Kommunikasjonsstrategi 2011 2013. Vedtatt av fylkestinget 17. februar 2011



Like dokumenter
Kommunikasjonsstrategi Innledning 2. Mål, visjon og verdier 3. Kommunikasjonsmål 4. Roller og ansvar 5. Forankring

Kommunikasjonspolitikk for Hamar kommune

Kommunikasjonsstrategi revidering våren 2015

Kommunikasjonsstrategi

Molde kommune. Kommunikasjonsstrategi

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI

Kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonsstrategi for Kragerø kommune

Kommunikasjon for en levende by

Kom m u n ikasjon sstrategi

Innledning. Audun Fiskvik Rådmann

BIBSYS kommunikasjonsstrategi

Dokumentet skal være et verktøy for ansatte i alle virksomheter i kommunen og legger føringer for kommunikasjon og informasjonsarbeid.

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR TOLGA KOMMUNE

Kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonsstrategi for Troms fylkeskommune

Kommunikasjonsstrategi

Informasjons- og kommunikasjonsstrategi Håndbok for ansatte

Utkast Kommunikasjonsstrategi Sykehusapotek Nord HF

Kommunikasjon i Gran kommune

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI

RÅDMANN. Aktiv og åpen Kommunikasjonsstrategi for Kristiansand kommune Utgave desember 2017

Innledning. Kommunikasjonsstrategi

Nordre Follo kommune. Kommunikasjonsstrategi. Prosessen fram mot Nordre Follo kommune

Retningslinjer for mediehåndtering

ETISK VEILEDER. for ansatte i Akershus fylkeskommune

TEMAPLAN FOR INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON BERLEVÅG KOMMUNE

Kommunikasjonsstrategi Sykehusapotek Nord HF

Innhold. Vestfold fylkeskommune skal Del 1 Kommunikasjonsstrategi...4. Kommunikasjonsstrategien skal...4

Hattfjelldal Kommune. Informasjonsplan

RISØR KOMMUNE. Kommunikasjonsstrategi

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI TRØNDELAG

Ski kommunes kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonsstrategi Vestfold fylkeskommune Åpen, aktiv og tydelig

Informasjon og kommunikasjonsstrategi Sør-Trøndelag fylkeskommune

Kommunikasjonsstrategi for Vestvågøy kommune

Kommunikasjonsstrategi Bærum kommune

INFORMASJONSPLAN FOR BYDEL BJERKE

Tiltaksplan informasjon og kommunikasjon

Kommunikasjonsstrategi for Norges musikkhøgskole

Medarbeiderne som ambassadører

Informasjonsplan for Bydel Østensjø

Kommunikasjonsstrategi For Viken

Sammen om Vestfolds framtid Kultur og identitet

Kommunikasjonsplattform for Finnmark fylkeskommune For Finnmark

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI

Kommunikasjonspolicy. Høgskolen i Oslo og Akershus September 2016

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI fra 2016

Regionreformen Kommunikasjonsplan

Arbeidsgiverpolitikk

mmmmmmmm Kommunikasjonsprinsipper for sammenslåingsprosessen av Hedmark og Oppland fylkeskommuner

Kommunikasjons- og mediestrategi

Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune. Revidert

Statens kommunikasjonspolitikk. Jeg er. Om Difi. og sosiale medier i forvaltningen

Kommunikasjonsstrategi til november Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS

Merkevare- og kommunikasjonsstrategi

Hvem svarer på hva i media?

KOMMUNIKASJONSPLAN

Kommunikasjonsplattform

Tolga kommunes informasjonsstrategi

Råde kommune Kommunikasjonsstrategi for Råde kommune

Kommunikasjonsstrategi

FS-17/10 Kommunikasjonsstrategi for fellesstyret

Kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonsstrategi for Orkdal kommune

Den statlige kommunikasjonsplakaten Følgende kommunikasjonsprinsipper er slått fast for all statlige virksomhet i Norge:

Kommunikasjonsstrategi

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.

