Sel kommune Informasjonsplan 2010-2012 Planen er vedtatt i Sel kommunestyre 01.02.2010
Innholdsfortegnelse 1. Innledning Side 3 1.1 Informasjonsplan i kommunen - hvordan og hvorfor? Side 3 1.2 Hva er informasjon og kommunikasjon? Side 3 1.3 Hva bygger vi denne informasjonsplanen på? Side 3 2. Hovedmål - hva ønsker vi at delmålene skal bidra til Side 4 3. Kommunikasjonsutfordringer Side 4 4. Målgrupper Side 5 5. Delmål med tilhørende tiltak Side 6 5.1 Informasjon er et lederansvar Side 6 5.2 Intern informasjon og kommunikasjon Side 7 5.3 Ekstern informasjon og kommunikasjon Side 8 5.4 Teknologi Side 9 5.5 Profilering Side10 5.6 Omdømme Side11 5.7 Informasjon i krisesituasjoner Side12 5.8 Lokaldemokratiet Side13 6. Vedlegg Side 14 6.1 Handlingsplan Side 14 6.2 Referanseliste Side 15 2
1. Innledning 1.1 Informasjonsplan i kommunen - hvordan og hvorfor? Informasjon og kommunikasjon skal være en naturlig del av all planlegging. Informasjonsplanen vil presentere mål og tiltak for hvordan kommunen skal informere og kommunisere med innbyggerne, ansatte, politikere og andre interessenter. Informasjon og kommunikasjon skal være en naturlig del av all planlegging i kommunen, og et strategisk virkemiddel på lik linje med andre virkemidler. Planen skal tas i bruk i hele organisasjonen. Mål med tilhørende tiltak må bli til handling i kommunens avdelinger og virksomheter. Informasjonsplanen er vedtatt i Sel kommunestyre 01.02.2010 Informasjonsplanen for Sel kommune revideres en gang per kommunestyreperiode. 1.2 Hva er informasjon og kommunikasjon? Informasjon er det som blir formidlet når vi kommuniserer. Begrepene kommunikasjon og informasjon brukes ofte om hverandre. Vi kan skille begrepene fra hverandre ved å si at kommunikasjon betegner prosessen, og at informasjon betegner produktet eller budskapet. Informasjonsplan for Sel kommune omhandler begge disse begrepene. Informasjon er det som blir formidlet når vi kommuniserer. Kommunikasjon defineres som budskapsformidling tilpasset målgruppen. 1.3 Hva bygger vi denne informasjonsplanen på? Kommuneplanen for Sel, med visjon, hovedmål og hovedutfordringer er overordnet informasjonsplanen. I kommunelovens paragraf 4 slås det fast at kommunene skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette prinsippet er viktig for Sel kommune. Sikre at innbyggere, media og andre får innsikt i og kunnskap om den kommunale tjenesteytingen og forvaltningen. Ny offentlighetslov ble innført 1. januar 2009. Bakgrunnen for ny lov var et behov for større åpenhet og mer innsyn i forvaltningen. Sel kommune skal gjennom åpenhet sikre at innbyggere, media og andre får innsikt i og kunnskap om den kommunale tjenesteytingen og forvaltningen. I tillegg tas det hensyn til annet relevant lovverk (se vedlegg). 3
2. Hovedmål - hva vi ønsker at delmålene skal bidra til Sel kommunes informasjons- og kommunikasjons arbeid skal bidra til å: Gi innbyggerne innsikt i kommunens tilbud og tjenester. Motivere til deltakelse i beslutningsprosesser. Sikre gode interne arbeidsprosesser og kultur. Rekruttering av framtidig arbeidskraft. Stabil og god folketallsutvikling. Styrke lokaldemokratiet. Avdekke informasjonsbehov, utvikle og videreutvikle velfungerende kommunikasjonskanaler. Utvikle kommunikasjonskanaler med innbyggere og tjenestemottakere i takt med den teknologiske utviklingen. 3. Kommunikasjonsutfordringer Sel kommunes viktigste kommunikasjonsutfordringer er å: Ta i bruk kommunikasjon som virkemiddel i det daglige arbeidet. Sikre tilbakemeldinger fra brukerne gjennom brukerundersøkelser og publikumsundersøkelser. Dette for å avdekke informasjonsbehov og utvikle og videreutvikle velfungerende kommunikasjonskanaler. Bruke et forståelig språk og ha en enhetlig, visuell profil. Motivere til dialog og medvirkning fra alle grupper i kommunen. Skape realistiske forventninger til kommunens tjenester. Bygge en felles og samlende internkultur for hele kommunen. Sikre samhandling og klargjøre roller og ansvar. Møte media og andre interessenter åpent, aktivt og planlagt. Utvikle kommunikasjonkanaler med innbyggere og tjenestemottakere i takt med den teknologiske utviklingen. 4
