STYRET FOR MOVAR IKS NR. 4/2015

STYRET FOR MOVAR IKS NR. 4/2015 Medlemmene i styret for MOVAR IKS innkalles til møte: TORSDAG 27. AUGUST 2015 KL. 08:00 MOVARs ADMINISTRASJON - HUGGENES Side nr.: PROTOKOLL FRA STYREMØTET 25. JUNI 2015 1-20 Til behandling: SAK NR. 12/2015 VESTBY GJENVINNINGSSTASJON - VURDERING 21-22 SAK NR. 13/2015 KONTORLØSNING FOR HUSHOLDNINGSRENOVASJONSSEKSJONEN OG MULIG SAMLOKALISERING MED MOVARs ADMINISTRASJON (Saken er unntatt offentlighet ihht Off.l. 23) SAK NR. 4/2015 UTSATT SAK OPPFØLGING AV STYRETS EVALUERING 2014 (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 17/2015 DIREKTØRENS ORIENTERING (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 18/2015 PROGNOSE 2015 (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 19/2015 MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING STATUS OG TILTAK 23-32 O-SAK NR. 20/2015 33-37 MATTILSYNETS TILSYNSBESØK PÅ BJØRNÅSEN HØYDEBASSENG 22.04.2015

O-SAK NR. 21/2015 38 AVSLUTNING AV PROSJEKT 100 - SERVEROPPGRADERINGER O-SAK NR. 22/2015 39 AVSLUTNING AV PROSJEKT 102 EL-BIL TIL ADMINISTRATIVT BRUK O-SAK NR. 23/2015 40-41 AVSLUTNING AV PROSJEKT 105 OPPGRADERING FAKTURASYSTEM Rygge, 20. august 2015 Brit G. Plassen (sign.)

1 MOVAR IKS STYREMØTE NR. 3 2015 Torsdag 25. juni 2015 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon, Huggenes. 7 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Forfall medlemmer: Forfall varamedlemmer/ ikke oppnådd kontakt med: Ketil Reed Aasgaard, leder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per-Christian Rasmussen, ansatt Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Lene Gretland Graham, Råde kommune Dessuten møtte: Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Advokat Hanne Torkelsen, på deler av møtet Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTE 26. MARS 2015 BLE ENSTEMMIG GODKJENT.

2 STYRESAK NR. 8/2015 RENOVASJONSSEKTOREN - BEREDSKAPSPLAN Direktørens forslag til vedtak: 1. Styret vedtar beredskapsplan for renovasjonssektoren 2. Beredskapsplan for renovasjonssektoren innarbeides i MOVARs arbeid med sikring av viktige samfunnsinteresser Behandling: Adm. direktør redegjorde for arbeidet med beredskapsplanen. Styret ønsker å få en tilbakemelding på høsten om arbeidet med selve implementeringen av planen. Styret ønsker på generelt grunnlag at det føres en øvelsesprotokoll. Denne fremlegges årlig for styret og skal vise gjennomførte øvelser og hvilke ansatte som har deltatt på disse. Votering: Ved avstemning ble direktørens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. STYRESAK NR. 9/2015 LEVERINGSPRIS FOR AVFALL VED MOVARs GJENVINNINGSSTASJONER Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen justere prisene pr. tonn ekskl. MVA på avfall levert Solgård Gjenvinningsstasjon fra kr. 900,- til kr. 750,- ekskl. MVA i perioden 01.07.2015 til 31.12.2015. Leveringsprisen på Vestby gjenvinningsstasjon reduseres forholdsmessig tilsvarende. Dette for å bidra til overordnet målsetning om reduksjon av selvkostfond på renovasjon i 2015. Behandling: Styret diskuterte forslaget bredt. Votering: Ved avstemning ble direktørens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt.

3 STYRESAK NR. 10/2015 KONTORLØSNING FOR RENOVASJONSSEKSJONEN, OG MULIG SAMLOKALISERING MED ADMINISTRASJONEN I MOVAR (Saken er unntatt offentlighet ihht Off.l. 23) Møtet ble lukket for offentligheten kl 09:00, men vedtak ansees som offentlig og inntas i ordinær protokoll. Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen jobbe videre med en løsning hvor renovasjonsseksjonen og MOVARs administrasjon samlokaliseres i leide lokaler. Behandling: Styret ønsket et bedre beslutningsgrunnlag og ba derfor om en bredere utredning om både å eie og å leie lokaler. Følgelig utformet styret i felleskap ny innstilling til vedtak: Styret ønsker fremlagt utredning av de 3 alternativene; a) nybygg som dekker behov både for husholdningsrenovasjon og administrasjon b) flytting av kun ansatte husholdningsrenovasjon til leide lokaler c) samlokalisering ansatte husholdningsrenovasjon og administrasjon i leide lokaler med kostnadsoverslag, samt oversikt over fordeler og ulemper ved de ulike alternativene. Votering: Styrets egen innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ønsker fremlagt utredning av de 3 alternativene; a) nybygg som dekker behov både for husholdningsrenovasjon og administrasjon b) flytting av kun ansatte husholdningsrenovasjon til leide lokaler c) samlokalisering ansatte husholdningsrenovasjon og administrasjon i leide lokaler med kostnadsoverslag, samt oversikt over fordeler og ulemper ved de ulike alternativene. Møtet ble igjen åpnet for offentligheten kl 09:40.

4 STYRESAK NR. 4/2015 OPPFØLGING AV STYRETS EVALUERING Forslag til vedtak fremmet av styrets leder: Saken utsettes til neste styremøte. Votering: Styret vedtok enstemmig utsettelsesforslaget. Vedtak: Saken utsettes til neste styremøte. O-SAK NR. 11/2015 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør orienterte om aktuelle prosesser og pågående aktiviteter. Presentasjonen vedlegges denne protokollen. Representantskapets leder forlot møtet kl. 10:00. Møtet ble lukket for offentligheten kl 10:20 Styret behandlet personalsak varslet pr. mail av styreleder 23. juni 2015. Tilstede under behandlingen var advokat Hanne Torkelsen. Møtet ble åpnet for offentligheten kl. 11:45 O-SAK NR. 12/2015 STATUS I ARBEIDET MED STRATEGISK PLAN Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Adm. direktør gikk gjennom status med hensyn på pågående aktiviteter og prosesser, og knyttet disse direkte opp mot vedtatt strategisk plan. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.

5 O-SAK NR. 13/2015 AVSLUTNING PROSJEKT 521 SOLGÅRD AVFALLSPLASS LAGERAREALE FOR KOMPOSTERING Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 14/2015 AVSLUTNING PROSJEKT 522 SOLGÅRD AVFALLSPLASS UTSKIFTING AV VAREBIL Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 15/2015 AVSLUTNING PROSJEKT 527 UTVIDELSE AV DEPONIET UORGANISKE FRAKSJONER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.

