du pålogget viser du ut hovednummer o Følg arbeidstid, viser ut hovednummer i arbeidstiden som er definert under «arbeidstid» fanen. o Følg inn/utmelding i arbeidstiden, viser ut hovednummer når du er innlogget i arbeidstiden. 3 Vis Internt o Deaktivert viser egent nummer internt og hovednummer eksternt o Aktivert vises hovednummer internt og eksternt 4 4
Brukere Svare og hviteliste fanen Kan sette opp nummer som bruker ikke skal få lov å ringe. Skal man sperre for 80 nummer så setter en inn 80 i svartelisten Har bruker fraværassistent aktivert på sitt abonnement, så får du også mulighet til å hviteliste nummer som kan kunne ringe selv ved aktiv fravær Aksessnummerfanen Viser en oversikt over hvilke køer bruker er medlem i Hvor lenge det ringer på bruker før den går til neste mottaker i køen. Om bruker er inn eller ut logget fra køene
Brukere Hovednummer loggfanen Denne fanen kommer opp kun om bruker er medlem i en kø Oversikt over innkommende anrop til hovednummer de siste 4 timene Status viser om innringer er besvart eller lagt på Innringer innringer nummer Ringt inn kl tidspunkt for innkommende samtale til hovednummer Totalt varighet i systemet viser hvor lenge samtalen var aktiv i systemet Svarsted viser hvem som har besvart samtalen
Brukere Privat nummerplan Oversikt over interne og eksterne kortnummer Mulig til å ligge inn eksterne nummer med kortnummer Mulig å endre interne og eksterne kortnummer
Brukere Svarte og hvitelisten Svartelisten sperrer alle i løsningen for utgående anrop Hvitelisten Overstyrer svartelisten Gjelder for alle brukerne i bedriften Kan overstyre ved aktivering av hviteliste på brukernivå. Eksempel under har vi sperret for utland, men åpnet for Sverige og Danmark
Brukere Utenom arbeidstid Sperre brukere for utgående anrop utenom arbeidstid. Kan ringe internt og sende SMS/MMS Datatrafikk blir ikke sperret Innkommende anrop blir ikke sperret Eksempelet under har vi sperret nr 479763 for utgående anrop utenom arbeidstiden.
Brukere Avdelinger Kan legge inn avdelinger som for eksempel salg, service etc. Redigere avdelingene Slette avdelinger
Aksessnummer Velg «aksessnummer» Oversikt over mottaker i sentralbord køen Velg køer 3 Oversikt over mottakerne 4 Oversikt over hvilken skill/rekkefølge i sentralbord køen. Ringetid på mottakerne i sentralbord køen før innringer går videre til neste i mottaker, ventemelding eller ventemusikk 3 4
Kundestyrte moduler - oversikt Velg «aksessnummer» «kundestyrte moduler» Oversikt over alle moduler som er tilgjengelig i sentralbord løsning Flytskjema over løsningen
Kundestyrte moduler - oversikt Oversikt over alle moduler som er tilgjengelig i en Meny løsning Flytskjema over løsningen
Kundestyrte moduler Kalender Denne modulen brukes ved hendelser utenom vanlig arbeidstid, som for eksempel påskeferie, juleferie ol. Velg start dato og skriv inn tidspunkt Velg slutt dato og skriv inn tidspunkt Velg «modus» på hva som skal skje i dette tidspunktet Forklaring av «modus» en kan velge. Vanlige åpningstider innringer kommer til «åpningssider» (default setting om ikke noe er valgt i kalender) Lukket hele dagen innringer kommer til «kalendermelding» Direkte viderekobling innringer kommer til «direkte viderekoblings modulen» Stengtmelding innringer kommer til «stengtmelding»
Kundestyrte moduler Åpningstider Standard åpningstider er satt fra kl. 08:00 til kl. 6:00 Utenom åpningstider som blir definert er satt til «stengtmelding» Endre åpningstider «trykk på endre knappen» skriv inn riktig åpningstid og lagre Under «modus» kan du velge hva som skal skje i oppgitte tidspunktet Velge mellom o Velkomstmelding av innringer går direkte til kø mottaker o Velkomstmelding på innringer får velkomstmelding før sentralbord kø o Lunchmelding innringer får lunchmelding, før samtalen blir terminert o Direkte viderekobling innringer blir viderekoblet direkte til nummert som er definert i «direkte viderekobling modulen» o Stengtmelding innringer får en stengtmelding, før samtalen blir terminert.
Kundestyrte moduler Sentralbord Kan legge inn ventemeldinger, viktig at det går i loop. Kun ventemusikk ved ikke svar o Nummer ventemusikk neste til, da går den i loop på ventemusikk til en blir besvart o Kan aktivere køposisjon, ved å trykke endre, og aktivere køposisjon, da vil innringer få opplest hvilken plass han har i køen. Ventemelding + ventemusikk ved ikke svar o Nummer ventemelding neste til o Nummer ventemusikk neste til, da går den i loop på ventemusikk til en blir besvart. o Kan aktivere køposisjon, ved å trykke endre, og aktivere køposisjon, da vil innringer få opplest hvilken plass han har i køen.
Kundestyrte moduler Sentralbord Endre tid før utgang til «talemelding ved ikke svar» eller «svarer» tid satt i minutter Kunne legge på postfix eller prefix, for å kunne skille om innkommende anrop ringer via hovednummer eller direkte anrop til bruker. Velge mellom 00 til 999 Postfix får en 3 siffer etter innringerens nummer som f.eks. 4797600 o Kan ringe tilbake uten å fjerne postfix Prefix får en 3 siffer før innringerens nummer som f.eks. 0047976 o Må fjerne prefix før en kan ringe tilbake
Kundestyrte moduler Sentralbord Køtype Vi har fem forskjellige køtyper, endres i rullegardinen og lagre Skill-basert mest brukte køtype, prioriterer den med lavest skill (tall). Start på toppen Ringer alltid igjennom alle før den begynner på nytt Start med den lengst ledige via hovednummer Ring deltakerne i tilfeldig rekkefølge Random Ringe alle samtidig Parallellringing Antall forsøk (ved sekvensiell ringing) antall runder før en får ventemelding/ventemusikk, gjelder køtype «start på toppen» 3 Ringetid (ved parallell ringing) hvor lenge det skal ringe på agentene ved køtype «Ringe alle samtidig» 3
Kundestyrte moduler Sentralbord Oversikt hvordan det ser ut på web
Kundestyrte moduler Talemelding «Stengtmelding», «Lunchmelding», «Kalendermelding» og «Talemelding ved ikke svar» er en talemeldings moduler, funger at innringer får opplest en melding som er blitt aktivert og ved endt melding blir samtalen avsluttet. «Velkomstmelding» er en talemeldingsmodul, men ved endt melding blir samtalen satt videre til sentralbord modulen. 3 Endring av talemeldinger endres ved å klikke på endre knappen 4 Finn talemeldingen i rullegardinen og last opp 4 3
Kundestyrte moduler Direkte viderekobling Klikk på endre knappen, tast inn nummer som en ønsker at hovednummer skal viderekoble til klikk så på lagre knappen Svarer Same type modul som «direkte viderekobling» men er satt inn svarer nummer 47999 Ønsker en at nummer skal gå til et annet nummer ved ikke svar i sentralbord køen, kan en endre dette som beskrevet på punkt. Aktivering av svarer må dere ta kontakt med kundesenter på 09060 Personligsvarer rutes til en brukers telefonsvarer. Fellessvarer Videresending til en e-post adresse.
Kundestyrte moduler Utgangsvalg Kø I denne modulen kan du velge hvilken utgang du ønsker ved ikke svar fra sentralbord køen En komme ikke til denne modulen før «kickout» tiden er passert. Velg i fra rullegardinen og klikk på «endre» knappen «Valgt modus er» er den modulen som er blitt valgt
Kundestyrte moduler Meny En talemeldingsmodul med 5 tastevalg Laster opp talemeldinger på samme måte som talemeldingsmodulene Ved ingen valg i meny er default settingen til valg
Lese inn talemelding til løsning 3 4 Ring servicenummer 479500 Tast «7» for å komme til undermeny for innlesing av talemeldinger Lytt på veiledning som blir gitt Tast inn løsningsnummer (hovednummer, 8-siffer) du ønsker å bruke meldingen i, og avslutt med #-tast Les inn melding etter pipetonen, avslutt med #-tast og avslutt samtale 3 «Løsningsnummer» 4 «Melding» - avslutt med 479500 «pip - og legg på
Aktivere talemelding i løsning 3 4 5 6 Fra MB-admin, velg «Aksessnummer» - «Kundestyrte moduler» Klikk på ønsket melding som skal endres (Eksempel «Lunchmelding) Finn talemelding som er lest inn under «Fil». Vises med formatet «Mobilnummer»_yyyymmddmmss (ÅrDato-klokkeslett-tid for innspilling) Spill av lydfil for å lytte til melding klikk «Spill av» Klikk «Endre» for å velge lydfil i nedtrekkmeny Klikk «Last opp» for å laste opp, eller «Avbryt» for å avbryte 5 6 3 4