AVTALE OM ADMINISTRATITVT VERTSKOMMUNESAMARBEID HALD-REGIONEN v/ Leirfjord kommune kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodø kommune/ Samordna innkjøp i Salten (SIIS) og Lofoten og Vesterålen innkjøpssamarbeid (LOVI)
Det inngås med dette avtale om etablering og drift av regionalt innkjøpssamarbeid for kommuner tilhørende kommunene i HALD-REGIONEN. Avtalen for Leirfjord kommune - kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodø kommune/ Samordna innkjøp i Salten (SIIS) og Lofoten og Vesterålen LOVI). Deltaker i avtalen Deltaker i denne avtalen er Leirfjord kommune. Avtalen administreres av Bodø kommune som vertskommune v/samordna innkjøp i Salten. Avtalen inkluderer kommunale foretak, interkommunale samarbeid, aksjeselskaper, IKSbedrifter, kommunale AS`er. Formål Samordna innkjøp i Salten ble etablert i 2008 med Bodø kommune som vertskommune. Foruten Bodø kommune er 8 andre Saltenkommuner med i innkjøpssamarbeidet. LOVI samarbeidet ble etablert 2015. Formålet med å etablere nye innkjøpssamarbeid er å sikre en mer kostnadseffektiv innkjøpsordning gjennom stordriftsfordeler, styrke kompetansen internt og ekstern, gjennom dette ivareta lov om offentlige anskaffelser/forskrifter og næringslivsinteresser, etikk, forankring og eierskap på alle nivåer i kommunene. HALD med Leirfjord kommune sees på som utvidelse av SIIS og LOVI samarbeidet, og skal sikre økt kjøpekraft og dermed bedre innkjøpsavtaler for alle kommunene. Avtalen gjelder etablering av inntil 25 felles avtaler innen primærforsyningen. Deltakende kommuner kan fritt reservere seg mot deltakelse i en eller flere avtaler. Samarbeidsavtalen har sitt rettslige grunnlag i lov av 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 28-1b. Rådmannen i Bodø kommune delegeres myndighet til å utføre oppgaver og treffe avgjørelser på vegne av deltakerkommunene innenfor rammene av samarbeidsavtalen og har ansvaret for at vertskommunemodellen oppfylles som forutsatt. Innkjøpssjefen i Bodø kommune har det daglige ansvaret for at vertskommunemodellen oppfylles som forutsatt. 1. Retningslinjer, organisering og instrukser Styringsgruppe representert ved rådmannen/administrasjonssjef i de enkelte kommuner, skal behandle og vedta årlig virksomhetsplan og budsjett for Leirfjord kommune - HALD innkjøpssamarbeid, og eventuelle saker som berører fellesinteresser for samarbeidet. Leder for rådmannsgruppa velges av rådmennene, og kan rullere mellom kommunene. Forslag til årlig budsjett utarbeides av innkjøpssjefen. Budsjettforslaget skal foreligge til behandling i rådmannsgruppa (styringsgruppa) innen september hvert år. Ytterligere retningslinjer for innkjøpssamarbeidet, dets omfang, organisering og instrukser for de ulike roller i samarbeidet er nedfelt i egne dokument som utgjør en del av denne avtalen. Dette gjelder dokumentene: Bilag A: Reglement for HALD-REGIONEN Leirfjord kommune.