4. Målgrupper Sel kommune skal kommunisere med: Kommunens viktigste målgrupper, i tillegg til egne ansatte og politikere er: Innbyggerne Media Næringsliv og organisasjoner Lag og foreninger Mulige tilflyttere Besøkende Hytteeiere i kommunen Kommunene i det regionale samarbeidet Andre kommuner, fylkeskommunen, stat og regjering Øvrige myndigheter Barn er også en målgruppe, her er Rikskonsertene på barnehagebesøk. 5
5. Delmål - for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet i Sel kommune. For å nå hovedmålene med Sel kommunes informasjons- og kommunikasjonsarbeid er det valgt å fokusere på 8 delmål for planperioden. 5.1 Informasjon er et lederansvar Målformulering I Sel kommune skal informasjon være et lederansvar. Ledere i Sel kommune skal ha hovedansvar og eierskap til informasjon innenfor eget fagfelt. Dette innebærer å ha ansvar for å kommunisere aktivt og informere hensiktsmessig om sin virksomhet og tjenester internt og eksternt. Forventet resultat Kvalitetssikret og god informasjon til innbyggere og tjenestemottakere. Kvalitetssikret og god informasjon til innbyggere og tjenestemottakere da den kommer direkte fra de som har lederansvaret for de ulike tjenestene. Økt bevissthet blant ledere. Hva de skal informere om, og når og hvordan de skal informere. Servicesenteret får tilstrekkelig og kvalitetssikret informasjon slik at de kan informere publikum godt om tjenestetilbudet til Sel kommune. Aktuelle tiltak Det skal være god informasjon om alle virksomhetene i Sel kommune på kommunens nettside. Alle ledere legger informasjonsplanen til grunn i sitt informasjonsog kommunikasjonsarbeid. Det utarbeides rutiner som den enkelte leder kan bruke i informasjonsog kommunikasjonsarbeidet. Det skal være god informasjon om alle virksomhetene i Sel kommune på kommunens nettside. Noen virksomheter får ansvar for egen nettside. Nettsiden skal til enhver tid skal ha oppdaterte tjenestebeskrivelser for alle tjenestene Sel kommune leverer. Pressereglement - se på eksisterende og oppdatere. 6
5.2 INTERN INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Målformulering Sel kommune skal ha god intern informasjon og kommunikasjon. Det må arbeides aktivt med vi-følelsen på tvers av virksomheter og funksjoner. Det er viktig at alle ansatte og politikere kjenner kommunens administrative og politiske mål og beslutninger. Det må arbeides aktivt med vi-følelsen på tvers av virksomheter og funksjoner. Godt informerte medarbeidere er i større grad i stand til å bidra til måloppnåelse, problemløsning og til å gi god informasjon og service til publikum. God intern informasjon vil på denne måten legge grunnlaget for god ekstern informasjon. Innbyggerne får oppdatert, korrekt og tilstrekkelig kunnskap til å benytte seg av kommunens ulike tjenester. Nytt intranett med elektroniske håndbøker, planer, rutiner, maler og lovverk. Ansatte har ansvar for å dele informasjon om eget arbeidsfelt med kollegaer og nærmeste leder. Forventet resultat Gode grunnholdninger blant alle ansatte i forhold til åpenhet og god service i forvaltningen. Godt internt arbeidsmiljø preget av samhold og forståelse for hverandres jobbsituasjon. Ansatte