Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 14/89 Møtedato/tid: 05.06.2014, kl. 14:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Ola Huke, leder Magne A. Thomasen, nestleder Oddvar Horg Sidsel Bodsberg Ingrid Gangås Opedal Forfall: Andre møtende: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 019/14 020/14 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 027/14 Godkjenning av protokoll fra møte den 05.05.2014 Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Forslag til møteplan for 2. halvår 2014 Tilsynsrapport Pleie- og omsorgstjenesten i Melhus distrikt Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport Buen sykehjem - Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport Moesgrinda PU-tjensten Horg distrikt Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport Sentraladministrasjonen - Orientering til kontrollutvalget Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 28.05.2014 Ola Huke (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

Godkjenning av protokoll fra møte den 05.05.2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 019/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/89-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 05.05.2014 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 05.05.2014 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

Risiko- og vesentlighetsanalyse selskapskontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 020/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/197-27 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg eventuelle innspill gitt i møtet. Vedlegg Faktaark selskaper, med risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.OFF. Off.l. 23 [4] Oversikt over risiko- og vesentlighetsvurderinger (U.OFF: Off.l. 23 [4]) Saksutredning Risiko- og vesentlighetsanalyse knyttet til eierskap for Melhus kommune legges herved frem for kontrollutvalget, som grunnlag for utarbeidelse av plan for selskapskontroll. I forskrift om kontrollutvalg 13 ble det fra 01.01.2013 tatt inn en ny bestemmelse om overordnet analyse for plan for selskapskontroll. Her fremgår det nå at Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Dette er en direkte parallell til bestemmelsen om overordnet analyse som fra før var gjeldende for plan for forvaltningsrevisjon. Plan for selskapskontroll 2012-2013 var for Melhus kommune sitt vedkommende allerede basert på en slik analyse, og dette medfører derfor ingen endring av praksis. Som det fremgår av forskriften er det derfor gjennomført en analyse basert på vurdering av risiko og vesentlighet for det enkelte selskap. Denne analysen er gjennomført felles for kommunene og fylkeskommunen som er deltakere i KonSek Midt-Norge IKS. Dette er hensiktsmessig av ressurshensyn, og gir mulighet til en mer overordnet og mer grundig analyse. Analysen må leses i lys av dette, og særlig for vesentlighetsvurderingene kan det være at et selskap fremstår som mer vesentlig i den samlede vurderingen enn det ville gjort for Melhus kommune alene. Vesentlighet Det er åpenbart at det vil være en for stor oppgave å utøve like omfattende kontroll overfor alle selskaper Melhus kommune har en eierandel i. Dette vil heller ikke være hensiktsmessig. I tilfeller der Melhus kommune eier en svært liten andel av selskapet, eller selskapet på annen måte har liten betydning for kommunen vil det 3

være mindre interessant å gjennomføre kontroller enn der eierandelen eller den samfunnsmessige betydningen er stor. Dette er hovedpremisset for vurdering av vesentlighet. Det er viktig å ta med seg at ulike formål med eierskapet bør gi ulike vurderinger av vesentlighet. Et selskap av liten økonomisk betydning kan være viktig for Melhus kommune, for eksempel dersom det yter viktige tjenester som er en naturlig del av Melhus kommune sin virksomhet. Et selskap som representerer en stor økonomisk investering, eller som gir Melhus kommune inntekter kan også være vesentlig uten at tjenestene det yter er politisk viktig for kommunen. Ut fra vurderingene er selskapene delt inn i tre kategorier: Høy, middels og lav vesentlighet. Selskaper med høy vesentlighet er blant de aller viktigste selskapene som mest sannsynlig vil vurderes for selskapskontroll selv om det vurderes å være liten risiko knyttet til selskapet. Selskaper med middels vesentlighet vil bli vurdert enkeltvis på bakgrunn av risiko, mens selskaper gitt lav vesentlighet, i de fleste tilfeller, vil være lite aktuell for selskapskontroll selv om det måtte være knyttet vesentlig risiko til driften. Risiko I tillegg til vurderingen av vesentlighet gjøres det en vurdering av risiko knyttet til det enkelte selskap. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For enkelte selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering da de uansett anses som lite aktuell for selskapskontroll. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetsloven 28 (4). Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes, og derfor komme til skade for Melhus kommune sine næringsinteresser. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Analysen legges frem for kontrollutvalget til orientering som grunnlag for plan for selskapskontroll. Sekretariatet ber kontrollutvalget komme med eventuelle innspill til de forelagte vurderingene. 4

Forslag til møteplan for 2. halvår 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 021/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/89-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2014: Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget August September Oktober November Desember 9. 14. 11. 16. 19. 2.-16.-30. 21. 4.-18. 2. 29. 3 1. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2014 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2014, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2014: August September Oktober November Desember Kommunestyret 9. 14. 11. 16. Formannskapet 19. 2.-16.-30. 21. 4.-18. 2. Kontrollutvalget 29. 3 1. 29. september 2014 Viktige saker i september er oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2015 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2015. 5

3. november 2014 I november må kontrollutvalget ta en gjennomgang av vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 og se om prosjektene som er satt opp som fokusområder fortsatt er aktuelle eller om det har dukket opp forhold som gjør at man må omprioritere. Videre vil oppfølging av saker stå på agendaen. 1. desember 2014 Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 1. desember. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2014 da må være ferdigstilt, samtidig kan behandling av saker 1. desember være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er satt opp til 16. desember. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter 2. halvår 2014. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 6

