www.pwc.no Stiftelsens egenkontroll over formålsrealiseringen
Utgangspunktet følger av stiftelsesloven 30 Styrets myndighet og ansvar: Styret skal sørge for at stiftelsens formål ivaretas, og at utdelinger foretas i samsvar med vedtektene. 44 Revisors plikter: I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om stiftelsen er forvaltet og om utdelinger er foretatt i samsvar med lov, stiftelsens formål og vedtektene for øvrig. Det må foreligge reviderbar internkontroll over formålsrealisering/utdeling
Klassisk tilnærming til internkontroll COSO 1992 / ED 2011 3
Forståelsen av begrepene "risikostyring" og "internkontroll" er i bevegelse Begrepet internkontroll er direkte oversatt fra det engelske begrepet internal control. Sistnevnte omfatter langt mer av styringsaspekter enn hva som på norsk ofte snevert forstås som interne kontrolltiltak. Skal vi forstå begrepet intern kontroll må vi se sammenhengen mellom mål, risiko, styring og interne kontrolltiltak. Kilde: DFØ / Senter for Statlig Økonomistyring, Rapport 4/2009 pkt 2.1.1 Foretakets risikostyring er hva foretaket gjennom strategi, organisasjon, rutiner og forsvarlig drift gjør for å nå fastsatte mål og sikre sine og kundenes verdier, samt pålitelig rapportering og etterlevelse av lover og regler. Dette innebærer mer enn det som tradisjonelt har vært oppfattet som internkontroll. Kilde: Finanstilsynets veiledning til forskrift om risikostyring og internkontroll (rundskriv 3/2009) 4
Hovedmålet for egenkontrollen av formålsrealiseringen i stiftelser 1. Midler benyttes til å realisere formålet 2. Midler benyttes ikke til å realisere andre formål 3. Punkt 1 og 2 lar seg overvåke (av leder, styre, revisor, tilsyn og allmenheten) Systematikk for å sikre at formålet oppnås Forhindre og/eller avdekke og korrigere slurv, feil og misligheter Skape sporbarhet rundt middelanvendelse og kontrollstrukturen. 5
For å lykkes med internkontrollen i stiftelser bør de mykere kontrollelementene få økt fokus Formål - Retning - Ledelse Struktur Kultur 6
Betydningen av de myke kontrollene Formål Retning Ledelse Kultur -> klart og tydelig uttrykt -> tiltrekker riktige søkere -> rettesnor for ansatte, ledelsen og styret -> momentum og logikk i middelanvendelsen -> evne og engasjement til å opprettholde retning -> skape kultur for orden og skikkelighet -> ansatte som har tatt opp i seg stiftelsens formål -> og som forstår viktigheten av transparens og sporbarhet 7
Strukturelementene skal sikre forutsigbarhet og transparens, og behovet øker med størrelse og kompleksitet i stiftelsen Styringsstruktur 1. Organisasjonskart 2. Roller og ansvar 3. Lederfora 4. Innretning av styringsdokumenter/formaliseringsgrad / rutineverk Styringsprosesser 1. Styre/ledelse: Planlegging og oppfølging av virksomheten 2. Drift: Forutsigbare og transparente kjerneprosesser med effektivt kontrollnivå 3. Stab-/støttefunksjoner: Opplegg for å betjene, samordne og følge opp 4. Kontrollfunksjoner/risikostyring: Metodikk, vurderinger og rapportering 8
Noen forslag til kontrollelementer i kjerneprosessene Promotering Søknader Beslutning Oppfølging Rapportering Et tydelig, velpromotert og velforankret formål Utdelingspolicy Trafikklyssystem med eskalering i søknadsbehandlingen To-veis sporbarhet mellom saksbehandling - beslutning - utdeling Uavhengig stikkprøvekontroll av saksbehandlingen Regelmessig og kritisk egenevaluering av styrets kompetanse Arbeidsdeling knyttet til utbetaling Etter utdeling -> risikobasert oppfølging av middelanvendelse Transparens i rapportering av middelanvendelse -> "historiefortelling" 9
Internkontroll på styrenivå bør omfatte regelmessig vurdering av: 1. Stiftelsens overordnete strategi og retning 2. Sammenheng kapitalforvaltning og utdelingsmuligheter over tid 3. Egen kompetanse 4. Ledelsens kompetanse og handlekraft 5. Ledelses- og ansattekultur 6. Utdelingspolicy 7. Rutiner for saksbehandling, utdeling, oppfølging og rapportering 8. Stiftelsens risikobilde 9. Revisors kontroll av formålsrealiseringen (er revisor på ballen?" En strukturert årsplan kan bidra til å sikre systematikk i styrets oppfølging 10
Men viktigst! -> For å lykkes med egenkontrollen må det være balanse i myke og harde kontrollelementer Formål - Retning - Ledelse Struktur Kultur 11
Takk for oppmerksomheten Partner PhD, Statsautorisert revisor jonas.gaudernack@no.pwc.com Tlf: 95 26 07 69 2010. er benevnelsen for de uavhengige medlemsfirmaene i PricewaterhouseCoopers International Limited. s virksomhet i Norge ligger i selskapene PricewaterhouseCoopers AS og Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS.