OSS Overordnet Strategisk Samarbeidsutvalg Prosjekt kompetanseoverføring, møte 1 Sted Blått møterom 2 etg Adm.bygget, SSK Dato/tid 15.02.13, kl 09.00-12.00 Deltakere Tilstede: SSHF: Anne-Brit Riiser, prosjekteder SSHF: Berit Nordland, enhetsleder utvikling og utdanning. SSHF: Bente Sandvik Kile, samhandlingskoordinator SSHF: Anne Lill Bertelsen, faglig rådgiver psyk avd, SSHF: Kjersti Johnsen, fagsykepleier kirurgisk klinikk, Arendal USHT Aust-Agder: Åshild Berg Kaldestad, Grimstad kommune USHT Vest-Agder: Mette Gelein Erøy, Kristiansand kommune Setesdalsregionen: Solveig Kyrvestad, fagkoordinator Listerregionen: Hildegunn Riiser, Lyngdal kommune Knutepunkt Sørlandet: Anne Aunevik, Kristiansand kommune HTV sykehuset: Kim Augustinsen, NSF Inviterte til saker Meldt forfall Leder av utvalget Referent Kopi til Ikke avklart: Hovedtillitsvalgt fra kommunene Bruker-representanter Repr fra medisinsk avd, SSHF Sak 1: Nina Føreland Østre Agder: Inger Johanne Bolstad, Grimstad kommune Lindesnesregionen: Ingrid Olsen, Lindesnes kommune Anne-Brit Riiser Anne Aunevik Alle møtedeltakere Sak Tema Oppfølging 1 Orientering om bakgrunn og mandat v/ Nina Føreland organisasjonssjef SSHF. 1 Bakgrunn: Prosjektet skal bidra til partenes oppfølging av delavtale 6 og 7. Mandatet er resultatet av prosess som har vært høsten 2012, samt en work-shop som ble avholdt 04.12.12. Mandat og sammensetning ble vedtatt i OSS-møte 22.12.12 (se vedlegg 1). Rammer: Prosjektledelsen ivaretas av SSHF v/ Anne-Brit Riiser, og finansieres av SSHF. Prosjektleder er organisert under organisasjonsdirektøren, som er prosjekteier. Prosjektleder skal bruke like mye tid på kommuner som på sykehus
Kommunene skal ivareta sekretærfunksjon i møtene, dette avklares av prosjektgruppa selv. Følgende representanter mangler fortsatt: 2 brukerrepr: SSHF skal avklare med brukerutvalget. 1 repr medisinsk avd: SSHF avklarer internt. 1 HTV fra kommunehelsetjen: Knt pkt avklarer med de andre kommunene SSHF finner brukerepr. Og repr fra medisinsk avd Kntpkt (Anne) avklarere HTV fra kommunene. Avgrensninger, hva prosjektet ikke skal inneholde: Undervisning knyttet til utskriving drøftes i delavtale 2. Praksiskonsulent: Skal fungerer som nå ut 2013, kan heller sees på i 2014 Fakturering: Skal ikke inngå i prosjektet. OSS har gitt aksept for intern kartlegging i SSHF, med samhandlingssjef som ansvarlig. Østre Agder sier det kommer veileder fra dep i løpet våren 2013 Uavklart: Hvordan involvere andre relevante aktører i prosjektet, for eksempel UiA (se sak 3)? Hvordan involvere opplæringskontor og andre utdanningsgrupper som ikke er høyskolegrupper? 2 Innledning v/ prosjektleder Anne-Brit Riiser Alle deltakerne presenterte seg, og sa noe om bakgrunn for å delta i prosjektet. Faser og milepæler i prosjektet Fase 1: Kartlegging og vurdering 1. Kartlegge status i Agder 2. Innhente erfaringer andre kommuner, 3. Vurdere Fase 2: Anbefalinger modeller og tiltak Fase 3:Implementering Første milepæl er OSS-møtet 13.juni. Før dette møtet bør fase 1 og fase 2 være avklart. Mål: OSS har vedtatt at effektmål med prosjektet er å utvikle og implementere et forutsigbart, kvalitetssikret system med arenaer og prosesser knyttet til gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling, faglige nettverk og hospitering, jfr. delavtale 6 pkt. 4.0. Prosjektleder understreket at det er viktig å lage et system som det går an å lede etter de neste årene. Få med bredden og samtidig tar inn de grunnleggende kompetanselementene ift tjenesteytingen. 2
