Hadsel kommune Arbeidsreglement Ryddig og rettferdig Gyldig fra og med 1.6.2010 Ansvar for ajourhold: Personalsjef Utfør dine plikter og kjenn dine rettigheter. Med mulighetene i fokus skaper vi framtiden Engasjert Samlende Kreativ Raus - Effektiv
Innhold Innledning... 3 Bakgrunn og historikk... 3 Mål... 3 Henvisninger og sentrale bestemmelser... 3 Omfang... 3 Tilsetting... 3 Prøvetid... 4 Legeattest/politiattest... 4 Arbeidsavtale... 4 Tjenestevei... 4 Plikt til å sette seg inn i nødvendige dokumenter... 4 Helseundersøkelser... 5 Etiske retningslinjer... 5 Annen arbeidsgiver... 5 Forholdet til media og ytringsfriheten... 6 Taushetsplikt... 6 Arbeids og hviletider... 6 Alminnelig orden... 7 Forholdet til kommunens innbyggere, kunder og leverandører... 7 Behandling av utstyr... 7 Datadisiplin... 7 Korttidsfravær og sykdom... 8 Annet fravær... 8 Uførepensjonering... 8 Ferie... 8 Avspasering og fleksitid... 9 Medlemsskap i pensjonskasse... 9 Utbetaling av lønn... 9 Oppsigelse... 9 Avskjed... 10 Sluttattest... 10 Ikrafttreden og endringer... 10 Side 2
Innledning Bakgrunn og historikk Dette reglementet er basert på bestemmelser i K sak 47/1991 og senere revisjon i 1998. Arbeidsreglementet regulerer i grove trekk hvilke rettigheter og plikter ansatte i Hadsel kommune har. Arbeidsreglementet skal gjøres kjent for alle ansatte ved tiltredelse. Den ansatte plikter selv å sette seg inn i arbeidsreglementet. Regler for fastsettelse, revidering og bekjentgjøring av arbeidsreglementet, med mer, er nedfelt i arbeidsmiljøloven. Mål Målet med reglementet er å tydeliggjøre hvilke rettigheter og plikter ansatte har, som arbeidstaker i Hadsel kommune. Henvisninger og sentrale bestemmelser Retningslinjer for lederavtaler i Hadsel kommune Hadsel kommunes permisjonsreglement Hovedtariffavtalen (HTA) Hovedavtalen (HA) Arbeidsmiljøloven (AML) Etiske retningslinjer for Hadsel kommune Introduksjonsprogram for nyansatte i Hadsel kommune Retningslinjer for datadisiplin/datasikkerhet Retningslinjer for fleksitid Rutiner for varsling Omfang Dette reglement gjelder ved ansettelse av kommunale arbeidstakere i fast forpliktende arbeidsforhold. Jfr. HTA, fellesbestemmelsenes 1. I hovedsak vil dette utgjøre fast ansatte og midlertidige ansatte med fast arbeidstid, regulert gjennom en arbeidsavtale. Reglene i dette reglement gjelder ikke når de strider mot lov, tariffavtaler, eller andre bestemmelser som er bindende for kommunen. Tilsetting Arbeidstaker ansettes for tjeneste i kommunen, ikke i den enkelte etat/institusjon eller tjenestested. Ansettelsen skjer på bakgrunn av gjeldende lønns og arbeidsvilkår nedfelt i lover, reglementer, ansettelsesdokumenter og tariffavtaler. Arbeidsgiver forbeholder seg retten til å nytte kompetansen til den ansatte der hvor kompetansen utnyttes mest hensiktsmessig innenfor virksomheten. Dette kan innebære at de ansatte kan nyttes innenfor ulike avdelinger og på ulike tjenestesteder i kommunen. Side 3
Prøvetid Arbeidstaker ansettes skriftlig, med prøvetid på 6 måneder for nytilsatte. Ansettelsesmyndigheten kan frafalle kravet om prøvetid i særskilte tilfeller. I prøvetiden gjelder 14 dagers gjensidig oppsigelsesfrist. I prøvetiden skal det foreligge en plan for bedømmelse og vurdering av den ansatte. (Jf Introduksjon for nyansatte og Retningslinjer for medarbeidersamtaler ). I god tid før prøvetidens utløp skal nærmeste leder melde fra til ansettelsesmyndighet dersom det foreligger grunner som taler mot ansettelse. Spørsmål om oppsigelse