Møtereferat fra Styremøte avholdt 05.07.09 Sted: Vålerbanen Tilstede: Anniken Holtnæs, Ellen C Selland, Ellen B Haglund, Adriana Frangu, Ståle Myrvold Fraværende: Tor Kvilshaugsvik, Birgit Gjeldnes, Charlotte K Fjeldheim Agenda: -Valg av referent -Godkjenning av innkallingen -Sak 1/09: Veien videre etter NMHK uravstemningen -Sak 2/09: Mål og handlingsplan -Sak 3/09: Fordeling av oppgaver -Sak 4/09: Medlemsbladet -Sak 5/09: Godkjenning av avlsrådet -Sak 6/09: Dogs4All -Sak 7/09: Regionsombud -Sak 8/09: Organisasjonskurs -Sak 9/09: Årbok med kritikker -evt. -Neste styremøte Møteleder: Ståle Myrvold Referent: Ståle Myrvold Godkjenning av innkallingen: Godkjent Sak1/09 Veien videre etter NMHK uravstemningen NKK ber oss å avvente inntil det kommer mer info (fra NKK) om hva som skjer videre. Sak2/09 Mål og handlingsplan Alle mål godkjent bortsett fra mål nr. 4 som ble endret. Mål nr. 4 ble endret fra Fortsette å prøve å samle miljøet (både NMHK medlemmer med rasetilhørighet og ikke medlemmer men med rasetilhørighet) til Fortsette å prøve å samle miljøet og få ikke medlemmer til å melde seg inn i klubben. Handlingsplanen ble revidert vesentlig. Både revidert mål og handlingsplan er vedlagt som vedlegg 1.
Sak 3/09 Fordeling av oppgaver Oppgaver og utpekte ansvarlige er finner man i vedlegg 2. Jobb beskrivelser finner man i vedlegg 3. Sak4/09 Medlemsbladet Mulig innhold i et medlemsblad ble foreslått: -highlights -store bragder -nye champions -intervjuer (med oppdrettere, dommere, eiere i Norge og utlandet) - konkurranser (RC har sagt seg villig til å sponse) - referater fra ustillinger -leser innlegg -temaer -bursdager -presentasjoner (styre, avlsrådet, oppdretter, eier, dommere, osv.) - fem på utstillinger -info om hvordan man stiller i utlandet (påmelding, premiering, osv.) Listen legges ut på styrets diskusjonsforum slik at medlemmer i styret kan legge til flere forslag. Frem til neste styremøte skal det undersøkes hvem som kan evt. trykke opp et medlemsblad (ansv: Adriana). Det er ønskelig at noen sider er i farger. Besluttet at bladet skal gis ut 4 ganger i året. Sak 5/09 Godkjenning av avlsrådet Enstemmig godkjent av styret.
Sak6/09 Dogs4All Chihuahuaringen skal ha en stand på Dogs4 All messa i Lillestrøm samtidig som NV ustillingen pågår. Det bør være alltid minst 2 personer ved standen hvor en er en oppdretter. Håper å finne nok folk som kan stå ved standen slik at vi kan bytte etter noen timer. Det ble foreslått å legge ut et forslag ut på hjemmesiden om det er noen som er interessert å stå ved standen den helgen i noen timer. Flere av styremedlemmene har anledning til å stå ved standen. Da dette kolliderer med rasebedømmelsen på lørdag så kan det være vanskelig å få noen til å stå ved standen akkurat i den perioden. Tenker også at man kunne ha noen rolige, stille og sosialisert rasetypiske chihuahuaer i bur ved standen slik at folk kunne se rasen. Følgende oppgaver er skal utføres: Slide show (Anniken)- Anniken tar med laptop og vi skal dle strøm med nabo standen. Poster/Plakat (Adriana) NMHK logo (Ståle) Brosjyre (Ståle kommer med forslag) Bord og stoler (Ståle) Duk med logo (Ellen B) Oppgave listen legges up på diskusjonsforumet til styret slik at man kan tilføye nye oppgaver fortløpende. Vi håper også å kunne verve flere medlemmer enten ved å ha et registreringsskjema eller info om hvordan man går frem å melde seg inn elektronisk (Ståle sjekker med NKK hvordan vi enklest kan få dette til). Sak 7/09 Regionsombud Besluttet at ordningen med regionsombud skal tre i kraft 01.09.09. Retningslinjer må utarbeides men det er tenkt at regionsombud skal ha hovedansvarlig for treff, ringtrening og arrangementer. Det ble også besluttet å ha et ombud i hvert fylke. Da det er flere som ønsker å være ombud for mer enn et fylke vil de få lov til det midlertidig.
