Fra papir, permer og post til digitale, sømløse rettsprosesser www.digitaledomstoler.no
Digitalisering gir raskere, rimeligere og bedre rettsprosesser I Domstoladministrasjonens strategi for 2015-2020 er digitalisering av domstolene det viktigste tiltaket for raskere, rimeligere og bedre rettsprosesser. Strategien har bred politisk støtte. I budsjettinnstillingen for 2015 uttalte Stortingets justis komite enstemmig: «Komiteen vil påpeke behovet for digital fornying i dom stolene for å sikre en sømløs og effektiv oppgaveløsning. Det er en utfordring å sikre at dokumentene behandles digitalt gjennom hele rettsprosessen.» Fra regjeringserklæringen: «Regjeringen vil modernisere domstolene. Målet er raskere saksbehandlingstid og økt kapasitet.» Raske og gode rettsavgjørelser er viktig Domstolene er samfunnets lim og plukker opp bitene og setter dem sammen igjen etter krangler, lovbrudd, tap og konflikter som samfunnets aktører ikke selv kan løse. Domstolenes funksjon kommer fint frem i mottoet til de nederlandske domstolene: «Rechtspraak maakt samen leven mogelijk» På norsk: «Domstolene gjør det mulig for oss å leve side ved side». Konfliktløsning krever tillit. For å få tillit må domstolene både imøtekomme samfunnets generelle forventninger og Stortingets spesifikke krav til effektivitet og kvalitet. Det gjelder i straffesaker hvor den tiltalte og den fornærmede må få lagt saken bak seg familiesaker der forhold sprekker og barna kan bli kasteballer forretningssaker hvor arbeidsplasser og investeringer står på spill forholdet mellom staten og borgerne hvor en rettslig regelavklaring kan løse konflikten og hindre nye. Domstolene er også viktige ved omstillinger i økonomien ved å skape klarhet, ryddighet og forutsigbarhet. Det gjør at vi kan leve sammen, og at den økonomiske aktiviteten som bærer vår velstand kan fungere best mulig. Sakene blir stadig flere, mer kompliserte og kostbare Domstolenes virksomhet er i svært høy grad lovregulert. Prosesslovene styrer aktiviteten, og i disse ligger det verdifulle rettssikkerhetsgarantier ikke minst kontradiksjonsprinsippet. Det gjør at saker i domstolene nødvendigvis må ta tid. Vårt utgangspunkt er at vi ikke kan gi avkall på kvaliteten i rettsprosessen ved å undergrave de bærende prinsippene i prosesslovgivningen. Vi står imidlertid overfor en stadig økende saksmengde, og sakene blir mer kompliserte og langvarige. Historisk og forventet antall saker i tingrettene er illustrert i figuren. Kostnadene med å avvikle rettssaker øker også. Dette gjelder særlig de såkalte regelstyrte utgiftene (fri rettshjelp, bistandsadvokater, tolker, forsvarere og meddommere). Samtidig kommer det stadig sterkere politiske signaler om effektivisering og reduserte og/eller stagnerende budsjetter. Ett eksempel er innføringen av årlige generelle reduksjoner av domstolenes budsjetter på 0,5 0,7 % i form av effektivisering/av-byråkratisering. Hvordan skal vi klare å kombinere prosesslovgivningens rigide rammebetingelser, stadig flere og mer kompliserte saker og stagnerende budsjetter med kravet til høy kvalitet og hurtig saksavvikling? Digitale domstoler er svaret Det viktigste grepet vi kan ta for å møte domstolenes utfordringer, er en digitalisering av norske domstoler. Vi må jobbe smartere ved gå vekk fra papir, permer og post til digitale og sømløse rettsprosesser. En digitalisering er også viktig for å ivareta tilliten til domstolene. Samfunnsutviklingen viser at stadig flere tjenester digitaliseres. Derfor vil også domstolenes brukere etterspørre og forvente en digitalisering av tjenester og arbeidsmåter. Historisk vektet saksinngang Predikert vektet saksinngang 2 Digitale domstoler Digitale domstoler 3
Dagens manuelle rettsprosess: tidkrevende, mange hender og tungvinte prosesser I dag er informasjonsutvekslingen mellom aktørene i rettsprosessen i stor utstrekning manuell og papirbasert. Informasjon som avsender har i digital form blir skrevet ut på papir (av-digitalisert) og sendt i posten. Dette tar tid. I den fysiske informasjonsutvekslingen er mange hender involvert både hos avsender, i domstolen og hos mottaker. I domstolen blir informasjonen ofte scannet (re-digitalisert), men den blir likevel sendt videre til partene i posten. Fysisk utveksling av informasjon som eksisterer digitalt er tungvint, tidkrevende og kostbart. «I straffesaker unngår man steinalderstadiet ved å bruke epost, som er en usikret metode, til strengt taushetsbelagte opplysninger. Det gjøres i stor stil, det burde være unødvendig når man gjennom aktørportalen kunne hatt en intern meldings- og dokumentutveksling mellom alle aktører i rettssystemet.» Anders