forelegges ansettelsesmyndighet og utvalg av tillitsvalgte snarest mulig. Prøvetiden kan forlenges ved fravær under prøvetiden. Prøvetiden kan forlenges med samme periode som fraværet utgjør. Ved tilsetting i annen type stilling i kommunen, skal det som hovedregel brukes ny prøvetid. Legeattest/politiattest For stillinger hvor det stilles krav til helse eller vandel, plikter den ansatte å legge fram tilfredsstillende attest før tiltredelse. Ikke gyldig attest vil være oppsigelsesgrunn. Arbeidsavtale Alle ansettelsesforhold i Hadsel kommune skal skje gjennom en skriftlig avtale, uavhengig av ansettelsesforholdet varighet. Avtalen skal inngås uten ugrunnet opphold. Avtalen skal regulere betingelser som lønn, stillingsprosent, oppstartdato, eventuell opphørsdato, bil i tjeneste, krav om førerkort med mer. Den ansatte skal ha en kopi av avtalen. Arbeidstakeren må finne seg i forandringer i sitt arbeidsområde og eventuelle arbeidsinstruks/stillingsbeskrivelse, når dette er saklig begrunnet. For arbeidstakere som tas inn ekstraordinært for å avhjelpe arbeidsledighet, vises det til Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser. Ansatte som tilsettes som leder (i henhold til vedtatt lederstruktur) må påregne å også tegne en egen lederavtale etter tiltredelse. Tjenestevei Ansatte i Hadsel kommune skal i sitt daglige virke forholde seg til tjenestevei. Det betyr at saker, uenigheter, søknader, med mer skal først gå til nærmeste overordnet. Alle saker skal søkes løst på lavest mulig nivå. Dersom saken ikke fører frem i første instans (les; nærmeste overordnede) kan saken løftes til neste ledernivå. Plikt til å sette seg inn i nødvendige dokumenter Enhver ansatt i Hadsel kommune plikter å sette seg inn i dokumenter som berører rettigheter og plikter til den ansatte. Det forutsettes her at de samme dokumenter deles ut til den nytilsatte ved tilsetting eller gjøres tilgjengelig på kommunens internett/intranett. Side 4
Helseundersøkelser Den ansatte plikter å la seg underlegge en helseundersøkelse i henhold til arbeidsmiljøloven. Der hvor bedriftslegeordningen er innført, plikter arbeidstakeren å la seg undersøke eller på egen bekostning foreta like fullverdig undersøkelse hos en annen lege. Resultatet av denne undersøkelsen skal forelegges bedriftslegen. Etiske retningslinjer Hadsel kommune er en offentlig arbeidsgiver som nyter godt av fellesskapets midler. Kommunen er satt til å forvalte offentlig midler til beste for innbyggerne i kommunen. Det innebærer en særlig bevissthet rundt holdningene til forvaltningen av disse midlene, samt hvordan man som ansatt i en offentlig enhet opptrer i sitt daglige virke. Hadsel kommune plikter å tilse at de vedtatte etiske retningslinjer er gjort kjent for de ansatte i kommunen, mens de ansatte plikter å etterleve retningslinjene som er gitt i samme reglement. Annen arbeidsgiver Ved ansettelser i stillinger i 50 % stillingsbrøk eller mer, er Hadsel kommune å betrakte som hovedarbeidsgiver. Unntaket kan være når en ansatt før inngåelse av arbeidskontrakt med Hadsel kommune fra før har et tilsetningsforhold på 50 % stilling hos en annen arbeidsgiver. Den tilsatte må søke Hadsel kommune som hovedarbeidsgiver om godkjenning av biarbeidsgiver. Arbeidstakere i Hadsel kommune må ikke utføre arbeid for annen arbeidsgiver som kan medføre inhabilitet etter forvaltningslovens bestemmelser. Arbeidstakeren må heller ikke utføre arbeide for annen arbeidsgiver i et slikt omfang at det kan gå ut over vedkommendes