Berekraft og samfunnsplanlegging

Leiaropplæring Volda kommune - kommunale leiarar sin kontekst Volda 19. februar 2014 Professor dr. Roar Amdam Bodskap 1. For å vere ein god leiar på du kjenne konteksten og dei strukturerande kreftene du som leiar må forhalde deg til. 2. Kommunar blir utfordra på å levere auka produktivitet, effektivitet og kvalitet. Leiararar har eit stort samfunnsansvar. 3. Fornying, forenkling og forbetring kan oppfattast som innovasjon. Innovasjon er eit leiaransvar. 2 Utfordringar kommunen som samfunn Senter/by Ferje Bygder Uttynning Vekst Pendlingsomland Riksveg 3 Berekraft og samfunnsplanlegging Sosial dimensjon: Individuallisering, svekka sosial kapital Samfunnsplanlegging: Styingsutfordringar Økologisk dimensjon: global oppvarming klimakrise Økonomisk dimensjon: globalisering, finanskrise 4 Økologiske utfordringar Global oppvarming, klimakrise Land blir oversvømt, havnivåheving Ekstremver, tørke, flom, storm Overutnytting og forureining av allmenningar som land, luft, hav og vatn Redusert artsmangfald Matforsyning, inkludert reint vann Ujamn fordeling av levekår, i-land vs u-land Folk på flukt, klimaflyktningar Befolkningsauke, 250.000 per døgn Urbanisering - også i Norge 5 Økonomisk utfordringar Globalisering, internasjonalisering og auke konkurranse Privatisering av allmenningar Dei 200 største multinasjonale selskapa kontrollerar over ¼ av verdas bruttoprodukt. Dei rike blir rikare. De 400 rikaste enkeltindivida i verda disponerer like store verdiar som dei fattigaste 2,5 milliardane menneske Finanskrise samfunnsansvar, svindel, korrupsjon taparar og vinnarar. Too big to fail, too big to jail. Forvalting av Pensjonsfondet risk stat, rike borgarar, men fattige kommunar. Forventingspress. Privatisering? 6 1

Sosial utfordringar Individualisering og auka egoisme Styrka profesjonell band, svekka lokale band Framvekst av narkotika- og våpensyndikat Dei fattige landa lider mest av økonomisk og økologiske kriser Urbanisering og vekst i urban slum Kulturelt mangfald og kulturelle spenningar Ulik fordeling av handlingskapasitet, den sosiale gradienten Samansette (wicked problems) som fysisk inaktivitet og fedme, psykiske problem, fråfall i skulen 7 Styringsutfordringar Politisk og økonomisk nyliberalsime Vinnar- og tapar-regionar Regionar som politiske aktørar, men manglar aksept og legitimitet. Lite funksjonell og berekraftig utbygging. Regionkommunar? Svak kopling mellom strategisk og operativt nivå sjølv med omfattande rapportering 8 Samfunnsstyring skjer gjennom: 1. Offentlig byråkrati, hierarki og kommando (samordning) 2. Marked med tilbud, etterspørsel og regulering (bestillar/utførar) 3. Styringsnettverk, partnerskap og avtalar (samhandling) 4. Folkevalde si (meta)styring, (styring av styringa) 9 Styringssystem Statsstyring/ Marknadsstyring/ styringsverket -koordinering Folkevald metastyring Styringsnettverk/ partnarskap 10 Behov Mål Inntak (Input) Sosial-økonomiske problem Organisasjonar eller program Produksjon Resultat som fremming av verdiar (Impacts) Resultat som måloppnåing I (Outcomes) Produkt/ prestasjon (Output) Produktivitet Relevans produsere riktig Effektivitet produsere det riktige Kvalitet fremme demokrati, berekraft, folkehelse Styringsprosessen 11 Vektlegging av statsstyring Gamal offentleg styring basert på regelstyring, hierarki, samordning og fagleg skjønn, men blei oppfatta som klientifiserande og byråkratisk i negativ forstand (seindrektig) Svak produktivitet. Betre på effektivitet og kvalitet? Leiing gjennom avgjerder i vanskelege saker Planlegging basert på faglege vurderingar og kommandostyring Best eigna til forvaltningsarbeid? 2