Brosveet, advokat og partner, advokatfirmaet Elden 1 Sende og motta sak 2 Advokater og aktorer skriver ut informasjon som de har tilgjengelig digitalt og sender den i en stevning eller tiltale til domstolen i posten. Domstolen mottar stevningen eller tiltalen og distribuerer dokumentet manuelt i domstolen. Saksbehandler sjekker personopplysningene i dokumentene opp mot folkeregisteret og skriver disse inn i domstolenes saksbehandlingssystem LOVISA. Deretter opprettes ny sak i LOVISA. Forberede sak Retten sender stevningen eller tiltalen til motparten i posten. I en sivil sak er det gjennomsnittlig 10 utvekslinger av dokumenter. Hver forsendelse tar 2 dager i posten. Det utgjør 20 dager med postgang i en ordinær sivil sak. I store saker kan det være flere hundre dokumentutvekslinger. I domstolen og hos partene befinner dokumentene seg fysisk lagret, i arkivet eller hos dommeren, advokaten eller aktor. Dokumentene må ordnes, systematiseres, settes i permer og fraktes rundt. Slik blir domstolen en postsentral som utfører mye arbeid uten særlig verdi for den dømmende virksomhet. 3 Gjennomføre rettsmøte 4 Avgjøre sak 5 I hovedforhandlingen er det mange aktører til stede: dommeren, meddommerne, aktor, sakkyndige, vitner og bistandsadvokater og andre. Det er derfor viktig at alle kan følge med, og at hovedforhandlingen er effektiv. Skriftlig materiale som er relevant som bevis, må leses opp. I saker med store dokumentmengder i mange permer kan det ta lang tid før alle aktørene har slått opp på samme sted. I Acta-saken (straffesak om innsidehandel) var det rundt 5000 dokumentoppslag som i gjennomsnitt ble beregnet til å ta halvannet minutt hver. Det vil si at 4 uker gikk med bare til dokumentoppslag. Etter at saken er tatt opp til doms, blir dokumenthaugen dommerens problem. I store saker med mye dokumentasjon kan det være krevende å holde oversikten, huske hva som var beskrevet hvor, finne frem i post-it lapper og holde orden på hva som ble dokumentert under hovedforhandlingen. De fysiske dokumentene er ikke søkbare og dommeren kan ikke klippe og lime tekst fra dokumentene inn i dommen. Det gjør at mye tekst må skrives på nytt inn i dommen. Dette tar tid. Etterarbeid Etter at dom er avsagt, utføres flere manuelle prosesser. Domstolen mottar salæroppgaver fra advokater og andre pr post og sjekker opplysningene manuelt. Dommer i straffesaker forkynnes enten ved at domfelte møter opp i domstolen eller hos politiet. Dommer i sivile saker forkynnes ofte per post, og det må kvitteres for utført forkynning. Sakene arkiveres fysisk i domstolen i 20 år før de flyttes fysisk til riksarkivet. Arkivering tar tid og arkivplass koster husleie. I 2016 bruker for eksempel Sør-Trøndelag tingrett 1,2 millioner på en opprydding i arkivet. 4 Digitale domstoler Digitale domstoler 5
Den digitale rettsprosessen: Raskere, rimeligere og bedre kvalitet Utprøving har vist at alle stadiene i rettsprosessen kan effektiviseres vesentlig gjennom en digital sømløs kommunikasjon. Det har også vist seg at en digital utveksling av informasjon hever kvaliteten i rettsprosessen. Både fordi det blir lettere for aktørene å følge med i bevisføringen, og fordi alle har tilgang til den samme informasjon samtidig. Digital informasjonsutveksling frigjør tid som kan brukes til å avvikle flere saker uten å øke ressurs tilgangen. «Alle aktørene har skjermer, og alle som er til stede ser det samme samtidig: Dette er viktig, ikke minst for meddommere som hele tiden vil henge med på bevisførselen. Det tar mye kortere tid å slå opp digitalt. I stedet for å slå opp i ringperm nr. 17, side femtusen og noe så gjøres ett raskt digitalt oppslag som så vises på samtlige skjermer.» Nina Opsahl, dommer og avdelingsleder, Oslo tingrett 1 Motta sak 2 Sakene starter ved at en stevning eller en tiltale sendes digitalt til domstolen rett fra advokatens eller aktors PC. Personopplysninger i stevningen/tiltalen sjekkes automatisk opp mot tilgjengelige registre. Ny sak opprettes automatisk etter at saksbehandler har sjekket om nødvendige dokumenter er sendt inn. Saken sendes digitalt til motparten, og papir, porto og postgang forsvinner. Forberede sak Under forberedelsen av saken utveksles all dokumentasjon digitalt, og aktørene får automatisk beskjed når et nytt dokument er tilgjengelig. Alle dokumentene blir tilgjengelige for alle aktørene samtidig. De er ikke avhengig av innlogging på kontoret, men har dokumentene tilgjengelig på PC, mobil eller nettbrett. Den digitale utvekslingen av informasjon skjer i henhold til fastsatte sikkerhetsbestemmelser. 