Regionsombudene er foreløpig: Akershus Vest/Oslo Vest: Tone Hellvin Akershus Øst/Oslo minus Oslo Vest: Christina Denice Wulff-Pedersen Buskerud: Tone Hellvin (Midlertidig) Hedmark: Ledig Oppland: Ledig Telemark: Heidi Schulz Vestfold: Heidi Schulz (Midlertidig) Østfold: Ledig Aust-Agder: Ledig Vest-Agder: Elisabeth Aamodt Hordaland: Ann Kristin Lavik Møre og Romsdal: Ledig Rogaland minus Haugesund: Susanne Nevland Sogn og Fjordane: Ledig Nord-Trøndelag: Ledig Sør-Trøndelag: Lena Skjelbakken Troms: Ida Kristine Fredriksen Finnmark: Ida Kristine Fredriksen (Midlertidig) Nordland: Ida Kristine Fredriksen (Midlertidig) Regionsombudene blir kontaktet av Ståle for orientering. Sak 8/09: Organisasjonskurs Siden det ser ut som vi blir snart egen klubb så er det viktig at alle deltar på NKK s organisasjonskurs. Det er to på høsten, 26-27 sept i Hokksund og 10-11 Okt i Fredrikstad. Hvem som drar denne runden og når ble ikke avklart. Dette må avklares på neste styremøte. Det må også avklares de økonomiske rammene ved neste styremøte. Sak9/09: Årbok med Kritikker Adriana kom med et eksempel fra en annen klubb. Det ble besluttet å lage en slik bok. Adriana har hovedansvaret men vil få hjelp fra flere styremedlemmer til å skrive kritikkene i word. Adriana kontakter Lene K for å få de n rosa delen av kritikkskjemaene. Adriana sjekker vedrørende pris til trykking. Evt. Det ble besluttet at rosett og diplomutdeling til de 10 beste på mestvinnerlistene skal ordnes. Anniken har ansvaret for diplom laging.
Ellen B skal sjekke pris på rosettene siden plass 5 til 10 må kjøpes av vinneren. De som har plassert seg på plass 5 til 10 blir kontaktet når vi vet prisen. Neste Styremøte Avholdes på Bjerke etter rasebedømmelsen søndag den 16. August.
Vedlegg 1 Mål og Handlingsplan for Chihuahua Ringen (juli 2009- mai 2010) Mål Nr/# TEMA/ISSUE Beskrivelse 1 Mål rettet mot rasen Fortsette å fremme god helse, godt temperament, rasetypiske egenskaper samtidig som man utvider den genetiske variasjonen 2 Mål rettet mot oppdretter og eiere Øke kunnskapen og bevistheten om chihuahua, avl, helseproblemer til alle chihuahua oppdrettere og eiere 3 Mål rettet mot medlemmene Øke medlemmenes tilfredshet med styret og styretsarbeid 4 Mål rettet mot miljøet Fortsette å prøve å samle miljøet og få ikke medlemmer til å melde seg inn i klubben. 5 Mål rettet mot medlemmene Øke medlemmenes engasjement for chi relaterte saker og aktiviter 6 Mål rettet mot økonomi Sette som mål å gå med overskudd med kr. 5000 10000 innen neste årsmøte
HANDLINGSPLAN Chihuahuastyret 2009-2010 Nr/# TEMA/ISSUE HANDLING/ACTION Ansv./Resp. Prioritet Planlagt ferdig (H = høy M= Med L= Lav) 1 Jobb/stillingsbeskrivelse Tildele alle i styret oppgaver. Ståle H Q3-2009 Utarbeide stilling eller jobb beskrivelse for alle i styret og legge ut på hjemmesiden. (se vedlegg 2 og 3) 2 Egen klubb Hvis vi skal utføre uravstemning på Bjerke for eller imot egen raseklubb så må vi komme med styrets innstilling og muligens ha en enkel FAQ del ifbm informasjonen som vi legger ut til medlemmene 3 Utstillinger 2011 Sikre at vi blir invitert til utstillinger i 2011. Vi skal også sende inn forslag til dommere. 4 Medlemsblad Få etablert et medlemsblad som skal utgis 4 ganger i året (sak 04/09 i referatet) Styret H Q3-2009 Styret M Q4-2009 Styret H Q1-2010
