INNKALLING OG SAKSPAPIRER OSLOSTUDENTENES IDRETTSKLUBB OSI TENNIS Møte nr. 4 for OSI Tennis styret Torsdag 07.april 2016 kl. 18.00 Sted: Domus Athletica VELKOMMEN, KJÆRE REPRESENTANTER! Sign. OSI Tennis styreleder Mail:!sekretar@tennis.osi.no! Nettside:!www.tennis.osi.no!!! 1 Org.!kode.!GR03010284460!! Sign. OSI Tennis nestleder!!!tennis! Athletica!Domus,!Trimveien!4,!0372!OSLO! Postboks!94,!Blindern,!0314!OSLO!
TIL: OSI Tennis styret Alle valgte funksjonærer i OSI Tennis KOPI: OSI Tennis styremedlemmer, funksjonærer innad i OSI Tennis, OSI Tennis medlemmer og OSI dagligleder. INNKALLING TIL OSI TENNIS STYREMØTE 07.04.2016: Dette er endelig innkalling til styremøte i OSI Tennis torsdag 7. april 2016 Møtet finner sted på Domus Athletica i møterommet «Oppfinsom». Det er møteplikt i OSI Tennis styret, og dersom du ikke kan må du selv varsle OSI Tennis styreleder. VED SPØRSMÅL OM PRAKTISK INFORMASJON: kontakt Tiril Wilhelmsen på +47 93060899 eller sekretar@tennis.osi.no. 1! FORKORTELSER: ST: OSI Tennis styret TSL: OSI Tennis styreleder NL: Nestleder ØA: Økonomiansvarlig SK: Sekretær HT: Hovedtrener RA: Rekrutteringsansvarlig WA: Webansvarlig MA: Mosjonsansvarlig SA: Sosialansvarlig OSM: Ordinært styremedlem OSL: OSI styreleder DG: OSI dagligleder HS: Hovedstyret Repskap: Representantskapet SC: Studentcup SM: Studentmesterskap SL: Studentleker IT: Internturnering LK: Lagkamper DL: Divisjonslag NBK: Nybegynnerkurs FS: Frittspill FT: Fellestreninger AD: Athletica Domus BlS: Blindern Studenterhjem UTK: Ullevål Tennisklubb OTA: Oslo Tennisarena VT: Velferdstinget i Oslo og Akershus NSI: Norges Studentidrettsforbund NTF: Norges Tennisforbund! 2
Dagsorden OSI 01 1a) 1b) 1c) Møtekonstituering Godkjenning av innkalling Godkjenning av dagsorden og kjøreplan Godkjenning av valgprotokoller Vedtakssak Vedtakssak Vedtakssak OSI 02 2a) 2b) 2c) 2d) 2e) 2f) 2g) OSI 03 3a) 3b) OSI 04 4a) 4b) 4c) OSI 05 5a) OSI 06 Orienteringer Styreleders orientering Nestleders orientering Økonomiansvarligs orientering Hovedtreners orientering Rekrutteringsansvarligs orientering Mosjonsansvarligs orientering HS orientering Økonomi Overskudd Dugnadsordning Arrangementer Internturnering Arrangere NTF turnering Arrangere sommerfest Trening Treningsprogram Eventuelt Orienteringssak Orienteringssak Orienteringssak Orienteringssak Orienteringssak Orienteringssak Orienteringssak Vedtakssak Diskusjonssak Vedtakssak Vedtakssak Vedtakssak Vedtakssak 1 3
2 3 4 5 6 7 8 9 OSI 01 MØTEKONSTITUERING 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 SAKSFREMLEGG: 1a Dato: 7. april 2016 Sak: 1a) Forslagsstiller: Sekretær GODKJENNING AV INNKALLING Innkallingen godkjennes med de merknader som fremkommer på møtet. SAKSFREMLEGG: 1b Dato: 7. april 2016 Sak: 1a) Forslagsstiller: Sekretær GODKJENNING AV DAGSORDEN OG KJØREPLAN Vedlagt forslag til dagsorden. SAKSFREMLEGG: 1c Dato: 7.april 2016 Sak: 1a) Forslagsstiller: Sekretær GODKJENNING AV VALGPROTOKOLLER Valgprotokoller godkjennes. 4
40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 OSI 02 ORIENTERINGER SAKSFREMLEGG: 2a Dato: 31.mars 2016 Sak: 2a Forslagsstiller: Styreleder Mathias Brown Anderson Hippe Styreleders orientering Orienteringen tas i etterretning. Hva jeg som styreleder har gjort siden forrige styremøte: Jeg har deltatt på Trenerrådsmøte, medlemsmøte og OSIs årsmøte. Organisert medlemsmøte, satt opp en «timeplan» for trenerne, kjøpt roll-ups, hvert i løpende kontakt med WeFix, innført ny logo, hvert i løpende kontakt med OSI sentralt for å opprette de nye e-mailene (samt om annet), lagd flyers og pamfletter for OSI Tennis stands, fakturert medlemmene av divisjonslaget tennislisensen, i løpende kontakt med NTF og godkjent søknader skrevet av økonomiansvarlig. Hva jeg som styreleder skal arbeide med til neste møte: Jeg tenker generelt at vi må bli bedre til å markedsføre oss selv. Vi må bli mer «stabile». Det er perioder vi markedsfører gruppen veldig godt, og så er det perioder der vi gjør ingenting. Hvordan vi skal fikse dette er jeg usikker på, men det burde ikke være veldig vanskelig. For eksempel, OSI Dans har en roll-ups som står på Frederikke permanent. Hvis vi får det samme til på UiO og HiOA er mye gjort. Jeg tenker også at: - vi må styrke kontakten vår med NTF ved å delta på noen av deres arrangementer, spesielt trenerkonferansen. - organisere en internturnering den kommende perioden. - få medlemmene av divisjonslaget til å delta på turneringer. - Fikse nettsiden. Andrey Bliznyuk vil hjelpe! J 5