6 O-SAK NR. 16/2015 AVSLUTNING PROSJEKT 549 SOLGÅRD AVFALLSPLASS NY STRØMFORSYNING Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 12:15. Ketil Reed Aasgaard Leder Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark Mariana Oberti John A. Ødbehr Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen

7 10.07.2015 Direktørens orientering Styremøte 25.6.2015 Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendt eierkommunene for vedtak. 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 2013 Handlingsplan sak 7/2014 Studietur jfr. Sak 15/14 Vedtatt i Moss og Råde. Vestby har signalisert at den kommer. Sak 4/15 Følges opp, etterhvert som vedtak foreligger. SL/AD Møte 1-2014 Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O-sak 21/2014. 13/2014/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 S-sak 7/2015 Rep.skapssak 4/2015 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Utredning av kildesortering av matavfall i Mosseregionen. Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Hurtigarb. Komite skal få gjennomført ny ROS og DOD. MK har trakk utmeldelsen 15.12.14. Saken sendes tilbake til styret for videre utredning. Evt. impementering kan skje i2017. Sak 8/15 Implementering Adm høst 2015 Ny ROS og DOD gjennomføres. Møte i komitéen 24.6. ROS og DOD, samt kostnadsfordeling MIB og ny låneramme til rep.skapet Se dagens orientering. Ny behandling i styret Ny behandling i rep.skapet Komite/Adm 1.9. Nov.2015 Adm sept. 2015 Adm nov. 2015 1

8 10.07.2015 Administrasjon: Trykket folder med ny selskapsavtale (utleveres). Avholdt møte med FREVAR, hvor gjensidig læring og samarbeid var tema. Følgende områder er identifisert som interessante for oppfølgning: Sentralsortering (FREVAR har gjort studie) Teknologivurdering avløpsrensing (bærekraftige renseanlegg) Effektivisering av drift (Optimalisering, kjemikalier, energi, kunnskap og ledelse) Administrasjon forts.: - Budsjettprosess 2016 (Milepæler): - Rep.skapet behandler budsjettet nov. 2015 - Styret behandler budsjettet 24.9.2015 - Budsjett ferdig fra Adm. (godkjent av direktør) 9.9.2015 - Budsjettmøte med eierkommunene 10.8.-21.8.15 - Budsjettgrunnlag fra sektoransvarlige 1.7.2015 - Kostnadsberegnede investeringer (jfr. metodikk for kostnadsestimering) 1.7.2015 - Avklare forventet rente og lønnsvekst - Utsendelse av budsjettgrunnlag fra Adm. Blir lagt på F:/Økonomiplan 2016/Grunnlagstall 18.5.2015 2

9 10.07.2015 Vann og avløp: Høydebassenget rengjort vha dykkere under drift. Felles anskaffelse med Moss kommune Lite slam og ingen fremmedlegemer i bassenget Ingen feil funnet på konstruksjonene Mattilsynet ble invitert og deltok Igangsatt konseptutredning mhp kravet om nedleggelse av Kambo RA, og nye rensekrav (Anleggene må også tilpasses forventet vekst). Vann og avløp forts.: 3

10 10.07.2015 Renovasjon: MOVAR deltar i prosjekt mot marin forsøpling (Utvidelse av ordningene «rydd en strand» og «aksjon båtvrak»). MOVAR Næring AS 1 av 3 i rammeavtale om mottak av forurensede masser (kl. 2-3) fra Oslo VAV. Renovasjon forts.: Matavfallsinnsamling, videre arbeid: Ser på muligheten for kommunevis innsamling (uten omlasting) Gjør ny vurdering av innsamling for sentralsortering etter møte med FREVAR 1.6. Møte avtalt med Follo Ren IKS 1.7. Felles utfordringer og muligheter? Avholdes møter med kommunes administrasjoner i august, med fokus på info og felles saksfremlegg. Ragn-Sells mottaksstasjon for privatkunder: Råde, Rygge og Våler gir ikke kommunalt samtykke. Moss har utsatt saken igjen. 4

11 10.07.2015 Renovasjon forts.: Miljøbilen kjøres i gang (på biogass) over sommeren. MIB: Komité arbeidet: Møte om ROS-analyse avholdt 24.6. Norconsult ferdigstiller denne. Møte om organisering og dimensjonering avholdes 19.8. Arbeidsmøter på MIB avholdt underveis, og før komitemøtene. Tillitsvalgte deltok og ble orientert om ROS-analysen 18.6. Planen er at ROS og vurdering av fremtidig organisering og dimensjonering skal være klar 1.9. Tillitsvalgte får god tid til å kommentere før behandling i Rep.skapet nov. 2015. 5

12 10.07.2015 MIB forts.: Det planlegges ny utlysning av stilling som avd.sjef i Forebyggende avdeling. Alarm brann Øst: Fremtidig organisering av alarmsentralene har avventet politireformen. Ser ut til å lande på at områdene for alarmsentralene skal følge politidistriktene - Østfold, Follo og Romerike blir Politidistrikt Øst. ABØ vil kunne betjene hele dette området med tilførsel av relativt lite ressurser (1 ekstra person på vakt). Det blir spennende å følge lokaliseringsdebatten, og diskusjonen om sammenslåing av nødnumrene. 6

13 09.07.2015 Regnskap 30.05.2015 MOVAR IKS Totalt pr. 30.05.15 Omsetning inkl. internfakturering: kr. 116 336 Avskrivninger 13 561 Finanskostnader 2 322 Resultat 3 146 Varekostnad (Produksjonskostnad) 31 243 Driftskostnader 27 227 Personalkostnader 38 838 1

14 09.07.2015 Likviditet pr. 30.05.15 Tall i NOK 1000 Pr. 30.05.15 Pr. 31.12.14 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 53 354 46 569 Kortsiktige fordringer 20 969 21 335 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. 0 0 SUM 74 323 67 904 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 43 873 38 548 Arbeidskapital 30 450 29 356 Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Mhp husholdningsrenovasjon er 1. halvår 2015 og hele sommerrenovasjon (hytter) utfakturert pr. 30. mai. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for inneværende år. Selvkostfondene er pr. 01.01.15 på 37 486. MOVAR Totalt, Resultat 30.05.15 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning. 120 000 3 000 2 000 100 000 80 000 60 000 1 000 0-1 000-2 000-3 000 40 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 20 000 Regnskap 2015 Budsjett 2015 0 Omsetning Regnskap 2014 Resultat 30.05.15 Budsjett 30.05.15 Budsjett 2015 3 146 1 212-5 020 2

15 09.07.2015 MOVAR IKS totalt pr. 30.05.15 Generelt kan følgende sies om regnskapet så langt i 2015: Ingen hendelser så langt i 2015 som ikke er håndterbare teknisk og økonomisk. Totalt sett god drift i samtlige avdelinger/sektorer. Budsjettavvik av betydning skyldes i hovedsak periodisering. 10 000 Administrasjon og Teknisk Resultat 30.05.15 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning.. 600 8 000 300 0 6 000-300 -600 4 000-900 -1 200 2 000 Regnskap 2015 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Budsjett 2015 0 Omsetning Regnskap 2014 Resultat 30.05.15 Budsjett 30.05.15 Budsjett 2015 1 320 323 0 3