5 Avlsråd Danne nytt avlsråd og jobbe videre med avlsundersøkelsen og dommerkonferansen. De har ansvaret for rasekompendiet, avlsetiske retningslinjene og registrering av PL og øyelysing resulatene 6 Dogs4All Planlegge og utføre Dogs4All messe på Lillestrøm ifbm NV utstillingen ( sak 06/09 i referatet) 7 Organisasjonskurs Prøve å få så mange som mulig på organisasjonskurs, enten i Hokksund i sept eller Fredrikstad i Okt. (sak 08/09 i referatet) Tor H Fortløpende Adriana H Q4-2009 Ståle H Q3-2009 8 Årbok med kritikker Utarbeide et årbok med kritikker fra 2009 utstillinger (sak 09/09 i referatet) Adriana H Q1-2010 9 Utstillingsresultater Utarbeide komplett oversikt over utstillingsresultater og poengtabeller: BIS/BIG/BIR/BIM voksne, valp, veteran, beste oppdretter og avl. Pluss poengtabeller for valp, voksne, veteran, oppdretter, avl. Alt skal da legges ut på hjemmesiden. (se vedlegg 3) 10 BIR/BIM bilder Oppdatere hjemmesiden med bilder av BIS/BIG/BIR/BIM vinnere. Ellen lager et galleri. Folk skal kunne legge inn selv. 11 Champion oversikt Oppdatere hjemmesiden med champion oversikt med bilder (spørsmålet om vi skal ta en engangsavgift for dette?) Ståle/ Anniken/ Ellen C Ellen C M M Utgår 12 Regionsombuder Jobbe videre med å få på plass regionsombuder. (sak 07/09 i referatet) Ståle H 01.09.2009 13 Oppdretterliste Legge ut på hjemmesiden en oppdretterliste (noe lik det som chihuahua cirkeln har) Se vedlegg 3 Charlotte M 14 Medlemsliste Lage en medlemsliste med epost adresser for intern bruk Ellen C L
15 Treff Planlegge treff og arrangementer. Overføres tilregionsombud Regionsom bud L 16 Arrangement/aktivitet Planlegge et kurs, foredrag eller seminar. Ståle sjekker mulighet for å ha handler kurs både for nybeguynnere og videregående i samme helg. 17 Undersøkelser/polls Utføre diverse undersøkelser om medlemmenes tilfredshet med styret, avlsrådet, regionsombudene, hjemmesiden, og mm. Ståle M 2010 L 18 Chi Nyheter (blir et underpunkt til punkt 4, medlemsblad) Fortløpenede innhente diverse nyheter fra både Norge og utlandet som har relevans til chi-miljøet. Dette skal legges ut på hjemmesiden og i medlemsbladet. M 19 Info hva styret jobber med Informere medlemmene fortløpende og på en mer aktiv måte om hva styret jobber med. Ståle H 20 Hjemmesiden Oversette hjemmesiden til engelsk. Ellen C og Isabella L 21 Hundedatabasen Fullføre hundedatabasen Ellen C H 22 Rasespesialen 2010 Planlegge rasespesialen for 2010. Sponsing av pokaler og gaver. Bestilling av pokaler og rosetter, også mest vinnende rosetter. 23 Chi lotteriet Utføre chihuahua lotteriet for 2010. Ellen B sjekker vedrørende retningslinjer Ellen B Ellen B L L
24 Flere inntekskilder Bortsett fra lotteriet så har vi inntekter fra annonering på hjemmesiden, salg av rasekompendium og kulepenner. Er det andre artikler eller varer som vi kan få inntekter på (for eksempel kalender, bøker, T-skjorter, osv..) 25 Hannhundliste Legge ut på hjemmesiden en liste av hannhunder som kan brukes til avl. Det må skrives litt om hva slags kriterier vi krever. Legger ut som en tråd på diskusjonsforumet til styret slik at vi kan komme med ideer. Birgit? L L