/20 16 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI PLANDOKUMENT

Kommunikasjonspolitikk for politi- og lensmannsetaten

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI. for KARMØY KOMMUNE

Kommunikasjonsstrategi for Oppland fylkeskommune

09/ INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai Revidert pr

Kommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune

Sør-Trøndelag fylkeskommunes lille orange kommunikasjonsbok

Kommunikasjonsplan for Oslofjordfondet Vedtatt av fondsstyret

Arbeidsgiverstrategi - Østre Toten Kommune

Sel kommune. Informasjonsplan

Informasjonsstrategi for Nannestad kommune. Behandlet i Forvaltnings- og økonomiutvalgets møte , sak 54/14

INFORMASJONSREGLEMENT ÅPENHET, INNSYN OG INFORMASJON GJERSTAD KOMMUNE

Digitaliseringsstrategi

Kommunikasjonsstrategi med pressereglement og retningslinjer for bruk av sosiale medier

Digitaliseringsstrategi

Kommu nikasjo nsplan

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda

Kommunikasjonsplan. Kommunereformen i Grenland. Fase 1

Kommunikasjonsplan - Veien frem til nye Aurskog-Høland og Rømskog kommune

Norsk kulturskoleråds kommunikasjonsstrategi

Arbeidsgruppe 3 kommunikasjon

STRATEGISK KOMMUNIKASJONSPLAN (2016)

Sørum Kommune Merkevare- og kommunikasjonsstrategi. med tiltaksplan 2014

Kommunikasjonsplan SSHF I.7.INF-3

INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI MODUM KOMMUNE

Hvordan lage en kommunikasjonsstrategi?

Resultater omdømmeundersøkelse Sørum Kommune. Oktober 2012

Kommunikasjon i DN. Kommunikasjonsdirektør Tore Høyland 18. januar

Transkript:

Kommunikasjonsstrategi 2011 2013 Vedtatt av fylkestinget 17. februar 2011

side 2 1. Innledning Dette er overordnet kommunikasjonsstrategi for Akershus fylkeskommune for perioden 2011-2013. Kommunikasjonsstrategien skal gjelde for sentraladministrasjonen og alle virksomheter i fylkeskommunen og den skal være retningsgivende for hvordan informasjon og kommunikasjon skal bidra til å nå fylkeskommunens overordnede mål. Kommunikasjonsstrategien bygger på fylkeskommunens mål, visjon, verdier, virksomhetsplaner og økonomiplan for 2011-2014. Kommunikasjonsstrategien bygger også på prinsipper i statens kommunikasjonspolitikk, fastsatt av Fornying- og administrasjonsdepartementet datert 16. oktober. 2009. Fylkestinget vedtok 16.12.2010 ny visjon og nye verdier for Akershus fylkeskommune. Vår visjon ledende og levende betyr at vi skal være en synlig og ledende aktør i utviklingen av vår region. Vi skal være nyskapende og i utvikling. Vår visjon og våre verdier; profesjonalitet, respekt og åpenhet er forpliktende og skal ligge til grunn i alt vårt arbeid. Kommunikasjonsstrategien er et felles styringsverktøy. Strategien er førende for virksomhetenes egne kommunikasjonsplaner. Strategien tydeliggjør fylkeskommunens mål, verdier, prinsipper, målgrupper, kanaler og den enkeltes og leders rolle og ansvar. Samlet skal kommunikasjonsstrategien bidra til at fylkeskommunens ledelse, avdelingene, virksomhetene og kommunikasjonsstaben samhandler på best mulig måte, slik at fylkeskommunens kommunikasjon utad er samordnet og koordinert. Kommunikasjonsstrategien er et sentralt verktøy i å bygge fylkeskommunens identitet og omdømme. Det er samtidig viktig å nevne at en eventuell innføring av parlamentarisme som styringsform i Akershus fylkeskommune fra neste periode vil få betydning for hvordan informasjons- og kommunikasjonsarbeidet i fylkeskommunen skal planlegges og gjennomføres.