Tilsynsrapport Pleie- og omsorgstjenesten i Melhus distrikt Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 022/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/167-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten til orientering. Vedlegg Arbeidstilsynets tilsyn med Pleie- og omsorgstjenesten i Melhus distrikt Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn med pleie- og omsorgtjenesten i Melhus den 07.01.2014. Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi Melhus kommune varsel om pålegg for de temaene som ble gjennomgått under tilsynet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Melhus kommune 7

VÅR DATO VÅR REFERANSE 06.02.2014 2013/22316 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Morten S. Hoel, tlf. 40200768 MELHUS KOMMUNE v/rådmannen Rådhusvegen 2 7224 MELHUS Tilsyn - PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN I MELHUS MELHUS DISTRIKT Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 07.01.2014. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Lenavegen 65 7224 MELHUS Til stede fra virksomheten: Arne Løvset (virksomhetsleder), Randi Havdal (enhetsleder hjeemmesykepleien Nedre Melhus), Anne Mette Hepsø (tillitsvalgt Fagforbundet), Marit Johanne Berg (hovedtillitsvalgt NSF), May Britt Vikan (verneombud), Grete Skurdal (enhetsleder Avklaringsenheten), Elisabeth Smenes (enhetsleder Buen sykehjem) og Solveig G. Moen (bedriftshelsetjeneste). POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON post@arbeidstilsynet.no INTERNETT www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 8 TELEFAKS 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974761211 1 av 4

VÅR REFERANSE 2013/22316 2 av 4 Til stede fra Arbeidstilsynet: Morten S. Hoel (seniorinspektør), Harald Gran (seniorinspektør) og Kari Wammer-Pettersen Arbeidstilsynet har mottatt flere dokumenter fra Nedre Melhus helse og omsorg i forkant og etter tilsynet. Dokumentene er gjennomgått, og er med på å danne grunnlaget for tilsynsrapporten, sammen med opplysningene vi fikk under tilsynet. Hjemmetjenesten er en enhet inn under virksomhetsområdet Nedre Melhus helse og omsorg. Hjemmetjenesten har egen enhetsleder som rapporterer til virksomhetsleder. Hjemmetjenesten består av hjemmesykepleie og hjemmehjelp. Arbeidet er inndelt i 11 arbeidslister på dagtid, tre arbeidslister på kveld og to nattvakter. Hjemmetjenesten i Nedre Melhus dekker en stor prosentandel av befolkningen i kommunen. Arbeidslistene blir utarbeidt av de ansatte. De går stort sett på kjente brukere. Hver dag klokken 1230 er det møte for å evaluere listene og eventuelt gjøre justeringer. Innføringen av Samhandlingsreformen har medført økning av utskrivinger fra sykehuset på kveld eller mot helg. Størstedelen skrives ut til hjemmet med tjenester fra Hjemmetjenesten. Ved utskriving har en ansatt med merkantile oppgaver kontakten med sykehuset, og sikrer nødvendige opplysninger etter fastsatt skjema. Hjelpebehovet til bruker blir avklart av første hjelper, sykepleier eller enhetsleder. Til dette blir skjema for vurderingsbesøk, IPOLS-registering av arbeidsplassvurdering benyttet. Hjemmetjenesten har hatt behov for ekstra innleie i perioder for å avhjelpe arbeidsmengden. Det oppleves en jevnere større arbeidsmengde enn tidligere. Vi fikk informasjon om at de nye oppgavene som reformen har pålagt kommunen har medført mer utfordrende og spennende oppgaver for Hjemmetjenesten. Ved behov gjennomføres det opplæring på sykehuset, deretter internundervisning til resten av ansattgruppen. Kommunen har ukentlig felles inntaksmøte med alle hjemmetjenestene. Her er blant annet fordeling av plasser til korttid eller fast sykehjem tema. Vi fikk også informasjon om at det vurderes å opprette en trygghetsavdeling i kommunen. Dette for å avlaste Hjemmetjenesten noe. Trygghetsavdelingen vil ikke bli opprettet før ombyggingen av Buen sykehjem er ferdig. Det skal i utgangspunktet ikke være fast bemanning på avdelingen, men dekkes av Hjemmetjenesten. Arbeidstid blir registrert i turnusprogram. Her har leder mulighet til å ha kontroll med arbeidstiden til de ansatte. Avvik fra plan blir lagt inn etter helgen. Vi fikk informasjon om at ved utarbeidelse av turnus blir et relativt ferdig grunnlag for grunnturnus laget av enhets- eller virksomhetsleder. Deretter blir dette drøftet med tillitsvalgte. Drøftingsmøtene blir protokollført. Hjemmetjenesten har en turnus. Det har vært tilbud om ønsketurnus. Vi fikk opplyst at forsvarlighet, både for bruker og arbeidstaker, er grunnlag for vurdering når turnus blir utarbeidet. Vi fikk opplyst at det har vært gjennomført undersøkelse av uønsket deltid for noen år siden. Virksomhetsleder kunne fortelle at det ikke var stor forskjell da på faktisk og ønsket stillingsprosent for sykepleiere. Noe større forskjell for hjelpepleiere og assistenter. Pr. nå er det 9