16 09.07.2015 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetningen ligger etter budsjett, i hovedsak som følge av etterslep hva gjelder fakturering av tekniske interne tjenester. Noen overskridelser på kontonivå som følge av innkjøp innen IKT, som gir utslag i forhold til periodisering. Noe overforbruk på konsulenttjenester. Vansjø Vannverk Resultat 30.05.15 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning. 16 000 900 14 000 300 12 000 10 000-300 8 000-900 6 000-1500 4 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 2015 2 000 0 Omsetning Budsjett 2015 Regnskap 2014 Resultat 30.05.15 Budsjett 30.05.15 Budsjett 2015 910 126-1 362 4

17 09.07.2015 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Omsetning om lag 1 million under budsjett. Materialkostnadene er under budsjett, som i hovedsak skyldes periodisering (f.eks. slamkostnader, kjemikalier og innkjøp av aktivt kull). Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat 30.05.15 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning 22 000 20 000 18 000 1 200 900 16 000 600 14 000 300 12 000 0 10 000-300 8 000-600 6 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 4 000 2 000 0 Omsetning Regnskap 2015 Budsjett 2015 Regnskap 2014 Resultat 30.05.15 Budsjett 30.05.15 Budsjett 2015 152-1 039-2 136 5

18 09.07.2015 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetningen over budsjett som følge fremmedvannstilførsel til anleggene (våt vår og forsommer) Materialkostnadene påvirkes av periodisering i forhold til transportkostnad for avløpsvann og levering og transport slam. Driftskostnadene viser overskridelser, bl.a. som følge av noe overbruk på konsulent og vedlikehold. Vil avhjelpes som følge av periodisering. Gjenbruksstasjon og Renovasjon - Resultat 30.05.15 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning. 50 000 45 000 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 900 600 300 0-300 -600-900 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 10 000 Regnskap 2015 5 000 0 Omsetning Budsjett 2015 Regnskap 2014 Resultat 30.05.15 Budsjett 30.05.15 Budsjett 2015 3 872 3 038-1 022 6

19 09.07.2015 De viktigste avvikene ved drift av gjenbruksstasjonene og husholdningsrenovasjon. Hele 1. halvår 2015 er utfakturert mhp husholdningsrenovasjon, samt for sommerrenovasjon for hele 2015 (for 4 kommuner). Materialkostnadene ligger etter budsjett, noe som skyldes at ny ordning i Rygge og Råde ble utsatt til 1.4., samt generell periodisering. Redusert leveringspris på SAP er ønskelig for å påvirke utviklingen av selvkostfondene i ønsket retning. MIB - Resultat 30.05.15 i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning. 30 000 28 000 600 26 000 24 000 300 22 000 20 000 0 18 000-300 16 000 14 000-600 12 000 10 000-900 8 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 6 000 Regnskap 2015 4 000 2 000 0 Omsetning Budsjett 2015 Regnskap 2014 Resultat 30.05.15 Budsjett 30.05.15 Budsjett 2015-468 - 589-500 7

20 09.07.2015 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Avvik ser i hovedsak ut til å skyldes periodisering. Lønnskostnadene under budsjett som følge av ikke gjennomført lønnsoppgjør, pensjonskostnader, samt refusjon av sykepenger. 8

21 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 12/2015 VESTBY GJENVINNINGSSTASJON - VURDERING Direktørens forslag til V E D T A K : Styret ber administrasjonen igangsette dialog med Vestby kommune for å løse utfordringene knyttet til drift av Vestby Gjenvinningsstasjon. Målet er å finne løsning som totalt sett er bedre enn dagens drift av Vestby Gjenvinningsstasjon. SAKSORIENTERING: I forbindelse med at MOVAR fikk overført renovasjonstjenestene fra Vestby kommune i 2003, ble det inngått en avtale hvor det blant annet fremgår at MOVAR skal drive gjenvinningsstasjonen på Randem i Vestby kommune. Vestby Gjenvinningsstasjon ligger inne på området som teknisk etat disponerer i forbindelse med blant annet veidrift. Arealet er ikke tilstrekkelig stort til at både Vestby kommune og MOVAR kan ha en forsvarlig drift, noe som har medført at MOVAR har måttet innskrenke sin arealbruk. Det å drive gjenvinningsstasjon er arealkrevende, selv om gjenvinningsstasjonen er liten og har begrenset åpningstid. Begrensningen i areal gir dermed store utfordringer. Eiendommen hvor gjenvinningsstasjonen er etablert ligger lavt i terrenget med boligbebyggelse rundt. Både Vestby kommune og MOVAR har gjennom en årrekke mottatt klager på støy fra naboer. Det ble foretatt støymålinger og utført tiltak i 2008, men vi får fortsatt klager knyttet til støy fra virksomheten. De siste gjennomførte målingene fra i år viser at driften av gjenvinningsstasjonen ikke er over lovlige grenseverdier, men tett opptil. I tillegg er det generelle støynivået i området høyt, blant annet som følge av nærheten til E6. Rambøll som har utført målingene konkluderer med at: «Selv om støyen ikke overskrider grenseverdiene, kan den oppleves ubehagelig. Dette gjelder hovedsakelig støy fra containerhåndtering. Støyen har impulskarakter og høyfrekvente innslag. Det anbefales å vurdere avbøtende tiltak på tross av at støygrensen ikke er overskredet.»

22 Totalt medfører driften av gjenvinningsstasjonen en kostnad på ca. 3.1 mill. Leveringsavgiften dekker ca. 600-700 000,- av dette. Resterende kostnader dekkes etter avtalen med Vestby kommune over renovasjonsgebyret i Vestby. Dette tilsvarer i overkant av kr. 130,- pr. innbygger eller ca. 380,- pr. abonnent. På Vestby Gjenvinningsstasjon mottar vi ca. 1 400 tonn pr. år. Dette anser vi som begrensede mengder i forhold til kostnadsnivået. Til sammenligning er innleverte mengder til Solgård Gjenvinningsstasjon ca. 11 000 tonn. Med utgangpunkt i kostnadsbildet, de begrensede mengdene avfall som mottas, samt utfordringene med stasjonens lokalisering og tilgjengelig arealer, ønsker administrasjonen å gå i dialog med Vestby kommune. Her ønsker man å vurdere andre muligheter for avfallsinnsamling eller avfallsmottak som totalt sett gir bedre løsninger enn dagens drift av Vestby Gjenvinningsstasjon. Rygge, 13. august 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Freddy Tangen (sign.) Sektorsjef renovasjon