Vektlegging av marknadsstyring New Public Managment med vekt på skiljet mellom bestillar og utførar, mål og resultatstyring, kundar og marknadstenking. Lover både fridom og kontroll, men vi har fått rigide kontrollregime, einingsegoisme, søking etter standardprosedyre og redusert faglig skjønn. Sterk på produktivitet, men svakare på effektivitet og kvalitet grunna einingsegoisme Leiing gjennom påverking av faglege normer og standarar Planlegging gjennom meiningsskaping og mål- og resultatstyring Best eigna til produksjon av varer og tenester? Vektlegging av styringsnettverk Ny offentlig forvaltning er i utvikling. Vektlegg verdistyring, formål og levering av kvalitet. Føreset likeverd, samhandling, stort fagleg skjønn, avklart mandat og borgardeltaking i nettverka Nødvendig for å fremme kvalitet. Resultat veldig avhengig av legitimitet. Viktig leiaroppgåve er å fremme nettverkets legitimitet. Aukande transaksjonskostnader Planlegging som meiningsskaping og styring gjennom partnarskapsavtalar Best eigna til utviklingsarbeid og for samhandling? Frivillige lag og organisasjoner Næringsorganisasjoner Bedrifter Politi Andre Banker Styringsnettverk Offentlig innsyn og demokratisk kontroll RESSURSAR Gjensidig avhengigheit TILLIT Output og outcome Fylkeskommunen Fylkesmannen Kommunar Skoler, universitet, forsking Departement og direktorat Sykehus m.m 15 Individuell oppgåve Kva er det viktigaste formålet med kommunar? Skriv svaret ditt på ein gul lapp og lever den til kursa. 16 Utfordringar kommunen som organisasjon Skule Kultur Økonnomi Planlegging Personal Tittel Kommunestyre Formannskap Ordførar Administrasjonssjef Helse- og sosial Teknisk Næring NPM som reformideal New Public Management Morten Øgård i Det kommunale laboratatorium Eit breitt konsept som har noko til alle, difor veldig dominerande. Bygger på tre føresetnader: 1. Tru på sterk : Oppgraderar og viktiggjer leiarane. Skil politikk og administrasjon, dvs. folkevalde som strategar, bestillarar og tilsette som utgreiarar og operatørar. 2. Tru på indirekte kontroll: Bruk av marknadar for å auke produktivitet og effektivitet i offentleg sektor, dvs konkurranseutsetting, fristilling, privatisering 3. Tru på borgarane: Innfører frie brukarval, brukarundersøkingar, brukarstyre, voucher, rettigheitslover Skular mm Kulturhus mm Institusjonar mm Verksemder? 17 18 3

Mobilisering Kunnskap Visjon Strategi Læring Mobilisering Kunnskap Visjon Strategi Læring Legitimering Gjennomføring Organisering Legitimering Organisering Gjennomføring Organisering New Public Management to motstridande krefter Christensen m.fl. 2002: NPM og forvaltningspolitikk 1. Desentralisering av makt ved delegering til resultateiningar og adm. leiarar og ved at borgarane får frie val som kundar, klientar og brukarar av det offentleg. 2. Sentralisering av makt gjennom, rapportering, resultatkontroll, kontraktstyring (BU-modell), definerte minstestandardar Resultat: Konkurranse om å eksistere og eit rigid kontrollregime basert på mistillit 19 Vellykka offentleg innovasjon Mulgan og Albury (2003) Vellykka innovasjonar i offentleg sektor er å skape og å sette i verk nye prosessar, varer og tenester, og å sette i verk nye leveringsmetodar som fører til vesentleg forbetring i produktivitet, effektivitet og kvalitet. Innovasjon, noko nytt og nyttig To retningar: 1. Den lineære: Innovasjonar forplantar seg mellom tre ulike sverer: frå forsking via anvending til praksis. 2. Den interaktive eller samarbeidsdrivne: Innovasjonar blir drivne fram gjennom samforståing og samhandling av mange likeverdige og gjensidig avhengige aktørar i kommunikative prosessar. Oppsummert: Innovasjon er systematisk hardt arbeid over tid. Det å utvikle ein kollektiv kapasitet til innovasjon krev både tolmod og trening. Verktøy i plan- og utviklingsarbeid og i planlegging/ Strategisk planlegging/ Taktisk planlegging/ Årsmelding/evaluering Operativ Planlegging/ 22 Variablar i utviklingsarbeid - planlegging og Legitimering Mobilisering Kunnskap Visjon Strategi Gjennomføring Læring på ulike nivå 23 Legitimitetsutfordringar 1 Scott (1998:134) Iinstitusjonar blir oppretthaldne av pilarar: Regulative mekanismar. Desse krava har ein legal basis som blir vedteken av folkevalde. Her finn vi lover- og regelverk som organisasjonen må innordne seg etter for ikkje å bli rettsleg straffa. Dette blir kalla legal eller regulative legitimitet. Normative mekanismar. Dette er reglar for kva ein forventar av organisasjonar og kva organisasjonar kan gjere. Det vil seie normer og verdiar som formidlar kva som er rett og galt og kva som er etisk og moralsk akseptert åtferd. 24 Dette blir kalla normativ legitimitet. 4