Prosjektgruppen var enig enige om å ta utgangspunkt i «gjensidig kompetanseoveføring» som hovedoverskrift og samlebegrep, de andre begrepene er å forstå som underpunkt eller tiltak. Ønsket arbeidsform Prosjektleder ønsker kontakt og direkte dialog med prosjektgruppas medlemmer mellom møtene. Det kan bli aktuelt med arbeidsgrupper på enkelttema som forbereder saker eller tema til møtene. Under møtene kan det være aktuelt med både presentasjoner, plenum og gruppearbeid. Enighet om følgende: Møtetid fra kl.10.00-15.00. Fast møtested på SSHF Prosjektleder vil bruke prosjektmalen fra SSHF som mal for sluttrapport. Sekretærfunksjon: Prosjektleder ønsker en som tar på seg oppgaven med å skrive referat fra møtene fram til sommeren. Og som samtidig fungerer som sparringpartner mellom møtene. Prosjektgruppen var enig om at det burde være en fast person, samt at Anne Aunevik fungerer som sekretær fram til 13.06.13. Hvis hun ikke kan komme på møte, ivaretas funksjonen av andre fra kommunehelsetjenesten. 3 Hvordan involvere flere aktører i prosjektet? Samarbeid UiA og fylkesmann Det blir viktig å avklare hvordan UiA og fylkesmann skal involveres i arbeidet. De kjenner til prosjektet og ønsker en rolle i prosjektet. UiA og kommunene samarbeider om mange av kompetansetiltakene som skal kartlegges og vurderes i prosjektet. Det gjelder særlig fag- og ressursnettverk, EVU-tilbud og praksisplasser. UiA er i ferd med å gjøre en egen kartlegging av faglig samarbeid i regionen, som oppfølging av universitetsbymeldingen. Fylkesmennene er sentrale for å kvalitetssikre og bevilge midler til kommunens kompetansetiltak. Prosjektgruppen var enige om å finne en form på samarbeidet som ikke rokker med prosjektgruppens sammensetning slik den er vedtatt pr i dag. Aktuelle alternativ: 1. UiA og fylkesmann involveres etter kartlegging, for eksempel i arbeidsgrupper eller på tema 2. UiA og fylkesmann får rolle som referansegruppe i prosjektet og konsulteres ved behov. Prosjektleder avklarer alternative samarbeidsformer med Uia og fylkesmann med prosjekteier. Legenes rolle Legene har en sentral rolle i kompetanseoverføring, de deltar i mange formelle og uformelle nettverk og arenaer, og blir ofte kontaktet direkte om undervisningsoppdrag. Praksiskonsulentordningen er ikke en del av prosjektet, men vi samtidig synliggjøres som en av flere ordninger for kompetanseoverføring. Det er ingen leger med i prosjektgruppa. Aktuelle alternativ: 3
1. Representanten som mangler fra medisinsk avdeling kan være en lege. 2. Legene kan delta som HTV 3. Leger kan får rolle som referansegruppe/personer og konsulteres ved behov 4 Framdrifts- og møteplan Onsd 20.02.13: Start kartlegging fase 1 (se sak 6) Mand 11.03.13: Frist for å avslutte kartlegging fase 1 Prosjektmøter: Mand 18.03.13, kl.10.00-15.00. Gjennomgang kartlegging. Torsd 11.04.13: kl.10.00-15.00. Vurdering Mand 22.04.13: kl.10.00-15.00. Vurderinger Mand 13.05.13: kl.10.00-15.00. Anbefalinger Mand 27.05.13: kl.10.00-15.00. Anbefalinger Prosjektleder avklarer legers deltakelse i prosjektet med prosjekteier. Hver repr kartlegger den instansen de representerer. Anne-Brit innkaller til møtene gjennom out-look Onsd 05.06.13: Skrivefrist for møte i OSS 13.06.13 Oppstart etter sommeren avklares i senere møte. 5 Informasjonsplan Prosjektleder la fram behov for å informere internt og ekstern om prosjektet. Dette vil bli drøftet videre med kommunikasjonsrådgivere på SSHF, og settes opp som sak i neste møte. OSS har allerede egen nettside: http://www.sshf.no/fagfolk/samhandling/sider/side.aspx Denne nettsiden bør brukes til å informere om prosjektet, som Info om prosjektets mandat og sammensetning Referatene og framdrift Anne-Brit lager forslag til info plan sammen med kommunikasjonsavd på SSHF Anne-Brit og Bente lager egen infoside på nettsiden til OSS 6 Mal for kartlegging av status