79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 SAKSFREMLEGG: 2b Dato: 1.april 2016 Sak: 2b Forslagsstiller: Nestleder Alice Solberg Nestleders orientering Orienteringen tas i etterretning. Hva jeg som nestleder har gjort siden forrige styremøte: De siste dagene har Thomas og jeg skrevet en rapport som er sendt til NSI om hvordan studentcup gikk. På en måte føler jeg at jeg ikke har gjort så mye den siste perioden etter Studentcup, noe som er litt min egen skyld siden jeg ikke har spurt Mathias om det har vært noe han har trengt hjelp til. Hva jeg som nestleder skal jobbe videre med til neste styremøte: Nå som jeg er lagkaptein må jeg holde kontakt med de andre damespillerene og få de mer med på trening. Det er også viktig å finne ut når hver spiller kan spille kamper osv. Samtidig som jeg kan hjelpe til om der trengs. 6
121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 SAKSFREMLEGG: 2c Dato: 1.april 2016 Sak: 2c Forslagsstiller: Økonomiansvarlig Thomas Thu Økonomiansvarligs orientering Orienteringen tas i etterretning. Hva ØA har gjort siden forrige styremøte: Hjulpet til med å planlegge og promotere Studentcup Hjulpet til med å gjennomføre Studentcup Hjulpet til med etterarbeidet til Studentcup Skrevet søknader til NSI: Et nytt trenerkurs er godkjent samt dekning på 2000 kroner til rollups. Brukt mye tid på en søknad til Skandiabanken der jeg søkte om støtte til alt vi ikke kan søke om støtte for fra NSI Gjort noen forsøk på å finne dugnadsarbeid, men har ikke funnet noe aktuelt. Forsøkt å finne billig/gratis utstyrsskap, heller ikke med hell her Lært meg å fakturere folk på Klubbadmin Revidert budsjett for 2016 og sendt det til HS Hva ØA skal arbeide med til neste møte: Se på muligheter for sommerfest: venue, kostnader etc Sende flere søknader til NSI når muligheten oppstår 7
163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 SAKSFREMLEGG: 2d Dato:1.april 2016 Sak: 2d Forslagsstiller: Hovedtrener Kjetil Taksdal Hovedtreners orientering Orienteringen tas i etterretning. Siden medlemsmøtet har det ikke skjedd så mye nytt for meg og mitt arbeid. Vi sliter fortsatt med å få skikkelig struktur på lagene, og sliter litt med at noen ikke tar det seriøst. Jeg håper å få fylt opp begge lagene med folk som virkelig har lyst å spille der og som legger litt sjel i det. Jeg håper også at vi får med noen spillere på å delta på vanlige turneringer og får representert OSI Tennis i det sjiktet også. 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 8
201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 SAKSFREMLEGG: 2e Dato: 1.april 2016 Sak: 2e Forslagsstiller: Rekrutteringsansvarlig Oda Due Rekrutteringsansvarlig orientering Orienteringen tas i etterretning. Hva jeg har gjort siden forrige styremøte Siden forrige styremøte har jeg hovedsakelig respondert på henvendelser vi har fått via mail. Jeg har også fått god kontakt med mine assisterende rekrutteringsansvarlige. Videre var jeg med på stand på Det Samfunnsvitenskapelige fakultet på Blindern med mine to assisterende rekrutteringsansvarlige Lamija Delalic og Ingrid Vågen. Her hadde de hovedansvaret og gjorde en veldig god jobb. Jeg har også deltatt på et rekrutterings- og tilhørighets kurs, og grafisk design kurs. Følte at i alle fall at rekrutteringskurset kan komme til god nytte knyttet til min stilling. Vi har også fått roll-ups. Det er utrolig bra!! Ser mye mer profesjonelt ut når vi står på stands og lignende. Hva jeg skal gjøre til neste styremøte Jeg skal fortsette å svare på henvendelser vi får på mail. Videre håper jeg at OSI kan etablere en avtale med UiO om å printe ut diverse. Dette har Marlene sagt de jobber med. På den måten kan vi printe ut flere flyers/brosjyrer osv. Håper også å få til en stand til. 240 241 9
