VEILEDER FOR EXTRANET
Innholdsfortegnelse 2 Teamstruktur 3 Teamstruktur og tilganger i Extranet 4 Få tilgang til Extranet Tilpasninger for Internet Explorer 6 Opprette en personlig profil 8 Be om tilgang - måleansvarlig 10 Be om tilgang øvrige teammedlemmer 11 Første gang i Extranet 12 Teamhjemmeside 13 Tildeling av tilganger 14 Dataregistrering 15 Opprette egne målinger 19 Identifisere forbedring 21 Fastsette en baseline 23 Tallfeste en målsetting 27 Fortsett å registrere data og følg utviklingen med run-diagram 28 Fastsette ny median 30 Sette et overordnet mål for forbedringsarbeidet 33 Superbruker 34 Opprette ny hjemmeside i Extranet 35 Oppfølging av forbedringsteam i Extranet 41 Opprette rapport over målingene for en gruppe 44 Redigere grupper i Extranet 45 Kontaktinformasjon 46
Teamstruktur Forbedringsarbeid skjer på enhetsnivå. En enhet er der en gruppe medarbeidere jobber som team til daglig og kan forbedre deres egne arbeidsprosesser. En enhet er vanligvis en sengepost på et sykehus eller en fløy på et sykehjem. For å lykkes med forbedringsarbeid er det avgjørende at teamet i enheten måler sin egen fremgang over tid. Dette er grunnen til at målingene også må gjøres på enhetsnivå. Vellykkede team har til felles at de måler kontinuerlig og at teamet har en veldefinert struktur og at hvert teammedlem kjenner sitt ansvarsområde. Extranet er en rettighetsbasert database. Dette betyr at man får ulik type tilgang, også kalt roller, avhengig av hvilke oppgaver man har ansvar for i teamet. 3
Teamstruktur og tilganger i Extranet Måleansvarlig Måleansvarlig har et overordnet ansvar for eget team i Extranet og har ansvar for: Å legge til ytterligere teamdeltagere dersom det er ønskelig. Å gjøre resultatene tilgjengelig for andre medlemmer i teamet. På denne måten kan teamet i enheten se sin egen progresjon og gjøre nødvendige justeringer underveis. Måleansvarlig får tilgang som «hovedkontakt» i Extranet. Måleansvarlig har rettigheter til å registrere og/eller gjøre endringer i målingene, hente rapporter, se resultater etc. Det kan være flere personer med tilgang som hovedkontakt i Extranet, men det må være avklart hvem som er måleansvarlig i teamet. Det anbefales at hver enhet har en egen måleansvarlig som kjenner arbeidsprosessene i enheten godt. Dette er ikke alltid mulig, så enkelte organisasjoner har noen få personer som fungerer som måleansvarlig for flere enheter. I slike tilfeller er det spesielt viktig at måleansvarlig leverer resultater tilbake til enheten, slik at teamet kan se egen progresjon og gjøre eventuelle justeringer. 4
Medlemmer i teamet Teamstruktur og tilganger i Extranet Som medlem i teamet kan du få ulik type tilgang. Tilgang «dataregistrerer» gir samme rettigheter som hovedkontakt bortsett fra muligheten til å registrere nye teamdeltakere. Tilgang «medlem» gir kun mulighet til å lese rapporter og resultater. Pasient- og pårørenderepresentanter Pasient- og pårørenderepresentanter kan få egen lesetilgang til teamet hvis teamet ønsker det. Tilgangen heter «pasient/familierepresentant». Ressurspersoner Et team har større sjanse til å lykkes med forbedringsarbeid hvis det får tett støtte og veiledning. Forbedringsveiledere fra foretakene, veiledere fra utviklingssentre, lokale og regionale programledere eller superbrukere kan gis tilgang som «prosjektleder» slik at de kan veilede forbedringsteamene. 5
Få tilgang til Extranet - tilpasninger for Internet Explorer Før du begynner Extranet fungerer dessverre dårlig med andre nettlesere enn Internet Explorer. Derfor må vi be deg om å bruke nettleseren Internet Explorer. I tillegg må du gjøre en liten justering hvis du har versjon 9 eller nyere av Internet Explorer (gjelder de aller fleste). Justeringen må gjøres én gang for hver datamaskin som skal bruke Extranet. Gå til pasientsikkerhetsprogrammet.no Trykk på tasten «Alt» for å vise menylinjen øverst i nettleseren. Velg «Verktøy» og deretter «Innstillinger for Kompatibilitetsvisning» Det er andre betegnelser på engelsk: Velg «Tools» og «Compatibility view settings» fra menylinjen. 6
