Ledermøte 8. april 2015 Tid: 8. april 2015 Sted: Odderøya 17 Innkalles: Ledergruppa Forfall: Kopi: Avd. ledere Dagsorden Sak Ansvar Frist 54.15 Godkjenning av dagsorden og valg av referent Dagsorden godkjennes Referent: Birgitte, Gro, Inge, Kathrin 55.15 Gjennomgang og godkjenning av referat fra sist møte Referent har ansvar for å sende godkjent referat til Eva for publisering på Intranett. Vedtak Referat er godkjent legges ut på nett. 56.15 Navn på ny fane, Odderøya Digital gruppe trenger en avklaring på navn på ny fane på museets hjemmesider. Museumsetableringen på Odderøya er mer enn museumshavna og "Odderøya" foreslås derfor som samlebetegnelse. Ledergruppa har tidligere vedtatt "Odderøya museumshavn" som navn på museumshavna og at denne skal ha egen "logo og farge". Kathrin (Gunhild) Vedtak Ny fane på hjemmesidene blir "Odderøya". Det vises for øvrig til parallellen med "Lista museum". 57.15 Fordeling av midler fra VAF VAM mottar årlig ekstra tilskudd fra VAF til definerte prosjekter/tiltak. Det er en viss fleksibilitet i bruken av disse. Vedlagte oppsett er forslag til disponering gitt visse forutsetninger. John 1
Ledergruppa gir sin tilslutning til vedlagte oppsett. På fylkeskommunens budsjettmøter deltar Inge når det gjelder Vest-Agder museumslag, Listerskøyta kystkultursenter og Lister forsvarshistoriske forening. Gro deltar på møte vedrørende Steinfoss Tømmerrenne. 58.15 Status søknader på kulturrådets nye programmer Gunhild og John var på samling før påske ang. de nye søknadsprogrammene fra Kulturrådet. Frist er tidlig mai (8?). De nye søknadene kan strekke seg over inntil tre år. Inge/Gro Kathrin/John Innspill på prosjekter å søke midler på: - Samfunnsrolle/etikk (Kathrin). - Samlingsforvaltning/kompetanseoverføring knyttet til landets fem museumsbaner (Tom/John). - ROS-analyse alle avdelinger (Faveo/John). - Annet? Kathrin og John følger dette opp. John har kontakt med tilbydere vedrørende ROS-analyser. 59.15 Bemanningssituasjonen Lista Søknadsfristen til stillingen som vikarierende avdelingsleder har gått ut og det er ni søkere. Gro Intervju gjennomføres i løpet av uke 16. 60.15 Hangar 45 Det orienteres om status for videre leie av Hangaren. Inge Ny leieavtale inngått, kr 300' pr. år. Avtale inngås med Lister forsvarsforening om kostnadsfordeling. 61.15 Utstillingsprosjekt Kjevik flyplass Agderforskning og Avinor skal samarbeide om nytt opplevelsesområde på Kjevik lufthavn for å markedsføre regionen. De ønsker samarbeid med Vest-Agder-museet hvor museet får mulighet til å profilere seg. Kathrin Vi er positive til å delta i forprosjektet og Kathrin følger dette opp videre. 62.15 Setesdalsbanen hvilke funksjoner skal fremover løses internt og hvilke skal settes ut eksternt Spørsmålet ble reis på sist møte i Driftsbestyrelsen og administrasjonssjefen ble bedt om å lage en oppsummering Gro 2
av innspillene i DfS til neste møte. Det er naturlig at saken drøftes i ledergruppa før en går tilbake til DfS. Ledergruppa gir sin tilslutning til redegjørelsen fra adm. sjef. 63.15 Ferieavvikling + stedfortreder Det nærmer seg for tiden for at årets ferielister skal legges. Det må i den forbindelse avklares hvordan dette løses på de ulike avdelingene, oppnevnes det stedfortredere? Det er viktig at kontorfunksjoner som fakturering/innsending av fakturaer/bilag også følges opp i feriene. Alle Oversikt over avdelingsledernes ferie, inkludert hvem som fungerer, avklares innen 15. april. Samme frist gjelder for innmelding av ferieønsker fra de ansatte. Endelig ferieliste skal gjøres kjent for de ansatte før 1. mai. 64.15 Fokus på økt egeninntjening, videre arbeid med markedsplaner Høsten arbeid med budsjett for 2015 var krevende og resulterte bl.a. i vedtak om å holde noen stillinger vakante, øke billettprisen og kutte kostnader hvor mulig. Å holde stillinger vakante er ikke en varig løsning, men kun en mulighet for å gi oss tid til å områ oss og iverksette andre tiltak. Fokus i VAM skal være på å øke egeninntjeningen. Med dette som bakgrunn ble det satt i gang et arbeid med markedsplaner for alle avdelinger. Det er mottatt innspill fra avdelingene på hvordan dette arbeidet ble organisert, og utkast til planer er nå innsendt fra alle avdelinger unntatt Setesdalsbanen som vil ta fatt på dette når ny konsulent er på plass. Vi har nå mottatt kommentarer/råd/forslag til justeringer på markedsplanene (vedlagt). Spørsmål til ledergruppa: - Hvordan kan dette arbeidet best tas videre og status på arbeidet i avdelingene med å øke egeninntjeningen. Arbeid med markedsplaner gjenopptas til høsten og må knyttes til årsplanarbeidet. Avdelingene må fortsette arbeidet med økt inntjening i museumsbutikkene, samt jobbe målrettet for å øke besøket ved avdelingene. 65.15 Tall Ships VAM er forespurt om å være med. Fristen for å melde tilbake areal gikk egentlig ut før helga. Tilbakemeldinger? 3
Fotoutstilling plasseres rundt på området (fotosamling kjøpt inn av Fylkeskonservator). Listerskøyta Kystkultursenter deltar på søndagen. Andre avdelinger utfordres til å delta slik at det er minst én person fra museet pr. dag. Filmmateriale i museet vurderes blant annet. 66.15 Deltakelse andre arrangementer - Arendalsuka. Vi har sagt ja til å være tilstede på stand sammen med de andre museene på Agder og Museumsforbundet. Omfang, type aktivitet osv. er ikke avtalt. Det avventes at nye direktører i øst skal komme på plass. - Forespørsel fra Lindesnes fyr om deltakelse på "Tusenårsstedets dag" se vedlegg. - 67.15 Eventuelt Saker til neste styremøte: - Revidert sikkerhetsstyringssystem på Setesdalsbanen - Ny samarbeidsavtale mellom VAM og Setesdalsbanens Venner - HMS-system /overordnede mål for HMS i VAM Gro lager forslag som oversendes ledergruppa før styresaken ferdigstilles. - Utkast til avtaler ift. Hestmanden 68.15 Runde rundt bordet Kathrin: - Orientering fra møte med VAF vedr. Festung Lista. - Deler av Furuborgsamlingen er nå inntatt i VAM. - Person på tiltak fra NAV begynner i fagseksjonen i morgen og skal arbeide med registrering. - Forskeruker i fagseksjonen har fungert bra. Inge: - Venter på svar fra Riksantikvaren om disp. fra Kulturminneloven om endring på inngangspartiet på Østhassel redningsstasjon. - Fugleutstillingen ble åpnet i påska. - Nesten 1000 besøkende på Lista i påska. John: - Saken angående byggeskikksenteret i Flekkefjord som ble fremmet i Fylkesutvalgsmøtet, ble sendt i retur for ytterligere utredning. - Arbeid med konsolidering av Hestmanden pågår. - Deltar på direktørnettverk i Virke torsdag og fredag 4
denne uka. - Deler av ledergruppa reiser på nettverksmøte for ledere i Museumsforbundet torsdag og fredag neste uke. Gro: - Det gjennomføres intervjuer til vikarstillingen på Lista neste uke. - VAM har mottatt gaveforsterkningsmidler fra Kulturdepartementet på kr. 117 500 knyttet til gaver fra UNI til Eikentunet og Solstrand. Birgitte: - Arbeid med reetablering av ammunisjonsjernbanen på Møvig - Intervjuer og ansettelser av fortellere ved alle avdelinger i Kristiansand nærmer seg slutten - Påskeåpent på Kristiansand museum 3 dager i påska - Gimle Gård venter på svar på søknad om disp. fra kulturminneloven for utbedringer av publikumstoaletter - Arkeologiske prøvestikk på Kongsgård gav ingen funn og arbeidet med "Over heia" kan fortsette - Arbeid med skilting og annen revitalisering på Kongsgård Neste møte: 21. april 2015, Odderøya 17 5