23 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 19/2015 MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING STATUS OG TILTAK Vedlegg: Sammenligning av måloppnåelse mv. i ulike brannvesens feierseksjoner Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: Styret i MOVAR IKS behandlet i sitt møte 26. september 2013 «Endring av rutiner for feiing og tilsyn med fyringsanlegg i Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen» som O-sak 62/13. Forslaget til endring av rutinene fremkom som følge av en forventning om best mulig resultatoppnåelse ut fra tilgjengelige ressurser, samt å redusere store avvik mellom varsling av oppgaver og gjennomføring av disse. Endringene ble iverksatt fra og med januar 2014, ihht. 4-årsplan vedlagt saken. Av planen fremgår det et antall pipeløp som planlegges feid samt et antall tilsyn med fyringsanlegg som skal gjennomføres hvert år, samt i hvilken kommune det skal foretas i 4-årsperioden. Som utgangspunkt ble antall pipeløp per 1. august 2013 (26.311 pipeløp) lagt til grunn. For 2014 skulle det gjennomføres feiing av 6.051 pipeløp og tilsyn med 5.513 fyringsanlegg. Det ble gjennomført feiing av 3.825 pipeløp (63,2 %) mens det ble varslet feiing av 4.380 pipeløp (72,4 %). Avvik mellom varslet og gjennomført er 555 pipeløp, som utgjør 12,7 % av varslet feiing. Det ble gjennomført 3.253 tilsyn med fyringsanlegg (59,0 %) mens det ble varslet 4.150 (75,3 %) tilsyn med fyringsanlegg. Avvik mellom gjennomført og varslet er 897 som utgjør 21,6 % av varslet tilsyn med fyringsanlegg. Samlet gjennomførte oppgaver er 7.078 av totalt 11.564 planlagte ihht. 4-årsplanen, noe som utgjør 61,2 %. Eksakt tall for gjennomførte tilsyn med fyringsanlegg er noe høyere (150 tilsyn) enn tallet oppgitt i årsrapporten for 2014. I rapporten fremkommer også at antall pipeløp pr. 31. desember 2014 er høyere (+406

24 pipeløp) enn hva som er lagt til grunn i 4-årsplanen. Personellressursene i feierseksjonen omfattet i 2014 (gjennomgående hele året) 1 feierformann og 5 feiersvenner. I tillegg besto en av MIBs 2 feierlærlinger fagprøven høsten 2014 og ble ansatt som feiersvenn 1. september 2014, mens lærekontrakten ble hevet 17. oktober 2014 for den andre lærlingen. Det antas at den samlede personellressursen som utførte feiing og tilsyn med fyringsanlegg utgjorde ca. 7 årsverk, og når gjennomførte oppgaver fordeles på disse har hvert årsverk gjennomført ca. 546 feiinger og 465 tilsyn med fyringsanlegg. Feierne har i tillegg utført tilleggs-/ekstra-oppgaver som feiing av fyrkjeler, kontroll etter pipebranner, feiing av skorstein i fritidsboliger og feiing av skorstein/ ildsted etter innmeldt ønske fra innbyggere. Feierne har også gjennom-ført saksbehandling for egne tilsyn, med noe støtte fra MIBs sekretærer og seksjonsleder for forebyggende avdeling/konstituert avdelingssjef for forebyggende avdeling. Samlet innbyggertall for de 5 kommunene som inngår i brannvernsamarbeidet MIB var ved utgangen av 2014 i følge SSB på 75.660. Krav i Forskrift av 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) 3-2 om kapasitet, kompetanse og dimensjonering tilsier utførelse av minst 7, 5 årsverk brannforebyggende arbeid etter kapittel 6 i Forskrift av 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn. (forebyggendeforskriften). Det forutsettes at disse årsverkene har slik kompetanse at de krav som stilles til brannvesenets gjennomføring av forebyggende og kontrollerende oppgaver oppfylles. Ved utgangen av 2014 talte forebyggende avdelings tilsynsseksjon 7,5 årsverk, der 3 årsverk ikke oppfylte kompetansekravene for forebyggende personell i dimensjoneringsforskriften 7-6. Personellet som utgjør disse 3 årsverkene ble alle ansatt i løpet av 2014. I forebyggende avdelings ledelse var ett årsverk som avdelingssjef vakant og begge funksjoner ble dekket av seksjonsleder for forebyggende avdeling som også var konstituert avdelingssjef for forebyggende avdeling. Lederstillingene anses nødvendig for overordnede oppgaver og bidrar ikke i vesentlig grad i forhold til årsverkskravet nevnt ovenfor. Tilsynsseksjonen gjennomførte 357 tilsyn i særskilte brannobjekter i 2014, og dette utgjør 79 % av samlet antall særskilte brannobjekter registrert pr. 31. desember 2014. I tillegg gjennomførte seksjonen sertifiseringskurs for varme arbeider, brannvernlederkurs, praktiske brannvernøvelser for institusjoner og bedrifter, åpen dag på brannstasjonen, aksjon boligbrann og ga brannvern-informasjon/-motivasjon til en rekke barnehagebarn, skoleelever, innbyggere samt ansatte i institusjoner og virksomheter. Resultat/status for feierseksjonen hittil i 2015: Målsetningen for 2015 etter 4-årsplanen er feiing av 5.825 pipeløp og tilsyn med 8.922 fyringsanlegg, en endring fra 2014 med reduksjon i antall feide pipeløp med 226 og en økning av antall tilsyn med fyringsanlegg med 3.409. Resultatet etter 2. kvartal viser at 2.042 pipeløp er feiet (2.389 er varslet), mens det er gjennomført 1.763 tilsyn med fyringsanlegg (2.205 er varslet). Tilsvarende tall etter 2. kvartal 2014 var henholdsvis 1.416 feide pipeløp

25 (1.816 var varslet) og 2.212 gjennomførte tilsyn (2.880 var varslet). Resultatet hittil i 2015 er 35 % oppnåelse av mål om feiing og 20 % oppnåelse av mål om tilsyn med fyringsanlegg. Personellressursene i 2015 har frem til 12. april 2015 omfattet 1 feierformann og 6 feiere. Ressursene ble redusert med en feier 12. april 2015, grunnet avtjening av militærtjeneste. I juni 2015 ble 3-årig lærlingkontrakt inngått med 2 feierlærlinger. Oppfølging av lærlingene vil kreve noe av tiden til den opplæringsansvarlige, men lærlingene vil samtidig kunne bidra med arbeidsoppgaver utført under veiledning. Tiltak: Brannsjefen har sammen med ledelse og ansatte i feierseksjonen i løpet av våren 2015 diskutert og vurdert muligheter for økt måloppnåelse på bakgrunn av måloppnåelsen i 2014. Utfordringen med å oppfylle målsetningen for 2015 med tilgjengelige ressurser og tiltak har hatt stort fokus, men vist nødvendigheten av en reduksjon av ambisjonsnivået til hva som er realistisk ut fra en målsetning om best mulig måloppnåelse for 2015 og resten av planperioden. Diskusjonene har dreiet seg om identifisering av eventuelle tidstyver, endringer av praksis eller gjennomføring av tiltak som kan bidra til økt måloppnåelse samt utnyttelse av tilgjengelige personressurser. En av de identifiserte tidstyvene med betydelig konsekvens er sykefravær, og gjelder både fullt og gradert sykefravær. Sykefravær kan ikke alltid unngås, men det kan treffes tiltak for å øke graden av nærvær og mulighet for gjennomføring av oppgaver. Gjennom diskusjonene har det kommet frem at oppgaver som løses av feierseksjonene/-avdelingene i landets brannvesen, sammen med bakgrunn i opplevde erfaringer hos de ansatte, er svært ulike. Dette gjør det vanskelig å foreta en tilfredsstillende sammenligning som viser hvilke tiltak som vil egne seg best for å oppnå ønsket virkning i MIBs feierseksjon. Det er i midten av juli 2015 stilt spørsmål til 5 utvalgte brannvesen og sammenlignet med tall og praksis i MIBs egen feierseksjon, for om mulig å finne frem til andre tiltak/løsninger som kan vurderes gjennomført i MIB. Resultatet er satt opp og vist i eget vedlegg til saken. Følgende kan trekkes som hovedkonklusjoner av denne undersøkelsen: Tallene for måloppnåelse pr. årsverk er ikke sammenlignbare fordi de angir ulike måter å angi utført oppgave på. MIB har tatt utgangspunkt i oppgaver som ikke bare er varslet, men som faktisk er gjennomført. Andre har sitt utgangspunkt i at varslet oppgave er gjennomført oppgave, mens noen også har regnet kontroll av skorstein i forbindelse med tilsyn av fyringsanlegg som en feiing. MIBs feiere gjennomfører i dag fullført saksbehandling for egne saker. For 2014 utgjorde dette 2913 journalposter (dokumenter) registrert i WebSak Fokus. Denne oppgaven krever mye av feierens tid, men gir feieren samtidig en bedre oversikt over og forståelse for utfordringene knyttet til arbeidsoppgavene. Hos mange av de som har svart på sammenligningen, fremgår det at saksbehandling foretas i varierende grad og ikke så omfattende som det gjøres i MIB. Og, det fremgår også at oppgaven utføres av andre enn feieren selv, med unntak av første registrering.