Legitimitetsutfordringar 2 Kognitive mekanismar. Dette er tankekonstruksjonar i form av modellar/bilder som vi ber på og som formidlar kva ein organisasjon er og korleis den skal oppføre seg. I dette inngår også det bildet organisasjonen har og gir av seg sjølv. Dette blir kalla kognitiv legitimitet. Med tekniske omgivnader blir meint der organisasjonen sin produksjon av varer og tenester skjer og der desse får si betaling og belønning for produktivitet og effektivitet. 25 Dette blir kalla pragmatisk legitimitet. Kommunal samfunnsplanlegging Legitimerande politisk prosess Regulativ legitimitet og institusjonell planlegging Normativ legitimitet og strategisk planlegging Kognitiv legitimitet og taktisk planlegging Pragmatisk legitimitet og operativ planlegging Evaluering og læring Samfunnsplanlegging med avtalt partnarskap mellom offentlig, privat og frivillig sektor og mellom sentrale og lokale maktstyresmakter Viktig for kommunar og regionar å framstå som og få aksept som mektige regionale utviklingsaktør. Viktig for å skape fellesskap, sette ein dagsordenen og gi retning for arbeidet (arealvisjonar ) Viktig med avtalte partnarskap mellom offentlig, privat og frivillig sektor, og mellom styringsnivåa. RUP, viktig men så langt avgrensa breidde Viktig med prosjekt og avtalte samarbeid om gjennomføring Viktig med læring i alle delane av den legitimerande prosessen 26 Kommunal verksemdsplanlegging Legitimerande politisk prosess Regulativ legitimitet og institusjonell planlegging Normativ legitimitet og strategisk planlegging Kognitiv legitimitet og taktisk planlegging Pragmatisk legitimitet og operativ planlegging Evaluering og læring Planlegging av kommunen som organisasjon si verksemd Uviktig, fordi staten avgjer kommunar, fylke og regional stat sin eksterne legitimitet Uviktig fordi staten setter dagsorden, bestemmer innsatsområde, minstekrav Viktig med intern arbeidsdeling i fylke og kommunar. Økonomiplanen og årsbudsjett har blitt svært viktig Viktig med gjennomføringsplanar for kvar eining/ verksemd Blir til vanleg avgrensa til operativt og taktisk nivå 27 Former for legitimitet Former for planlegging og Strategisk Taktisk Operativ Legitimitetstrappa Amdam, R. 2010: Kommuneplanleggingas institusjonelle legitimitet. Rettsleg Normativ legitimitet, arbeidet er i tråd med lov og regelverk.!? legitimitet, arbeidet er (verdimessig) akseptert.? Kognitiv Pragmatisk legitimitet, legitimitet, arbeidet er arbeidet er (fagleg/politisk) nyttig for erkjent. meg/oss. Eg må kome meg E lengre EEEopp i trappa!?!? 28 Nivå for læring Metalæring Dyplæring Erfaringslæring Rutinelæring Læring i form av System for planlegging, organisering, rapportering Valg av nye handlinger basert på nye verdier Erfaring, prøving og feiling innafor gjeldende verdier Regler, standardprosedyrer og faste handlingsmønster Kan kjennes igjen som Endret system for planlegging, organisering, rapportering Endring i situasjonsforståelse, visjoner, selvrefleksjon Endring av kognitive bilder av hvordan oppgaver kan løses Ingen endring i handlinga nå oppgaven blir oppfatta som lik fra et tidspunkt til et anna Kva er kvalitet Evens, J.R. 2011(6): Quality management, organization, and strategies Kvalitet blir ofte definert som det å ha gode brukseigenskapar og det å tilfredstille kundane/borgarane sine behov. Men konkurransekrafta ligg ofte i å overskride brukarane sine forventingar. Kan vi då seie at kvalitet er å tilfredstille føremålet og samtidig gi noko ekstra. 29 5