Få tilgang til Extranet - tilpasninger for Internet Explorer Du må legge hjemmesiden til pasientsikkerhetsprogrammet inn i kompatibilitetsvisningen. Sjekk at pasientsikkerhetsprogrammet.no står i markørfeltet «Legg til dette nettstedet» og trykk «Legg til». Lukk til slutt dialogvinduet. 7
Få tilgang til Extranet - opprette en personlig profil Du må opprette en personlig profil i Extranet og få tilgang til databasen av måleansvarlig. Gå til Extranet via den oransje knappen på pasientsikkerhetsprogrammets hjemmeside Velg lenken «Registrer» for å opprette en personlig profil 8
Få tilgang til Extranet - opprette en personlig profil Fyll ut skjemaet Du vil få beskjed om registreringen er vellykket Hvis du ikke får tastet noe i feltene, bruk Tabtasten så kommer markøren i feltet. Selv om det står «du har nå tilgang» trenger du å få tilgang til databasen. Det er måleansvarlig i teamet som gir tilgang til medlemmer 9
Få tilgang til Extranet - be om tilgang Registreringsprosedyre for måleansvarlig: Opprett en personlig profil i Extranet Kontakt deretter programsekretariatet eller din lokale programleder pr. e-post slik at vi kan opprette et team og tildele deg rollen som måleansvarlig Sekretariatet trenger følgende informasjonen: o E-postadresse du er registrert med i Extranet (eksakt lik) o Navn på enheten der målingene skjer (for eksempel en sengepost på et sykehus eller en fløy på et sykehjem) o Hvilken tiltakspakke dere skal implementere o Navnet på den lokale programlederen på sykehuset ditt, eller kontaktperson ved utviklingssenteret i din region o Fortell gjerne om du deltar på et læringsnettverk eller ikke 10
Få tilgang til Extranet - be om tilgang Registreringsprosedyre for øvrige teammedlemmer: Du må først opprette en personlig profil i Extranet Kontakt din måleansvarlig og be om å få tilgang til teamet Måleansvarlig trenger denne informasjonen fra deg: o Innregistrert e-postadresse (eksakt lik) o Du og måleansvarlig avgjør sammen om du skal legges inn med tilgang hovedkontakt, dataregistrerer eller medlem 11
Første gang i Extranet Når du logger inn i Extranet, vil følgende skjermbilde møte deg. Klikk på «I trygge hender» Du vil få opp ditt eget område. På denne siden vil du få en liste over dine team. Du kommer til ditt team ved å klikke på navnet under «mine team». 12
Teamhjemmeside Bruk denne til å gi tilgang til andre medlemmer i ditt team Punktene (lenkene) under Administrasjonsboksen er synlige og tilgjengelige avhengig av hvilken type tilgang du er tildelt Her registrerer du data Bruk denne til å identifisere forbedring 13
Tildeling av tilganger Måleansvarlig har ansvar for å gi tilgang til øvrige teamdeltagere Klikk på Rolle tildeling i Administrasjon - boksen. Deretter velg aktuell type tilgang fra rullegardinen. Legg så inn e-postadressen til ny teamdeltager i feltet ved siden av. NB! Det er avgjørende at e-postadressen er eksakt lik den som deltageren benyttet ved registrering i Extranet. Unngå skrivefeil. Klikk Tildel funksjon Vedkommende bruker er nå lagt inn. Du kan se at det nye teammedlemmet dukker opp i listen. 14
Dataregistrering Under «Dataregistrering» ser du tilgjengelige indikatorer. Dette avhenger av hvilken tiltakspakke teamet ditt jobber med. Klikker man på f.eks. indikator nr. 06.02.a får man opp en ny side. For å legge inn måledata, klikk på knappen Legg til data. I dette eksemplet er det lagt til rette for å registrere ved fire ulike enheter (se forklaring neste side) 15
Dataregistrering Feltene som fylles ut varierer avhengig av hvilken indikator du skal registrere data på. Her er et eksempel på en andelsindikator: Hendelse Endring Tidsperioden for målepunktet Teller Nevner Velg «Hendelse» eller «Endring» for å markere når ulike tiltak blir innført Kommentar som beskriver hvilke tiltak eller tester som innføres 16
Dataregistrering Straks nye måledata er lagt inn (tabellen over), sørger Extranet for at tilhørende diagram automatisk oppdateres. 17 17
Dataregistrering Legge til ekstra tidsserier Ved behov kan man opprette flere enheter med hver sine tidsserier under en og samme måling. Klikk på plusstegnet ute til venstre for legg til en ny serie for å opprette en ny tidsserie. 18