26 Det benyttes ulike løsninger for å varsle om feiing eller tilsyn med fyringsanlegg. De ulike løsningene gir også ulik grad av sikkerhet for at varsel blir mottatt og forstått korrekt av kunde/eier. De fleste i undersøkelsen benytter tradisjonell løsning hvor feieren reiser ut og legger varsellapper i postkassene en stund før feiing eller tilsyn skal foretas, en løsning som opptar tid som kunne blitt benyttet til andre oppgaver. Bruk av UMS til varsling er mindre utbredt hos de som er forespurt, men virker på bakgrunn av andres erfaringer å være en akseptabel løsning for de som allerede har tatt løsningen i bruk andre steder. Gjennomføring av oppgavene skjer etter ulike mønster, etter registrert behov eller på annen måte slik at hovedmålet med minst en feiing og ett tilsyn med fyringsanlegg skjer i løpet av en 4-årsperiode. Gjennomføringstallene som er oppgitt pr. årsverk tyder på mangelfull gjennomføring for de fleste brannvesens feierseksjoner, ut fra en vurdering av oppgitt antall pipeløp. Særlig gjelder dette for tilsyn med fyringsanlegg. Tiltak 1: MIB har i samarbeid med sin leverandør av programvare for feierregister, gått inn på en løsning hvor bruk av nettbrett ute i felten skal gjøre feierne i stand til å foreta nødvendige registreringer etter gjennomført oppgave. Hensikten er at feierne skal kunne gjøre oppgaven ferdig ute i felt, og ved dette sikre at kunden får nødvendig dokumentasjon for kontroll eller feiing på stedet. Det skal også medføre at ekstra kontorarbeid etter retur til brannstasjonen blir unødvendig. For tiden prøves 3 ulike nettbrettløsninger ut for å finne den mest optimale løsning. Programvare og samspill mellom programvare for feierregister og saksarkiv/saksbehandlingssystem er foreløpig ikke helt klart på dette tidspunkt. Dette skyldes ikke MIB, men har sammenheng med forhold hos ulike leverandører av systemer. Det er forventet at dette tiltaket skal bidra både til en bedre og mer direkte informasjon og dokumentasjon for våre kunder, samtidig som feierne skal spare tid knyttet til registreringsarbeid. Effekten av tiltaket lar seg vanskelig registrere direkte, men kan forsøkes registrert ved spørsmål til både kunder og feiere. Tiltak 2: Varsling av feiing og tilsyn med fyringsanlegg er også ett av forholdene som har blitt vurdert på grunn av at oppgaven krever et relativt høyt tidsforbruk for feierne. Dagens løsning hvor feier noen dager før feiing eller tilsyn med fyringsanlegg er planlagt reiser ut og legger varsellapper i de respektive postkasser, medfører nesten daglig bruk av tid til denne oppgaven. MIB har forsøkt å endre løsningen med utsendelse av varsling i posten, men resultatet ble dårligere enn forventet på grunn av manglende samsvar mellom våre adresselister og faktiske eiere på ulike adresser. Løsningen førte til mye retur av varsling med ukjent adressat. Noen brannvesen har tatt i bruk UMS-varsling for sine feieroppgaver, en løsning som også MIB har blitt orientert om tidligere. Løsningen gjør det mulig å foreta varsling til personer oppført med telefon eller mobiltelefon på de ønskede adresser på ønsket tidspunkt før gjennomføring, eller varsle om utsettelse eller endring av gjennomføring. En løsning med varsling via UMS for MIB antas å være tidsbesparende og effektiv for feierne, men vil medføre økte kostnader ut fra tjenestens omfang. I tillegg til

27 ordinær kostnad for sending av hver SMS eller melding, må det beregnes en etableringskostnad samt en årlig vedlikeholdskostnad. Løsningen virker så interessant at MIB har avtalt møte/kontakt med leverandør i slutten av august 2015 for å få en grundigere informasjon om muligheter og kostnader. Med bakgrunn i andres erfaringer, antas effekten av tiltaket å være slik at det også bør prøves ut i MIB. Eventuelle merkostnader for anskaffelse og bruk av systemet er ikke lagt inn i foreløpig budsjettforslag for 2016, som MIBs ledelse overleverte administrasjonen i Movar IKS 1. juli 2015. Effekten av tiltaket kan med sannsynlighet måles ved vurdering av differansen mellom varslet og gjennomført oppgave etter iverksettelse. En tilleggseffekt kan være mindre risiko for nedsotinger som følge av at manglende informasjon eller misforståelser unngås. Tiltak 3: I forbindelse med omleggingen av feierrutinene fra og med 2014 gjennomfører feierne sine oppgaver samlet i områder av kommunene som er bestemt på forhånd. Det ble antatt å gi en besparelse på tiden som benyttes til transport ut til og inn fra arbeidsoppdrag, i forhold til tidligere praksis. Som en gevinst gjør rutinen det enklere å informere befolkningen om hvor feierarbeidet skal foregå til ulike tider, og gir de som berøres økt mulighet til å kunne delta ved feiingen eller tilsynet med fyringsanlegget. Endring av rutinen anses kun å være positiv, og forventes å bli opprettholdt. Effekten av tiltaket kan forsøkes registrert ved spørsmål til både kunder og feiere. Tiltak 4: En deling av oppgaver mellom feiing og tilsyn med fyringsanlegg med et 2-årig tidsintervall i hvert definerte område, gjør at skorsteinen blir kontrollert 2 ganger i løpet av 4-årsperioden. Denne rutinen gjør det mulig for feieren å melde fra til huseier om et eventuelt behov for feiing i forbindelse med kontroll av fyringsanlegget, slik at huseier kan få dette utført for egen regning utenfor oppsatt plan for feiing dersom dette ønskes. Huseiers fyringsmønster og valg av ildsted vil ha betydning for feiebehovet, på samme måte som en bileiers bruk av en bil vil kunne ha betydning for behovet for kontroll og vedlikehold. Endring av rutinen med en feiing og ett tilsyn med fyringsanlegget i en 4-årsperiode, er en av faktorene som anses nødvendige for å kunne gjennomføre planen, og forventes å bli opprettholdt. Effekten av tiltaket har med-ført/vil fortsatt medføre at enkelte kunder får en lengre eller kortere periode enn hva det er lagt opp til i 4-årsplanen hvor feiing eller tilsyn med fyringsanlegget ikke gjennomføres. Effekten har også sammenheng med om feier ved tidligere varsling om arbeid har fått mulig-het til å gjennomføre arbeidet eller ikke, samt om det ved ny varsling i planens første 4-års-periode oppnås gjennomføring eller ikke. Dersom alle planlagte oppgaver kunne gjennom-føres etter planen, ville forholdet vært rettet opp når en gikk inn i neste 4-årsperiode. Slik det ser ut nå vil dette ikke la seg kunne gjennomføre. Hyppighet knyttet til feiing og tilsyn med fyringsanlegg, er fastsatt i bestemmelser gitt i forebyggendeforskriftens 7-3. Det er fremmet forslag om endring av forskriften, herunder

28 bestemmelsene om hyppighet av feiing og tilsyn med fyringsanlegg, men endringene har foreløpig ikke trådt i kraft. Tiltak 5: MIBs feiere gjennomfører en fullført saksbehandling for egne saker. Dette vil, etter en fullført 4-årsperiode med grundig saksbehandling, kunne gi MIB et svært godt utgangspunkt for tilsyn med fyringsanlegg i den neste/kommende 4-årsperiode. Bakgrunnen for å kunne hevde dette, er at den grundige saksbehandlingen fjerner og/eller reduserer risikomomenter som påvirker brannsikkerheten i boenheter hvor fyringsanlegg finnes og benyttes. I mange tilfeller foretas det ikke nye tiltak eller endringer som svekker brannsikkerheten i perioden frem til neste tilsyn med fyringsanlegget, og det vil erfaringsmessig bli mindre arbeidskrevende å gjennomføre saksbehandlingen når forholdene er akseptable. For å opprettholde en grundig fullført saksbehandling resten av den første 4-årsperioden, samtidig som det legges vekt på økt utførelse av feiernes primæroppgaver feiing og tilsyn med fyringsanlegg, vil ett aktuelt tiltak være å legge den oppfølgende saksbehandlingen til en annen person i MIBs organisasjon. Tiltaket vil kunne gjennomføres med dagens personellressurser, med endring av arbeidsoppgaver og ansvar for en av MIBs to sekretærer. En slik endring vil igjen utløse behov for å gjennomgå oppgaver og ansvar for sekretærene som utgjør brannsjefens stab, og ressursen som vurderes benyttet i feierseksjonen bør økonomisk og organisatorisk legges inn under denne. Det anses som sannsynlig at tiltaket vil kunne medføre utfordringer for andre arbeidstakere i MIB som har behov for bistand fra sekretærene, og i noen grad bidra til forsinkelser/utsettelser av andre oppgaver. Tiltaket anses å ville bidra til økt måloppnåelse for feierseksjonen og bør derfor prioriteres gjennomført snarest mulig. Effektene av tiltaket kan forsøkes registrert ved spørsmål til feiere og øvrige medarbeidere i MIB. Tiltak 6: Det er innført fleksibel arbeidstid for flere arbeidstakergrupper i Movar IKS, herunder for feierne i MIB. Et av målene med økt fleksibilitet i arbeidstiden for feierne har vært å kunne være til stede når kunden/eieren har mulighet for å være hjemme. Kundens egendeltakelse er nødvendig i forbindelse med tilsyn med fyringsanlegget hvor feier er avhengig av å komme inn i boligen. Kundens tilstedeværelse vil også kunne ha betydning i forbindelse med feiing, både for å hindre utilsiktet nedsoting av bolig, i tilfeller hvor feiing foretas fra innsiden av huset samt for fjerning av sot etter feiing. For å kunne bli enda mer tilgjengelig for kundene ut over det som vanligvis anses som normal arbeidstid, har MIB vurdert å innføre «langdag» som tiltak to eller tre dager hver uke. Praktisk tenkes dette gjennomført slik at hver feier pålegges å arbeide et bestemt antall «langdager» hver måned. På «langdager» tenkes tidspunktet for arbeidstidens start og slutt forskjøvet, dog slik at arbeids-dagens lengde ikke endres ut over det som normalt gjelder. Tiltaket bør gjennomføres som en prøveordning i en bestemt tidsperiode, slik at erfaringer kan trekkes ut og danne grunnlag for en beslutning om det er riktig å fortsette en slik ordning. Tiltak med gjennomføring av forskjøvet arbeidstid, forutsettes behandlet etter bestemmelser gitt i Hovedtariffavtalen

29 (HTA) 6, punkt 6.8 og antas å ville medføre merutgifter i forhold til valgt hyppighet av ukentlige langdager. Effekten kan med sannsynlighet måles ved vurdering av differansen mellom varslet og gjennomført oppgave etter iverksettelse. Tiltak 7: Fokus på arbeidsforhold som kan medføre økt risiko for utvikling av kreft eller annen sykdom har på samme måte som for brannvesenets beredskapspersonell, medført mindre endringer i feiernes daglige rutiner samtidig som det har medført økt bevissthet om mulige faremomenter. Eksponering for sot, støv og partikler forsøkes redusert til et minimum gjennom vaske- og renholdsrutiner både av bekledning og kjøretøy. Endringer av rutiner kan bidra til noe økt tidsforbruk, men antatt gevinst av å gjennomføre eksponeringsreduserende tiltak anses å være nødvendig. Som tiltak for om mulig å redusere tidsforbruk knyttet til rengjøring av kjøretøy, vil det innføres bestemte vaske-/renholdstidspunkt for hver feier på ulike ukedager. Effekten av tiltaket lar seg vanskelig måle, og vil trolig falle samme med økt total gjennomføring av oppgavene i feierseksjonen. Resultat/status for tilsynsseksjonen hittil i 2015: Målsetningen i 2015 er 100 % gjennomføring av lovpålagte tilsyn i særskilte brannobjekter, i tillegg til å gjennomføre brannforebyggende informasjons- og motivasjonsarbeid i nødvendig utstrekning og grad overfor samfunnet. Etter 2. kvartal er det gjennomført 193 tilsyn i særskilte objekter, hvilket utgjør 45, 1 %. Det er i tillegg gjennomført 2 brannvernlederkurs, ett kurs for varme arbeider samt flere øvelser og undervisning for ulike institusjoner og virksomheter. Personellressursene etter 2. kvartal 2015 viser til avvik mellom faktiske forhold og krav gitt i dimensjoneringsforskriften og gjeldende dokumentasjon av MIBs organisering og dimensjonering, med bakgrunn i vakanse i stillingen som avdelingssjef for forebyggende avdeling, manglende kompetanse og frikjøp av hovedtillitsvalgt. Stillingen som avdelingssjef har stått vakant siden 1. april 2015, etter at konstituering av seksjonsleder for forebyggende avdeling opphørte. Kun en av de tre branninspektørene som ble ansatt i 2014 har fått plass på yrkesutdanning i forebyggende brannvern på Norges Brannskole i 2015. Den modulbaserte utdanningen påregnes gjennomført/fullført i løpet av 2015 for den ene branninspektøren, og det er søkt plass for de to siste for gjennomføring i 2016. Frikjøp av hovedtillitsvalgt er begrenset til 20 %, og dekker en fast ukentlig kontordag (tirsdag). Det anses som sannsynlig at fravær for utførelse av funksjon som hovedtillitsvalgt overstiger dette, blant annet grunnet verv som fast styremedlem i Movar IKS og som Fagforbundets representant i forbindelse med forhandlinger, ansettelser mv. Tiltak: Det anses mulig å oppnå 100 % gjennomføring av tilsyn i særskilte brannobjekter i løpet av 2015, uten at ekstra tiltak iverksettes. I tillegg påregnes det at ansatte i seksjonen deltar i nødvendig grad i landsdekkende aksjoner og kampanjer som initieres av Direktoratet for

30 samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), uten at det skal redusere muligheten til forventet gjennomføring av andre lovpålagte oppgaver. Eventuelle tilleggsoppgaver ut over dette, vil i hvert enkelt tilfelle bli vurdert med tanke på mulighet for gjennomføring uten at det påvirker lovpålagte tilsynsoppgaver negativt. Vurdering av sannsynlig måloppnåelse i forebyggende avdeling i 2015: Måloppnåelsen i tilsynsseksjonen vurderes å kunne medføre 100 % gjennomføring av tilsyn i særskilte brannobjekter som er registrert på dette tidspunkt. Til grunn for vurderingen legger brannsjefen foreløpig gjennomføringsprosent og mulighet for tilpasning av tilgjengelige ressurser frem mot årsskiftet. I tillegg bør det være mulighet for begrenset deltakelse i informasjons- og motivasjonstiltak som anses viktige av nasjonale, regionale eller lokale årsaker. Måloppnåelsen i feierseksjonen vurderes å kunne medføre rundt 87 % gjennomføring av planlagt feiing og rundt 39 % av planlagt tilsyn med fyringsanlegg som er lagt til grunn for 2015 gjennom 4-årsplanen. Samlet vil dette gi en måloppnåelse på rundt 58,4 % av oppgaver som var planlagt i 2015. Til grunn for vurderingen legger brannsjefen seksjonens foreløpige gjennomføringsprosent, videreføring av tiltakene 1, 3 og 4, samt iverksettelse av tiltakene 2, 5, 6 og 7 snarest mulig og senest i løpet av september 2015. Forventet videre måloppnåelse bygger på at 1 dagsverk skal omfatte 16 feiinger, 6 tilsyn eller kombinasjoner av dette for 6 stillinger med 16 effektive dagsverk pr. stilling pr måned i de 5 gjenværende månedene av 2015. Dette er satt opp i en tabell slik: Eff. dagsverk Stillinger Tot dagsverk Tot feiing gjennomført Tot tilsyn gjennomført Hittil i 2015 2042 1763 August 16 6 96 1536 September 16 6 96 1536 Oktober 16 6 96 576 November 16 6 96 576 Desember 16 6 96 576 Totalt 2015 5114 3491 Mål 2015 5825 8922 % av årsmål 88 % 39 % Moss, 27. juli 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Jack Hatlen (sign.) Brannsjef

31 Sammenligning av måloppnåelse i feierseksjon/-avdeling for 2014 MIB = Mosseregionen interkommunale brann- og redning SFB = Sarpsborg brann- og feievesen FBRK = Fredrikstad brann- og redningskorps FBV = Follo brannvesen IKS (NB! gjelder kun Søndre Follo) DRBV = Drammensregionens Brannvesen IKS (svar mangler) VIB = Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Oppgave/handling MIB SFB FBRK FBV DRBV VIB Gjennomført feiing av pipeløp pr. ansatt/årsverk 2014 546 1939 1262 581 3000* Gjennomført tilsyn med fyringsanlegg pr. ansatt/årsverk 2014 465 586 244 449 1000* Feierne foretar fullført saksbehandling av egne tilsyn ja nei nei ja ja Varsling foretas ved bruk av UMS nei nei nei delvis nei Varsling foretas ved utkjøring med varsellapp ja ja ja ja nei Varsling foretas med postlevert varsel nei nei noe (Hvaler) nei ja 2. gangs varsling foretas ja nei nei ja nei Utfører feierne feiing av sentralfyrer ja ja ja ja ja Utfører feierne feiing av ovner ja ja ja ja ja Utfører feierne kontroll etter pipebrann ja ja ja ja ja Utfører feierne fresing av skorstein ja ja ja ja ja Utfører feierne kamerakontroll av skorstein ja ja ja ja ja Er det pliktig feiing av fritidsboliger nei nei nei nei nei Antall registrerte pipeløp 31.12.14 26717 19000 27699 18774 40829 Antall feierstillinger (stillingshjemler) totalt 8 6 9 5 16 Antall vakante stillingshjemler 31.12.14 1 1 0 1 0 Feiing av skorstein utføres etter behov nei nei ja ja ja Feiing av skorstein utføres årlig nei ja, nesten ja nei behov Feiing av skorstein utføres hvert annet år nei nei ja nei behov Feiing av skorstein utføres en gang i løpet av 4 år ja nei ja ja/nei behov Feiing av skorstein utføres sjeldnere enn en gang ila 4 år det kan skje nei nei det skjer det kan skje Tilsyn med fyringsanlegg utføres etter behov nei nei nei ja ja Tilsyn med fyringsanlegg utføres årlig nei nei nei nei behov Tilsyn med fyringsanlegg utføres annet hvert år nei nei nei nei behov Tilsyn med fyringsanlegg utføres en gang ila 4 år ja ja, nesten ja ja/nei behov Tilsyn med fyr.anl. utføres sjeldnere enn en gang ila 4 år det kan skje nei ofte det skjer ja Gjennomføres oppgaver samlet/av alle i et bestemt område ja nei, 4 roder ja, tilsyn nei ja

32 Oppgave/handling MIB SFB FBRK FBV DRBV VIB Ant. feierdagsverk benyttet til info-/motivasjonstiltak (ca.) 12 10 35 15 30 Antall feierdagsverk benyttet til møter /seminarer (ca.) 24 20 20 25 80 Har feierne anledning til å trene i arbeidstiden ja/1 t i uka 2 t ja ja/2 t i uka nei Deltar noen av feierne i beredskapsstyrken (heltid/deltid) ja/deltid deltid nei ja/deltid nei Alt feierverktøy kjøpes nei nei nei ja nesten alt Noe feierverktøy som kan lages blir likevel kjøpt nei ja ja ja ja Feierne lager alt feierverktøy selv ja det meste nei nei nei Feierne kan benytte fleksitidsordning ja ja nei ja nei Ant. pipeløp pr. stillingshjemmel 3340 3167 3078 3755 2552 Med fullført saksbehandling mener vi: Feierne sender/varsler tilsyn med fyringsanlegget og gjennomfører tilsyn eventuelt utfører 2. gangs varsling dersom tilsyn ikke kan gjennomføres etter plan. Feier leverer rapport/melding om feil og mangler på tilsynet og følger opp at besvarelse kommer innen gitt frist. Feier følger selv opp med purring av tilbakemelding dersom svar ikke foreligger innen frist. Feier svarer huseier om tilbakemelding aksepteres eller ikke. Feier tar initiativ til å utferdige pålegg dersom huseier ikke retter seg etter krav til utbedring av feil eller mangler, samt tar initiativ til eventuell vedtak om fyringsforbud ved behov. Kommentarer til besvarelser: 1)* Angir antall som er varslet/blir varslet og er fordelt på 13 ansatte som kun utfører feiing og tilsyn (gjelder VIB) 2) Som ett dagsverk for feier regnes det med mellom 5-8 tilsyn med fyringsanlegg, 15-20 feiinger eller kombinasjon av disse 3) Varsling foretas mellom 3 uker og 2 dager før arbeid skal gjennomføres, og på ulike måter som via UMS, via post og levert i postkasse

33 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 20/2015 MATTILSYNETS TILSYNSBESØK PÅ BJØRNÅSEN HØYDEBASSENG 22.04.2015 Fremlagt: Tilsynsrapport fra Mattilsynet april 2015 Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: I 2014 gikk MOVAR og Moss kommune sammen om felles anskaffelse av tjenester for rengjøring av høydebasseng. Ancistrus AS vant tilbudskonkurransen og gjennomførte rengjøring av Bjørnåsen Høydebasseng i uke 17 og 18. Rengjøringen ble utført ved hjelp av dykkere som brukte vakuumpumper for å transportere ut slamavsetninger på bunnen. Ancistrus har svært god erfaring med slike oppdrag og den kvalitetssikringen som kreves. Det ble filmet og tatt fotografier i forbindelse med utførelsen som sammen med en skriftlig rapport gir god dokumentasjon på bassengets tilstand. Rengjøringen gikk helt etter planen. Sedimenttykkelsen på bassengbunnen var ca. 1-2 cm. Dette anses som lite med tanke på at det er lenge siden forrige rengjøring. Før oppstart ble Mattilsynet informert om rengjøringsplanene og de ble invitert til å komme på besøk for å se hvordan dette blir utført. De takket ja til invitasjonen og ønsket samtidig å gjøre det til et tilsynsbesøk. Tilsynsrapporten følger vedlagt. Mattilsynet avdekket ingen forhold som medfører påpeking av plikt eller varsel om vedtak. Mattilsynet kommenterte ellers at noen trær var litt tett på bassenget og at det, i MOVARs prosedyre for oppfølging av eksterne oppdragstagere, må fremkomme tydeligere hvilke krav som stilles til de eksterne oppdragstagere i deres internkontroll.

34 Felling av trær i nærheten av bassenget er planlagt utført, og det er gjort endring i MOVARs prosedyre for oppfølging av eksterne oppdragstagere. Rygge, 19. august 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef VA

35 2 U MAI 2015 MOVAR IKS Avdeling Vannverket Deres 'ef= Kjeflergdvejen 30 Vår ref: 2015/086872 1580 RYGGE Dato: 18.05.2015 Org.nr: 985399077 O \ Éàtateme tilfaijri fo: jíilanljevr, fial-:_i;1'g;: mg1m3g:'ir:gwwitj!e: TILSYNSRAPPORT - ETTER TILSYN MED HØYDEBASSENG Mattilsynet gjennomførte 22.04.2015 inspeksjon hos MQVAR IKS Avdeling vannverket. Tilsynet gjaldt Bjørnåsen høydebasseng Til stede fra virksomheten var Jon Wold og Ole Martin Almvik. Fra Mattilsynet møtte seniorinspektør Karin Charlotte Ranum. Oppsummering av tilsynet: Høydebassenget på Bjørnåsen består av et indre og et ytre kammer. Det rommer 11000kubikkmeter vann. Høydebassenget ble sist grundig rengjort innvendig på slutten av 1990-tallet. Da ble bassengets r kammerftappet for vann og veggene innvendig ble så mekanisk rengjort. I 2008 ble vannstanden i bassenget senket slik at man kunne vurdere behovet for rengjøring av bassenget fra platået rett under nedstigningsluka. Det ble besluttet at det foreløpig ikke var noe behov for grundig rengjøring av bassenget. Virksomheten har i år hyrt inn et eksternt firma som rengjør høydebasseng ved å støvsuge (vakuum) opp slam og andre urenheter. Rengjøringsfirmaet gjør dette ved å dykke ned i høydebassenget. Den 22.04.2015 var Mattilsynet med representanter fra MOVAR for å se hvordan rengjøringsfirmaet utførte rengjøringen av høydebassenget innvendig. Det var det indre kammeret som ble rengjort. Den påfølgende uken ville det ytre kammeret bli rengjort. Representant fra rengjøringsfirma kunne fortelle at det var noe slam i bassenget, men at det ikke var mye med henblikk på at bassenget ikke var rengjort innvendig på en del år. Han anså at bassenget var i god stand og det eneste som awiket fra opplysningen de hadde fått av MOVAR på forhånd var at det ytre kammeret ikke var støttet opp av innvendige pilarer. Tegningene over høydebassenget viste disse innvendige pilarene. Mattilsynet anser at dette er en god anledning for MOVAR til å oppdatere sine tegninger. Videre kunne representanten for rengjøringsfirma bekrefte, ved forespørsel fra Mattilsynet, at det var lett å komme i kontakt med ansvarlige ved MOVAR ved behov. Mattilsynet registrerte også at det var hengt opp en plansje med kontaktinformasjon til nøkkelpersonell ved MOVAR på høydebassenget. Rengjøringsfirmaet vil levere en tilstandsrapport for høydebassenget når arbeidet deres er ferdigstilt. Til neste år vil de også inspisere høydebassenget igjen ved å sende ned en robot med kamera i bassenget. Mattilsynet registrerte at det var en del trær tett inntil bassenget. Rengjøringsfirma opplyste at de også kom til å kommentere dette i sin rapport. MOVAR gjennomfører ukentlige inspeksjoner ved høydebassenget og ventilkammeret er beskyttet ved at det er kodelås og alarm på ytterdøren. Mattilsynet anser at dette er tilfredsstillende. www.mattilsgnet.no Mattilsynet Saksbehandler: Karin Charlotte Ranum Region Stor-Oslo Tlf: 22 40 oo 00/ 22778463 Postadresser E-post: postmottak@mattilsynet.n0 Felles postmottak, Postboks 383 (Husk mottakers navn) 2331 Bfumunddal Telefaks: 23 21 68 01