SKOLENES UTLEIEREGLEMENT Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for oppvekst og levekår 09.04.14 Utvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Saksbehandler: Johannes Eide Arkivsaknr.: 2013/7308 RÅDMANNENS INNSTILLING: Nytt utleiereglement for skolene vedtas. Det gjøres gjeldende fra 01.05.14 SAMMENDRAG Leie og låntakere er f. eks. samarbeidsorganer, kulturskolen, idrettslag og kulturorganisasjoner. Rektor står for utleie og utlån. Fast leie eller utlån er for ett skoleår om gangen. Det skal være skriftlig søknad for all utleie og utlån. Leie og låntaker er fullt ut ansvarlig for lokalene i leie og lånetiden. Det skal ikke betales leie for aktiviteter for barn og unge til og med 19 år dersom pkt. 5.9 og 5.10 er oppfylt. Det samme gjelder virksomhet etter voksenopplæringsloven 7 som skjer på hverdager i skoleåret. Alle leie og låntakere får et eksemplar av utleiereglementet. Avgjøres av: Kommunestyret Behandles i følgende utvalg: Utvalg for oppvekst og levekår Utvalg for teknikk og miljø Formannskapet
Saksopplysninger: Saken har vært til høring og det er mottatt svar fra følgende organisasjoner: - Askøy sang og musikksamskipnad - Ungdommens kommunestyre - Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen - FAU ved Hanøy skole - FAU ved Davanger skole Gjeldende utleiereglement ble vedtatt i kommunestyret i 2005 og endret i 2011. Skolenes utleiereglement 1. Leie og låntakere 1.1 Skoleanlegg, gymsal, rom og utstyr kan leies og lånes ut til lag og organisasjoner som gir tilbud innen kultur og idrett i henhold til rammer satt av kommunestyret. 1.2 Skolens og samarbeidsorganenes egne arrangementer går foran eventuell utleie og utlån. Leietaker og låntaker må få melding om endringen i leie og låneforholdet i rimelig tid. Med rimelig tid menes at de må få mulighet til å kunne informere de aktuelle medlemmene om endringen. 1.3 Askøy kulturskole har rett til å disponere ledige lokaler ved skolene til sin virksomhet både på dagtid og kveldstid. 1.4 Etter det som er nevnt i pkt. 1.2 og 1.3 skal utlån til andre aktiviteter for barn og ungdom, organiserte og uorganiserte, prioriteres. Ved tildeling av tidsrammer skal det tas hensyn til barnas alder. 1.5 Godkjente studieforbund har rett til lån av skolelokaler og utstyr jfr. Lov om voksenopplæring kap. 2 med forskrifter. 2. Utleier og utlåner 2.1 Rektor ved den enkelte skole avgjør søknader om fast leie og lån av skoleanlegg, rom og utstyr for ett skoleår om gangen. Fagsjef skole er ankeinstans. Plan for fast utleie og utlån legges fram som melding for samarbeidsutvalget ved skolen. Søknad om fast leie eller lån må sendes skolen innen 15. mai hvert år. 2.2 Rektor kan også leie eller låne ut skoleanlegg, rom og utstyr utenom den fast oppsatte planen for skoleåret. 2.3 Skolen skal ha dokumentasjon for all utleie og utlån. 3. Leie og låneperiode 3.1 Det skal søkes om fast leie eller lån for ett skoleår om gangen. 3.2 Frivillige lag og organisasjoner skal sikres mulighet for tilfeldig leie eller lån av skoleanlegg, rom og utstyr gjennom hele året. 3.3 Når søknader om utleie og lån i ferier skal behandles, må det spesielt tas hensyn til eiendoms og renholdsavdelingens behov for tid til vedlikehold, oppgradering og hovedrengjøring.
4. Vilkår for utleie og utlån 4.1 Det skal søkes skriftlig om all utleie og utlån på elektronisk skjema som fins på fagavdelingens hjemmeside. Det skal gå fram av søknaden hvilken aktivitet det gjelder, hvilke rom det søkes om og hvem som er ansvarlig for aktiviteten. Ansvarshavende må være fylt 18 år. Søknaden skal inneholde navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Dersom en klubb søker om leie eller lån for flere lag skal det legges ved en ukeplan der lag og ansvarshavende for hvert lag framgår med navn, adresse og telefonnummer. 4.2 Utleiekontrakt, kommunal mal, skal brukes ved fast utleie og utlån. Dersom det viser seg at leie eller lånetider som er innvilget ikke blir benyttet så skal skolen ha melding om dette. 4.3 Leie og låntaker er ansvarlige for ro og orden i leietiden. De er fullt ut erstatningsansvarlig for skader leie og låntaker, deltakere og andre påfører anleggene i leie og låneperioden. Leie eller låntaker er forpliktet til straks å melde fra skriftlig til skolen om skade på person eller anlegg. 4.4 Kommunen har ikke ansvar for skade eller tap som leietaker, deltakere eller andre måtte bli påført ved bruk av anleggene i leie eller låneperioden. Kommunen er også uten ansvar for tapte eiendeler i utleie eller låneperioden. 4.5 Leietaker og låntaker skal kvittere ut nøkkel hos skolen både for fast og tilfeldig lån og leie. Kommunal kvitteringsmal skal brukes. Det skal kreves depositum på kr 200,- for hver nøkkel og nøkkelkort. Det utleveres kun en nøkkel (evt. kort og nøkkel) til hver person. Nøkkel skal ikke leveres videre til annen person. Nøkkel og evt. kort skal leveres tilbake til skolen seinest ved skoleårets slutt i bytte mot depositum. 4.6 Rektor avgjør når det faste utlånet skal være slutt om kvelden. Bruken av lokalet eller anlegget skal være slutt seinest når leie eller lånetid går ut. 4.7 Renholdet skal som regel utføres som samordnet vask. Leie og låntaker er ansvarlig for at lokalet blir ryddet og moppet og at det forlates slik det var før leie eller lån. Skolen i samarbeid med renholdsavdelingen kan gjøre avtale med bruker om lån av midler og utstyr til renhold. Brukes et lokale av flere leie eller låntakere samme kveld, er hver av dem ansvarlig for å rydde etter seg. Boss skal plasseres i beholdere som anvises av skolen. 4.8 Viser det seg at det er nødvendig med ekstra renhold, vaktmestertjenester eller bosstømming er leie eller låntaker forpliktet til å betale kostnadene ved dette. Rektor avgjør om det er nødvendig med slikt ekstraarbeid. 4.9 Skolen skal ha egen protokoll evt. flere, der alle lån og leietakere kvitterer seg inn og ut med dato, klokkeslett, navn på lag/organisasjon og ansvarshavende sin underskrift. 4.10 Leie og låntaker er ansvarlig for at det sjekkes at ingen personer er igjen i bygningen, vinduer er lukket forsvarlig og alle ytterdører er låst. Dersom dette ikke blir overholdt er leie eller låntaker ansvarlig for å erstatte utgifter som kommunen får som følge av svikt her. 4.11 Leie eller låntaker må betale for evt. utrykninger som kommunen må foreta som en følge av feil eller svikt fra leie eller låntaker sin side. Minimumssatsen er tre timer for hver utrykking (egen sats for helg). 4.12 Leie eller låntaker må betale for evt. utrykninger som brannvesen eller vaktselskap må foreta som følge av feil eller svikt fra leie eller låntaker sin side. Her gjelder brannvesenet og vaktselskapet sine satser.
5. Utlån uten betaling 5.1 Alle møter og arrangementer som skolene eller samarbeidsorganene står bak. 5.2 Kommunale møter og arrangementer. 5.3 Partipolitiske møter. 5.4 Møter i arbeidstakerorganisasjonene i kommunen. 5.5 Kulturskoleaktiviteter. 5.6 Virksomhet etter Voksenopplæringsloven 7. Øvinger til kor og korps på hverdager i undervisningsåret (se skoleruten) kommer inn under denne bestemmelsen. Viser til lovens forskrift kap. 2, 10. 5.7 Arrangementer knyttet til markeringen av hellig og høytidsdager som f. eks. 1. og 17. mai. 5.8 Organisasjonsarbeid, kurs, øvinger og idrettsaktiviteter for barn og unge til og med 19 år. 5.9 Utlån uten betaling forutsetter at flertallet av deltakerne tilhører Askøy, arrangøren har et demokratisk valgt styre og at lokalet ikke brukes til inntektsbringende virksomhet på kommersiell basis. 5.10 Dersom utlån medfører ekstraordinære kostnader med renhold m.m. må låntager betale for dette. Viser til pkt. 4.8. 6. Utleie med betaling 6.1 For all utleie som ikke er nevnt i kapittel 5 skal det kreves leie etter satser som kommunestyret fastsetter. 6.2 Skolene skal bruke standardskjema «Regning for leie av skolerom» som fins i tre versjoner. 6.3 Alle leieinntekter skal inntektsføres på den aktuelle skolen. 6.4 Eventuell manglende innbetalt leie kan trekkes fra lagets neste tildeling av kommunalt tilskudd. 7. Askøy kulturskole 7.1 Kulturskolen har rett til å disponere grunnskolens lokaler til sin desentraliserte undervisning. 7.2 Kulturskolen kan undervise i grunnskolens lokaler på dagtid dersom der er ledig kapasitet. 7.3 Rektor ved kulturskolen melder behov for undervisningslokaler til de aktuelle skolene innen 1. mai hvert år. 7.4 Nøkkel og evt. nøkkelkort utskrives fra hver enkelt skole direkte til den aktuelle lærer. Det skal ikke kreves depositum. 7.5 Kulturskolens lærere skal ha tilgang til personalrom, kopimaskin, telefon m.m. Utgifter dekkes ved at den aktuelle skolen sender regning til Kulturskolen. 7.6 Skolen må i samarbeid med kulturskolens ansatte finne løsninger på utfordringer med låsing av dører på ettermiddags og kveldstid. 7.7 Kulturskolens undervisning må så langt råd er følge skoleruten. 7.8 Ved endringer av timeplanen på den enkelte skole som får innvirkning på Kulturskolens undervisning må Kulturskolen informeres i rimelig tid. 7.9 Når skolen trenger de lokalene som Kulturskolen disponerer, må det så langt råd er stilles andre lokaler til disposisjon for Kulturskolen.