Opprette egne målinger Et team kan opprette egne målinger hvis de ønsker å måle på andre indikatorer enn de som eksisterer i Extranet. For å opprette en slik måling trykker man på «Oppsett målestruktur» på hjemmesiden til teamet. Trykk deretter på «Lag egne målinger». Man må velge hva slags type måling man skal ha. De mest brukte typene er prosentmålinger og dager-mellom-målinger. Tips: hvis man skal ha en måling som ligner en måling man allerede har, er det lurt å kopiere den opprinnelige målingen for deretter å endre feltene som er ulike. Dette gjøres ved å holde musepekeren over «Handlinger» og velge «kopi» 19
Opprette egne målinger Etter at man har valgt hvilken type måling man skal ha, må man fylle ut feltene som dukker opp i dialogvinduet. Det er viktig å velge et godt navn som beskriver hva indikatoren faktisk måler. Når alle felter markert med stjerne er fylt ut, trykker man på «Lagre» nederst på siden. Den nye målingen legger seg i teamets liste over aktive målinger. For å endre målingen holder man musepekeren over «Handlinger» og velger «endre» i listen over handlinger. Man registrerer data på samme måte som andre målinger! For at de egendefinerte målingene skal vises i målrapporter må man velge «Inkluder tilpassede målinger som dette teamet har gjort» og trykke «Se». 20
Identifisere forbedring Hensikten med å måle kontinuerlig og overvåke indikatorer i tiltakspakkene er å identifisere spesiell variasjon som tyder på forbedring av prosesser og resultater. For å identifisere en forbedring i Extranet ved hjelp av en indikator trenger man å: 1. Fastsette en baseline 2. Tallfeste en målsetting 3. Fortsette å gjennomføre jevnlige og hyppige målinger og registrere data (side 16) 4. Avgjøre om det har vært en forbedring ved hjelp av run-diagramfunksjonen i Extranet 5. Om spesiell variasjon påvises, fastsett en ny median 6. Gjenta punkt 3-5 til du oppnår ditt mål 21
Identifisere forbedring Påvise en forbedring i Extranet Påvise en forbedring i Extranet 1. Fastsett en baseline 4. Bruk tester for å avdekke spesiell variasjon 2. Tallfest en målsetting 3. Fortsett å registrer data etter at endringen innføres 5. Om spesiell variasjon påvises, fastsett ny median 22
Fastsette en baseline Baseline er en referanselinje som beskriver nå-situasjonen i enheten og er utgangspunktet for forbedringsarbeidet. Ideelt sett skal teamene kunne fastsette en baseline for hver indikator før de innfører et tiltak. En mulighet er å måle tilbake i tid ved hjelp av data som ligger i de pasientadministrative systemene. Det er dessverre ikke alltid mulig å skaffe data tilbake i tid. I slike tilfeller anbefales det at teamene starter å måle og registrere data samtidig som man innfører tiltakene. I de fleste tilfeller vil man kunne fastsette en baseline etter å ha registrert mellom 8-12 målinger. Du fastsetter baseline ved hjelp av «HENT RUNDIAGRAM FRA MÅLINGER» i Extranet. 23
Fastsette en baseline Trykk på «HENT RUNDIAGRAM FRA MÅLINGER» under «Rapporter» på hjemmesiden til teamet. Velg deretter målingen det gjelder Hvis det fins flere serier må du også velge aktuell serie 24
25 Fastsette en baseline
Fastsette en baseline Angi hvilke punkter som skal inngå i baseline i den grå boksen. Velg startdato og sluttdato for baselinemålingene og trykk «Lagre» Da vil baseline/medianen vises som en oransje horisontal linje i diagrammet 26
Tallfeste en målsetting Målsettingen registreres som et tall i det hvite feltet under mållinje Målet vil bli synlig som en horisontal grønn linje i diagrammet. 27 Målsettingen kan endres når som helst underveis i forbedringsarbeidet
Fortsett å registrere data og følg utviklingen med run-diagram Extranet har innebygde testfunksjoner som hjelper deg å identifisere spesiell variasjon som tyder på forbedring. 28
til du får signal om spesiell variasjon Nivåskifte er det tydeligste signalet om at det foreligger spesiell variasjon og at det har skjedd en forbedring. Det står da «Ja» ved denne testen. Når du får et signal, fastsett en ny median (neste side). 29
Fastsette ny median Trykk på «Endre» ved «Analysering av diagram» Startdatoen for den nye medianen er det første punktet i rekken av punkter som viser spesiell variasjon (et run på minimum 6 punkter), i dette eksempelet blir det p2 mai 2015. Deretter velger du «Lag en ekstra median» 30 Angi navn, startdato og sluttdato for målingene som skal inngå i den nye medianen. Trykk deretter «Lagre»
Fastsette ny median Trykk på «Lukk» Den nye medianen vises som en oransje horisontal linje i diagrammet. Merk at baseline eller tidligere medianer gjøres om til en grå strek. 31
Fortsett å registrere data og følg utviklingen med run-diagram Testene viser nå at det ikke foreligger spesiell variasjon. Fortsett å måle og registrere data til et signal om spesiell variasjon dukker opp. I dette eksempelet har det skjedd en forbedring fra baseline 32 til den nye medianen 39. 32
Sette et overordnet mål for forbedringsarbeidet Meldingen i den gule boksen angir at dette teamet ikke har lagt inn egen målsetting. Dette kan man gjøre ved å klikke på lenken Administrere mål i Administrasjonsboksen. Formålet er å kunne uttrykke den generelle målsettingen skriftlig. 33
Resten av veilederen gjelder kun for superbrukere En superbruker er en ressursperson som har utvidet tilgang i Extranet. Superbrukere gir støtte og veiledning til forbedringsteam. Typiske oppgaver kan være å opprette nye hjemmesider, tilpasse målinger til teamene og veilede brukerne med tekniske utfordringer. En superbruker har tilgangen «Prosjektleder» i Extranet. Denne tilgangen administreres via lokale programledere. Lokale programledere må ta kontakt med pasientsikkerhetsprogrammet når det er behov for nye tilganger til superbrukere. Resten av veilederen tar for seg hvordan man oppretter nye team inkl. hvordan man legger til målinger og tilpasser disse. Den viser hvordan man oppretter grupper over team, og lager rapporter. 34
Opprette ny hjemmeside i Extranet For å opprette en ny hjemmeside trykker man på fanen «Team», og deretter «Legg til nytt team» Bruk en hensiktsmessig struktur. En hjemmeside gjelder som oftest ett forbedringsteam, men kan også inkludere flere forbedringsteam som registrerer målingene sine i ulike serier. Deretter fyller man ut informasjon om teamet. Navnet på teamet må følge den strukturen som finnes på eksisterende team. Dette er viktig for at man skal kunne søke opp teamet i etterkant, og det gjør man ved å søke etter ord i navnet. Det er lurt å ha brukernavnet til måleansvarlig tilgjengelig. Eksempler på teamnavn: NLSH Lofoten Medisinsk avdeling - FALL AKERS Ski kommune Ski sykehjem LEGEMIDLER SYKEHJEM 35
Opprette ny hjemmeside i Extranet Teamnavnet er bygd opp slik: Helseforetak: Navnet på helseforetaket, navnet på sykehuset, navnet på klinikken/avdelingen bindestrek (-) innsatsområdet teamet skal jobbe med, f.eks. fall, samstemming legemiddellister med store bokstaver (se eksempel nedenfor). Kommune: Navnet på fylket (forkortet, se egen boks til høyre), navnet på kommunen, ordet «kommune», institusjon/hjemmetjeneste bindestrek (-) innsatsområdet teamet skal jobbe med, f.eks. fall, legemidler hjemmetjenesten med store bokstaver (se eksempel nedenfor) Et tips for å gi et passende navn til teamet er å finne et eksisterende team og kopiere strukturen. Eksempel helseforetak: Når man har fylt ut Eksempel kommune: alle feltene må man trykke på «Lagre» for å fullføre. Fylkeskoder (kun for kommuner): Akershus AKERSH Aust-Agder AUSTAGD Buskerud BUSKE Finnmark FINNM Hedmark HEDMA Hordaland HORDA Møre og Romsdal MØRE/ROMS Nordland NORDL Nord-Trøndelag NORDTR Oppland OPPLA Oslo OSLO Rogaland ROGAL Sogn og Fjordane SOGN/FJOR Sør-Trøndelag SØRTR Telemark TELEM Troms TROMS Vest-Agder VESTAGD Vestfold VESTF Østfold - ØSTFO 36
Opprette ny hjemmeside i Extranet Etter at du har opprettet et nytt team tar Extranet deg tilbake til oversikten over alle team. Du må derfor søke opp det nyopprettede teamet ved å taste et ord du vet navnet inneholder inn i søkefeltet. Trykk deretter på linken til det aktuelle teamet. Det nye teamet har ingen medlemmer og ingen målinger/indikatorer. Disse må nå legges til. En eller flere måleansvarlige legges til ved bruk av «Rolletildeling» på vanlig måte. Se hovedveilederen hvis du er usikker på fremgangsmåten. 37