VÅR REFERANSE 2013/22316 få som jobber i 100 % stilling, de fleste jobber 50-70 %. Det er forsøkt å få til flere fullstillinger ved ny turnus. Enhetsleder ved Hjemmetjenesten har gjennomført opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i regi av bedriftshelsetjenesten. Verneombudet har gjennomført lovpålagt opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Nedre Melhus helse og omsorg har samarbeidsmøter mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Dette fungerer som HMS-utvalget. Her blir blant annet sykefravær, arbeidssituasjonen, avvik og vernerunder diskutert. Avvik skal etter hvert registeres i nytt elektronisk avvikssystem. Pr. nå er det papirbasert. Det vil bli opplæring i det nye systemet i løpet av 1. kvartal. Avvik blir behandlet av leder og kommer til verneombudet som informasjon. Verneombudet får oversikt over alle avvik, både HMS- og pasientrelaterte. Vi fikk informasjon om at ledelsen for Hjemmetjenesten har tatt tak i de sakene som har vært nødvendig. Bedriftshelsetjenesten blir koplet inn ved behov. Nedre Melhus helse og omsorg har en felles plan for samarbeidet med bedriftshelsetjenesten. Arbeidsmiljøet er kartlagt i 2011-2012 med bistand fra bedriftshelsetjenesten. Fokus var på forebygging av muskel- og skjelettplager, og både sykehjemmet og hjemmetjenesten var inkludert. Resultatene ble fremlagt i samhandlingsmøtet mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Av tiltakene i ettertid kan forflytningskurs i 2013 nevnes. Det er opprettet forflytningsveiledere som kurser nyansatte, og viderefører dette arbeidet. Bedriftshelsetjenesten skal også kunne bistå med oppfriskning av kunnskapen til veilederne. Nattvaktene gjennomgår tilpasset kartlegging annet hvert år i regi av bedriftshelsetjenesten. Her får de spørsmål på forhånd, deretter innkalles de til samtaler med bedriftshelsetjenesten. Vi fikk opplyst at vernerunder er gjennomført. Samtidig fikk vi opplyst at mange problemstilinger tas underveis i samarbeidsmøtene. Hjemmetjenesten bruker også skjema for vurderingsbesøk i hjemmet. Her inngår også registeringer i IPLOS og arbeidsplassvurdering. Enhetsleder eller sykepleier foretar denne vurderingen. Det blir satt opp pleieplan for hver bruker. Dette danner utgangspunkt for innholdet i arbeidslistene. Enhetsleder kan gjøre enkeltvedtak vedrørende brukers behov. Vi fikk opplyst at enhetsledere skal gjennomføre medarbeidersamtaler med ansatte, men rekker ikke alle hvert år. Nedre Melhus helse og omsorg er at det største virksomhetsområdet i kommunen, og derav mange ansatte. Dette gjør det utfordrende å rekke alle medarbeidersamtalene hvert år. Hjemmetjenesten har 4-5 personalmøter i året. Mange saker blir løst i det daglige arbeidet. Ansatte i Hjemmetjenesten har arbeidstøy fra arbeidsgiver. Arbeidstøyet blir vasket i regi av arbeidsgiver. Hjemmetjenesten har tilgang på garderober i nye lokaler. De har smittefrakker og annet engangsutstyr til bruk ved behov. Vi fikk informasjon om at smittefare hos bruker ikke alltid var kjent, men at dette vil bli sikret i arbeidet med helhetlig pasientforløp. 10 3 av 4

VÅR REFERANSE 2013/22316 Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom under tilsynet. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2013/22316. Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Morten S. Hoel seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Verneombud May Britt Vikan Hovedverneombud Eivinn O. Taxt PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN I MELHUS MELHUS DISTRIKT, Lenavegen 65, 7224 MELHUS 11 4 av 4

Tilsynsrapport Buen sykehjem - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 023/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/167-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten til orientering. Vedlegg Arbeidstilsynets tilsyn med Buen Sykehjem Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn med Buen sykehjem den 07.01.2014. Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi Melhus kommune varsel om pålegg for de temaene som ble gjennomgått under tilsynet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Melhus kommune 12

VÅR DATO VÅR REFERANSE 06.02.2014 2013/22318 DERES DATO DERES REFERANSE 1 av 5 VÅR SAKSBEHANDLER Morten S. Hoel, tlf. 40200768 MELHUS KOMMUNE v/rådmannen Rådhusvegen 2 7224 MELHUS Tilsyn - BUEN SYKEHJEM Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 07.01.2014. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Lenavegen 65 7224 MELHUS Til stede fra virksomheten: Arne Løvset (virksomhetsleder), Randi Havdal (enhetsleder hjemmesykepleien Nedre Melhus), Anne Mette Hepsø (tillitsvalgt Fagforbundet), Marit Johanne Berg (hovedtillitsvalgt NSF), May Britt Vikan (verneombud), Grethe Skurdal (enhetsleder Avklaringsenheten), Elisabeth Smenes (enhetsleder Buen sykehjem) og Solveig G. Moen (bedriftshelsetjeneste). POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON post@arbeidstilsynet.no INTERNETT www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 13 TELEFAKS 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974761211