Vedlegg 2. Styrets Oppgaver Oppgavene som styret skal jobbe med frem til neste valg. Alle har ansvar for en hovedoppgave som kommer utenom de periodiske oppgavene som styret skal jobbe med. At man er ansvarlig betyr ikke at du må gjøre hele jobben selv men det betyr at du er ansvarlig for at oppgaven blir utført, at du fordeler arbeidsmengden blant styret og hvis nødvendig medlemmene og innhenter resurser også hvis nødvendig (både eksterne og interne resurser). Følgende hovedoppgaver ønsker jeg skal fordeles blant styret (beskrivelse av oppgaven starter på side 2): 1. Ansvarlig for treff og arrangementer (regionsombud). 2. Ansvarlig for oppdatering av utstillingsresultater (Ståle/Ellen C/Anniken) 3. Leder av avlsrådet (Tor) 4. Webmaster (Ellen C) 5. Informasjonsansvarlig (Ståle) 6. Journalist(er) (Anniken) 7. PL og øyenlysning ansvarlig (Avlsrådet) 8. Redaktør for medlemsbladet (Anniken) 9. Ansvarlig for undersøkelser/polls 10. Champion ansvarlig (Utgår) 11. Oppdretterliste ansvarlig (Charlotte) 12. Medlemsliste ansvarlig (Ellen C) 13. Marked og Salg ansvarlig (Birgit?) Følgende er periodiske oppgaver: 1. Utstillingsansvarlig (Styret med Ellen B ansvarlig for pokaler og rosetter) 2. Lotteri ansvarlig (Ståle/Ellen B)
3. Utgivelse av chihuahuablandet i Q1 2010 (Styret) Beskrivelse av hovedoppgavene Treff og Arrangement Ansvarlig Dette er en veldig krevende oppgave. Man vil være ansvarlig for å koordinere treff og arrangement som planlegges av chihuahua-ringen. Hovedansvarlig skal koordinere innkjøp og organisere av grill/kurv fester. Håper å få til et treff eller sosial aktivitet i 2009. I 2010 foreslår jeg at vi skal ha minst to treff i forbindelse med rasespesialen og i forbindelse med Crufts og NV ustillingen i august. Ønsker også å få til et arrangement (kurs, fordrag, seminar eller lignende). I tillegg vil denne personen være hovedkontakten til regionsombudene. Ansvarlig for Oppdatering av Utstillingsresultater Hovedansvarlig skal oppdatere forløpende - BIR/BIM resultater for voksne, - BIR/BIM resultater for valp, -BIR/BIM resultater for veteran -beste oppdretter resultater -beste avls resultater -BIG og BIS resultater for både voksne og valp - utregne poengsum for voksne, - utregne poengsum for valp, - legge ut på hjemmesiden til chihuahua-ringen alle resultatene og poengtabellene Dersom det er tatt bilder av BIR/BIM bilder så er man ansvarlig for å legge disse ut også. Dette er en utrolig krevende jobb hvor man må jobbe ukentlig med oppdatering.
Leder av avlsrådet Ønsker at et styremedlem skal lede avlsrådet. Hvem som skal inn i avlsrådet og hvordan dette skal skje er noe vi må diskutere videre men jeg foreslår at avlsrådet kan bestå av vanlig medlemmer og ikke bare styremedlemmer slik det har gjort tidligere. Avlsrådet vil fortsette arbeidet rundt avlsundersøkelsen og dommerkonferansen. I tillegg så at medlemmene ønsket at de avls etiske retningslinjene skal gjennomgås på nytt. Avlsrådet vil som tidligere ta i mot henvendelser og spørsmål fra medlemmene. Det er ønskelig at avlsrådet foreslår andre oppgaver som for eksempel kartlegging av PL, PRA og andre sykdommer og arvelig feil. Webmaster Denne oppgaven bør tildeles til den som kan mest om hjemmesiden fra før. Man er ansvarlig for vedlikehold, drift og videre utvikling av hjemmesiden. I tillegg skal man gi opplæring til de som får ansvar for oppdatering en eller flere deler av hjemmesiden og fremme tekniske løsninger til relevante problemstillinger. Oppgaven går ikke ut på at man skal være alene om å oppdatere alle sider til hjemmesiden. Informasjonsansvarlig Ansvarlig har som oppgave å holde både medlemmene og NMHK HS oppdatert på hva styret jobber med, samt svare på spørsmål fra medlemmene og NMHK. Dette er en naturlig oppgave for rase representanten.