242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 SAKSFREMLEGG: 2f Dato: 2.april 2016 Sak: 2f Forslagsstiller: Mosjonsansvarlig Mette Meling Mosjonsansvarligs orientering Orienteringen tas i etterretning. Hva jeg som mosjonsansvarlig har gjort siden forrige styremøte: Siden forrige møte har jeg bla. søkt etter mulig dugnadsarbeid for oss. Jeg og Mathias fikk tilsendt en liste fra Marlene Persson med forskjellige tider i ett skjema som det er mulig å ta en titt på. Jeg har også vært i kontakt med Ullevål stadio med tanke på dugnadsarbeid og har videresendt en kontrakt til Marlene Persson for signering. Vi kommer her til å få beskjed 2 uker i forkant om mulig dugnad og det er snakk om jobb i kiosk under landskamper, muligens andre arrengementer. Har laget noen treningsprogram for utholdenhet, styrke og forebygging. Hva jeg som mosjonsansvarlig skal arbeide med til neste møte: Videre skal jeg følge opp dugnad og se på muligheter for oss. Tar gjerne imot kommentarer på treningsprogrammene hvis det er noe dere syns mangler eller var uklart. 10
284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 SAKSFREMLEGG: 2g Dato: 2.april 2016 Sak: 2g Forslagsstiller: Styremedlem Duy Nguyen HS orientering Orienteringen tas i etterretning. Hva jeg som HS-medlem har gjort siden forrige styremøte: Siden forrige møte har jeg offisielt blitt valgt inn i hovedstyret til OSI. De siste ukene har vært en overgangsperiode hvor oppgaver og ansvar fordeles og det nye styret formes. Hva jeg som HS-medlem skal arbeide med til neste møte: HS styret for 2016 er fremdeles i startfasen og arbeidsoppgaver utformes enda. Det er uansett satt opp HS-møter hver tredje uke og det er betraktelig mer informasjon å sette seg inn i enn forventet. For min del vil det derfor være fokus på å få en helhetlig oversikt, spesielt over de punktene HS utpekte som fokusområder for 2016. 11
326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 OSI 03 Økonomi SAKSFREMLEGG: 3a Dato: 1.april 2016 Sak: 3a Forslagsstiller: Økonomiansvarlig Thomas Thu Overskudd At styret diskuterer saken og at deres innstilling på forslaget er endelig. SAKSNOTAT OSI Tennis har fått mange nye medlemmer de siste månedene, og kursene har vært mye mer lønnsomme enn forventet. Dette betyr at vi har en del midler som kan anvendes. I følge TSL og ØAs beregninger vil gruppen ha omtrent 45000 kroner i likvider som ikke vil være bundet opp i operasjonell drift. I det reviderte budsjettet per 1. april er disse midlene brukt på strengemaskin, mer baneleie og sosialt. Dette kan avvikes hvis styret ønsker noe annet. Spørsmålet er: Hva skal vi gjøre med et eventuelt overskudd? Jeg har følgende forslag: Forslag 1. Ha en internturnering for hele gruppen. Hvis det er ønsket så har vi en dameturnering og en herreturnering. Forslag 2. Sosial arrangementer; sommerfest, julebord etc Forslag 3. Strengemaskin Forslag 4. Innkjøp av utstyr som kan selges billig til medlemmer, for eksempel grep og tennisballer Forslag 5. Betale noen for å fikse nettsiden Forslag 6. Bedre kompensasjonsordninger til trenerne Forslag 7. Redusere semesteravgiften Forslag 8. Mer baneleie, kutter ut begrensningen på 2 spill i uken Forslag 9. Billigere kurs 12
365 366 367 368 369 370 371 372 373 374 375 376 377 378 379 380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393 394 395 396 397 398 399 400 401 402 OSI 03 Økonomi SAKSFREMLEGG: 3b Dato: 31.mars 2016 Sak: 3b Forslagsstiller: Styreleder Mathias Brown Anderson Hippe dugnadsordning At styret diskuterer saken og at deres innstilling på forslaget er endelig. SAKSNOTAT Som dere nok husker vedtok Medlemsmøte å delegere hvordan dugnadsordningen ville se ut. Det var veldig greit, og i all sannsynlig riktig måte å løse det på, men jeg vet personlig ikke hvordan dette skal se ut. For eksempel, skal vi innføre en dugnadsavgift? Jeg tenker at det høres som en god ide per se, men siden det koster 1000kr neste semester å melde seg inn er det potensiell for at vi skremmer bort potensielle medlemmer. Har dere noen ideer om hvordan dugnadsordningen skal se ut? 13