side 3 2. Kommunikasjonsplattform og verdigrunnlag Akershus fylkeskommunes overordnede mål, visjon og verdier ligger til grunn for vår kommunikasjon internt og med omverden. Overordnet mål for Akershus fylkeskommune Vi arbeider for at vår region skal være et godt sted å bo, arbeide og besøke. Vi arbeider for økt verdiskapning og bærekraftig utvikling av regionen. Vi skal være pådriver i et bredt samarbeid med andre for å få dette til Vi skal levere effektive og gode tjenester. Vår visjon: Ledende og levende Å være LEDENDE betyr at vi skal være en synlig og ledende aktør i utviklingen av vår region. Vi skal være i front og utvikle framtidsrettede tjenester. Vi skal være en pådriver og ta initiativ til samarbeid. Å være LEVENDE betyr at vi tar pulsen på samfunnsutviklingen. Vi skal være nyskapende, nysgjerrige og i stadig bevegelse og utvikling. Våre verdier Profesjonalitet Vi er bevisst vår rolle og oppgave i samfunnet. Vi opptrer saklig, redelig og i tråd med lover og regler. Vi baserer våre handlinger på kunnskap og kompetanse, og vi deler og samarbeider for å oppnå best mulig resultat. Profesjonalitet sikrer forutsigbarhet og likebehandling. Respekt Vi verdsetter mangfold og viser gjensidig respekt for hverandre. Vi møter alle med tydelighet og medmenneskelighet. Vi har integritet og opptrer sannferdig i vårt virke. Åpenhet Vi gir korrekt og nødvendig informasjon til alle. Vi er lyttende og åpne for dialog. Vi kommuniserer presist og forståelig og er raske i våre tilbakemeldinger. Vanskelige spørsmål og etiske problemstillinger møtes åpent og direkte.

side 4 3. Situasjonen i dag utfordringer og muligheter Akershus fylke er inne i en tid med store endringer. Befolkningsveksten har vært betydelig de siste årene, og prognosene viser at befolkningsveksten fortsetter. Veksten skaper press på arealer og ressurser i form av økt behov for boliger, skoler, næringsbygg, veier og gode kollektivløsninger. Denne demografiske utviklingen gir føringer og setter rammer for utviklingsoppgavene, og skaper også utfordringer og muligheter når det gjelder kommunikasjon. Viktige regionalpolitiske oppgaver er å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling i Akershus med vekt på et konkurransedyktig næringsliv, god folkehelse, gode bo- og oppvekstmiljøer samt en velfungerende infrastruktur og tjenestetilbud. Regionalt politisk lederskap ivaretas i samarbeid med lokale og regionale myndigheter, næringslivet i regionen og de frivillige organisasjonene i privat sektor. Det krever samhandling og god kommunikasjon. Fylkeskommunen er både en tjenesteleverandør og en sentral utviklingsaktør. Med forvaltningsreformen har fylkeskommunen fått nye oppgaver. Dette stiller større krav til informasjon og kommunikasjon mot brukere, publikum og samarbeidspartnere. Fylkeskommunen vil fortsatt være en betydelig tjenesteleverandør innen videregående opplæring, kollektivtransport og tannhelse. Brukerne av offentlige tjenester setter i stadig større grad krav til tjenestenes innhold og kvalitet. Dette gjelder også informasjon om tjenestene og om brukernes rettigheter og plikter. Publikum er generelt meget opptatt av temaer som bolig- og næringsutvikling, samferdsel, utdanning, kultur, klima og miljø, dvs. temaer som ligger fylkeskommunens ansvarsområder nær. Samtidig er det en utfordring at publikum generelt, brukere, media og samarbeidspartnere ofte har problemer med å plassere fylkeskommunen som en tydelig aktør innenfor disse temaene. Dette krever at fylkeskommunen og fylkeskommunens ulike organer og virksomheter må gjøre seg selv mer synlig og relevant for sentrale målgrupper. Akershus er også en del av hovedstadsregion som utgjør et felles bolig- og arbeidsmarked. Det gir ekstra utfordringer når det gjelder å gjøre fylkeskommunen synlig,

side 5 tydelig og relevant for brukere, publikum, samarbeidspartnere og media. Dette krever at fylkeskommunen kan gi svar på hva som skal være fylkeskommunens identitet og ønskede omdømme, dvs. hva fylkeskommunen skal være kjent for og for hvem. Omdømme skapes over tid og er summen av løfter, oppfatning av kvalitet på tjenester og forventninger. Omdømmet er dermed både avhengig av hvordan selve virksomheten drives, og av vår dialog med omverdenen. Den teknologiske utviklingen de senere år har gjort det mulig å bruke andre virkemidler i informasjonsarbeidet. Teknologien åpner for muligheter for dialog mellom fylkeskommunen og innbyggerne på en helt ny måte. Dette krever bevissthet om hvor og hvordan fylkeskommunens politikere, administrasjon og tjenesteytere skal kommunisere og samtidig bevissthet om hvor og hvordan dialog med prioriterte målgrupper kan oppnås. Disse demografiske, omdømmemessige, organisatoriske og kommunikasjonsmessige utviklingstrekkene representerer utfordringer og muligheter for Akershus fylkeskommune.

side 6 4. Kommunikasjonsstrategi, mål og prioriteringer Å arbeide strategisk betyr å ha klare mål og tenke langsiktig. Fravær av tilfeldigheter er et mål i strategisk kommunikasjonsarbeid. Ved planlagt informasjon kan vi bruke ressurser målrettet, etablere et godt forhold til omgivelsene, påvirke i riktig retning og dele på kunnskap. En informasjons- og kommunikasjonsstrategi skal hjelpe oss til å nå felles mål på en bedre måte. Kommunikasjon er også et strategisk kompetanseområde for å bidra til god dialog og samhandling mellom fylkeskommunen, samarbeidspartnere, brukere og publikum. Klare rutiner, avklaring av roller og god service er en forutsetning for nødvendig kvalitet og fremdrift i kommunikasjonsarbeidet. Rutiner skal også bidra til at fylkeskommunen skal kunne håndtere hendelser og utspill på en god måte. Eksterne kommunikasjonsmål og omdømmemål Akershus fylkeskommune skal gjennom god kommunikasjon understøtte fylkeskommunens rolle som en sentral regional utviklingsaktør. Akershus fylkeskommune skal drive en profesjonell, åpen, effektiv og proaktiv kommunikasjon rettet mot alle målgrupper. Akershus fylkeskommune skal fremstå på en synlig og troverdig måte. Akershus fylkeskommune skal gjennom god kommunikasjon bidra til å bygge tillit og et godt omdømme hos våre brukere, samarbeidspartnere og i befolkningen generelt. Akershus fylkeskommune skal framstå samstemt i sin kommunikasjon, med et tydelig budskap, og et godt og klart språk. Interne kommunikasjonsmål Alle ansatte i Akershus fylkeskommune skal kjenne til fylkeskommunens visjon, verdier, mål, strategier og prinsipper. Alle ansatte skal ha informasjon om hovedtrekkene i det som skjer i virksomheten i sin helhet og ha god tilgang til informasjon om det som skjer i egen avdeling. Akershus fylkeskommunes interne kommunikasjon skal kjennetegnes av tydelige og synlige ledere som inviterer til åpenhet og dialog. Akershus fylkeskommunes interne informasjon skal bidra til effektiv og hensiktsmessig utførelse av arbeidet.