arbeidsytelse i kommunen. Arbeid for annen arbeidsgiver/ bierverv, herunder også styreverv i offentlige og private selskap som helt eller delvis utføres innenfor den ansattes ordinære arbeidstid skal etter søknad godkjennes av rådmann. For rådmannen skal slik søknad godkjennes av ordfører. Rådmannen fremlegger i første møte hvert år ovenfor partssammensatt utvalg med kopi til kontrollutvalget, oversikt over ledere og deres eventuelle bierverv og styreverv. Kommunal arbeidstaker kan heller ikke ha arbeid ved flere arbeidssteder i Hadsel kommune som til sammen overstiger 100 % stilling. For beregning av arbeidstid henvises det til hovedtariffavtalen, samt Arbeidsmiljøloven. Arbeidstaker som har tilsetting/arbeidsforhold på flere steder i Hadsel kommune må derfor medvirke til at omfanget (samlet arbeidstid/ stillingsprosent) bringes på det rene for kommunen, og også selv påse at disse arbeidsforholdene ikke overstiger 100 % stilling. Arbeidstakere i Hadsel kommune på tidsbegrenset oppdragsavtale slik som for eksempel støttekontakter, avlastere mv. omfattes ikke av ovennevnte avsnitt. Samme forhold gjelder arbeidstakere som i funksjon av sin stilling eller på frivillig basis er medlem av Hadsel kommunale brann og redningsvesen. Side 5
Forholdet til media og ytringsfriheten Hadsel kommune skal fremstå som en åpen og gjennomsiktig organisasjon, hvor prosesser og vedtak i størst mulig grad skal være tilgjengelig for det offentlige. Gjennom god dialog og et godt samarbeid med media, skal Hadsel kommune søke å informere i best mulig grad om vår virksomhet og våre tjenestetilbud. Det overordnede administrative informasjonsansvaret tilligger rådmannen. I saker av prinsipielle og strategisk karakter skal vurderinger og kommentarer på vegne av Hadsel kommune gis av rådmann. Det rådgivende ansvar i forhold til hvordan man skal uttale seg i media ligger hos informasjonsansvarlig (for tiden leder av service og informasjonstorget). Øvrige ledere har både rett og plikt til på forespørsel å gi faktaopplysninger. Ansatte i Hadsel kommune har ytringsfrihet som privatpersoner. Ansatte som er deltakere i den offentlige samfunnsdebatten om Hadsel kommunes ansvarsområder, har selv plikt til å presisere overfor mediene at de uttaler seg som privatpersoner. I rollen som ansatt, skal ansatte opptre lojalt overfor Hadsel kommunes politiske og administrative vedtak. Faglig uenighet innenfor eget fagområde/ egen arbeidsplass, skal løses tjenestevei. Ansatte som er tillitsvalgte og/ eller politikere har selv ansvar for å klargjøre overfor mediene at de uttaler seg som representant for en fagforening/ eller parti. Rollene som tillitsvalgt/ politiker og som ansatt skal holdes atskilt. Taushetsplikt Når en sak er undergitt taushetsplikt i henhold til lov eller andre bestemmelser, eller når det følger av sakens art, må enhver som utfører tjeneste på vegne av Hadsel kommune ikke omtale saken ovenfor noen utenforstående. Selv om ansatte i Hadsel kommune automatisk er omfattet av taushetsplikt skal det ved tiltredelse undertegnes taushetserklæring. Arbeids og hviletider Arbeids og hviletider følger av gjeldende lov og avtaler. Arbeids og hviletidene for den enkelte arbeidsplass og eller arbeidstakergruppe gjøres kjent med oppslag. For arbeidstakere i full stilling (unntatt pedagogisk personale i skolen og arbeidstakere med særskilte arbeidstidsordninger, herunder vakt, skift og turnusordninger) skal den ordinære ukentlige arbeidstid være 37,5 timer. I de tilfeller der det er nødvendig