MØTEINNKALLING Organ: Fellesnemnda sammenslåing av Hurum, Røyken og Asker Dato: 30.09.2016 Tid: 08:30 Sted: Hurum rådhus SAKSKART Sak Saknr. Innhold 16/01 16/01 Fellesnemnda valg av leder og nestleder 16/02 16/02 Fellesnemnda forslag til møteplan 16/03 16/03 Reglement for Felles Partssammensatt utvalg (PSU) Orientering fra rådmennene Orientering om vertskommunesamarbeid Avtale om vertskommunesamarbeid mellom Asker, Røyken og Hurum kommuner Fellesnemnd for kommunesammenslåing Orientering om forberedelser av utkast til styringsdokument for sammenslåingen Orientering om felles ledersamling 24. - 25. november 2016 Redegjørelse av reglement knyttet til at fellesnemnda skal forsøke å oppnå konsensus i alle saker Prosess ansettelse av rådmannen (unntatt offentlighet 31. punkt 2 om møteoffentlighet) KS advokatene redegjør for arbeidsrettslige problemstillinger og forslag til prosess mm. Eventuelt Agenda for neste møte 28. oktober. Side 1 av 2
Sak 146/16 Forslag til saker/tema: - Kommunikasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen. - Budsjett for 2016/17 - Notat om: a) FN bærekraftsmål b) Samferdsel - Mandat for arbeidet med visjon og verdier - Mandat symboler som kommunevåpen og ordførerkjede mm. Felles kommunestyremøte 14. oktober (seminar) Se vedlagt program Side 2 av 2
Saksframlegg Saksbehandler: Alf Harald Holmboe Saksnr.: 16/01 Behandles av: Fellesnemnda Fellesnemnda Valg av leder og nestleder ::: Sett inn innstillingen under denne linjen denne linjen skal ikke fjernes Forslag til v e d t a k: 1. Som leder av fellesnemnda velges: 2. Som nestleder av fellesnemnda velges: ::: Skriv inn innstillingen over denne linjen linjen skal ikke fjernes... Sett inn saksutredningen under denne linjen denne linjen skal ikke fjernes 1. Valg av leder og nestleder I henhold til foreløpig forslag til samarbeidsavtale om vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd, skal Nemnda selv velge leder og nestleder blant sine medlemmer. Lars Bjerke Lars J. Tveit Per Morstad Rådmann i Rådmann i Rådmann i Asker kommune Hurum kommune Røyken kommune... Sett inn saksutredningen over denne linjen denne linjen skal ikke fjernes
Saksframlegg Saksbehandler: Alf Harald Holmboe Saksnr.: 16/02 Behandles av: Fellesnemnda Fellesnemnda forslag til møteplan ::: Sett inn innstillingen under denne linjen denne linjen skal ikke fjernes Forslag til v e d t a k: 1. Fellesnemnda vedtar vedlagt møtekalender for 2016, datert 23.9.2016 ::: Skriv inn innstillingen over denne linjen linjen skal ikke fjernes... Sett inn saksutredningen under denne linjen denne linjen skal ikke fjernes 1. Saken gjelder Rådmennene foreslår vedlagt møteplan for nemndas arbeid i 2016. På bakgrunn av innspill fra forhandlingsutvalget har rådmennene i de tre kommunene utarbeidet forslag til møtekalender. Rådmennene foreslår at det holdes fire møter fram til 1.1.2017. Møtene foreslås å legges på fredager fra kl. 09:30 12:30, med unntak av møte 25 nov. som holdes kl. 13:00 16:00. Det foreslås videre at møtestedet rullerer mellom rådhusene i Hurum, Røyken og Asker. I tillegg til fellesnemndas saksmøter, er det foreslått tidspunkter for konstituerende møte av PSU. Rådmennene foreslår at forslag til møtekalender for 2017 behandles av fellesnemnda i møte 25.11.2016. Lars Bjerke Lars J. Tveit Per Morstad Rådmann i Rådmann i Rådmann i Asker kommune Hurum kommune Røyken kommune
Vedlegg: 1. Forslag til møtekalender for fellesnemnda 2016... Sett inn saksutredningen over denne linjen denne linjen skal ikke fjernes 2
FORSLAG TIL MØTEKALENDER FOR FELLESNEMNDA I 2016. Datert 23.9.2016 Uke 39 41 43 45 47 50 Fellesnemnda 30. sept. Kl. 08:30 11:30 Rådhuset i Hurum 28. okt. kl. 08:30-11:30 Rådhuset i 25. nov. Kl. 13:00-16:00 rådhuset i Asker PSU Felles kommunestyremøtet (3k) 14. okt. Kl. 09:00 12:00 Holmen fjordhotell i Asker Røyken 28. okt. Kl. 12:00-15:00 Rådhuset i Røyken 16. des. kl. 08:30 11:30 Rådhuset i Hurum