VÅR REFERANSE 2013/22318 2 av 5 Til stede fra Arbeidstilsynet: Morten S. Hoel (seniorinspektør), Harald Gran (seniorinspektør) og Kari Wammer-Pettersen Arbeidstilsynet har mottatt flere dokumenter fra Nedre Melhus helse og omsorg i forkant og etter tilsynet. Dokumentene er gjennomgått, og er med på å danne grunnlaget for tilsynsrapporten, sammen med opplysningene vi fikk under tilsynet. Buen sykehjem er en enhet inn under virksomhetsområdet Nedre Melhus helse og omsorg. Sykehjemmet består av seks avdelinger med tre personalgrupper. To av avdelingene utgjør Avklaringsenheten, som er nyopprettet. Denne enheten har egen enhetsleder, samt at det er en enhetsleder for de øvrige to personalgruppene. Enhetslederne rapporterer til virksomhetsleder for Nedre Melhus helse og omsorg. Buen sykehjem er for tiden inne i en prosess med nylig innflytting i en ny del av sykehjemmet, samt at Avklaringsenheten er opprettet. Dette innebærer også en prosess med nyrekruttering. I denne forbindelse er det gjennomført en prosess der de to opprinnelige personalgruppene er fordelt på tre personalgrupper. Ansatte har blitt spurt om ønsket arbeidssted, samt ønsket stillingsandel. I tillegg ble kompetanssen til ansatte kartlagt. Etter dette har det blitt iverksatt en prosess med nyrekruttering ut fra behov. Etter det vi fikk informasjon om har tillitsvalgte vært medvirkende i prosessen. Vi fikk opplyst at innføringen av Samhandlingsreformen har medført at det har blitt flere oppgaver for ansatte på sykehjemmet. Arbeidssituasjonen har blitt noe mer uforutsigber med utskrivelser fra sykehuset på kveldstid, brukere med mangelfull kartlagt situasjon og nye diagnoser. Samtidig har dette medført mer utfordringer for ansatte. De gav inntrykk for at de får brukt kompetansen mer og lært nytt. Til tider har det vært overbelegg på sykehjemmet. Dette har medført ekstra innleie på kveld. Avklaringsenheten har også bidratt til at demensavdelingen kan ivareta urolige demente fra hele kommunen mer enn før. Ved utskrivinger har en ansatt med merkantile oppgaver kontakten med sykehuset, og sikrer nødvendige opplysninger etter fastsatt skjema. Kommunen har ukentlig felles inntaksmøte med sykehjemmene og hjemmetjenestene. Her deltar også leder for Avklaringsenheten og Buen sykehjem. Vi fikk opplyst at ved behov for ny kompetanse knyttet til brukerarbeid, så blir dette blant annet sikret ved opplæring på sykehuset eller at representanter fra sykehuset kommer til kommunen. Det er også planer om å benytte seg av internundervisning mellom ansatte på sykehjemmet. Arbeidstid blir registrert i turnusprogram. Her har leder mulighet til å ha kontrollen med arbeidstiden til de ansatte. Merkantil hjelper med innleie, og i helgene sørger helgevaktene selv for innleien. Avvik fra plan blir lagt inn etter helgen. Vi fikk informasjon om at ved utarbeidelse av turnus blir et relativt ferdig grunnlag for grunnturnus laget av enhets- eller virksomhetsleder. Deretter blir dette drøftet med tillitsvalgte. Drøftingsmøtene blir protokollført. Buen sykehjem har tre ulike turnuser og det praktiseres ønsketurnus, med grunnturnus som grunnlag. Vi fikk opplyst at forsvarlighet, både for bruker og arbeidstaker, er grunnlag for vurderinger når turnus blir utarbeidet. 14

VÅR REFERANSE 2013/22318 Vi fikk opplyst at det har vært gjennomført undersøkelse av uønsket deltid for noen år siden. Virksomhetsleder kunne fortelle at det ikke var stor forskjell da på faktisk og ønsket stillingsprosent for sykepleiere. Noe større forskjell for hjelpepleiere og assistenter. Pr. nå er det få som jobber i 100 % stilling, de fleste jobber 50-70 %. Det er forsøkt å få til flere fullstillinger ved ny turnus. Kommunen har inngått avtale med FO, Fagforbundet og Norsk sykepleieforbund om bruk av 13 timers langvakter på demensavdelingen på sykehjemmet. Denne avtalen er inngått for et år, og skal evalueres underveis og til slutt. Arbeidstilsynet har mottatt kopi av protokollen inngått med Norsk sykepleieforbund. Ansatte på sykehjemmet har arbeidstøy utlevert av arbeidsgiver. Arbeidstøyet blir også vasket i regi av arbeidsgiver. Ansatte har tilgang til garderober. Enhetslederne på sykehjemmet er nyansatte og har ikke fått gjennomført opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstilsynet er kjent med at Melhus kommune har et system for ivareta denne opplæringen. Verneombudet har gjennomført lovpålagt opplæring i helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. Nedre Melhus helse og omsorg har samarbeidsmøter mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Dette fungerer som HMS-utvalget. Her blir blant annet sykefravær, arbeidssituasjon, avvik og vernerunder diskutert. Avvik skal etter hvert registeres i nytt eketronisk avvikssystem. Pr. nå er det papirbasert. Det vil bli opplæring i det nye systemet i løpet av 1. kvartal. Avvik blir behandlet av leder og kommer til verneombudet som informasjon. Verneombudet får oversikt over alle avvik, både HMS- og pasientrelaterte. Vi fikk informasjon om at ledelsen på sykehjemmet har tatt tak i de sakene som har vært nødvendig. Bedriftshelsetjenesten blir koplet inn ved behov. Nedre Melhus helse og omsorg har en felles plan for samarbeidet med bedriftshelsetjenesten. Arbeidsmiljøet er kartlagt i 2011-2012 med bistand fra bedriftshelsetjenesten. Fokus var på forebygging av muskel- og skjelettplager, og både sykehjemmet og hjemmetjenesten var inkludert. Resultatene ble fremlagt i samhandlingsmøtet mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Av tiltakene i ettertid kan forflytningskurs i 2013 nevnes. Det er opprettet forflytningsveiledere som kurser nyansatte og viderefører dette arbeidet. Bedriftshelsetjenesten skal også kunne bistå med oppfriskning av kunnskapen til veilederne. Nattvaktene gjennomgår tilpasset kartlegging annet hvert år i regi av bedriftshelsetjenesten. Her får de spørsmål på forhånd, deretter innkalles de til samtaler med bedriftshelsetjenesten. Vi fikk opplyst at vernerunder er gjennomført på alle avdelingene. Tiltak følges opp av enhetsleder. Primærkontakter kartlegger brukerbehov og lager tiltaksplan for hver enkelt bruker. Samtidig fikk vi opplyst at mange problemstilinger tas underveis i samarbeidsmøtene. Vi fikk opplyst at enhetsledere skal gjennomføre medarbeidersamtaler med ansatte, men rekker ikke alle hvert år. Nedre Melhus helse og omsorg er at det største virksomhetsområdet i 15 3 av 5