nåværende Inger Britt presenterte forslag til mal. Prosjektgruppa ble ikke ferdig med å gjennomgå malen innen møtets slutt. Enighet om at prosjektleder skulle ha separate møter og kontakt med de ulike deltakerne i prosjektgruppa fram til 20.02.13. Da bør malen være ferdig. Malen ble ikke ferdig drøftet med hele prosjektgruppa tilstede. Det var enighet om at kartleggingen bør bør inkludere alle typer arenaer og modeller som er relevant for prosjektet, ikke bare de som pr i dag involvere både sykehus og kommuner. Det kan særlig være relevant å få fram interkommunalt samarbeid om kompetanseoverføring, samt samarbeid med UiA. Kartleggingen er todelt: 1. Relevante dokumenter 2. Tiltak og praksis 1. Relevante dokumenter Det antas at prosjektgruppas medlemmer kan framskaffe oversikt over følgende for den instansen de representerer: Prosjektgruppas 4
Eksisterende avtaler (eller bruke det som allerede er samlet inn ifbm delavtaleinngåelse). Bør vise hvem som er avtalepartnere. Eksisterende planer. Gjelder ikke interne planer, bare planer med relevans for samarbeid kommuner-sykehus om kompetanseoverføring. Eksisterende rapporter Utdanning Studentpraksis Læretid medlemmer lager oversikt over relevante dokumenter innen 11.03.13 2. Tiltak og praksis når det gjelder kompetanseoverføring Prosjektgruppa innhenter oversikt og tiltak og praksis ved bruk av et felles skjemamal som sendes ut til de instansene de representerer. Malen bør være slik at den kan sendes videre og lett kan fylles inn. Malen bør ha et følgebrev som: Forklarer oppdraget og sier hvem som er oppdragsgiver Definerer sentrale begrep. Presisert at kartleggingen gjelder kompetansoverføring Presiserer at man skal ta med det som kan være relevant for samarbeid kommune og sykehus, selv om nødvendigvis ikke begge parter deltar pr i dag. Presiserer at kartleggingen gjelder nåværende praksis Anne-Brit lager kartleggingsmal og følgebrev innen 20.02.13. Prosjektgruppas medlemmer gjennomfører kartleggingen mellom 21.02.13 og 11.03.13. Eksempler på tiltak som bør være med i skjemamalen: Kurs Fagdager Temauke Elæring Prosedyre verktøy Prosjekt Hospitering Kombinasjonsstillinger Ambulerende team Fag- og ressursnettverk Fagutvalg og faggrupper Forskning Møtearenaer Undervisnings/kompetansepakker Pasientforløp/behandlingslinjer Annet For hvert tiltak kan det være aktuelt å si noe om : Oppdragsgiver- ansvarlig, hyppighet, organisering Vedlegg: 1. Føringer fra OSS om prosjektet 2. Prosjektleders presentasjon under møte 1 5
Vedlegg 1: Mandat for prosjekt gjensidig kompetanseoverføring mellom SSHF og kommunehelsetjenesten på Agder Bakgrunn Samhandlingsreformen Delavtale 6 gjeldende fra 01.07.2012 Delavtale 7, gjeldende fra 01.07.2012 Samarbeidsavtale mellom Utviklingssentrene, UiA og SS HF av 2011. Helsedirektoratets rapport for behovet for spesialisert kompetanse i helsetjenesten Relevant lov- og avtaleverk jfr delavtale 6 SSHF Strategiplan 2012-2014 OSS vedtak i møte 20.12.2012 Områdeplan for rehabilitering, rapport fra arbeidsgruppen kompetanse Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester, - en nasjonal satsning. Overordnet strategi. Helsedirektoratet. Utviklingssentrene sin mandat og strategiplan for Aust og Vest- Agder «Kompetanseløftet 2015», Helse- og omsorgsdepartementet, St meld 25, 2005-2006. «Nasjonal helse- og omsorgsplan 2011-2015». St. meld 16. «Samhandlingsreformen», St meld 47, «Kompetanseplan rus og psykisk», St meld 30, 2011-2012 Eventuelt andre nasjonale og regionale føringer Samhandlingsreformen trådte i kraft 01.01.2012. Det er i den forbindelse inngått flere samarbeidsavtaler mellom SSHF og kommunehelsetjenesten, jfr. lov om kommunale helseog omsorgstjenester 