er oppdaterte i forhold til tjenestetilbudet og den politiske virksomheten. Informasjon tilgjengelig for alle via intranett og Kvalitetslosen. Innbyggerne får oppdatert, korrekt og tilstrekkelig kunnskap til å ivareta sine interesser og rettigheter og benytte seg av kommunens tjenester. Innbyggerne har realistiske og avklarte forventninger til kommunens tjenester. Aktuelle tiltak Nytt intranett for ansatte, med blant annet elektroniske håndbøker, planer, rutiner, maler og lovverk lett tilgjengelig for alle. Implementering av det elektroniske kvalitets- og avvikshåndteringssystemet Kvalitetslosen. Pc-er plasseres sentralt i virksomheter der ikke alle har egen pc, for eksempel kantine, personalrom etc. Tilrettelagt informasjon og informasjonsmøter to ganger i året for nyansatte. Alle ansatte har ansvar for å dele informasjon om eget arbeidsfelt med kollegaer og nærmeste leder, samt å søke tilgjengelig informasjon for å holde seg oppdatert. I størst mulig grad Informere internt før det informeres eksternt. Ekstranettside for politikere med aktuelt materiell. Medarbeiderundersøkelser. 7
5.3 EKSTERN INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Målformulering Sel kommune skal ha god ekstern informasjon og kommunikasjon. Informasjon fra Sel kommune skal gjøres tilgjengelig for flest mulig gjennom ulike informasjonskanaler. Informasjon fra Sel kommune skal gjøres tilgjengelig for flest mulig gjennom ulike informasjonskanaler. Det skal legge til rette for at innbyggerne har reell mulighet til å kommunisere med kommunen, også elektronisk. Informasjon skal være tilgjengelig også for målgrupper og tjenestemottakere som ikke nås elektronisk. Sel kommune skal ha et godt forhold til media. Sel kommune med Otta som regionsenter, skal ivareta informasjonsarbeidet sitt i forhold til rollen som regionsenter og vertskommune. Forventet resultat Innbyggerne blir informert om, og får tillit til kommunens virksomhet og tjenester. Innbyggerne får aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud, planer og saker som har betydning for lokalsamfunnet. Alle innbyggere blir hørt og alle klager blir tatt på alvor. Deltakelse, interesse og engasjement i utviklingen av lokalsamfunnet. Styrket lokaldemokrati. Godt omdømme for kommunen. Aktuelle tiltak Ny nettside med tjenestekatalog bygges opp med mulighet for elektronisk kommunikasjon og elektronisk innsending av de fleste skjema elektronisk. Servicesenterets ansatte blir til enhver tid oppdatert på intern og ekstern informasjon og er utstyrt med, og opplært i, bruk av moderne oppslags og kommunikasjonsverktøy, for eksempel kommunes nettsider. Sørge for at saksbehandlere og andre som behandler dokumenter eller annen informasjon er kjent med offentlighets-loven med forskrifter. Alle kommunale informasjonsmateriell gjennomgås, samordnes og oppdateres. Ny nettside med tjenestekatalog bygges opp med mulighet for elektronisk kommunikasjon og elektronisk innsending av de fleste skjema. Sende ut informasjonsbrev til nye innbyggere. Folkemøter ved større saker, for eksempel i forbindelse med reguleringsplaner. Gjennomføre bruker- og publikumsundersøkelser. Evalueringsskjema etter besøk på rådhuset. Mal for kommunikasjonsarbeid i prosjekt og enkelte saker. 8