Bilag B: Bilag C: Instruks Mandat og roller for samordnet innkjøp for Leirfjord kommune. Leirfjord kommune forslag til kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodø/Samordna innkjøp i Salten (SIIS/LOVI og HALD) 2. Lokalisering Bodø kommune skal være vertskommune og ha arbeidsgiveransvar for leder av det regionale innkjøpssamarbeidet (innkjøpssjef). Bodø kommune stiller kontorlokaler, telefon, kopimaskin og datatekniske verktøy til disposisjon for innkjøpssjefen og hans medarbeidere/stab. Innkjøpssjefen med medarbeidere skal i forbindelse med utøvelsen av regionsamarbeidet bruke egen bil, eventuelt kommunes leasing/leiekjøretøyer. De øvrige deltakende kommuner stiller likeledes kontor/møtelokaler, telefon, kopiutstyr til disposisjon ved behov. 3. Innkjøpsverktøy for samhandling À jour innkjøpssystem benyttes som verktøy for alle kommunene À jour innkjøpssystem skal så lenge det ikke bestemmes noe annet, brukes i arbeidet med samordning av konkurransegjennomføring, e-løsninger for kjøp på rammeavtaler/avtaler, delegasjon i forbindelse med fordeling av arbeidsoppgaver/ innkjøpsprosesser, evaluering/avvikshåndtering. À jour innkjøp installeres betjenes via en web-løsning og server. À jour innkjøp tilpasser/integreres i kommunenes økonomi/sak/arkiv system så snart dette er aktuelt og teknisk mulig. Det etableres elektroniske varekataloger som kommuniserer med inngåtte rammeavtaler og kontraktsammendrag i innkjøpssystemet «A jour innkjøp». 4. Innkjøpsforum Retningslinjene for ordningen forutsetter at det opprettes et innkjøpsforum med representanter for deltakerkommunene. De deltakende kommunene forplikter seg til en hver tid å informere innkjøpssjefen om hvem kommunens representant i innkjøpsforumet er, og til å gi vedkommende anledning til å delta i arbeidet i innkjøpsforumet. Innkjøpsansvarlig bør være en fast person på ledernivå som øremerkes for denne funksjonen. 5. Innkjøpsansvarlig De deltakende kommunene forplikter seg til å utpeke egen innkjøpsansvarlig for sin kommune innenfor de avtaleområder innkjøpsforumet velger å arbeide for. Innkjøpsansvarlig bør utpekes på ledernivå. Flere kommuner kan ha felles innkjøpsansvarlig der dette er hensiktsmessig.
6. Rapportering Innkjøpssjefen rapporterer til Rådmannen i vertskommunen, og skal for øvrig rapportere om resultater ved nye inngåtte avtaler samt avgi årsrapport til rådmennene i alle deltakende kommuner. 7. Styringsgruppe Rådmennene/administrasjonssjefer i deltakende kommuner er styringsgruppe for samarbeidende kommuner i HALD 8. Budsjett og kostnadsfordeling Innkjøpssjefen i vertskommunen er budsjettansvarlig for ordningen. Budsjettet for ordningen behandles av rådmannen i vertskommunen. Bodø kommune oppretter et eget kostnadssted for ordningen og er regnskapsfører for ordningen. Kostnadene ved innkjøpssamarbeidet fordeles på de enkelte kommuner. Det utarbeides felles budsjett for innkjøpssamarbeidet innen september hvert år. Det er en målsetting at samordningen over tid skal være rettet forholdsvis like mye mot alle avtalekommuner. Utgiftene til drift av «HALD-REGIONEN som relateres til Leirfjord kommune dekkes av kommunen. Kostnadene fordeles på deltakerkommunene kommunene etter et fastsatt %-vis fordelingsnøkkel basert på folketall pr. 1. januar hvert år for dekning av kostnader. Kostnadene er angitt i bilag C. De enkelte kommuner faktureres hvert år. Årsoppgjør gjøres pr. 31. desember Innkjøpssjefen disponerer fellesressursene for ivaretagelse av «HALD-REGIONEN (kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna innkjøpssamarbeid. 9. Vertskommunens myndighet og oppgaver Vertskommunen har tilsettingsmyndighet og arbeidsgiveransvar for innkjøpssamarbeidets innkjøpssjef og øvrige ansatte i innkjøpssamarbeidet. Vertskommunen har myndighet til å inngå, prolongere og terminere avtaler på innkjøpssamarbeidets vegne. Hva gjelder vertskommunens oppgaver vises det til bilagene A C. 10. Varighet og oppsigelse Denne avtalen har en varighet fra 01.01.2017 til 31.12.2026. Den enkelte kommune kan si opp avtalen med 1(et) års skriftlig varsel. Oppsigelsestiden knyttes til budsjettår.
Oppsigelse kan kun skje med virkning fra 1. januar. En oppsigelse vil ikke innebære endringer overfor tredjeparter av kommunens ansvar for allerede inngåtte kontraktsforpliktelser. Endringer i denne avtalen kan skje årlig og i sammenheng med budsjettarbeidet. Oppløsning av HALD-REGIONEN (Kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna innkjøpssamarbeid kan gjøres av den enkelte kommune ved rådmannen/ eventuelt etter kommunestyrevedtak. Ved oppløsning vil hver av avtalepartene (kommunene) være ansvarlig for sin del av forpliktelsene i forhold til folketall ved siste årsskifte. Bodø 1. juli 2016 Rådmennene i: Leirfjord kommune Bodø kommune (vertskommune)