side 7 Strategiske grep/prioriteringer 1. Akershus fylkeskommune vil i perioden 2011-2013 prioritere synlighet på samferdsel, ungdom og videregående opplæring, områder hvor fylkeskommunen har en særlig rolle og som også har høy allmenn interesse. 2. Akershus fylkeskommune vil i perioden 2011-2013 prioritere kommunikasjonsarenaer- og kanaler som har størst muligheter for samhandling og dialog med prioriterte målgrupper. 3. Akershus fylkeskommune skal kjennetegnes ved å være ledende og levende og vi skal etterleve verdiene profesjonalitet, respekt og åpenhet. Fylkeskommunen vil i perioden 2011 prioritere synlighet og implementering av vår visjon og våre verdier. 4. Akershus fylkeskommune vil i 2011 utarbeide en grafisk profil som ivaretar organisasjonens ulike behov for synlighet og profilering. Den skal være et sentralt verktøy i vår omdømmebygging.

side 8 5. Prioriterte målgrupper Hovedmålet for Akershus fylkeskommune er å sørge for at vår region skal være et godt sted å bo, arbeide og besøke. Brukerne av Akershus fylkeskommunes tjenester vil derfor utgjøre den viktigste målgruppen for all vår virksomhet. Det er nødvendig å prioritere hvilke målgrupper som er de viktigste å nå med informasjon. Brukere av fylkeskommunens tjenester Et spesielt fokus rettes mot ungdom, elever og lærlinger, kollektiv- og veibrukere, samt brukere av tannhelsetjenesten. Kommune, fylkeskommune og staten og frivilligheten Kommunene, nabofylker og staten er våre viktigste partnere i arbeidet med regionalutvikling. I tillegg er frivillig sektor en viktig målgruppe. Publikum generelt Det er viktig å legitimere fylkeskommunen blant publikum generelt. En økt bevissthet blant publikum om våre tjenester og aktiviteter vil styrke vår posisjon. Publikum generelt vil være en viktig målgruppe med henblikk på å øke deltakelsen i den politiske debatten. Media Akershus fylkeskommune skal sørge for en åpenhetskultur som bidrar til god tilgjengelighet for mediene og vi skal aktivt kontakte media for å informere om virksomheten og politiske vedtak. Vi skal yte service overfor media og bistå slik at de får den informasjon de trenger.

side 9 6. Kommunikasjonskanaler Kommunikasjonskanaler generelt Akershus fylkeskommune har allsidige målgrupper å forholde seg til, og fremstår også selv i sine ulike roller; som politisk beslutningsmyndighet, som forvaltningsorganisasjon og som tjenesteyter. Dette krever bevissthet omkring valg av riktige og egnede kommunikasjonskanaler. Folks endrede kommunikasjonsvaner innebærer et nytt kommunikasjonslandskap med nye kanaler, større krav til interaktivitet, innsyn i offentlig forvaltning og universell utforming. En vesenlig del av kommunikasjonen mellom fylkeskommunen og våre brukere skjer fortsatt i brevs form, i møter, telefon og e-post. Papirbasert og elektronisk informasjon skal være faktabasert og brukervennlig, ha gjenkjennelig profil og et godt språk. Elektroniske medier Med elektroniske medier menes her internett, intranett og e-post. Medier som kjennetegnes av å være effektive for å formidle informasjon. Elektroniske medier er mest egnet mot målgrupper som en vet bruker internett ofte, som f. eks. egne ansatte, elever, kommuner. Elev- og ansattportal Akershus fylkeskommunes nye elev- og ansattportal lanseres i 2011. Den skal være en moderne, brukervennlig kanal for intern informasjon og et effektivt oppslagsverk for elever og ansatte i deres daglige arbeid. Portalen skal: være relevant og nyttig for alle ansatte og elever effektivisere arbeidsprosessene forenkle tilgangen til relevant elektronisk arbeidsverktøy og systemer ha overordnede retningslinjer og gode rutiner for drift og vedlikehold gjøre det mulig å finne kolleger, hvem som jobber med hva ha et moderne grafisk uttrykk bygget på ny justert profil for fylkeskommunen Internett Akershus fylkeskommune nettside www.akershus.no skal være fylkeskommunens viktigste elektroniske kanal for tilgang til informasjon om fylkeskommunens tjenestetilbud, ansvarsområder og politiske saker. Ny struktur og modernisert grafisk profil for fylkeskommunen skal implementeres på nettsidene i denne perioden. Det er verd å merke seg at Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har vurdert www. akershus.no som et av de beste offentlige nettstedene i Norge