5.4 teknologi Målformulering Sel kommune skal bruke både eksisterende og nye teknologiske løsninger for å sikre god informasjon både internt og eksternt. Publikum skal ha mulighet til å finne informasjon og sende søknader og forespørsler hele døgnet. Sel kommune sin internettside skal være enkel å bruke, oppdatert og universelt utforma. Publikum skal ha mulighet til å finne informasjon og sende søknader og forespørsler hele døgnet. Sel kommune skal ha et godt utbygd intranett. Sel kommune skal følge med i den teknologiske utviklingen og vurdere endringer og nye løsninger ved behov. Forventet resultat Kommunens nettside med digitale skjemaer og innsyn i postjournal og politiske dokumenter, bidrar til rask og effektiv informasjonsformidling til innbyggerne. Sel kommune blir i større grad en døgnåpen kommune, hvor publikum kan få informasjon, samt sende søknader, skjema og forespørsler hele døgnet. Nytt intranett og tilgjengelige pc er for alle ansatte gjør alle bedre informert. Være bevisst på utviklingen av sosiale medier og vurdere mer bruk av dem på sikt. Aktuelle tiltak Opprette og videreutvikle ny nettside for Sel kommune, med oppdaterte tjenestebeskrivelser. Opprette og utvikle nytt intranett for ansatte. Opprette og utvikle ekstranett for politikere. Videreutvikle og vedlikeholde elektroniske skjema. Ta i bruk nye elektroniske skjema. Videreutvikle og vedlikeholde politiske møtebøker og protokoller. Legge til rette for elektronisk innbyggerinitiativ. Være bevisst på utviklingen av sosiale medier, som eksempel Internettsidene Facebook, Nettby og Twitter, og vurdere mer bruk av dem på sikt. 9
5.5 profilering Målformulering Sel kommune skal fremstå med en helhetlig og lett gjenkjennelig profil. Sel kommune skal fremstå med en helhetlig og lett gjenkjennelig profil. Det skal være lett å se at avsender er Sel kommune. Dette innebærer en felles grafisk profil, som skal brukes ved all presentasjon av kommunen. Forventet resultat Presentasjon av Sel kommune skjer alltid med lik grafisk profil. Det er lett å se hvem som er avsender av informasjonen som kommer fra Sel kommune. Tydelig identitet på all profilering og informasjon fra Sel kommune. Aktuelle tiltak Tilpasse og iverksette ny, grafisk profil som inneholder bruk av tekst, bilder, farger m.m. i hele kommunen. Sel kommunes informasjonsmateriell samordnes. Informere om glad-saker, som Skuddårsfesten på Selsro. 10
5.6 Omdømme Målformulering Sel kommune skal ha et godt omdømme blant innbyggere og i omverdenen for øvrig. Vi må være tydelige, tilgjengelige og synlige. Omdømme handler om oppfatninger, tillit og å innfri forventninger. Det å kommunisere ut riktig, god og tydelig informasjon er sentralt. Det er vår samlede tjenesteproduksjon, informasjon og kommunikasjon som skaper omdømmet. Det er viktig å kommunisere både hva som er vårt ansvarsområde og hva som ikke er det. De viktigste omdømmebyggere for Sel kommune er ansatte og politikere. Ønsket omdømme for Sel kommune er at vi hos innbyggere, ansatte og politikere fremstår som en kvalitetsbevisst, service-orientert og åpen kommune. For å nå dette målet må vi være tydelige, tilgjengelige og synlige. Forventet resultat Alle ansatte og politikere er bevisste på at de er med på å bygge, og påvikre omdømmet til Sel kommune gjennom sitt daglige arbeid. Innbyggere og omverden for øvrig har et positivt inntrykk av Sel kommune. Sel kommune er et attraktivt bosted, og får økt tilflytting. Sel kommune er attraktiv for næringsetablering, og som vertskommune for nye, offentlige virksomheter og arbeidsplasser. Sel kommune er en attraktiv arbeidsgiver. Generelt styrket posisjon blant innbyggerne, tjenestebrukere, medarbeidere, samarbeidspartnere, lag og organisasjoner og andre offentlige myndigheter. Alle ansatte og politikere er bevisste på at de er med på å bygge, og påvikre omdømmet til Sel kommune gjennom sitt daglige arbeid. Aktuelle tiltak Følge opp alle tiltakene i informasjonsplanen. Samlet vil disse føre til et styrket omdømme. Bevisstgjøre ansatte og politikere på at de er med på å bygge omdømmet til Sel kommune gjennom sitt daglige arbeid. Synliggjøre kommunens resultater. Innbyggerundersøkelse hvert annet år. 11