av hensyn til tjenesten med gjennomsnittsberegning av arbeidstiden skal denne ordnes slik at den ukentlige arbeidstid blir gjennomsnittlig 37,5 timer i løpet av en periode på 1 år. Det skal i slike tilfeller inngås skriftlig avtale om dette, jf arbeidsmiljøloven Avtalt hvilepause/ spisepause, jf arbeidsmiljøloven, regnes ordinært ikke med som del av arbeidstiden, dersom ikke annet er avtalt. På arbeidssteder hvor det er/ blir innført fleksitidsordning, gjelder de fastsatte retningslinjer. Sektorleder og evt. andre linjeledere kan likevel, når det i særlige tilfeller er Side 6
nødvendig av hensyn til arbeidet, kreve at frammøte skjer til bestemt tid innenfor rammen av ordinær arbeidstid. Tilsvarende kan ledelsen i særlige tilfeller kreve at arbeidstakeren ikke avslutter arbeidet før den ordinære arbeidstid er slutt. Virksomhetens kjernetid er fastsatt til mellom kl 09.00 og 14.30. Alminnelig orden Arbeidstakeren må være på arbeidsstedet ved arbeidstidens begynnelse. Arbeidstakeren må ikke uten tillatelse forlate arbeidsstedet i arbeidstiden. Arbeidstakeren må ikke innta eller være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel i arbeidstiden. Arbeidstakerne skal følge de generelle og spesielle bestemmelser om røykeforbud som er etablert på den enkelte arbeidsplass. Arbeidstakerne må følge anvisningene fra sine overordnede, utføre sitt arbeide etter beste evne og behandle inventar, materialer, maskiner, verktøy etc med forsiktighet. Arbeidstakerne må rette seg etter bestemmelsene og pålegg som er gitt for å trygge liv, helbred og eiendom, og bruke det verneutstyr som stilles til disposisjon. Enhver må vise den største forsiktighet ved behandling av lys, ild og ildsfarlige saker. Røking må ikke finne sted. Ansatte plikter å delta på brannvernøvelser, eller andre forbyggende sikkerhetstiltak. Ingen må vise seg beruset under arbeidet eller innenfor arbeidsområdet, eller innta berusende midler i arbeidstiden. Enhver må opptre sømmelig og høflig mot dem som den ansatte får å gjøre med under arbeidet. Forholdet til kommunens innbyggere, kunder og leverandører Arbeidstakerne må opptre høflig og korrekt overfor kommunens innbyggere, brukere og leverandører. Arbeidstakerne må ikke betinge seg personlige økonomiske fordeler fra personer som de på virksomhetens vegne kommer i kontakt med. Behandling av utstyr Alt inventar, maskiner, utstyr, materialer m.v. må behandles med omhu. Arbeidstakeren må rette seg etter bestemmelser og pålegg som er gitt for å trygge liv, helse og eiendom, og bruke det verneutstyr og tekniske hjelpemidler som er påbudt etter lov og forskrifter, eller som fastsettes av kommunen. Kommunal arbeidstaker plikter å sette seg inn i og følge branninstruks og evakueringsplaner som måtte være fastsatt ved den enkelte arbeidsplass. Datadisiplin Arbeidstaker skal følge fastsatt instruks for bruk av datautstyr. Instruksen forefinnes på kommunens intranettsider. Side 7
Arbeidsgiver kan ved skjellig grunn til mistanke om misbruk eller brudd på datadisiplininstruksen, gjøre innsyn i arbeidstakers e post og internettbruk i henhold til lov. Korttidsfravær og sykdom Alle kommunale arbeidstakere skal følge det opplegg for tidsregistrering og fraværsrapportering som er etablert på det enkelte tjenestested. Fravær på grunn av sykdom, ulykke eller andre årsaker skal, så sant det er mulig, meldes til nærmeste overordnede tidligst mulig første fraværsdag. Fraværet skal meldes på telefon (ikke SMS), eller ved fysisk oppmøte dersom det er