Journalist(er) Det er ønskelig å ha en (kanskje to) som kan jobbe som journalister å innhente informasjon, nyheter og annet til chihuahua-nytt i mini-nytt, til hjemmesiden og til chihuahua bladet som mange medlemmer ønsker å få i gang på nytt. Det er ikke bare nyheter her i Norge men også utlandet som er ønskelig. For eksempel, resultater fra noen av de store utstillingene i utlandet, litt om noen av de store utlandske oppdrettere og litt om noen av de kjente chihuahuaene i utlandet som gjør det bra. Tror medlemmene syns dette kunne vært fint om vi kunne få til spalter med intervjuer av utlandske oppdrettere og dommere. Her er det kun kreativiteten som setter grenser på hva som man kan skrive om. Det er mye som skjer i chi miljøet både i Norge og utlandet som mange kunne tenke seg å få nyheter om. Enda noe interessant kunne være å informere medlemmene om nye websider/hjemmesider og databaser som er nyttig og relevant for chihuahua miljøet. I utgangspunktet så er dette mye arbeid men man kan delegere en del til både regionsombudene og muligens medlemmene. Men tror det vil være likevel fint om to personer kunne jobbe med dette. PL- og Øyenlysningsansvarlig Dette er en mindre krevende jobb hvor man bare registrering PL- og øyenlysningsresultater. Redaktør for Mini-Nytt og Chihuahua Bladet Sette sammen manus til mini-nytt og chihuahua bladet (når evt. det blir aktuelt). I tillegg å hjelpe til å legge ut nyhetene på hjemmesiden. Krever en del arbeid i perioder. Ansvarlig for undersøkelser/polls Ansvarlig person skal undersøke medlemmenes tilfredshet med styret, avlsrådet, regionsombudene, hjemmesiden, og mm. Dette kan enten gjøres via undersøkelser eller avstemning på hjemmesiden. Det er også ønskelig å foreta polls på forslag fra medlemmene eller styret. Krever en del arbeid i perioder.
Champion ansvarlig Ansvarlig for å lage en oversikt med bilder, titler, eier, oppdretter og mm av alle Norsk registrerte champion chihuahuaer. Dette skal legges ut på hjemmesiden. Oversikten må også vedlikeholdes og oppdateres. Dette vil kreve mye arbeid i begynnelsen. Oppdretterliste ansvarlig Ansvarlig for å lage en oversikt over alle chihuahua oppdrettere i hele landet med kennel navn, lokalisering og mm (men ikke linker siden dette vil da betraktes som annonsering). Mulig at det skal deles opp i to, de som er tilknyttet NMHK og de som ikke er. Oversikten skal vedlikeholdes og oppdateres. Dette vil kreve mye arbeid i begynnelsen. Medlemsliste ansvarlig Ansvarlig for å lage en oversikt over alle medlemmene tilknyttet NMHK med rasetilhørighet. Navn, sted og e-post adresse skal følge med i oversikten. Oversikten skal vedlikeholdes og oppdateres. Dette vil kreve mye arbeid i begynnelsen. Marked og Salgsansvarlig Være hovedansvarlig for annonseringsdelen på hjemmesiden, dvs. sende ut brev og tilbud samt oppdatere hjemmesiden. Ha hovedansvaret for salg av artikler og varer for chihuahua-ringen. Akkurat når er det kun kulepenner og rasekompendium som selges. Foreslå og realisere andre ideer som kan innhente inntekter (for eksempel salg av kalender, T- skjorter, bøker, osv..) Prøve å få sponsorer for chihuahua-ringen, for eksempel bedrifter, butikker, produsenter, leverandører mot gratis annonsering (antagelig lettest å få hundesponsorer men kan takke ja til nesten hvem som helst). Dette krever en person som har litt erfaring med salg.