5.7 informasjon i krisesituasjoner Målformulering Sel kommune skal legge særlig vekt på informasjon og kommunikasjon i krisesituasjoner. Sel kommune skal skape trygghet gjennom god kommunikasjon og informasjon også i krisesituasjoner. Sel kommune skal ha en beredskapsplan som inneholderretningslinjer for informasjon og kommunikasjon i krisesituasjoner. Sel kommune skal skape trygghet gjennom god kommunikasjon og informasjon også i krisesituasjoner. Sikker og trygg informasjon i en krisesituasjon er en forutsetning for å unngå informasjonskriser og situasjoner som kan forverre konsekvensene av en krisesituasjon. Forventet resultat Sel kommune er bedre rustet til å håndtere informasjon og kommunikasjon i krisesituasjoner. Allmennheten får nødvendig informasjon og kunnskap i krisesituasjoner. Egne informasjonskriser, for eksempel at andre etablerer seg som informasjonsleverandører, blir unngått. Sel kommune får styrket omdømme i etterkant av en krisesituasjon. Aktuelle tiltak Klargjøre kriseweb som enkelt kan ta over for kommunens hovedside i krisesituasjoner. Oppdatere informasjonshåndteringsdelen i beredskapsplanen. Klargjøre kriseweb som enkelt kan ta over for kommunens hovedside i krisesituasjoner. Utarbeide veiledningshefte om bruk av informasjon og kommunikasjon i krisesituasjoner. 12
5.8 lokaldemokratiet Målformulering Sel kommune skal styrke lokaldemokratiet. Innbyggerne har anledning til selv å velge sine lokalpolitikere og å evaluere deres innsats gjennom vårt demokratiske system. Det bidrar til at kommunens ledelse må ta hensyn til hva innbyggerne mener om hvordan kommunen fungerer som demokratisk organ, om de tjenestene kommunen tilbyr og hvordan pengene brukes. Sel kommune må best mulig legge tilrette for at innbyggerne får innsikt i, og forståelse for, hvordan kommunen og det politiske arbeidet er organisert og hvordan det fungerer. Forventet resultat Mer engasjement i lokalbefolkningen. Større valgdeltakelse. Aktuelle tiltak God informasjon før og etter møter i politiske råd og utvalg. Innbyggerundersøkelser. Video-overføring av politiske møter. Elektronisk innbyggerinitiativ. Eget menyvalg på kommunens nettside for politikk og demokrati. 13
6. Vedlegg 6.1 Handlingsplan 2010-2011 Tiltak Beskrivelse Tidsrom Ansvarlig Pressereglement/veiledning. Ny webside for Sel kommune med tjenestekatalog og andre elektroniske løsninger. Noen virksomheter får ansvar for egen nettside. Krisewebside for Sel kommune. Intranett for ansatte. Regulere eksisterende reglement og se på behovet for nytt. Publisere og videreutvikle ny nettside for hele Sel kommune. Noen virksomheter får egen nettside med tilgang og opplæring. Egen nettside med informasjon for krisesituasjoner. Utvikle og ta i bruk nytt Intranett for ansatte. 2010 Juridisk rådgiver/ Administrasjonssjef/ Politisk behandling 2009-2010 Informasjonsrådgiver 2010 Informasjonsrådgiver/ Virksomhetsledere 2010 Informasjonsrådgiver/ Plan- og beredskapssjef 2010 Informasjonsrådgiver Ekstranett for politikere. Utvikle ekstranett for politikere. 2011 Informasjonsrådgiver/ Ordfører Implementering av Kvalitetslosen. Informasjonsmateriell og informasjonsmøte for nyansatte. Veiledningshefte for informasjon i krisesituasjoner. Plan og rutiner for bruker- og publikumsundersøkelser. Ta i bruk og utvikle Kvalitetslosen. 2010-2011 Prosjektleder for Kvalitetslosen. Informasjonsmateriell/ Informasjonsmøter for nyansatte. Se på foreløpig forslag og kvalitetssikre/utbedre. Egen plan for hvilke undersøkelser som skal brukes, når og hvor ofte de skal gjennomføres. 