mulig. Hvis fraværet gjelder sykdom, må arbeidstakeren overholde bestemmelsene om egenmelding/ sykemelding: For sykefravær opp til 8 kalenderdager skal det leveres egenmelding, alt. legeattest. Arbeidstakeren plikter ikke å gi opplysninger om sykdommens art. Ved fravær utover 8 kalenderdager skal det leveres legeattest. Ved skjellig grunn til mistanke om misbruk av egenmelding, kan arbeidsgiver inndra retten til å bruke egenmeldinger. Rett til å bruke egenmelding inntrer etter to måneders tjenestegjøring i kommunal stilling. Det vises for øvrig til de enhver tid gjeldende bestemmelser i folketrygdlov med forskrifter samt tariffavtale, bl.a. om begrensning i bruk av egenmelding. Hadsel kommune har som inkluderende arbeidslivsbedrift (IA bedrift) etablerte rutiner for oppfølging av sykefravær der det forutsettes at den ansatte gjennom aktiv dialog med sin leder medvirker ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner, jf arbeidsmiljøloven. Annet fravær Annen type fravær reguleres blant annet gjennom Hadsel kommunes permisjonsreglement. Uførepensjonering Arbeidstaker som er innvilget tidsavgrenset uførepensjon i folketrygden kan søke permisjon fra sitt ansettelsesforhold i Hadsel kommune inntil ett år etter opphør av sykepengerettigheten. Kommunal arbeidstaker som er innvilget hel eller gradert uførepensjon, skal straks gi arbeidsgiver skriftlig underretning om dette, med kopi av pensjonsvedtaket fra folketrygden. Dersom kommunal arbeidstaker som er innvilget hel eller gradert uførepensjon ikke selv skriftlig sier opp stillingen (evt. del av stillingen), kan arbeidsforholdet (evt. del av stillingen), sies opp fra kommunens side. Ferie Ferie og feriepenger ordnes i samsvar med reglene i gjeldende ferielov og tariffavtale. I god tid før ferien konfererer stedlig arbeidsgiver i kommunen om fastsetting av ferietid med arbeidstakeren eller vedkommendes tillitsvalgte, hvoretter stedlig arbeidsgiver fastsetter ferietiden. Den ansatte og arbeidsgiver skal legge en plan for all oppspart ferie. Det vil si at ferieplanen skal inneholde en plan for avvikling av all overført og oppspart ferie. Det skal ikke forekomme at man unnlater å planlegge med feriedager. Kun unntaksvis skal det forekomme overføring av feriedager. Side 8
Søknader om overføring av feriedager skal ha en meget god grunn og samtidig inneholde en plan for når de overførte feriedager skal avvikles. Overført ferie skal som hovedregelvære avviklet innen 1.5 i det ferieåret feriedagene er overført til. Feriereiser som er bestilt uten forutgående avtale med arbeidsgiver, vil arbeidsgiver ikke stå økonomisk ansvarlig for dersom reisen må avbestilles/endres. Avspasering og fleksitid Det henvises til vedtatte retningslinjer for fleksitid. Medlemsskap i pensjonskasse Fast ansatte arbeidstakere som har en arbeidstid som på forhånd er fastsatt til minst 14 timer pr. uke innmeldes til kommunens pensjonsleverandør. Midlertidig tilsatt arbeidstaker meldes inn dersom de har en gjennomsnittlig arbeidstid på minst 14 timer per uke. Dette gjelder også de som har en fast ansettelse på mindre enn 14 timer pr, uke, men som på grunn av ekstravakter får en gjennomsnittlig arbeidstid som overstiger denne nedre grensen. Opplysninger om medlemskap og trekkplikt for premie skal fremgå av tilsettingsbrevet/ arbeidsavtalen, og innmelding skal fremgå av den lønnsmelding som arbeidstakeren får et eksemplar av, når lønn igangsettes. Utbetaling av lønn Utbetaling av lønn foretas som fastsatt av gjeldende lov