Kommunane sine eksistensgrunnar eller formål Sjølvstyre Ballanse mellom negativt avgrensa sjølvstyre og statleg styring, dvs som avleidd statsmakt Lokaldemokrati Finne lokalt tilpassa løysingar Erstatte marknaden ved å definere behov/etterspørsel Skape politiske fellesskap, alliansar og fremme krav overfor staten og andre Tenesteyting Produsere varer og tenester med god: produktivitet effektivitet kvalitet Gruppeoppgåve I kva grad greier Volda kommune å levere god kvalitet i høve til dei viktigaste formåla med kommunar? Korleis kan kvaliteten forbetrast? Korleis kan kvaliteten målast/formidlast? 32 Leiing på ulike nivå Ideologisk/institusjonell Ideologisk/ institusjonell Strategisk Taktisk Operativ planlegging/ Gjeld utvikling og synleggjering av dei grunnleggande verdiane som gjennomsyrer og rettferdiggjer organisasjonens eksistens Kjem mellom anna til syne i lov og regelverk, formålsparagraf, foretakside, misjon, visjon, menneskesyn, leiarfilosofi Plan for eiga planlegging, styring, aktivitet Legitim åtferd er innanfor gjeldande lov- og regelverk, standardar, maktstruktur. Arena: Overordna planar, planstrategi, planprogram 33 Verktøy i institusjonell Oppretting, nedlegging, deling og samanslåing Endra tilknytingsform, sentralisering, desentralisering Reengineering fokus å verdiskapingskjedene, back to basic Utvikling av kjernekompetanse Organisasjonstrimming Konkurranseutsetting Bestillar-utførar-modell Læringskultur, læringsorientert plan- og rapporteringssystem (MBO) Rapportering og profilering/ ekstern informasjon Marknadsføring av tenester/produkt (offentlege monopol verksemder) Lobbyverksemd Etikk og verdistyring, etisk rekneskap Utskifting av leiar/leiarar, leiartrening,, oppretting og utvikling av leiarteam Leiarmobilitet (både internt og eksternt) Utskifting av styre/styremedlemmar Leiardoktrinar og organisasjonsoppskrifter Leiing på ulike nivå Strategisk Strategisk Taktisk Operativ Organisasjonsutviklingsprosjekt 35 36 6

Strategisk planlegging/ Gjeld tilpassing av den planleggande eininga sine aktivitetar til omgivnaden og/eller påverking av denne. Kjem til syne i synet i tolkinga av utviklingstrekk og utfordringar, og i val av innsatsområde, utbyggingsmønster, mål- og retningslinjer for samfunnsutviklinga, for eiga verksemd, organisasjonsutvikling Legitim åtferd er høveleg i forhold til gjeldande moral, forventingar, autoritetssystem. Arena: Kommuneplanens samfunnsdel strategisk del av andre planar. Kommunevalprosessen Strategisk planlegging med brei medverknad Strategiutvikling overfor konkurrentar Strategiutvikling overfor borgarar/kundar Forandringskultur i tydinga mobilisering Forslagskasse Innsamling av kvantitative data Spørresundersøkingar med skjema og/eller intervju Verktøy i strategisk Scenarioskriving Framtidsverkstad Søkekonferansar SOFT-analyse GAP-analyse Arbeidsbokmetoden Stormøte få heile systemet i eit rom (brei medverknad og deltaking) Konfrontasjonsmøte 38 Leiing på ulike nivå Taktisk Taktisk planlegging/ Strategisk Taktisk Operativ Gjeld den formelle organiseringa og styringa av organisasjonens ressursar Kjem til syne i organisasjonens prioriteringar, design av hierarki og stillingar, og i prosessar for delegering, koordinering, Legitim organisasjonsåtferd blir støtta av gjeldande tenking, forståing, kultur og mentale bilde 39 Arena: Kommunens arealplan, handlingsprogram og økonomiplan Verktøy i taktisk Leiing på ulike nivå Operativ Bytte spesialiseringsprinsipp, funksjonell eller territoriell Divisjonalisering Utflating av hierarkia Prosjekt/matriseorganisering Opprette resultateiningar Utforming av bygningar og lokale Formelle informasjonssystem/edb Arbeids- og produksjonsmetodar Regel- og prosedyreforenkling Fullført sakshandsaming Skille mellom strategiske og operative oppgåver Kartlegging av interavhengigheit Kartlegging av ansvar og som må gi løyve, som kan gi støtte og som må informerast. Kartlegging av fremmande og hemmande krefter Sjølvstyrte og delvis sjølvstyrte grupper Bygging av arbeidslag/team Analyse av eigen og andres rolle i grupper Bygging av gode relasjonar mellom arbeidslaga Organisasjonsspeil som tilbakemelding frå andre grupper Intervenering i konflikt mellom to grupper (konfliktbearbeiding) Fredsmekling Strategisk Taktisk Operativ 41 42 7