side 10 Prosjektet Nye nettsider for videregående skoler har bidratt til at alle skoler i løpet av 2010 har fått nye nettsider. Målet har vært å gi skolene en moderne kommunikasjonskanal med ny struktur og større fleksibilitet til å ta i bruk ny teknologi og nye elektroniske medier. Sosiale medier Sosiale medier endrer våre arbeidsvaner. Deltagelse i sosiale nettverk, samarbeid og utveksling av erfaring og kunnskap mellom fagfolk er hverdagen for mange kunnskapsmedarbeidere. Strategisk bruk av sosiale medier i offentlig forvaltning krever kunnskap om mediene. Sentraladministrasjonen i Akershus fylkeskommune har startet med en tilstedeværelse og synlighet på Facebook og Twitter. Det utarbeides våren 2011 en veileder for bruk av sosiale medier generelt og bruk av sosiale medier i undervisningssituasjonen. Massemedia Aviser og tv/radio når ut til svært mange mennesker og er dermed en viktig informasjonskanal. Forholdet til pressen er viktig for å sikre en god dekning av fylkeskommunens aktiviteter. Kommunikasjonsstaben har ansvar for å legge tilrette for god mediehåndtering gjennom daglig medieovervåking, presseberedskap, medierådgiving og utarbeidelse av medieplaner. Håndbok i mediekontakt beskriver prinsipper for mediehåndtering og gir nyttige tips. Personlig kontakt Med personlig kontakt mener vi f.eks. direkte service enten via telefon eller personlige henvendelser, foredrag, åpne møter osv. Fordelen med denne type informasjonskanal er at man har en dialog og derfor i større grad kan sikre seg at budskapet er mottatt og forstått. Brosjyrer og nyhetsbrev Akershus fylkeskommune utarbeider årlig informasjonsmateriell rettet mot ulike målgrupper. Årsmelding, tilstandsrapport for videregående skoler, informasjon om fylkeskommunen med nøkkeltall og kampanjemateriell. Grafisk profil En grafisk profil er et virkemiddel i arbeidet med å være synlig og gjenkjennbar for innbyggerne og fremstå samordnet og helhetlig. En grafisk profil bygger identitet og tilhørighet til fylkeskommunen og egen virksomhet for de ansatte, og den er et sentralt verktøy i omdømmebygging. Det skal i 2011 utarbeides en grafisk profil som ivaretar organisasjonens ulike behov for synlighet, helhetlig kommunikasjon og profilering.

side 11 7. Organisering, roller og ansvar Politikernes ansvar Fylkeskommunen er politisk styrt gjennom fylkestinget, som det øverste folkevalgte organ. Fylkesordføreren er prinsipielt ansvarlig for virksomheten i fylkeskommunen. Det er politisk ledelse som i hovedsak skal representere fylkeskommunen i det offentlige rom. Et lederansvar Kommunikasjon er et lederansvar. Det betyr at kommunikasjonsstrategien må følges opp gjennom planer og tiltak av den enkelte leder i sentraladministrasjonen og i virksomhetene og integreres i alt faglig arbeid. Alle ledere har et selvstendig ansvar for å informere sine medarbeidere om saker som angår virksomheten, avdelingen og den enkelte. Kommunikasjonsstabens ansvar Kommunikasjonsstaben skal bistå ledere og virksomhetene med utforming av kommunikasjonsplaner med basis i overordnet kommunikasjonsstrategi og bistå i gjennomføring og evaluering av kommunikasjonstiltak. Kommunikasjonsstaben skal gi kommunikasjonsfaglige råd til ledere og bistå med råd og budskap i mediesaker. Staben skal sørge for oppdaterte, tilgjengelige og brukervennlige nettsider og bistå virksomhetene i utvikling av nye nettsider ved behov og være en faglig ressurs i utvikling og bruk av sosiale medier. Kommunikasjonsstaben skal være pådriver for et godt og tilgjengelig språk.