Saksframlegg Saksbehandler: Sverre Jostein Bø Saksnr.: 16/03 Behandles av: Fellesnemnda Reglement for Felles Partssammensatt utvalg (PSU) ::: Sett inn innstillingen under denne linjen denne linjen skal ikke fjernes Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. I forbindelse med sammenslåingen av kommunene Hurum, Røyken og Asker etableres et Felles Partsammensatt utvalg (PSU). 2. Arbeidsgiversiden i PSU består av fellesnemndas 9 medlemmer. 3. Arbeidstakersiden skal bestå av 3 representanter, 1 fra hver av de tre kommunene. I tillegg skal de ansatte velge følgende representanter med observatørstatus: 2 fra Asker kommune 1 fra Røyken kommune 1 fra Hurum kommune Alle de 4 forhandlingssammenslutningene skal være representert (LO, Akademikerne, UNIO, YS). I tillegg får 1 hovedverneombud fra en av kommunene observatørstatus, med tale- og forslagsrett 4. Reglement for partsammensatt utvalg vedtas slik det foreligger som utkast ::: Skriv inn innstillingen over denne linjen linjen skal ikke fjernes... Sett inn saksutredningen under denne linjen denne linjen skal ikke fjernes
1. Sammendrag og konklusjon Kommunene Hurum, Røyken og Asker har fattet likelydende vedtak om å slå sammen de tre kommunene med virkning fra 1. januar 2020. De tre kommunene er gjennom intensjonsavtalen om sammenslåing av kommunene Hurum, Røyken og Asker (Intensjonsavtalen) punkt 3.3 enige om at det skal etableres et partssammensatt utvalg(psu), og at dette utvalget skal etableres i samarbeid med de tillitsvalgte. Hensikten med denne saken er å legge grunnlaget for opprettelsen av et felles PSU med virkning fra oktober 2016. For rådmennene er det av stor betydning at de tre kommunene får en så likeverdig representasjon som mulig. Følgende foreslås: 3 representanter og 4 observatører fra de ansatte Alle 4 forhandlingssammenslutningene representert(lo; UNIO; YS; Akademikerne) Det utpekes personlige vararepresentanter for alle PSUs representanter 1 hovedverneombud (HVO) får observatørstatus i PSU, med tale- og forslagsrett. Velges av og blant kommunenes HVO. Når det gjelder frikjøp av tillitsvalgte/økonomisk godtgjørelse til organisasjonene, anser rådmennene det naturlig at dette behandles nærmere når representantene er oppnevnt. Det er viktig at representantene ivaretar interessene til alle ansatte, og at den økonomiske godtgjørelsen er av en størrelse som gjør det mulig for representantene/organisasjonene å gjøre en samvittighetsfull og god jobb. Fellesnemnda og felles PSU vil fungere i interimsperioden inntil kommunesammenslåingen er vedtatt av Stortinget, og frem til nytt kommunestyre er konstituert etter valget i 2019. De tre kommunene har utarbeidet saksfremlegget i samarbeid. Det samme gjelder forslag til reglement for PSU som er vedlagt saksfremlegget. De tre kommunene har hatt drøftingsmøter med sine respektive tillitsvalgte. I tillegg har det vært avholdt et felles drøftingsmøte med tillitsvalgte og administrativ ledelse fra alle tre kommunene. 2. Bakgrunn for saken/saksopplysninger Det følger av inndelingsloven 26 andre ledd at kommunene kan opprette et felles partssammensatt utvalg, etter mønster av kommunelovens 25, for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye arbeidsgiveren og de ansatte. I intensjonsavtalen pkt 3.3, øvrige valg, har de 3 kommunene blitt enige om følgende: «Det etableres i samarbeid med de tillitsvalgte et partssammensatt utvalg som består av: X representanter for fellesnemda Y tillitsvalgte/verneombud Utvalget innstiller overfor fellesnemda i arbeidsgiverpolitiske spørsmål» Juridiske rammer - formål og sammensetning 2
Formål: Kommuneloven 25 nr 1 første punktum oppstiller et utgangspunkt om at alle kommuner skal ha ett eller flere partssammensatte utvalg. Hovedbegrunnelsen for å lovfeste et slikt særskilt organ var hensynet til de ansattes mulighet til medvirkning. Medvirkningen gjelder som angitt i loven ved «behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte.» Sammensetning: Av kommuneloven 25 går det blant annet frem at PSU skal bestå av representanter for kommunen og de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. Tilsvarende går frem av Hovedavtalen del B 4. Videre står det at flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen, og at kommunestyret selv velger kommunens representanter, utvalgets leder og nestleder blant disse. Det skal være politiske representanter, det vil si