6-1. Delavtale 6 omhandler utarbeidelse av retningslinjer for gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling og for faglige nettverk og hospitering. Formålet med delavtale 6 er å fremme samhandling mellom kommuner og helseforetak gjennom gjensidig dialog og informasjonsutveksling i tillegg til kompetanseoverføring. Delavtale 6 skal sikre at partene har en felles forståelse av behovet for informasjonsutveksling, kunnskapsoverføring (herunder undervisning, temadager, undervisningspakker), faglige nettverk og hospitering, og at det skal etableres en felles forpliktelse for det videre arbeidet på de områdene som omfattes av delavtalen. Delavtalen beskriver en plan for hvordan partene skal bygge et forutsigbart, kvalitetssikret system med arenaer og prosesser knyttet til gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling, faglige nettverk og hospitering. Under arbeidet med delavtale 6 avdekket arbeidsgruppen at SSHF og kommunehelsetjenestene samarbeider godt på mange områder. Kompetanseoverføringen er imidlertid i stor grad sporadisk og tilfeldig, og det eksisterer få felles strukturer og systemer for planlagt kompetanseoverføring mellom nivåene. Partene er 6
enige om at det er et behov for utvikling av modeller og systemer for kunnskapsoverføring mellom nivåene. Innholdet i delavtale 6 er styrende for arbeidet i prosjektet, med de presiseringer og avgrensninger som fremgår av mandatet. Både delavtale 6 og 7 omtaler fag- og ressursnettverk. For kommunene vil det ofte være overlapp mellom nettverk for kompetanseutvikling og nettverk som driver med fag- og kunnskapsutvikling. Kommunene har verken forskningsmandat eller forskningsmiljø. I praksis vil kommunenes behov for forskning være nært knyttet til effekter av utviklingsarbeid. Dermed blir fag- og ressursnettverk viktige arenaer for å samarbeide om ideer og problemstillinger for forskning og felles utviklingsprosjekt, blant annet når det gjelder pasientforløp. Derfor viktig at de kartlegginger som gjøres i prosjektet omfatter alle typer nettverk, både for å unngå dobbeltarbeid og for å kunne anbefale hensiktsmessig strukturer for samarbeidet framover. Prosjektbeskrivelse Prosjektgruppen gis følgende mandat: Fase 1: Kartlegging og vurdering Prosjektgruppen skal skaffe en oversikt over eksisterende avtaler, rapporter, planer og kartlegginger som omtaler partenes arbeid innen feltet kompetanse og kunnskap både nasjonalt, regionalt og lokalt. Kartlegge nåværende organisering og praktisering av informasjonsutveksling, kompetanseoverføring, fag- og ressursnettverk, forskningsnettverk, hospiteringsavtaler og kombinasjonsstillinger. Vurdere framtidig behov for organisering og praktisering når det gjelder gjensidig kompetanseoverføring mellom partene. Prosjektgruppen skal innhente erfaringer fra andre kommuner, helseforetak, organisasjoner og utdanningsinstitusjoner. Vurdere Utviklingssentrenes rolle i kompetanseoverføring og kunnskapsutvikling. Fase 2: Anbefalinger av modeller og tiltak Gi anbefalinger til OSS om tiltak og modeller for felles struktur, systematisering og organisering av: - temadager/undervisningspakker/kurs - fag- og ressursnettverk - hospiteringsavtaler og kombinasjonsstillinger - oppnevnelse og videreutvikling av faggrupper og fagutvalg Basert på anbefalingene skal prosjektgruppen legge frem prosjektbeskrivelse for implementering i fase 3 for OSS til godkjenning. Fase 3: Implementering På bakgrunn av vedtak fattet i OSS etter fase 2, skal løsninger for felles struktur og system utarbeides og implementeres. Mål 7