VÅR REFERANSE 2013/22318 kommunen, og derav mange ansatte. Dette gjør det utfordrende å rekke alle medarbeidersamtalene hvert år. Arbeidet på sykehjemmet er organisert slik at dagvakten går lenger vakt på torsdager, samt at tidligvakten møter tidligere. Her er det da mulighet for å gjennomføre møter eller internundervisning. I tillegg har de månedlige personalmøter. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom under tilsynet. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2013/22318. Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Morten S. Hoel seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. 16 4 av 5

VÅR REFERANSE 2013/22318 Kopi til: Verneombud May Britt Vikan Hovedverneombud Eivinn O. Taxt BUEN SYKEHJEM, Lenavegen 65, 7224 MELHUS 17 5 av 5

Tilsynsrapport Moesgrinda PU-tjensten Horg distrikt - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 024/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/167-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten til orientering. Vedlegg Arbeidstilsynets tilsyn med Moesgrinda PU-tjeneste Horg distrikt Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn med Moesgrinda PU-tjeneste Horg distrikt den 08.01.2014. Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi Melhus kommune varsel om pålegg for de temaene som ble gjennomgått under tilsynet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Melhus kommune 18

VÅR DATO VÅR REFERANSE 06.02.2014 2013/22320 DERES DATO DERES REFERANSE 1 av 4 VÅR SAKSBEHANDLER Morten S. Hoel, tlf. 40200768 MELHUS KOMMUNE v/rådmannen Rådhusvegen 2 7224 MELHUS Tilsyn - MOESGRINDA PU-TJENESTEN HORG DISTRIKT Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 08.01.2014. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Kartlegging, risikovurdering, plan og tiltak Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom de ulike enhetene i helse- og omsorgstjenesten i kommunen, og med sykehuset Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette eventuelt påvirker arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Arbeidstøy og smittevern Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Moesgrinda bofellesskap 7232 LUNDAMO Til stede fra virksomheten: Kjersti Stenvig (virksomhetsleder Bo og avlastning), Olaug Volden (enhetsleder Moesgrinda), Arnhild S. Hassel (verneombud), Grete Bang-Larsen (hovedtillitsvalgt FO), Aina Ekle (tillitsvalgt Fagforbundet), Marianne S. Mwikaria (bedriftshelsetjeneste) og Hilde R. Døhl (bedriftshelsetjeneste). Til stede fra Arbeidstilsynet: Morten S. Hoel (seniorinspektør), Harald Gran (seniorinspektør) og Kari Wammer-Pettersen POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON post@arbeidstilsynet.no INTERNETT www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 19 TELEFAKS 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974761211