fellesnemnda og ikke administrasjonen som ivaretar arbeidsgiverrollen i PSU, så langt PSUs oppgaver strekker seg. De ansatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst 2 representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallprinsippet. Hvilke oppgaver som skal ligge til utvalget PSU skal være et drøftings- og konsultasjonsorgan, hvor det fremgår gjensidig informasjon og rådslagning gjennom prosessen med kommunesammenslåing. Utvalget skal gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med kommunesammenslåingen. Samarbeidet skal med dette bidra til å sikre ansattes medvirkning og et best mulig beslutningsgrunnlag ved behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen og de ansatte ved kommunesammenslåingen. Utvalget fatter ikke vedtak, men Kommuneloven forutsetter at utvalget er sentralt plassert i behandlingen av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. I det ligger det en plikt til å benytte utvalget som innstillende organ når slike saker avgjøres av andre organer i praksis fellesnemnda, og det må også bety at det er ulovlig å sette dette utvalget på et sidespor ved omfattende delegering av avgjørelsesmyndighet til rådmennene/prosjektleder, slik at denne innstillingsfunksjonen bortfaller. Hvordan skal utvalget organiseres De ansatte skal være representert i PSU med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. For å oppnå intensjonen med PSU, som et konsultasjons- og drøftingsorgan, er det viktig at de ansatte er bredt representert i PSU. Sammensetningen av fellesnemnda er basert på at alle tre kommuner skal føle seg likeverdig ivaretatt og representert. I den perioden som ligger foran oss, anser rådmennene at en tilsvarende likeverdighet også må prege de ansattes representanter. Dette anses som en forutsetning for å sikre at flest mulig perspektiver kan bli belyst når saker drøftes i PSU. For å oppnå en slik forutsetning foreslår rådmennene å utvide antallet representanter til 6, hvorav 3 3
av representantene inngår som medlemmer i PSU, og 3 av representantene har observatørstatus med møte-, tale- og forslagsrett. Vernetjenesten har sitt mandat i Arbeidsmiljøloven. Dette perspektivet er særdeles viktig i den perioden de tre kommunene går inn i. Rådmennene anbefaler derfor at ett av kommunenes hovedverneombud får observatørstatus i PSU. Hvordan skal utvalget organiseres De ansatte skal være representert i PSU med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. For å oppnå intensjonen med PSU, som et konsultasjons- og drøftingsorgan, er det viktig at de ansatte er bredt representert i PSU. Sammensetningen av fellesnemnda er basert på at alle tre kommuner skal føle seg likeverdig ivaretatt og representert. I den perioden som ligger foran oss, anser rådmennene at en tilsvarende likeverdighet også må prege de ansattes representanter. Dette anses som en forutsetning for å sikre at flest mulig perspektiver kan bli belyst når saker drøftes i PSU. For å oppnå en slik forutsetning foreslår rådmennene å utvide antallet representanter til 6, hvorav 3 av representantene inngår som medlemmer i PSU, og 3 av representantene har observatørstatus med møte-, tale- og forslagsrett. Vernetjenesten har sitt mandat i Arbeidsmiljøloven. Dette perspektivet er særdeles viktig i den perioden de tre kommunene går inn i. Rådmennene anbefaler derfor at ett av kommunenes hovedverneombud får observatørstatus i PSU. Litt om erfaringer fra andre kommuner Det er begrensede erfaringer å hente fra andre kommuner. Sandefjord kommune er trukket frem av regjeringen i denne forbindelsen, og er blant de som har kommet lengst i prosessen. Sandefjord kommune har valgt en bred representasjon blant de tillitsvalgte. Langt de fleste kommunene har valgt å opprette felles PSU i forbindelse med kommunesammenslåinger. Ekstra frikjøp/økonomisk godtgjørelse Det er viktig at forholdene legges til rette for at de ansattes representanter i PSU får gode arbeidsvilkår. Dette innebærer også muligheter for ekstra frikjøp eller økonomiske godtgjørelser til representantene og/eller fagforeningene i perioden frem til 1. januar 2020. Møtegodtgjørelse for representantene er