Kontrollutvalget i Gjesdal kommune Møteinnkalling Møtested: Formannskapssalen Dato: 18.02.2014 Tidspunkt: Kl. 17.00 Møtenr: 1-2014 Til behandling: Sak nr Sakstittel 1/14 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 2/14 Forvaltningsrevisjonsrapport. Arbeidsgiverpolitikk - beholde og rekruttere 3/14 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 4/14 Årsregnskap 2013 - kontrollutvalgets område 5/14 Statusoversikt pr. februar 2014 Referatsaker/meldinger Periode: 03.12.2013-18.02.2014 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 1/14 13/00176-7 Målsettinger og strategier 2012-2015 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.988 06 776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Ålgård, 11.02.2014 Anita Heigre Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet 1
1/14 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Arkivsak-dok. 13/00073-9 Arkivkode. 033 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Gjesdal 18.02.2014 1/14 Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 3. desember legges fram for utvalget til endelig godkjenning. Kontrollutvalget i Gjesdal godkjenner protokollen fra møtet den 03. 12. 2013. SANDNES, 09.01.2014 Protokoll 2
2/14 Forvaltningsrevisjonsrapport. Arbeidsgiverpolitikk - beholde og rekruttere Arkivsak-dok. 13/00276-1 Arkivkode. 217 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Gjesdal 18.02.2014 2/14 Bakgrunn: Kontrollutvalget i Gjesdal bestilte denne rapporten i desember 2012. Formålet med rapporten har vært å belyse hva Gjesdal kommune gjør for å beholde og rekruttere nødvendig kompetanse. Ut fra dette formålet blir det foreslått å se nærmere på følgende problemstillinger: I hvilken grad klarer kommunen å dekke nåværende kompetansebehov? Hva gjør kommunen for å holde på nødvendig arbeidskraft, og hvordan fungerer disse tiltakene? Hva gjøres for å tiltrekke seg nødvendig arbeidskraft, og hvordan fungerer disse tiltakene? Kontrollutvalget ba om at det i tillegg ble sett nærmere på hvorfor ansatte slutter, og om det foregår headhunting av kommunalt ansatte til andre arbeidsgivere. Saksutredning: Rapporten legges fram for behandling i kontrollutvalget med innstilling til kommunestyret. Revisor har i rapportens innledende oppsummeringsdel laget en oversikt som viser et utvalg av parametere som er typiske trekk ved Gjesdal kommunes arbeidsgiversituasjon. Blant disse kan nevnes (se s. 4 i rapporten for fullstendig oversikt) Kommunen klarer i det alt vesentlige å rekruttere nødvendig arbeidskraft/kompetanse, men har utfordringer innen enkelte høyskolegrupper. Det er få søkere til lederstillinger og andre stillinger som krever høyskolekompetanse. Det er også store utfordringer knyttet til rekruttering av barnehagelærere og sykepleiere, men også delvis på teknisk der enkelte stillinger har stått ubesatt en tid og vært bemannet med annen type kompetanse. Kommunens nøkkeltiltak i kampen om arbeidskraften først og fremst kompentanse-. og utviklingstiltak for medarbeiderne. Det legges vekt på å sikre at brukerne får de tjenestene de har krav på, levert med høy kompetanse. Dette vil i neste omgang gi godt omdømme. Kommunens evne til å rekruttere er først og fremst avhengig av arbeidsmarkedet i regionen og kommunesektorens totale omdømme. Se vedlagte rapport for utdyping og gjennomgang av revisors funn. Samlet anbefaler revisor Gjesdal kommune å: Vurdere å innføre rutiner som gir en samlet oversikt over turnover og sluttårsaker Vurdere om man skal foreta en samlet analyse og planlegging av framtidig kompetansebehov, bl.a. for å kunne målrette rekrutteringstiltak og kompetanseutviklingstiltak. Vurdere hvorfor innsatsen mot uønsket deltid ikke ser ut til å ha gitt ønskede effekter, for derigjennom å kunne se på nye aktuelle tiltak. 3
Rådmannen skal alltid uttale seg til gjennomført forvaltningsrevisjon. Uttalen framgår av rapportens s. 6 og 7. Rådmannen utdyper her Gjesdal kommunes plan for videreutdanning. Rådmannen utdyper også tiltak knyttet til rekruttering/utdanning av barnehagelærere, der. Det pekes også på at innenfor teknisk område er det tross sterk konkurranse fra privat sektor rekruttert inn personer med høy kompetanse, både sivilingeniører og jurister. Kommunen er også opptatt av arbeidsmiljø og egnethet for stillingen, og har derfor hatt flere utlysingsrunder på enkelte stillinger for å sikre dette. Rådmannen peker til slutt på at det skal arbeides videre med arbeidsgiverstrategien, bl.a. med bakgrunn i denne rapporten. Kontrollutvalget har ifølge forskriften også ansvar for å se til at administrasjonssjefen følger opp kommunestyrets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjon. Rapporten bør derfor følges opp ca. et halvt år etter at den er vedtatt av kommunestyret. Tilbakemelding skal gis kontrollutvalget, som videresender saken til kommunestyret. Iflg. forskriften er det kontrollutvalgets saksutredning og innstilling som skal legges fram for kommunestyret i forbindelse med gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget innstiller direkte til kommunestyret i denne saken: KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kommunestyret i Gjesdal tar forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsgiverpolitikk til orientering. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å videre følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen rapporterer til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan disse er fulgt innen ca. 6 mnd. etter kommunestyrets vedtak. SANDNES, 04.07.2013 Forvaltningsrevisjonsrapport 4
3/14 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Arkivsak-dok. 13/00264-11 Arkivkode. 033 Saksbehandler. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 1 Kontrollutvalget i Gjesdal 18.02.2014 3/14 Bakgrunn Sekretariatet har utarbeidet forslag til årsmelding for 2013 for kontrollutvalget i Gjesdal. Årsmeldingen oppsummerer kontrollutvalgets arbeid i året som har gått. Saksutredning Årsmeldingen er i stort grad sett opp mot vedtatt årsplan for 2013. I forhold til årsplan for 2013 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Det er et lite et avvik når det gjelder mottatte ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter bestilt for levering i 2013, der en rapport var utestående ved årsskiftet. Denne er forventet å foreligge på ettervinteren 2014. Kontrollutvalget orienteres fortløpende om framdriftsplanene på bestilte prosjekter. Det vises til vedlagte utkast til årsmelding for 2013 for utfyllende oversikt. Eventuelle endringer som måtte komme fram på møtet innarbeides i årsmeldingen av sekretariatet før den videresendes til kommunestyret. Kontrollutvalget i Gjesdal vedtar den framlagte årsmeldingen for 2013. Årsmeldingen sendes kommunestyret til orientering. SANDNES, 09.01.2014 Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur Årsmelding 2013 5
4/14 Årsregsnskap 2013 - kontrollutvalgets område Arkivsak-dok. 13/00275-6 Arkivkode. 212 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Gjesdal 18.02.2014 4/14 Bakgrunn Kontrollutvalget har budsjettansvar for eget budsjett, og har derfor også et ansvar for å følge opp dette budsjettområdet. Kontrollutvalget får derfor budsjettoppfølgingsrapporter hvert tertial. Denne gangen gjelder det regnskapet for 3. tertial, altså årsregnskapet for 2013. Saksutredning Budsjettoppfølgingen viser et samlet mindreforbruk i 2013 på ca 23 % av årsbudsjettet. Det er i utgangspunktet mindreforbruk på alle områder. Revisor har ifølge egne beregninger forbrukt ca. 93% av sitt budsjett. Det er registrert et noe mindre forbruk i kommuneregnskapet, dette skyldes sannsynligvis at alle utgifter ikke var postert på rapporteringstidspunktet. Merforbruket på kjøp av sekretariatstjenester skyldes at vedtatt budsjett ikke er oppdatert i henhold til styrets vedtatte budsjett. Kontrollutvalgets utgifter (møtegodtgjørelse, reise- og kursutgifter) skal også være en del av dette budsjettet/regnskapet, men har ikke vært det i Gjesdal. Fra og med 2014 vil disse tjenestene også komme inn som en del av budsjett/regnskap. Dette regnskapet er en del av kommunens samla regnskap for 2013. Kontrollutvalget i Gjesdal tar budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.12.13 til etterretning. SANDNES, 09.01.2014 Regnskapsoversikt Click here to enter text. 6
5/14 Statusoversikt pr. februar 2014 Arkivsak-dok. 13/00084-14 Arkivkode. 217 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Gjesdal 18.02.2014 5/14 Bakgrunn: Til hvert møte i kontrollutvalget legges det fram en oversikt over de sakene og prosjektene kontrollutvalget arbeider med eller har bestilt fra revisor. Saksutredning: Den første tabellen inneholder saker som er bestilt fra revisor/evt. sekretariatet, men som ennå ikke er levert til behandling. Den andre tabellen inneholder oversikt over saker som er behandlet ferdig i kontrollutvalget og videresendt kommunestyret, men som venter på oppfølging av kommunestyrets vedtak. Dette skjer et godt halvår etter vedtaket i kommunestyret. Den siste tabellen inneholder saker der også oppfølginga er behandla i kontrollutvalget, og som dermed blir sett på som ferdigbehandla. Til dette møte foreligger forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsgiverpolitikk: Beholde/ rekruttere til behandling. Kontrollutvalget i Gjesdal tar statusoversikten pr. februar 2014 til orientering. SANDNES, 23.12.2013 Statusoversikt februar 2014 7