VÅR REFERANSE 2013/22320 Arbeidstilsynet har mottatt flere dokumenter fra Moesgrinda bofellesskap, både i forkant og etter tilsynet. Dokumentene er gjennomgått, og er med på å danne grunnlaget for tilsynsrapporten, sammen med opplysningene vi fikk under tilsynet. Moesgrinda bofellesskap er en enhet under virksomhetsområdet Bo og avlastning. Bo og avlastning består av flere bofellesskap i Melhus kommune. Bo og avlastning har en virksomhetsleder, og hver av boligene har enhetsleder. Moesgrinda består av Moesgrinda 3 og 5, og har 40 ansatte. Hver av boligene har egen turnus og personalgruppe. De har felles enhetsleder og verneombud. Enhetsleder jobber 60 % administrativt og 40 % brukerrelatert i miljøet. Arbeidet består av bistand til brukerne, både i bolig og ute på ulike aktiviteter. Ansatte er organisert i grupper knyttet til hver enkelt bruker. Vernepleiere med faglig ansvar har avsatt kontortid. Hver bruker har primærkontakt. Vi fikk opplyst at arbeidsstokken er stabil. Av de som slutter er det flest helgevakter i små stillingsandeler. Størstedelen av ansatte er kvinner. I tillegg til de ansatte har de lærlingplasser for helsefagelever, vernepleiestudenter fra Hist og av og til språktreningsplasser i samarbeid med Voksenopplæringen i kommunen. Vi fikk opplyst at enhetsleder har gjennomført mellomlederopplæring i regi kommunen. Arbeidstilsynet har mottatt dokumentasjon på innholdet i opplæringen. Verneombudet ved enheten har gjennomført lovpålagt opplæring. Verneombudet har jevnlige møter med enhetsleder før personalmøtene, samt at ho jobber med tilrettelegging for arbeidstakerne og deltar på vernerunder. Vi fikk opplyst at verneombudet også bruker bedriftshelsetjenesten i vernearbeidet. Bo og avlastning har et overordnet HMS-utvalg. Her deltar 8 verneombud, 8 enhetsledere og 3 tillitsvalgte. Moesgrinda har lokalt HMS-utvalg med leder, tilitsvalgt og verneombud. Det er utarbeidet en felles plan for bedriftshelsetjenestens bistand til Bo og avlastning. Bedriftshelsetjenesten har bistått med kartlegging og risikovurdering av arbeidsforholdene i 2011. Videre er det gjennomført undersøkelse av nattevaktene i 2013. Det er gjennomført kurs i forflytning, og i tillegg bistår bedriftshelsetjenesten i sykefraværsoppfølgingsarbeidet. Enheten forsøker å involvere bedriftshelsetjenesten tidlig for å forsøke å hindre sykmeldinger. Moesgrinda arbeider med tilretteleggng for gravide arbeidstakere. I tillegg søkes det blant annet om tilskudd om ekstra vikar, som går sammen med den ansatte, for å tilrettelegge arbeidet. Moesgrinda bofellesskap har kartlagt arbeidsmiljøet, både med bistand fra bedriftshelsetjenesten, og gjennom vernerunder. Verneombudet opplyste at de var i planleggingsfasen av ny kartlegging og risikourdering i 2014 for å få ny oversikt over de oppgavene de har. Tiltak fra tidligere kartlegginger er gjennomført. Vi har mottat kopi av tiltak etter vernerunder. Avvik blir rapportert eketronisk i EQS-systemet. De bruker også blokker til å skrive ned avvik, før de registreres i EQS. Vi fikk opplyst at virksomhetsleder har lesetilgang til alle avvik, verneombudet blir informert og avvik blir diskutert i HMS-utvalget. 20 2 av 4

VÅR REFERANSE 2013/22320 Moesgrinda bofellesskap har ikke vært direkte involvert i innføringen av Samhandlingsreformen. De har likevel merket at det er enklere å samarbeide med St.Olavs dersom noen av brukerne er innlagt. Vi fikk informasjon om at det er utarbeidet kompetanseplan. Denne planen skal bidra til å sikre og øke kompetansen til de ansatte. Det gjennomføres blant annet medikamenthåndteringskurs, årlig kurs med tema bruk av tvang og makt og kurs i medarbeiderskap for alle nyansatte i Melhus kommune. Nyansatte får opplæring etter fastlagt plan, samt 2-4 opplæringsvakter der de går sammen med erfaren medarbeider. Nattevakter får ekstra opplæring. Enhetsleder har kontroll med ansattes arbeidstid gjennom turnussystemet (Visma). Vi fikk informasjon om at arbeidsgiver samarbeider med tillitsvalgte ved utarbeidelse av turnus. Hovedtillitsvalgt i kommunene undertegner turnusprotokollen. Ved utarbeidelse av turnus ligger bemanningsplanen til grunn. Ansatte bruker egne klær i arbeidet. Det er utarbeidet rutiner for smittehåndtering, og de har tilgjengelig engangsutstyr ved behov. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom under tilsynet. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2013/22320. 21 3 av 4

VÅR REFERANSE 2013/22320 Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Morten S. Hoel seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Verneombud Arnhild S. Hassel Hovedverneombud Eivinn O. Taxt MOESGRINDA PU-TJENESTEN HORG DISTRIKT, 7232 LUNDAMO 22 4 av 4

Tilsynsrapport Sentraladministrasjonen - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 025/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/167-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar tilsynsrapporten til orientering. Vedlegg Arbeidstilsynets tilsyn med Sentraladministrasjonen Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn med Sentraladministrasjonen i Melhus kommune den 06.01.2014. Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi Melhus kommune varsel om pålegg for de temaene som ble gjennomgått under tilsynet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt tilsynsrapport for utfyllende informasjon om tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Melhus kommune 23