og avtaleverk. Lønningsdag skal fremgå av arbeidsavtalen. Den enkelte arbeidstaker skal så langt mulig kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle feil må meldes så snart som mulig. Trekk i lønn kan ikke gjøres unntatt i følgende tilfeller: a. Lovbestemte trekk. b. Pensjonsinnskudd. c. Beløp som på forhånd er skriftlig avtalt mellom kommunen og arbeidstakeren. d. Fagforeningskontigent dersom foreningen ber om det, jf Hovedavtalen. e. Erstatning for skade eller tap arbeidstakeren forsettlig eller ved grov uaktsomhet har påført kommunen. Betingelsen for slikt trekk er at arbeidstakeren skriftlig erkjenner erstatningsansvar, eller det er fastslått ved dom, eller arbeidstakeren rettsstridig fratrer sin stilling. f. Arbeidsgiver tilskriver arbeidstaker om forholdet med forslag til tilbakebetalingsplan med en frist for å uttale seg. Dersom enighet ikke oppnås følges vanlige regler for inndrivelse av kravet. Oppsigelse Oppsigelse skal være skriftlig fra begge parter. Side 9
Oppsigelse fra kommunen skal inneholde skriftlig begrunnelse, og opplysninger om arbeidstakerens rett til å kreve forhandling og reise søksmål og retten til å fortsette i stillingen etter bestemmelsene i arbeidsmiljøloven, og om de frister som gjelder for å kreve forhandling, reise søksmål og for å fortsette i stillingen. Oppsigelse fra kommunen skal også inneholde opplysning om eventuell fortrinnsrett til ny tilsetting etter arbeidsmiljøloven, samt opplysning om hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist. Før oppsigelse fra kommunen finner sted, skal det konfereres med arbeidstakerens tillitsvalgte, med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker dette. Oppsigelsesfristene skal være i samsvar med gjeldende bestemmelser i lov og tariffavtale. Om arbeidstakernes rettigheter ved oppsigelse vises for øvrig til forvaltningslovens kapittel IV og V. Avskjed Hadsel kommune kan avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Avskjed skal meddeles skriftlig og inneholde opplysninger om rett til å kreve forhandling og reise søksmål, og hvilke frister som gjelder. Før avskjed finner sted skal kommunen konferere med arbeidstakerens tillitsvalgte, med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker dette. Om arbeidstakerens rettigheter ved avskjed vises for øvrig til forvaltningslovens kapittel IV og V og arbeidsmiljøloven. Mens spørsmål om avskjed behandles, kan arbeidstakeren suspenderes fra sin stilling. Betingelsen for å foreta suspensjon er at det av hensyn til tjenestens interesser er nødvendig at arbeidstakeren straks blir fjernet fra sin stilling, og at det må være grunn til å anta at vilkårene for avskjed etter arbeidsmiljøloven er til stede. Kommunen skal vurdere muligheten for midlertidig omplassering før et treffes vedtak om suspensjon. Arbeidstakeren har krav på at vedtak om suspensjon blir begrunnet, og har krav på å få beholde sin lønn inntil vedtak om avskjed er truffet. Sluttattest Ved fratreden har arbeidstakeren krav på tjenestebevis/ sluttattest i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Også arbeidstaker som blir avskjediget har rett til attest, men kommunen kan uten nærmere angivelse av grunnen anføre på attesten at arbeidstakeren er avskjediget. Ikrafttreden og endringer Eksisterende reglement er fastsatt av Hadsel kommunestyre i K sak 47/1991 og senere revidert i 1998. Reglement fra K sak 47/1991 settes ut av kraft med virkning fra 1.6.2010, og nytt reglement gjøres gjeldende fra samme dato. Side 10