Beskrivelse av Periodiske Oppgavene Utstillingsansvarlig Ansvarlig for å bestille inn pokaler og rosetter og få inn sponsorene til pokalene og gavepremier. Her er det meningen at man skal lede oppgaven og ikke nødvendigvis gjøre alt alene. Dette er en stor oppgave i en kort periode slik at man kan evt. delegere noen av oppgavene til andre i styret men at man selv leder og har oversikten over det hele. Man vil også være den som er ansvarlig for koordinering av BIS konkurransen, dvs. være ansvarlig for å rigge til og legge ut pokaler og gaver i BIS ringen. I tillegg til å informere ringsekretæren om opplegget. Man kan gjerne få hjelp fra andre i styret og medlemmene men man må selv koordinere hele opplegget. Lotteri ansvarlig Chihuahua lotteriet bør komme i gang så tidlig som høsten 2009. Dette vil gi mulighet for å selge flere loddbøker og bedre tid til å finne sponsorene av loddpremier. Ansvarlig skal trykke opp loddbøker, distribuere, være hovedkontakt person og ta i mot innbetalinger og kjøpte loddbøker. Ansvarlig skal også koordinere loddtrekningen. Dette er nok en krevende jobb til tider. Utgivelse av Chihuahua Bladet Q1 2010 Her er det mye som skal gjøres i løpet av høsten for å få på plass et chihuahuablad innen Q1 2010. Trenger en person som kan jobbe mye med dette i løpet av de neste månedene. Vi trenger å finne et sted som kan evt. Trykke opp bladene til en rimelig pris. Dette er en potensiell inntektskilde som ville være fint å benytte oss av for å hjelpe til med økonomien (pris på abonnement må vi diskutere senere). Forhåpentlig så vil våre journalister og medlemmene kunne innhente og bidra med artikler. Ser for meg at denne jobben ville passe den som påtar seg å være redaktør hovedoppgaven. Den som påtar seg denne oppgaven vil nødvendigvis jobbe tett sammen med informasjonsansvarlig, journalistene, regionsombudene og medlemmene.
Vedlegg 3: Jobb Beskrivelser: Ståle Myrvold (Raserepresentant): Ståle er hovedkontakten for medlemmene og kontakt personen til NMHK og NKK. Han har hovedansvaret for å informere medlemmene og NMHK om nye saker og være formidler mellom partene. Han har også ansvaret for BIR/BIM valp oversikten, poengtabellene, chi lotteriet og å få på plass regionsombud. Charlotte K Fjeldheim (Vara raserepresentant): Hovedansvarlig for å sette sammen og oppdatere oppdretterlisten. Adriana Frangu (Kasserer): Hovedoppgaven er å jobbe med rasegruppens regnskap. Hun jobber også aktivt med planlegging av Dog4 All messa, sammensetting av en årbok med kritikker for 2009 og med chihuahua medlemsbladet. Ellen Cecilie Selland (Styremedlem): Ellen er webmaster for hjemmesiden og hundedatabasen hvor hun jobber aktivt med nye oppdateringer og forbedringer. Hun har også ansvaret for å legge inn utstillingsresultater forløpende. Anniken Holtnæs (Styremedlem): Har deloppgaver innenfor planlegging av Dogs4All (hvor hun setter sammen en slide show), jobber med den årboken med kritikker for 2009 og en av hovedbidragsytere til chihuahua medlemsbladet. Hun har også ansvaret for å oppdatere BIR/BIM oversikten for voksne. Tor Kvilhaugsvik (Styremedlem): Leder avlsrådet. Avlsrådet er ansvarlig for registrering av PL og øyenlysning resultatene. Avlsrådet via Tor er hovedkontakten for spørsmål relatert til de avlsetiske retningslinjene, rasekompendiet (både spørsmål og salg) og avslundersøkelser. Tor holder også i dommerkonferansen. Ellen B Haglund (Styremedlem): Har ansvaret for sponsing og bestilling av pokaler, rosetter og gave premier. Hun jobber også med chi lotteriet. Birgit Gjeldnes (Styremedlem): Jobber med ideer til flere inntektskilder som for eksempel diverse varer med chi motiv.