8. Rom som ikke blir leid eller lånt ut 8.1 Kontorer, personalrom, arbeidsrom for personalet, lager og materialrom blir ikke leid eller lånt ut. 8.2 Skolens personalrom kan leies eller lånes ut av rektor dersom en av skolens personale er til stede. 8.3 Spesialrom blir vanligvis ikke leid eller lånt ut. Rektor kan gjøre unntak. 9. Røyking og nyting av alkohol 9.1 Det er forbudt å røyke i skolens lokaler og på uteområdet. 9.2 Det er forbudt å nyte alkohol i skolens lokaler og på uteområdet. For kombinerte anlegg er det gjort visse unntak fra denne regelen. Opplæringslovens 9-5 og kommunestyrevedtak nr. 33/99 åpner for at rådmannen kan gi ambulerende skjenkebevilling til større kultur og jubileumsarrangementer. 10. Parkering 10.1 Det vanlige er at all parkering foregår på skolens parkeringsplass. 10.2 Ved større arrangementer kan andre deler av skoleområdet brukes etter avtale med rektor. En slik ordning må ikke komme i konflikt med skolens egen bruk av området. 10.3 Parkering på skoleområdet skjer på eget ansvar 11. Reaksjoner ved brudd på reglene 11.1 Ved brudd på reglene kan rektor, etter å ha tatt saken opp med leietaker eller låntaker, legge ned forbud mot videre leie eller lån for kortere eller lengre tid. 12. Informasjon om reglene til leie og låntaker 12.1 Skolen sender ett eksemplar av disse reglene til leie eller låntaker sammen med brevet der de får bekreftet at leie eller låneforholdet er innvilget. 12.2 I brevet må det informeres tydelig om det er lån eller leie og evt. hvor stort leiebeløpet er. 13. Reglenes virkeområde 13.1 Disse reglene skal gjelde for alle skolene i Askøy kommune med mindre en eventuell leiekontrakt er til hinder for dette. Vurdering: Det nye utleiereglementet presiserer at all utleie for barn og unge til og med 19 år er uten betaling for leie, dersom deltakerne tilhører Askøy jfr. pkt. 5.9 og utleien ikke påfører skolen ekstra kostnader jfr. pkt. 5.10. I gjeldende reglement er bare fast utlån over et helt år uten
betaling. Ut fra dette skal f. eks. Tall ship race og CISV (internasjonal barneleir) betale leie dersom det ikke gjøres spesielt vedtak om fritak. Nytt reglement slår fast at all øving for korps og kor som mottar støtte etter voksenopplæringsloven 7 er uten betaling når øvingen skjer på hverdager i undervisningsåret (jfr. skoleruten). I gjeldende reglement er ikke korps og kor nevnt i forbindelse med 7. Voksenopplæringsloven med forskrift fritar ikke organisasjonene for betaling for leie som skjer i helger og skoleferier. Det nye reglementet innebærer følgende forandringer og nye presiseringer til leie og låntaker om søknad og gjennomføring av leie og lån av skoler: - Det skal gå fram av søknaden hvilken aktivitet det gjelder, hvilke rom det søkes om og hvem som er ansvarlig, med tlf. nr., adresse og e-post. - Dersom en klubb søker om leie eller lån for flere lag skal det legges ved en ukeplan der lag og ansvarshavende for hvert lag framgår med navn, tlf. nr. og adresse. - Kommunal utleiekontrakt skal brukes for fast leie eller lån. - Det utleveres kun en nøkkel til hver person. Den skal ikke leveres videre til annen person. - Ansvarshavende skal være fylt 18 år. - I nytt reglement går det klart fram at leie og låntaker er fullt ut erstatningsansvarlig for skader som de, deltakere eller andre påfører anleggene i leie og låneperioden, men erstatningsbeløpet på kr 50 000,- i gjeldende reglement er ikke tatt med i det nye. Økonomiske vurderinger: Pkt. 5.8 i nytt reglement ang. gratis leie for barn og unge, vil gi et inntektstap for skolene. For 2013 ville dette utgjort ca. kr 30 000,- samlet sett. En økning i den totale utleien kan også skje ut fra pkt. 5.8. Det vil i så fall føre til økte utgifter for skolene til strøm og administrering av utleien. Folkehelseperspektiv: Skolenes utleiereglement skal bidra til et allsidig aktivitetstilbud for alle innbyggere i kommunen, og særlig for barn og unge gjennom åpenhet for både organiserte og uorganiserte aktiviteter og prioritering av barn og unge dersom kapasitetsproblemer oppstår. Kleppestø den 31.03.14 Odd Magne Utkilen Rådmann Åge Rosnes Fagsjef