Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2007/2165-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Rapporter fra begrenset selskapskontroll VEDLEGG: Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Rapport fra begrenset eierskapskontroll, Gauldal Energi AS 2. Rapport fra begrenset eierskapskontroll, TrønderEnergi AS 3. Rapport fra begrenset eierskapskontroll, Envina IKS 4. Rapport fra begrenset eierskapskontroll, Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS SAKSUTREDNING I henhold til kommunelovens bestemmelser, 77, skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Plan for selskapskontroll i Midtre Gauldal kommune ble behandlet av kontrollutvalget 17.11.2005 sak 27/2005 og lagt fram for kommunestyret 05.12.2005, hvor planen ble vedtatt. Selskapskontroll kan i hovedsak foregå på to måter: Eierskapskontroll, som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper eller sammenslutninger, herunder å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. I tråd med lovens bestemmelser (kommuneloven 80) kan kontrollutvalg og revisor kreve innsyn i ethvert nødvendig forhold i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der en
kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Av selskaper som Midtre Gauldal kommune har eierinteresser i er følgende omfattet av denne bestemmelsen: Gauldal Energi TrønderEnergi Envina IKS Interkommunalt Arkiv Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kontrollutvalget vedtok i sak KU-17/2006 å iverksette arbeidet med eierskapskontroll i kommunen. Da selskapskontroll i sin nåværende form er et nytt lovpålagt område for kontrollutvalget, ble det vurdert som hensiktsmessig å foreta eierskapskontroll i denne omgang. Det ble ikke gjort vurderinger av behovet for forvaltningsrevisjon i de aktuelle selskapene, men pekt på at eventuell forvaltningsrevisjon kunne være aktuelt på senere tidspunkt. Av de selskapene som er nevnt over vil eierskapskontroll i Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS måtte gjennomføres av andre enn Revisjon Midt- Norge IKS selv. Dette på grunn av habilitetsforhold. Kontrollutvalget fattet derfor følgende vedtak i sak KU-17/2006: Det iverksettes selskapskontroll, i form av eierskapskontroller, i følgende selskaper hvor Midtre Gauldal kommune har eierinteresser: Gauldal Energi TrønderEnergi Envina IKS Interkommunalt Arkiv Revisjon Midt-Norge IKS anmodes om å innhente nødvendige opplysninger for å vurdere om kommunens eierinteresser forvaltes på en hensiktsmessig måte. Resultatene av eierskapskontrollen rapporteres tilbake til kontrollutvalget. Rapporter om begrenset selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS har med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak foretatt en undersøkelse av hvordan Midtre Gauldal kommune som eier, forvalter og følger opp sine interesser i selskapene Gauldal Energi, Trønder Energi, Envina IKS og Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS. Revisjon Midt-Norge IKS har i sine undersøkelser lagt til grunn følgende problemstillinger: Har Midtre Gauldal kommune rutiner for forvaltning og oppfølging av eierinteressene i de ulike selskapene? Drives selskapene økonomisk forsvarlig?
Kontrollutvalgets sekretariat vil nedenfor gi en kort oppsummering av rapportene om begrenset selskapskontroll: Gauldal Energi AS Drive energi-produksjon, energidistribusjon, energisalg, installasjonsvirksomhet, handel og annen virksomhet som står i forbindelse med dette. Nøkkelopplysninger: Midtre Gauldal Sum egenkapital (2005) 87.789 Eierandel Midtre Gauldal kommune 66,67 % 51 ansatte ca. 83 mill kr ca. 2,9 mill kr Resultatgrad 2005 3,7 % Egenkapitalprosent 2005 58,5 % Har Midtre Gauldal kommune eierstrategi for Revisors konklusjoner: Kommunen mangler skriftlige rutiner for oppfølging og rapportering av Gauldal Energi eller øvrig eide selskaper. Resultatgrad, gjeldsgrad og egenkapital synes å være tilfredsstillende for Gauldal Energi AS og at selskapets økonomi er god. Nøkkeltall for arbeidskapital og likviditetsfrad 1 og 2 ligger under normkravet for 2005. TrønderEnergi AS Kraftproduksjon og kraftomsetning, installasjons- og butikkvirksomhet. Utvikling og utbygging av gjenvinningsanlegg for avfall, fjernvarmenett, samt foredling, produksjon og distribusjon av fjernvarme. Nøkkelopplysninger: Trondheim Sum egenkapital (2005) 1 750 071 Eierandel Midtre Gauldal kommune 3,51 % ca 300 ansatte ca. 719 mill kr ca. 118,7 mill kr Resultatgrad 2005 33,28 % Egenkapitalprosent 2005 47,86 % Har Midtre Gauldal kommune eierstrategi for