VÅR DATO VÅR REFERANSE 06.02.2014 2013/22308 DERES DATO DERES REFERANSE 1 av 4 VÅR SAKSBEHANDLER Morten S. Hoel, tlf. 40200768 MELHUS KOMMUNE v/rådmannen Rådhusvegen 2 7224 MELHUS Tilsyn - SENTRALADMINISTRASJONEN Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 06.01.2014. Hensikten med tilsynet Hensikt med tilsynet var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et helsefremmende arbeidsmiljø. Tema i tilsynet var blant annet: Fordeling av roller, oppgaver, ansvar og myndighet i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Rekruttering og opplæring for å løse virksomhetens oppgaver Bruk av vikarer og innleie av arbeidskraft Samhandling mellom kommunen og sykehus/helseforetak Endring i antall langtidsplasser og korttidsplasser i sykehjem, og hvordan dette kan påvirke arbeidsforholdene Vurdering av konsekvenser for arbeidsmiljøet ved endring og omstilling Arbeidstidsordninger Bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Informasjon om Arbeidstilsynet policy vedrørende arbeidstøy for sykehjem og hjemmesykepleie Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Rådhusvegen 2 7224 MELHUS Til stede fra virksomheten: Roy Jevard (Rådmann), Anne S. Jøraandstad (virksomhetsleder Horg/Flå helse og omsorg), Olaug Volden (enhetsleder Moesgrinda bofellesskap), Eivinn O. Taxt (hovedverneombud), Grete Bang-Larsen (hovedtillitsvalgt FO), Marit Johanne Berg (hovedtillitsvalgt NSF), Solfrid Løvseth (hovedtillitsvalgt Fagforbundet), Arne Løvset (virksomhetsleder Nedre Melhus helse og omsorg), Roger Santokhie (helsefaglig rådgiver), Olav Willhelmsen (personalrådgiver), Kjersti Stenvig (virksomhetsleder Bo og avlastning) og Solveig POSTADRESSE Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim Norge E-POST TELEFON post@arbeidstilsynet.no INTERNETT www.arbeidstilsynet.no 815 48 222 24 TELEFAKS 73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974761211

VÅR REFERANSE 2013/22308 2 av 4 G. Moen (bedriftshelsetjeneste). Til stede fra Arbeidstilsynet: Morten S. Hoel (seniorinspektør) og Harald Gran (seniorinspektør) Arbeidstilsynet har mottatt flere dokumenter fra Melhus kommune i forkant og etter tilsynet. Dokumentene er gjennomgått, og er med på å danne grunnlaget for tilsynsrapporten, sammen med opplysningene vi fikk under tilsynet. Melhus kommune er organisert i en to-nivå modell med Rådmann, to assisterende rådmenn og 23 virksomhetsområder med virksomhetsledere. Virksomhetslederne rapporterer til Rådmannen. Rådmann og de to assisterende har inndelt oppfølgingsansvaret inn i tre rammeområder. Rådmannen følger opp rammeområde 3, helse og omsorg. Virksomhetslederne har fått delegert ansvar for sitt område fra Rådmannen. Dette er avklart i eget dokument. Virksomhetslederne kan tilsette og eventuelt si opp ansatte, samt at de har personalansvar og ansvar for budsjett og økonomi. Vi fikk informasjon om at flesteparten av de som jobber innen helse og omsorg i kommunen er kvinner. Arbeidsstokken er stabil med lite utskiftning. Videre rapporterer kommmunen om god fagdekning på store stillingsandeler, men at det er mer ufaglært på helgestillinger. Over 90 % er faglærte. Nyrekruttering er bra, men noe utfordrende å få tilsatt sykepleiere. Rådmannen har gjennomført opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid for ledere. Videre fikk vi infomasjon om at kommunen tilbyr virksomhetsledere og enhetsledere opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid gjennom bedriftshelsetjenesten. Dette har vært en opplæring som har blitt gjennomført løpende siden 2009. Kurset for ledere er av en dags varighet, men flere enhetsldere har også kurs av 40-timers varighet. Kommunen har også et lederutviklingsprogram. Hovedverneombudet i Melhus kommune er frikjøpt i 40 % stilling. Hovedverneombudet har kontakt med andre verneombud i kommunen, og gjennomfører samlinger med alle verneombudene vår og høst. Hovedverneombudet og hovedtillitsvalgte har månedlige møter med Rådmannen. Hovedverneombudet er også leder av arbeidsmiljøutvalget i kommunen. Arbeidsmiljøutvalget består av fem fra arbeidsgiversiden og fem fra arbeidstakersiden. Bedriftshelsetjenesten deltar også i møtene. Medlemmene velges for fire år av gangen. Det gjennomføres 4-6 møter pr. år. Melhus kommune har avtale med godkjent bedriftshelsetjeneste. Det utarbeides samarbeidsplaner, både på overordnet nivå og på virksomhetsområdene. Kommunen mottar årsrapport fra bedriftshelsetjenesten. Melhus kommune har vedtatt at det skal være HMS-utvalg innen alle virksomhetsområdene. HMS-utvalg består av leder, verneombud og tillitsvalgt. HMS-utvalget skal rapportere sin aktivitet til arbeidsmiljøutvalget. Bedriftshelsetjenesten deltar på ett møte i HMS-utvalgene årlig. Vernerunder skal gjennomføres årlig, og dette skal rapporteres i kommunens EQS-system. Det er utarbeidet et nytt skjema for vernerunder. Avvik registeres elektronisk i kommunene EQS-system. Dette er nettopp innført, og er ikke implementert innen alle virksomhetsområdene. Det er iverksatt eget opplæringsprogram. Ansatte 25