403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 430 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 OSI 04 arrangementer SAKSFREMLEGG: 4a Dato: 31.mars 2016 Sak: 4a Forslagsstiller: Styreleder Mathias Brown Anderson Hippe Internturnering Styret diskuterer saken og flertallets standpunkt er endelig. SAKSNOTAT Vi har lovt medlemmene å arrangere en internturnering. Det synes jeg vi bør klare! Jeg tenker at vi bør arrangere den enten på Oslo Tennisarena eller på Domus Athletica. Det er stor interesse innad i klubben for det, samt at våre divisjonslagsspillere får forberedt seg til divisjonslagssesongen. Ved siden av interneturneringer bør vi få ordinære medlemmer, spesielt OSI Tennis divisjonslagsmedlemmer, til å delta på NTF turneringer i Oslo. Jeg har følgende forslag: Forslag 1. Ha en internturnering for hele gruppen. Hvis det er ønsket så har vi en dameturnering og en herreturnering. Forslag 2. Ha en internturnering for divisjonslaget. En herreturnering og en dameturnering. Turneringen blir organisert puljevis det vil si at det er 2 puljer, og alle deltakere får delta på minst 3 kamper. De beste 2 fra pulje går videre til å spille semifinale. Forslag 3. At forslag 2 vedtas bare hvis økonomiansvarlig mener vi har råd. 14
442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453 454 455 456 457 458 459 460 461 462 463 464 465 466 467 468 469 470 471 472 473 474 475 476 477 478 OSI 04 arrangementer SAKSFREMLEGG: 4b Dato: 31.mars 2016 Sak: 4b Forslagsstiller: Styreleder Mathias Brown Anderson Hippe Arrangere NTF turnering Styret diskuterer saken og flertallets standpunkt er endelig. SAKSNOTAT Jeg tenker at det er en god ide at OSI Tennis arrangerer en offisiell NTF tennisturnering denne sommeren. Det er en enkel måte å tjene penger på samt som vi styrker gruppens prestisje i NTF øyne, og styrker vår kontakt med andre klubber rundt om i landet. Det vil også gi oss en spesiell mulighet til å vise oss fram, samt å arbeide opp mot NTF. Hadde styret hvert interessert i noe slik? 15
479 480 481 482 483 484 485 486 487 488 489 490 491 492 493 494 495 496 497 498 499 500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 OSI 04 arrangementer SAKSFREMLEGG: 4c Dato: 31.mars 2016 Sak: 4c Forslagsstiller: Styreleder Mathias Brown Anderson Hippe Sommerfest/semesterfest Styret diskuterer saken og flertallets standpunkt er endelig. SAKSNOTAT Det har lenge hvert snakk om å organisere en sommerfest/semesterfest. Hvis vi skal gjøre det må vi finne en dato og lokale (i første omgang). Vi har krav til å søke støtte fra NSI til sosiale arrangementer. Jeg tenker at avslutningsfesten må bør arrangeres på en ukedag eller på en fredag. Hvorfor? Fordi mange av våre medlemmer er 19 år vi må være så inkluderende som mulig. Jeg tenker at vi leier et klubbhus de har ofte rom til 30-40stk. Er der til kl 24:00 så stikker ut på et forhåndsbestemt lokale der alle kommer inn. Samt at vi finansierer mat (ikke drikke). Men dette er bare generelle ideer. Har dere i styret noen ideer om hvordan dette bør organiseres? 16
518 519 520 521 522 523 524 OSI 05 treninger 525 526 527 528 529 530 531 532 533 534 535 536 537 538 539 540 541 542 543 544 545 546 547 548 549 550 551 552 553 554 555 SAKSFREMLEGG: 5a Dato: 03.04.2016 Sak: Treningsprogram Forslagsstiller: Mosjonsansvarlig. Mette Meling hva du ber styre å vedta: treningsprogram At styret diskuterer saken og at deres avgjørelse er endelig. SAKSNOTAT Har laget et forslag til treningsprogram i utholdenhet, styrke og skadeforebygging. Det er forholdsvis åpne programmer/ forslag til hvordan man kan trene. Dette fordi det blir vanskelig å tilpasse til den enkelte, men prøver heller å formidle hovedprinsippene med tanke på hvordan man bør trene. Er åpen for tilbakemelding på eventuelle endringer. 17
556 557 558 559 560 561 562 563 OSI 06 EVENTUELT 18