Revisors konklusjoner: Kommunen mangler skriftlige rutiner for oppfølging og rapportering av TrønderEnergi AS eller øvrig eide selskaper. Resultatgrad, gjeldsgrad og egenkapital synes å være tilfredsstillende for TrønderEnergi AS og selskapets økonomi er god. Avvik på nøkkeltall i arbeidskapital og likviditetsgrad 1 og 2 er forklart i årsmelding 2005. ENVINA IKS. Interkommunalt renovasjonsselskap som betjener innbyggere og næringsliv i kommunene Klæbu, Melhus og Midtre Gauldal. Ivaretar deltakerkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren. Nøkkelopplysninger: Melhus Sum egenkapital (2005) 3 512 Eierandel Midtre Gauldal kommune 33,33 % 12 ansatte ca. 18,9 mill kr 2,815 mill kr Resultatgrad 2005 15,9 % Egenkapitalprosent 2005 21,7 % Har Midtre Gauldal kommune eierstrategi for Revisors konklusjoner: Kommunen mangler skriftlige rutiner for oppfølging og rapportering av ENVINA IKS eller øvrig eide selskaper. Resultatgrad, arbeidskapital, likviditet, gjeldsgrad og egenkapital synes å være tilfredsstillende for ENVINA IKS og at selskapets økonomi er god. Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Skal arbeide for at arkivmaterialet fra medlemmene eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven.
Nøkkelopplysninger: Trondheim Sum egenkapital (2005) 3 104 Eierandel Midtre Gauldal kommune 2,48 % 9 ansatte ca. 4,2 mill kr 0,434 mill kr Resultatgrad 2005 8,66 % Egenkapitalprosent 2005 68,17 % Har Midtre Gauldal kommune eierstrategi for Revisors konklusjoner: Kommunen mangler skriftlige rutiner for oppfølging og rapportering av Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS eller øvrig eide selskaper. Resultatgrad, arbeidskapital, likviditet, gjeldsgrad og egenkapital synes å være tilfredsstillende for Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS og at selskapets økonomi er god. Gauldal Energi AS, TrønderEnergi AS, Envina IKS og Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS synes også å ha en stabil økonomi. Revisor konkluderer videre med at Midtre Gauldal kommune ikke har skriftlige rutiner for oppfølging av selskapet, og for rapportering mellom selskapet, kommunens valgte representanter i selskapet og til kommunestyret. For å sikre at kommunens eierinteresser blir ivaretatt og at eieren forvalter sine eierinteresser på en god måte, anbefaler revisor at Midtre Gauldal kommune bør utarbeide skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av eierinteresser, rapportering fra selskaper, innbefattet kommunens eierrepresentanter og til kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Oppfølging av kommunens forvaltning av eierinteresser i selskaper er blitt en ny oppgave for kontrollutvalget. Innfallsvinkelen for slike undersøkelser vil avhenge av hva som er kommunens formål med eierposisjonen, alt i fra selskaper som har tatt over kommunal tjenesteproduksjon til selskaper som kommunen har mer finansielt motiverte investeringer i. På generelt grunnlag bør imidlertid Midtre Gaudal kommune vurdere å etablere rutiner for hvordan kommunen skal forvalte sine eierinteresser i selskaper mv. Slike rutiner, eller eierstrategi, bør si noe om hva som er formålet med eierposisjonen, rapporteringsrutiner mellom selskapet og kommunen, hvem som representerer kommunen overfor selskapet m.v. Formålet med eierskapet kan ha karakter av i alt fra å utføre kommunal tjenesteproduksjon gjennom selskapet, støtte til etablering av ny virksomhet, til plasseringer der formålet i første rekke er utbytte. Gjennom å ha et bevisst forhold til hva som er formålet med eierskapet er det lettere å definere relasjonene mellom selskapet og kommunen og hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap.
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning og fremme den for kommunestyret med sikte på å utarbeide rutiner for forvaltning av kommunens eierinteresser i selskaper mv. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar rapportene om begrenset selskapskontroll i Midtre Gauldal kommune til etterretning. Kontrollutvalget sender saken over til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar saken til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter.