Etat/institusjon: År: Arkiv: SALTEN KOMMUNEREVISJON IKS 2010 Utført dato: 14.04.10 sign: Kontr. dato: sign: Side: Virksomhetsplan 2010-2011 awh 1 av 10 DEL I ORGANISASJON, FORMÅL, STRATEGI, METODE OG DOKUMENTASJON...2 1. Innledning... 2 2. Revisjonsenhetens organisasjon... 2 2.1 Modell for Salten kommunerevisjon IKS...3 2.2 Administrativ organisering...3 2.3 Kontrollutvalg...5 2.4 Medarbeidere...5 3. Revisjonens formål, oppgaver og arbeidsområde... 6 4. Om revisjon og metoder... 6 5. Om revisjonsenhetens strategiplan... 7 6. Inndeling i oppdrag, enheter og områder... 7 7. Rutiner for dokumentasjon, rapportering, informasjon og uavhengighet... 9 DEL II ÅRETS PLANLEGGING OG RESSURSSTYRING (IKKE OFFENTLIG IHT. OFF.LOVEN 5)...10 8. Ressurser og ressursdisponering... 10 awh/virksomhetsplan 2010-111 Side 1
Del I Organisasjon, formål, strategi, metode og dokumentasjon 1. Innledning Praktisk planlegging omfatter planlegging av hele revisjonsenhetens virksomhet, jf. kap. 2.1 i Kommunal revisjonsmetodikk. Virksomhetsplanen har til oppgave å skissere en oversikt over revisjonsoppgavene, hovedprioriteringer og fordeling av ressurser i Salten kommunerevisjon innenfor et revisjonsår. Den er inndelt i to deler, den første delen er en generell verbal del med beskrivelse av revisjon og revisjonsenheten, mens del to omhandler årets planlegging og disponering av ressurser. Andre del må betraktes som et internt dokument og er derfor ikke offentlig. Virksomhetsplanen omfatter de dokumenter som beskriver den praktiske planleggingen av hele revisjonsenhetens virksomhet. Virksomhetsplanen er en del av det overordnede styringselement i revisjonens virksomhet og rulleres årlig. Denne virksomhetsplanen gjelder for revisjonsåret 2010-11(1. mai 2010 30. april 2011), og inneholder følgende: Del I: Del II (unntatt offentligheten): Innledning om virksomhetsplanen Revisjonsenhetens organisasjon Revisjonsenhetens formål, oppgaver og arbeidsområder Revisjon og metoder Fra revisjonsenhetens strategi Inndeling i oppdrag og enheter Rutiner for dokumentasjon, rapportering og informasjon Ressurser og ressursdisponering Beregning av normaltid Ressursoversikt Timebudsjett Oppdragsansvar Registrering og oppfølging av timeforbruk Opplæringsplan Handlingsplan for strategiarbeid 2. Revisjonsenhetens organisasjon Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 2
Modell for Salten kommunerevisjon IKS Salten kommunerevisjon (SKR) er organisert som et interkommunalt selskap stiftet med utgangspunkt i lov om interkommunale selskaper, og har eget styre og eget representantskap. Deltakende kommuner er Fauske Saltdal Bodø Sørfold Beiarn Gildeskål Hamarøy Steigen Meløy Styret består av 4 representanter valgt av representantskapet + 1 representant valgt av og blant de ansatte, mens representantskapet består av 10 personer, en fra hver kommune mens Bodø kommune har en ekstra. I administrative spørsmål er styret det overordnede organ i faglige spørsmål det enkelte kontrollutvalg. Kontrollutvalgene består av 3-5 medlemmer. 2.2 Administrativ organisering Hovedkontoret er lagt til Fauske og avdelingskontor i Bodø. Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 3
Hovedkontoret dekker regnskapsrevisjonen av oppdragene i kommunene Fauske (herunder Fauna KF), Gildeskål (herunder Gildeskål Kulturhus KF), Saltdal, Sørfold (herunder Sørfoldnett KF), Steigen, Beiarn og Hamarøy. Avdeling Bodø dekker regnskapsrevisjonen i kommunene Meløy og Bodø (herunder Bodø havn KF, Team Bodø KF, Bodø Spektrum KF, Bodø Kulturhus KF), Salten Brann IKS, Salten Regionråd og Bodø Kommunale Pensjonskasse, samt forvaltningsrevisjon i alle kommunene. I revisjonsåret er det tilgjengelig ca 9,0 årsverk fordelt med 3,5 årsverk på Fauske og 5,5 årsverk i Bodø. Bodø Fauske Representantskap Styre Avdelingsleder Bodø Revisjonssjef (m/ass. rev.sjef) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Regnskapsrevisorer Forvaltningsrevisorer Med revisjon på oppdrag forstås planlegging og utførelse av alle revisjonshandlinger, attestasjoner og andre oppgaver i henhold til forskrift og god revisjonsskikk, saksforberedelser, frivillige og pliktige møter i kommunestyre og kontrollutvalg. Når det gjelder revisjonsberetning/påtegning samt signering for fremleggelse av forvaltningsrevisjons- Regnskapsrevisorer Styring og delegasjon Ledelsen består av revisjonssjef (daglig leder), ass. revisjonssjef samt avdelingsleder i Bodø. Revisjonssjefen er øverst ansvarlige leder og har det faglige og administrative ansvar for revisjonsarbeidet. Revisjonssjefen er oppdragsansvarlig for regnskapsrevisjonen ved alle oppdrag i kommunene Fauske, Beiarn, Gildeskål, Saltdal, Sørfold, Steigen, og Hamarøy, mens avdelingsleder i Bodø er oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjonen ved alle oppdrag i Bodø og Meløy. Det er tilsatt egen oppdragsansvarlig revisor, med kontorsted Bodø, for alle forvaltningsrevisjonsprosjektene som gjennomføres i Salten kommunerevisjon IKS regi. Revisjonssjefens myndighet er delegert slik: - Ass. revisjonssjef er hans stedfortreder med anvisningsmyndighet i hans fravær, mens avdelingsleder i Bodø har den daglige ledelsen ved denne avdelingen. - Avdelingsleder ved Bodø-kontoret har videre det administrative ansvaret for Bodø-kontoret og det faglige ansvar for regnskapsrevisjon, herunder felles metodikk og kvalitetskontroll. Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 4
rapporter kan dette ikke delegeres rent praktisk må opplegg med hensyn til planlegging, oppfølging, arbeidspapirer og dokumentasjon være slik at oppdragsansvarlig revisor kan utføre dette med bruk av minimale ressurser. 2.3 Kontrollutvalg Kontrollutvalgets har flere oppgaver og er regulert i en egen ny forskrift som er gjort gjeldende fra og med 01.07.05, fastsatt av Kommunaldepartementet: 1. Forestå det løpende tilsynet med forvaltningen, og 2. Påse at revisjonen fungerer på en betryggende måte. 3. Andre oppgaver, jf forskriften Kontrollutvalget har dermed omfattende oppgaver, og målet for tilsynet er i stor grad sammenfallende med de oppgavene som revisjonen utfører. Det vil si at kontrollutvalget skal føre tilsyn med den interne kontroll, føre tilsyn med at forvaltningens midler forvaltes på en forsvarlig måte, og avgi uttalelse til kommunene om kommunenes regnskap. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen innebærer at de må sikre seg tilbakemelding fra revisjonen både om planer, framdrift og resultater. Kontakten med kontrollutvalgene går normalt gjennom kontrollutvalgets sekretariat ved Lars Hansen. 2.4 Medarbeidere Følgende medarbeider er fast ansatt: Sted Navn Stilling Utdanning Fauske Per Asbjørn Andersen Revisjonssjef Høgskolekandidat, revisoreksamen, Høyere rev.studium Fauske Jan-Sture Olsen Ass. revisjonssjef Høgskolekandidat, grunnutdanning bankakademiet Fauske Tone Hammerfall Regnskapsvisor (perm. til høst 2010) Høgskolekandidat, revisoreksamen Fauske Barbro Sakariassen Regnskapsvisor Høgskolestudium, Bodø Arne Willy Hillestad Avdelingsleder Bodø (kommunerevisor) Høgskolekandidat., 1.avd. jur., Høyere rev. stud, statsaut. rev. Bodø Snorre Gullesen Regnskapsrevisor Høgskolekandidat, revisoreksamen Bodø Svein Erik Moholt Oppdragsansvarlig Cand. polit. - statsviter forvaltningsrevisor Bodø Hilde Ingebrigtsen Forvaltningsrevisor Cand. polit. - statsviter Bodø Unni Edvardsen Forvaltningsrevisor Cand. polit. - statsviter Bodø Eva Kristin Utsi Gullerud Regnskapsrevisor (tilsatt høst 2010) Høgskolekandidat, revisoreksamen Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 5
3. Revisjonens formål, oppgaver og arbeidsområde Kommunerevisjonen er en lovpålagt funksjon som her hjemlet i Kommunelovens 78 med tilhørende forskrifter (Forskrift om kommunal revisjon, fastsatt juni 2005). Kommunerevisjonen skal ha en fri og uavhengig stilling i forhold til den virksomheten som skal revideres. Denne uavhengigheten er ivaretatt gjennom lovverket og den organisatoriske plasseringen av revisjonen, med rapportering til politisk nivå. Revisjonens hovedoppgaver er å: bekrefte kommunens regnskaper, herunder å gjennomgå og vurdere den interne kontroll gjennomføre forvaltningsrevisjon I tillegg revideres en del legater og stiftelser som kommunen styrer, enten gjennom styreflertall eller gjennom å være den vesentlige bidragsyteren. Dette er regnskap som avlegges etter stiftelsesloven og regnskapslovens regler. For øvrig gir kommunerevisjonen konsultativ bistand til kommunen i den utstrekning dette ikke kommer i konflikt med revisors uavhengighet og integritet. 4. Om revisjon og metoder SKR bygger sin metodikk på DnR s IT-metodikk Descartes, men det vises også til metodikken som Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har utformet. I de fleste kommuner er det av praktiske årsaker aktuelt å dele revisjonsoppdraget mellom medarbeidere i områder (lønn, innkjøp, inntekter mv) for praktisk gjennomføring av planlegging og revisjon. Revisjonen skal gjennomføres og dokumenteres i henhold til god (kommunal) revisjonsskikk og skal ta hensyn til vesentlighet og den risiko som foreligger. Kvalitetsikring av arbeidspapirene for hovedkontoret gjennomføres for 2010-11 av kommunerevisor Arne Willy Hillestad. For avdelingskontor Bodø gjennomføres kvalitetssikringen av revisjonssjef Per Asbjørn Andersen. I tillegg gjennomfører NKRF periodisk kvalitetskontroll. For å sikre den faglige oppdateringen lages det en faglig oppdateringsplan for den enkelte medarbeider i forhold til den enkeltes og SKR s behov. Planen skal minimum tilfredsstille de krav NKRF stiller til etter- og videreutdanning, dvs minimum 63 timer for medarbeidere og 105 timer for oppdragsansvarlige revisorer, begge over en 3-årsperiode. Opplæring kan gjennomføres ved interne eller eksterne kurs. Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 6
5. Om revisjonsenhetens strategiplan SKR har en generell strategiplan som denne virksomhetsplan bygger på. Denne tas opp en gang hvert år for oppdatering/behandling. 6. Inndeling i oppdrag Nedenfor følger en oppstilling over revisjonsoppdrag fordelt på kommuner, kommunale foretak, kirkelige fellesråd, stiftelser mv. Hovedkontoret Fauske kommune - Fauske nærings- og utviklingsselskap KF - Fauske overformynderi - Fauske kirkelige fellesråd - Fauske Menighetsråd Legater/stiftelser: - Eivind Sannes fond - Sulitjelmabanens fond - Sulitjelma Grubers velferdsfond - Sjønstå Gård Beiarn kommune - Beiarn overformynderi - Beiarn kirkelige fellesråd Gildeskål kommune - Gildeskål kulturhus KF - Gildeskål eiendomsforvaltning KF - Gildeskål overformynderi - Gildeskål kirkelige fellesråd Hamarøy kommune - Hamarøy overformynderi - Hamarøy kirkelige fellesråd Steigen kommune - Steigen overformynderi - Steigen kirkelige fellesråd Saltdal kommune - Saltdal overformynderi - Saltdal kirkelige fellesråd Sørfold kommune - Sørfoldnett KF - Sørfold overformynderi - Sørfold kirkelige fellesråd Sør-Troms Kommunerevisjon IKS Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 7
Avdeling Bodø Bodø kommune - Bodø havn KF - Team Bodø KF - Nordlandsbadet Bodø KF - Kulturhuset Bodø KF - Bodø overformynderi - Bodø kirkelige fellesråd - Domkirkens menighetsråd - Rønvik menighetsråd - Bodin menighetsråd - Saltstraumen menighetsråd - Frivillighetssentralen i Bodø - Bodø komm. pensjonskasse (for Revisor AS) - Salten Regionråd Legater/stiftelser: - Bodø bys vel - Johan Koch - Fridthjov og Aagot Anderssen - Adelsteen Normann Stiftelsen - Tom Holands fond Salten Brann IKS Meløy kommune - Meløy overformynderi - Meløy kirkelige fellesråd - Fore/Meløy menighetsråd Legater/stiftelser: - Storglomfjordfondet Gildeskål kommune Legater/stiftelser: - E. Danielsen Forvaltningsrevisjonsprosjektene vil bli gjennomført etter planer for forvaltnings-revisjon vedtatt i det enkelte kommunestyre, eller etter behov/ønsker fra kontrollutvalg eller kommunestyrene. Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 8
7. Rutiner for dokumentasjon, rapportering, informasjon og uavhengighet 7.1 Dokumentasjon - arbeidspapirer Dokumentasjonen bygger på systematikken som ligger i Descartes. 7.2 Ekstern rapportering rapportering til kontrollutvalget virksomhetsplan, samt fremdrift av revisjon forvaltningsrevisjonsrapporter spesielle forhold av vesentlig viktighet resultat av årets revisjon rapportering til kommunestyret forvaltningsrevisjonsrapporter (via kontrollutvalget) spesielle forhold av stor viktighet rapport vedrørende finansforvaltning revisjonsberetning rapportering til andre styrer, råd osv. etter behov 7.3 Intern rapportering og informasjon timeregistrering og -rapportering oppfølging av oppdrag/enheter rapportering til revisjonssjef rapportering til styret i Salten kommunerevisjon IKS annen rapportering kontormøter, ledermøter og andre interne møter møtekalender 7.4 Uavhengighet Uavhengighet vurderes hvert år for regnskapsansvarlige revisorer på alle oppdrag som Salten kommunerevisjon IKS har påtatt. For kommuner gis det egen erklæring til kontrollutvalget. For medarbeidere innen regnskapsrevisjon blir dette vurdert i hvert enkelt tilfelle (revisjon på oppdrag) og blir dokumentert i Descartes. For forvaltningsrevisorer blir uavhengigheten vurdert og dokumentert i forbindelse med tildeling av oppdrag. I tillegg er dette et eget punkt på alle statusmøter mht fremdrift av prosjektene. Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 9
Del II Årets planlegging og ressursstyring (ikke offentlig iht. off.loven 5) 8. Ressurser og ressursdisponering Salten kommunerevisjon IKS AWH/14.04.10 Side 10