Operativ planlegging Gjeld den daglege a av menneske som set i verk organisasjonen sine handlingar, stimulering til sjølv Kjem m.a. til syne i gjennomføringskraft, ved ros og ris, system for tilbakemeldingar, konflikthandtering og den dagleg drifta Legitim organisasjonsåtferd blir støtta av det som blir vurdert som nyttig. Arena: Områderegulering, detaljregulering, årsbudsjett, vaktplanar Personaladministrative system, personalpolitikk og personaladministrasjon Rekruttering/headhunting Nedbemanning Løn og lønsordningar Likestilling (kjønn) Opplæring av tilsette Rett Fadderordningar Kompetansekartlegging Kompetanseutvikling Verktøy i operativ Redesign av stillingar Jobbrotasjon Medansvarleggjering/sjølvlei ing (emporment) Motivasjonstiltak Tidsstudiar/tidsplanlegging Kommunikasjon- og konfliktførebygging Samtalekonsept (medarbeidarsamtalar) Karriereplanar Konsept for personleg utvikling Åtferdsmodellering Konflikthandtering 44 og metalæring Leiing og læring Strategisk og djuplæring Taktisk og erfaringslæring Operativ og rutinelæring Rapportering og læring Gjeld alle formar for dokumentering, rapportering, kommunisering, evaluering og revisjon med sikte på læring og korrigering Kjem til syne i eininga sin rapportar, rekneskap, evalueringsprosessar, styringsdialogar Kommunale plandokument: Prosjektrapportar, årsrapportar, årsmeldingar, KOSTRA-tal 45 46 Verktøy for rapportering og læring Rapporteringsordningar og årsrapportar Benchmarking samanlikning av nøkkeltal Måling av produksjon Måling av produktivitet Måling av effektivitet Brukargranskingar med vekt på vurdering av kvalitet Frå brukarundersøking til borgardeltaking Kvalitetssirklar inspirert av japansk næringsliv Total kvalitets (TQM) Andre kvalitetskonsept som Quality of work life projects (QWL) Internkontroll Læringskultur/Den lærande organisasjon 47 Planlegging og læring på ulike nivå: planlegging og metalæring Strategisk planlegging og djuplæring Taktisk planlegging og erfaringslæring Operativ planlegging og rutinelæring 48 8

Planlegging og læring Visdomsord Gjeld alle formar for dokumentering, rapportering, evaluering og revisjon med sikte på læring og korrigering Kjem til syne i organisasjonens rapportar, rekneskap, evalueringsprosessar, styringsdialogar Kommunale plandokument: Prosjektrapportar, årsrapportar, årsmeldingar, KOSTRA-tal Albert Einstein: Ikke alt som kan telles teller, og ikkje alt som teller kan telles. Eller sagt på ein anna måte: Noko kan teljast, men noko må forteljast. 50 Takk for meg! Du finn meir om meg her: http:///index.php?id=11495 http:///index.php?id=12348 Du finn dugnadsmetoden her http:///nyn/hivolda/om-hogskulen/avdelingar/samfunnsfagog-historie/planlegging_-administrasjon-og-skulerettasamfunnsfag/andre-lenker/dugnadsmetoden og om Master i samfunnsplanlegging og her: http://hivolda.studiehandbok.no/categorysearch/search/25062?selectedi Ds[]=10&SearchButton= 51 9