fastsatt gjennom reglement for fellesnemnda. Det synes naturlig å vurdere ekstra frikjøp/økonomiske godtgjørelser etter at PSU er oppnevnt. Dette kan være i form av frikjøp utover Hovedavtalens bestemmelser, og/eller det kan være i form av økonomiske godtgjørelser til fagforeningene. Fra rådmennenes side er det viktig å vise raushet i så måte. Den økonomiske fordelingen mellom kommunene bør være i henhold til fordelingsnøkkelen i Reglement for Fellesnemnda. Ekstra frikjøp/økonomiske godtgjørelse bør evalueres og eventuelt justeres når interimsperioden for Fellesnemnda går ut, og kommunesammenslåingen er fastsatt etter vedtak i Stortinget. 4
3. Drøftinger med organisasjonene Saken har vært drøftet med organisasjonene i hver kommune og samlet med hovedtillitsvalgte fra de 3 kommunene. Referat fra felles drøftingsmøte ligger vedlagt saken. Fra arbeidsgiversiden har det underveis vært et sterkt ønske om å sikre likeverdighet mellom de 3 kommunene. Dvs 2 representanter fra hver kommune. I tillegg er det ønskelig at vernetjenesten er representert, i form av ett av hovedverneombudene. I forbindelse med felles drøftingsmøte viste det seg svært krevende for organisasjonene å kunne enes om kriteriene. For begge parter er mest mulig likeverdighet mellom de 3 kommunene av stor viktighet. Organisasjonene fremmet et forslag om å utvide antall observatører fra 3 til 4. Dette innebærer følgende: 3 representanter for de ansatte i PSU 4 observatører fra de ansatte i PSU Ett hovedverneombud får observatørstatus i PSU De 3 representantene kommer fra hver sin kommune Asker kommune har 3 representanter(representant/observatør). Røyken og Hurum har 2 representanter hver(representant/observatør). Alle 4 forhandlingssammenslutninger er representert. 4. Rådmennenes vurderinger PSU har en sentral rolle i saker som gjelder forholdet mellom kommune som arbeidsgiver og de ansatte. For å ivareta de ansatte på en god måte, og for å sikre medvirkning og et bredt perspektiv i diskusjoner og prosesser i forbindelse med forestående sammenslåing, vil rådmennene anbefale at de ansatte sikres bred representasjon i utvalget slik det foreslås her. Det fremheves videre at det også foregår mye samhandling og medbestemmelse på andre arenaer utover felles PSU, mellom administrativ ledelse og de tillitsvalgte, og i de respektive kommuners PSUer. Denne samhandlingen er viktig for begge parter, og skal fortsette og forsterkes. Det å kunne enes om sammensetningen av et felles partssammensatt utvalg har stor betydning for utvalgets videre arbeid. Rådmennene vil derfor anbefale at antallet arbeidstakerrepresentanter i PSU utvides med en representant. Dette vil i praksis innebære at Asker kommune får 3 representanter. En av disse har stemmerett. Røyken kommune får 2 representanter. En av disse har stemmerett. Det samme gjelder for Hurum kommune. De tillitsvalgte skal også sikres representasjon i de forskjellige organisatoriske utredninger og prosjekter som skal skje i perioden. Det vil være naturlig for prosjektorganisasjonen i stor grad å spille på de ansattes representanter i PSU i slike sammenhenger. Arbeidsgivers forpliktelser etter AML 16, virksomhetsoverdragelse, skal ivaretas i de enkelte kommuner. 5
Lars Bjerke Lars J. Tveit Per Morstad Rådmann i Rådmann i Rådmann i Asker kommune Hurum kommune Røyken kommune Vedlegg: 1. Reglement for Partsammensatt utvalg (PSU) 2. Møtereferat drøftingsmøte 23.9.16... Sett inn saksutredningen over denne linjen denne linjen skal ikke fjernes 6
Felles Kommunestyreseminar - nye Asker kommune Sted: Holmen Fjordhotell Tid: 14. oktober kl. 08.30 13.00 Agenda: 08:30 Kaffe og registering 08:50 Velkommen Ordførerne 09:00 En ny kommunestruktur for å løse framtidens samfunnsutfordringer. Jan Tore Sanner Statsråd. 09:20 Status i arbeidet med å bygge nye Asker kommune. Lene Conradi interimsstyre 10:00 Pause 10:20 Erfaringer fra sammenslåingsprosessen i nye Sandefjord kommune. Hilde Hoff Håkonsen (AP) nestleder i nemnda og leder i KS Vestfold 11.15 En grensevandring i Norsk kommunestruktur. Geir Vinsand Nivi- Analyse 12:00 Kort oppsummering Ordførerne 12:15: Lunsj Det tas forbehold om endringer i programmet