side 12 8. Kriseinformasjon og beredskap En krise oppstår raskt, uventet og kan true menneskeliv eller verdifulle eiendeler. I alle kriser oppstår det et stort informasjonsbehov, og det er mange aktører. Informasjon er et svært viktig virkemiddel for å takle en krisesituasjon og unngå rykter og spekulasjoner. God kommunikasjon i krisesituasjoner og håndtering av media er viktig, og kommunikasjonsstaben vil kunne bistå virksomhetene ved behov. Det er utarbeidet overordnet beredskapsplan for fylkeskommunen og lokale planer for virksomhetene. Beredskap for fylkeskommunens virksomheter bygger på følgende 3 prinsipper: 1. Ansvarsprinsippet: Den enkelte virksomhet har ansvaret for nødvendige skadeforebyggende tiltak, beredskaps-forberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse innenfor virksomheten. 2. Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet i organiseringen i den daglige drift som i en krise. De som utfører en oppgave/samfunnsoppgave i det daglige, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved en krise. 3. Nærhetsprinsippet: Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Ansvar Fylkesrådmannen har det overordnede administrative ansvaret for beredskapsarbeidet ifylkeskommunen. Fylkesrådmannen håndterer sitt ansvar og sine beredskapsoppgaver i samråd med fylkesordføreren.ved større kriser orienteres fylkesutvalget. Beredskap er et lederansvar. Alle virksomhetsledere har ansvar for utarbeidelse, revisjon, opplæring og øvelser knyttet til egen krise- og beredskapsplan, samt å håndtere beredskapssituasjoner når de oppstår.

side 13 9. Prinsipper i statlig kommunikasjonspolitikk Akershus fylkeskommune er pålagt å drive informasjonsvirksomhet gjennom ulike lover. Lovverket stiller krav til åpenhet, innsyn, tilgjengelighet og informasjonsplikt. Staten har også etablert overordnede rammer for informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet i forvaltningen. Samtidig er kommunikasjon et strategisk kompetanseområde for å bidra til god dialog og samhandling mellom fylkeskommunen, samarbeidspartnere, brukere og publikum. Lovgrunnlag De viktigste lovene som har betydning for fylkeskommunens kommunikasjonsvirksomhet er kommuneloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven. Disse lovene utgjør rammebetingelsene og legger føringer for fylkeskommunens informasjonsvirksomhet. Andre lover som målloven og personopplysningsloven er også aktuelle lover. Kommuneloven Ifølge kommunelovens 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. Offentlighetsloven Loven regulerer publikums rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Offentlighetsloven skal bidra til et levende folkestyre ved å sikre allment innsyn i offentlig forvaltning og åpne for å avdekke kritikkverdige forhold. I utgangspunktet er alle dokumenter sendt til og fra Akershus fylkeskommune offentlige, og alle har innsynsrett. Alle unntak skal derfor grunngis med lovhjemmel. Meroffentlighetsprinsippet Akershus fylkeskommune skal praktisere meroffentlighet. Det innebærer at forvaltningen skal vurdere om en likevel skal gi innsyn i et dokument, helt eller delvis, selv om det formelt kan unntas fra offentlighet. Prinsippet er en anmodning om å gi innsyn i tilfeller hvor det ikke foreligger et reelt eller saklig behov for å unnta hele eller deler av dokumentet fra offentlighet.

side 14 Forvaltningsloven Loven har som formål å sikre forsvarlig behandling av forvaltningssaker og gir alminnelige regler for all saksbehandling i forvaltningen. Grunnleggende prinsipper som rettssikkerhet, taushetsplikt, partsoffentlighet og habilitet skal sikres. Loven tar også for seg enkeltvedtak og regler for klager og klagebehandling. Arkivloven Loven har som formål å sikre arkiver som har betydning kulturelt eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Offentlige organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilde for fremtiden. Statlig kommunikasjonspolitikk Den statlige kommunikasjonspolitikken gir overordnede mål og prinsipper for informasjons- og kommunikasjonsvirksomhet i forvaltningen. Politikken ble vedtatt første gang i 1993, og revidert i 2001 og 2009. Kommunikasjonspolitikken har demokrati, åpenhet og medvirkning som grunnleggende verdier. Staten skal ha en aktiv dialog med innbyggerne om tjenesteutviklingen og politikkutforming. Kommunikasjonspolitikken skal legge til rette for demokratisk deltagelse og samfunnsdebatt. Målene for den statlige kommunikasjonspolitikken er at innbyggerne skal: 1. Få korrekt og klar informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter 2. Ha tilgang til informasjon om statens virksomhet 3. Inviteres til å delta i utformingen av politikk, ordninger og tjenester Forutsetningene for å nå disse målene er at staten må: Delta i samfunnsdebatten og understøtte økt demokratisk deltakelse Ha kunnskap om målgruppenes behov, forutsetninger og synspunkt Bruke et godt og klart språk som kan forstås av alle Sikre at offentlig informasjon og kommunikasjon er pålitelig og samordnt Kommunisere og informere målrettet og effektivt slik at målgruppene nås Utnytte mulighetene som ligger i ny teknologi og nye kanaler effektivt og formålstjenlig Vise respekt og imøtekommenhet i sin kommunikasjon

side 15 Prinsipper for god kommunikasjon: Åpenhet: Åpen, tydelig og tilgjengelig Medvirkning: Ta innbyggerne med på råd Nå alle: Relevant informasjon til alle berørte Aktiv: Gi informasjon i tide Helhet: Enhetlig og samordnt Prinsipper for gjennomføring Linje: Kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret, både for ledere og medarbeidere Kilde: Statens kommunikasjonspolitikk, Fornyings- og administrasjonsdepartementet

side 16 10. Handlingsplan Kommunikasjonsstaben vil på bakgrunn av de grep/prioriteringer som er foreslått i kommunikasjonsstrategien utarbeide planer og tiltak for de prioriterte områdene. Tidsplanlegging: 2011 Kommunikasjonsstaben vil gjennomføre fortløpende møter med avdelingene i sentraladministrasjonen og virksomhetene for å identifisere utfordringer og muligheter i kommunikasjonsarbeidet, både i forhold til interne og eksterne målgrupper. Tidsplanlegging: 2011 Ny elev- og ansattportal (intranett) lanseres våren 2011. Ny struktur og modernisert grafisk profil implementeres på fylkeskommunens nettsider www.akershus. no. Kommunikasjonsstaben vil utarbeide en veileder for bruk av sosiale medier. Tidsplanlegging: 2011 Omdømmeundersøkelse: Tiltaket tar sikte på å kartlegge hvordan publikum oppfatter Akershus fylkeskommune, i forhold til identitet, profil og omdømme. Tidsplanlegging: 2011 Evaluering av mediekontakt: Det gjennomføres en evaluering av fylkeskommunens relasjoner i forhold til media. Tidsplanlegging: 2011

Akershus fylkeskommune Postboks 1200 Sentrum, 0107 Oslo Schweigaards gate 4, 0185 Oslo Sentralbord: 22 05 50 00 postmottak@akershus-fk.no www.akershus.no