Effektmål med prosjektet er å utvikle og implementere et forutsigbart, kvalitetssikret system med arenaer og prosesser knyttet til gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling, faglige nettverk og hospitering, jfr. delavtale 6 pkt. 4.0. Resultatmål: Kartlegging av dagens praksis for kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling, faglige nettverk og hospitering er gjennomført. Tiltak og modeller for felles systemer og organisering av temadager, undervisningspakker, kurs, hospitering og fag- og ressursnettverk er foreslått. Foreslåtte modeller for felles systemer og organisering er utviklet og implementert i kommunene og SSHF. Prosjektorganisering Styringsgruppe: OSS Prosjektgruppe: Prosjektleder 5 deltakere SSHF (medisin, kirurgi, KPH, org.avd og fagavd) 5 deltakere fra kommunehelsetjenesten (1 fra hver kommunesammenslutning) 1 deltaker fra Utviklingssenteret i Aust Agder 1 deltaker fra Utviklingssenteret i Vest- Agder 2 tillitsvalgte (1 fra SSHF og 1 fra kommunehelsetjenesten) 2 brukerrepresentant Kommunehelsetjenesten innehar referentfunksjonen i møtene. Prosjektgruppen involverer og konsulterer andre parter ved behov, Prosjektgruppen oppnevner arbeidsgrupper underveis i arbeidet ved behov. Finansiering Prosjektleder 100 % stilling kr. 750.000 dekkes av SSHF, jfr. tildeling av samhandlingsmidler til SSHF fra HSØ,jfr. brev datert 01.03.2012 Prosjektmedarbeidere: De 5 kommunesammenslutningene og SSHF avsetter nødvendige ressurser for å bistå prosjektleder med nødvendig støtte og forankring og bli enig med prosjektleder om en hensiktsmessig arbeidsfordeling. Prosjektdeltakelse: Den enkelte arbeidsgiver dekker møtedeltakelse/ressurser for medlemmer Kommunehelsetjenesten innehar referentfunksjonen i møtene. Kostnader til studiebesøk for prosjektdeltakerne dekkes av den enkelte arbeidsgiver. Kostnader ved møtedeltakelse av dekkes av arrangører ved hvert møte. Tidsramme Prosjektet, fase 1, 2 og 3 har varighet januar 2013- desember 2013 8
Relevante vedtak i OSS Vedtak i OSS 25.10.2012 Det arrangeres en work-shop med representanter fra SSHF og kommuneregioner. Work-shopen skal sikre innspill fra begge nivå. Basert på dette utarbeides det et forslag til Prosjektmandat som sikrer eierskap og forankring fra begge parter og videre beskriver felles Målsetting, prosjektorganisering, hovedtiltak som skal gjennomføres og Prosjektressurser/egeninnsats. Midler fra HSØ- (kr. 750 000,-) Benyttes til felles administrasjon av prosjektet. Kommuneregionene forplikter seg til å stille med nødvendige ressurser i form av kompetanse og Egeninnsats utledet av hovedtiltak som skal gjennomføres i prosjektet. Mandatet fremlegges og godkjennes av OSS i møte 20. desember 2012. Prosjektets varighet januar 2013- desember 2013 Vedtak i OSS 20.12.2012 vedrørende prosjekt om kompetanseoverføring ihht delavtale 6 og delavtale 7 1. Mandat for prosjekt kompetanseoverføring mellom SSHF og kommunehelsetjenestene på Agder vedtas. 2. Prosjektet deles inn i tre faser: Fase 1: Kartlegging og vurdering Fase 2: Anbefaling av modeller og tiltak. Fase 3: Utviklings-/implementeringsfase. Anbefalingene fra fase 1 og 2, med prosjektbeskrivelse for fase 3, legges frem for OSS for godkjenning. 3. Kartlegging av alle typer fag- og resursnettverk (inkludert forskningsnettverk) tas inn i fase 1 og 2, jfr. delavtale 6 og 7. For øvrig følges delavtale 7 opp ved at OSO inviterer til felles fagsamling våren 2013, der blant annet behovet for fagutvalg innen forsknings- og utviklingssamarbeidet skal drøftes. Andre oppfølgingssaker ihht delavtale 6: 1. SSHF ber om at det oppnevnes en egen faggruppe i 2013 som skal utrede dagens praksis mht fakturering. 2. Det vurderes å oppnevnes en egen faggruppe i 2014 som skal utrede praksiskonsulentordningen (PKO-ordningen), ihht delavtale 6, pkt.8.6. 9