VÅR REFERANSE 2013/22308 har også fått blokker til å raskt kunne skrive ned avvik, for deretter å skrive det inn i systemet når de har mulighet. Ved avvik får virksomhetsleder informasjon om dette, verneombud og HMSgruppen blir også informert. Vi fikk informasjon om at det kan være en utfordring å få ansatte til å melde avvik alle avvik. Vi fikk infomasjon om at Melhus kommune har systen for å håndtere tilfeller der det kan være utfordrende å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø når de skal utføre helsehjelp til brukere. Virksomhets- eller enhetsledere tar ansvar for å finne løsing. Melhus kommune har gjennomført en ombygging/utbygging av Buen helsesenter. Alle tiltakene er ikke gjennnomført, men det gir en økning i antall sykehjemsplasser. I tillegg vil en av avdelingene på Buen sykehjem blir omgjort til en avklaringsavdeling. Her vil brukere, som kommer fra sykehuset og som ikke kan reise rett hjem, få et tilbud med høy somatisk kompetanse. Det er utarbeidet kompetanseplan for hvilken kompetanse de som skal jobbe der må ha. I prosessen ved oppstart av denne avdelingen har ansatte dokumentert nåværende kompetanse, samt hva de mener at de kan lære seg. Ansatte har i denne prosessen også fått mulighet til å ønske seg hvor de vil jobbe. Totalt vil antall ansatte i Nedre Melhus helse og omsorg blir doblet. Videre vil kommunen opprette en trygghetsavdeling for brukere som har behov i en periode, men som ikke trenger fast sykehjemsplass Denne avdelingen vil bli driftet av Hjemmestjenesten i samarbeid med Avklaringsenheten. I tillegg har det blitt opprettet flere korttidplasser. Kommunen mener at de grepene som skal iverksettes vil være med på løse de utfordringene kommunen har for å løse de oppgavene som Samhandlingsreformen medfører. Vi fikk informasjon om at prosessen har vært informert om i arbeidsgrupper og HMS-utvalg. Tillitsvalgte har vært involvert i prosessen. Vi fikk videre opplyst at bedriftshelsetjenesten også har bidratt i samtaler med ledere og tillitsvalgte knyttet til arbeidstid. Vi fikk informasjon om at arbeidsgiver og tillitsvalgte samarbeider om vurdering av og fastsettelse av arbeidstidsordningene. Det ble gitt uttrykk for at de kunne blir bedre på å skriftliggjøre innholdet i drøftingene. Arbeidstilsynet har fått innsendt avtale om arbeidsplan for Melhus kommune med underskrift av organisasjonene. Det blir utarbeidet turnuser innenfor de ulike virksomhetsområdene innen helse og omsorg. Da behovet til brukerne endrer seg, er det behov for nye arbeidstidsordinger. Blant annet er det utarbeidet ny turnus på ett av sykehjemmene som inkluderer langvakter. Melhus kommune har sørget for at ansatte på sykehjem og Hjemmetjenesten får utlevert arbeidstøy. Arbeidsstøyet blir vasket i regi av arbeidsgiver. Melhus kommune har utarbeidet smittevernplan. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom under tilsynet. 26 3 av 4

VÅR REFERANSE 2013/22308 Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Hvis virksomheten ikke har verneombud, skal arbeidsgiveren gi kopien til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2013/22308. Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Morten S. Hoel seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hovedverneombud Eivinn O. Taxt PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN I MELHUS MELHUS DISTRIKT, Lenavegen 65, 7224 MELHUS HORG SYKEHJEM, 7232 LUNDAMO MOESGRINDA PU-TJENESTEN HORG DISTRIKT, 7232 LUNDAMO BUEN SYKEHJEM, Lenavegen 65, 7224 MELHUS 27 4 av 4

Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 05.06.2014 Saksnr 026/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/89-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 33/2014 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser KonSek Midt-Norge IKS - Protokoll representantskapet 28.04.2014 Bomveiselskapet E39 - Protokoll generalforsamling 8. mai 2014 Møteoffentlighet i Nes kommune - Sivilombudsmannens uttalelse Hva er nettleie TrønderEnergi Nett revidert Kommunerevisoren, Åpne dører Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak, Forvaltningsrevisjon Offentlige innkjøp 2. Protokoll fra representantskapsmøte i KonSek Midt-Norge IKS, og fra generalforsamling i Bomvegselskapet E39. 3. Møteoffentlighet og manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. 4. Infoskriv fra TrønderEnergi Nett til Bystyret i Trondheim 5. Artikkel i Kommunerevisoren nr. 3 2014 om Åpne dører i kontrollutvalgene. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker 28

IKT- og serviceseksjonen Saksbehandler Mari Grongstad-Viken Telefon 72858059 Dato Saksnr. 21.05.2014 14/3252-5 KonSek Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik Melding om politisk vedtak - Forvaltningsrevisjonsrapport - offentlige anskaffelser Kommunestyret har i møte 20.05.2014, sak 33/14, fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8.2. Kommunestyret ser det som viktig at rådmannen setter i gang arbeidet med å få gode rutiner som sikrer innsyn og mulighet for etterprøving av anskaffelser. Kommunestyret vil særlig peke på journalføring og arkivrutiner. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 31.01.2015. Med hilsen Mari Grongstad-Viken møtesekretær Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur Tlf 72 85 80 00 29 www.melhus.kommune.no postmottak@melhus.kommune.no Melhus kommune Rådhusvegen 2 7224 Melhus