Opprette ny hjemmeside i Extranet Legge til målinger Deretter skal relevante målinger legges til. Alle innsatsområder har tilknyttede målinger/indikatorer. Man skal legge til de relevante indikatorene som fins i tiltakspakkene. Trykk på «Oppsett målestruktur» under «Administrasjon» på hjemmesiden. Innsatsområder: 01 Legemidler sykehjem 02 - Trygg kirurgi 03 Hjerneslag 04 Samstemming legemiddellister 05 - Urinveisinfeksjon (UVI) 06 Fall 07 Sentralt venekateter (SVK) 08 Legemidler hjemmetjenesten 09 Trykksår 10 Selvmord 11 - Overdose En oversikt over alle tilgjengelige målinger for alle innsatsområder vises. Her må man ofte scrolle ned på siden for å finne riktige målinger. Alle innsatsområder har et unikt nummer, se egen boks. 38
Opprette ny hjemmeside i Extranet Legge til målinger Når man har identifisert de målingene man ønsker å legge til, haker man av i boksene til venstre for navnene på de aktuelle målingene. Deretter trykker man på enterknappen, eller «Aktiver valgte målinger» nederst på siden. De valgte målingene vises øverst på siden. Noen av målingene må få endret oppstartdato. Dette er fordi oppstartdatoen kan gå helt tilbake til 2011 og vil gi et stort tomrom i tidsseriediagrammene. For å endre oppstartdato, hold musepekeren over «Handlinger» og velg «endre» i listen over handlinger. 39
Opprette ny hjemmeside i Extranet Legge til målinger For å endre oppstartdato, trykk i datofeltet under «Rapportering av startdatoen». Velg en dato 3-6 måneder tilbake i tid slik at det er mulig å legge inn baseline-målinger. Trykk deretter på enterknappen, eller «Oppdater» nederst på siden. For å komme tilbake til hjemmesiden, trykk på «Hjem». Det nye teamet har både medlemmer og målinger. Nå kan man starte registreringen! 40
Oppfølging av forbedringsteam i Extranet Superbrukere kan være interessert i å samle alle team de er ansvarlige for i en gruppe, f.eks. alle team på et sykehus eller i en kommune. De vil da få mulighet til å opprette rapporter over målingene som bare viser teamene i gruppen. For å opprette en gruppe velger du fanen «Rapporter». Deretter trykker du på lenken «***OVERSIKT OVER MÅLINGER OG RESULTATER***». 41
Oppfølging av forbedringsteam i Extranet I vinduet som dukker opp, må du trykke på lenken «Åpne filtere [+]» Deretter velger du «Team og grupper». Trykk på lenken «Administrer grupper». 42
Oppfølging av forbedringsteam i Extranet Feltene i dialogvinduet fylles ut. Velg et passende navn på gruppen, legg inn informasjon om gruppen hvis du ønsker det, og velg «Offentlig». Finn teamene du vil legge inn i gruppen og sett hake i boksene. Teamene du velger vil automatisk føres over i listen over «Team som er med *» Tips: Trykk til slutt på «Save & Close» og gruppen blir opprettet. For å finne frem til de teamene du ønsker å legge til; trykk Ctrl + F og søk etter navnet. Alle team har navn som begynner med en forkortelse av helseforetaket eller fylket. I eksempelet over søkes det etter soh (St. Olavs hospital) og teamene i dette helseforetaket dukker opp i listen over team. 43
Opprette rapport over målingene for en gruppe Forutsetter at en gruppe er opprettet Nå er gruppen opprettet og man kan vise rapport over målingene som tilhører teamene i gruppen. Finn gruppen i listen over grupper, og huk av for den gruppen du vil lage rapport for. Velg «Diagram valgt av teamene individuelt» Under «Målinger», velg «Velg mål» 44 Huk av for de målingene du vil se på rapporten. Hvis man velger «Inkluder Alle Mål» vises alle målingene som finnes i databasen og dermed mye irrelevant informasjon.
Redigere grupper i Extranet Hvis du ønsker å redigere en eksisterende gruppe (f.eks. legge til et team) trykk på fanen «Administratorer». Deretter trykker du på lenken «Administrere gruppeteam/grupper». Finn gruppen du ønsker å redigere, og trykk på lenken «Endre». Merk at du også her kan opprette og slette grupper. Gjør de endringene du ønsker, og trykk deretter på «Lagre». 45
Se tiltakspakkene for programmets respektive innsatsområder for mer informasjon om målingene på http://pasientsikkerhetsprogrammet.no Ta kontakt med sekretariatet dersom du har spørsmål eller forslag til forbedringer på e-post: post@pasientsikkerhetsprogrammet.no 46