2010 Informasjonsrådgiver/ Personalavdeling 2010 Informasjonsrådgiver/ Plan- og beredskapssjef 2010 Administrasjonssjefen/ Politisk behandling Profileringsprogram. Ny profil for Sel kommune. 2010-2011 Fagstaben/ Administrasjonssjefen/ Politisk behandling Pc er plassert sentralt der ikke alle har egen pc. Skriftlig informasjon. Oppdatere informasjonsmateriell. Elektronisk innbyggerinitiativ. Veiledning i bruk av bilder og film på internett. Evaluerings-skjema etter besøk på Sel rådhus. Sosiale medier. Profileringsmateriell. Undersøke behovet for flere pc er på alle arbeidsplassene i Sel kommune. Se på behovet for skriftlig informasjon til de som ikke nås elektronisk. Alt informasjonsmateriell gjennomgås og behovet for nytt kartlegges. Innbyggerinitiativet via Sel kommunes nettside. 2010 IKT konsulent 2010-2011 Informasjonsrådgiver 2010 Informasjonsrådgiver 2010 Informasjonsrådgiver Felles mal for hele Sel kommune. 2010 Informasjonsrådgiver/ Juridisk rådgiver Besøkende gir tilbakemelding etter besøk på rådhuset. Vurdere bruk av flere sosiale medier, etter behov og utvikling i samfunnet. Informasjonsmaterial til utdeling ved besøk, seminar etc. 2010 Informasjonsrådgiver 2010-2011 Informasjonsrådgiver 2010 Informasjonsrådgiver 14
6.2 Referanseliste Lover og regleverk Det er flere lover og forskrifter som pålegger Sel kommune å informere om virksomheten sin. De viktigste er grunnloven, kommuneloven, offentleglova og forvaltningsloven. Kommunelovens 4. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning Offentleglova med forskrifter, er det sentrale regelverket om allmennhetens rett til innsyn i saksdokumenter i kommuner, fylke og stat. Loven bygger på prinsippet om at alt i utgangspunktet er offentlig, og at unntak bare kan skje med hjemmel i lov. Forvaltningsloven regulerer blant annet lovbestemt taushetsplikt. Lov om elektronisk kommunikasjon skal sikre gode, rimelige og fremtidsrettede elektroniske kommunikasjonstjenester. Dette gjelder også funksjonshemmede og andre brukere med særlig behov. I tillegg vil en rekke særlover og krav fra departementene understreke ytterligere kravet til at kommuner skal informere og veilede. Virksomhetene i Sel kommune er underlagt særlover som sier noe om informasjonsplikt og veiledningsplikt til publikum. Noen av dem er: Kommunehelsetjenesteloven som blant annet sier at helsetjenesten skal gi den som søker eller trenger helsehjelp de opplysningene vedkommende trenger for å ivareta sin rett. Helsepersonelloven sier at den som yter helsehjelp skal gi informasjon til den som har krav på dette etter reglene i pasientrettighetsloven som skal sikre nødvendig informasjon for å få innsikt i sin egen helsetilstand samt innholdet i helsehjelpen. Andre aktuelle lover er: Personopplysningsloven Plan- og bygningsloven Sosialtjenesteloven Opplæringsloven Barnehageloven Miljøinformasjonsloven. Andre sentrale dokumenter: Statens kommunikasjonspolitikk, som sier at statlige virksomheter skal legge fem prinsipper til grunn for sin kommunikasjonspolitikk: Åpenhet, medvirknin, nå alle, aktiv, helhet. Selv om kommunene ikke er pålagt å følge denne politikken, er dette likevel gode prinspper å strekke seg etter. ekommune2009, som sier at innbyggerne skal kunne velge å kommunisere elektronisk med det offentlige. ekommune2012, som blant annet sier at kommunene skal levere elektroniske tjenester på nett. Stortingsmelding nr 17 Eit informasjonssamfunn for alle sier blant annet at brukerne skal møte en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor, som er universelt utforma og som har døgnåpen forvaltning. 15
Foto: Informasjonsmøte for ungdomsmusikalen