3 Gjennomføre rettsmøte 4 Avgjøre sak 5 Den digitale hovedforhandlingen gjennomføres uten permer og dokumenter. Oppslag i den digitale dokumentasjon er mye raskere enn manuelle oppslag i permer. Det som blir dokumentert i retten er tilgjengelig på skjermer både for aktørene og for publikum og presse. Samtidig. Eksempel: I Acta-saken, som varte i 8 måneder, sparte man 4 uker ved at dokumentasjonen forelå i digital form under hovedforhandlingen. Dette medførte en besparelse på 2 millioner bare for de eksterne partene (aktorene og forsvarerne). Under skrivingen av dommen har dommeren og eventuelle meddommere alle dokumentene tilgjengelig digitalt. Alt som er lest opp i retten er markert, og under hovedforhandlingen har dommerne skrevet kommentarer inn i teksten. Den digitale dokumentasjonen er søkbar og dommeren kan kopiere tekst rett inn i dommen. Dommeren signerer dommen digitalt og den sendes ut til partene digitalt. Eksempel: I Acta-saken beregnet man 4 uker spart på doms- skrivingen. Etterarbeid Retten mottar salæroppgavene fra vitner, advokater og meddommere digitalt. Feil utfylt skjema blir avvist og kan ikke sendes inn. Opplysningene sjekkes automatisk. Dommen forkynnes digitalt for partene. Eventuell anke sendes digitalt til neste instans. Saken arkiveres digitalt og flyttes automatisk til riksarkivets digitale lager når tiden er inne. Det som ikke skal lagres slettes automatisk på riktig tidspunkt. 6 Digitale domstoler Digitale domstoler 7
Hva skal til for å digitalisere domstolene? I desember 2015 la Domstoladministrasjonen frem et satsingsforslag for justisministeren som går ut på at vi innen 6 år skal ha digitale, sømløse og papirløse rettsprosesser i Høyesterett, de seks lagmannsrettene og de tolv største tingrettene. For å få på plass en sømløs digital kommunikasjon i hele rettsprosessen, må vi satse på følgende områder: 1. Elektronisk samhandling. Det må utvikles løsninger som gjør at informasjon kan utveksles digitalt. 2. Nye arbeidsmåter. Det må utvikles løsninger som gjør at den digitale informasjonen retten har mottatt kan anvendes i digital form også i rettsmøtene. 3. Kompetanse- og organisasjonsutvikling. Vi må utvikle kunnskap og ferdigheter i digital/papirløs avvikling av sakene. Personell med relevant spisskompetanse må rekrutteres og eksisterende medarbeidere vil få nødvendig opplæring. 4. Støttefunksjoner. Sentralt og lokalt støtteapparat for brukerne må bygges ut. 5. Teknologibasert regelverk. Regelverket må tilpasses den digitale virkeligheten. 6. Teknisk kapasitet. Det tekniske utstyret som skal bære den digitale kommunikasjonsformen må på plass. Prosjektperiode og investeringsbehov Prosjektperioden planlegges til seks år, med oppstart i 2017. Prosjektet starter opp i 2017, men Domstoladministrasjonen vil iverksette forberedende aktiviteter allerede i 2016. For å redusere risikoen i prosjektet, har vi planlagt en stegvis gjennomføring over 6 år. For å kunne gjennomføre prosjektet, må det tilføres totalt 208 millioner i friske midler. Nødvendig årlig tilførsel fremgår av tabellen nedenfor. Sum 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Friske midler 208 28 37 48 36 34 25 Egen finansiering 32 5 7 5 5 6 4 Sum investeringsbehov 240 33 44 53 41 40 29 Tall i mill kr. Egenfinansieringen beløper seg til 32 millioner og består hovedsaklig av prosjektledelse. Prosjektet medfører betydelige gevinster/innsparinger. Den årlige innsparingen vil komme gradvis og fra 2023 vil den beløpe seg til 57 millioner pr år. Den delen av gevinsten som ikke anvendes til å dekke økte IKT utgifter, kan anvendes til andre formål, slik som for eksempel digitalisering av de mindre tingrettene og jordskifterettene. 8 Digitale domstoler Digitale domstoler 9
Opptak av lyd og bilde Norge er det eneste landet i Europa hvor det som skjer under hovedforhandlingen i retten ikke blir dokumentert. Dette er et alvorlig rettssikkerhetsproblem; særlig i situasjoner hvor saken begjæres gjenopptatt. Domstoladministrasjonens digitaliseringsprosjekt inneholder opptak av lyd i alle saker og bilde i noen saker som en opsjon. Opptak av lyd i alle saker kombinert med opptak av bilde i 5% av sakene i Høyesterett, lagmannsrettene og de 12 største tingrettene, vil kreve investeringer i størrelsesorden 75 millioner. Driftskostnadene vil være avhengig av hvor mye som lagres og hvor lenge det lagres. Kostnadene vil derfor øke over tid. Opptak i retten Sum 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Investering 75 7 19 13 12 12 12 Driftskostnad 27 1 1 3 5 7 10 Sum 98 8 20 16 17 19 22 Det er grunn til å tro at opptakene som gjøres i enkle saker kan slettes etter en viss tid slik at utgiftsøkningen kan begrenses. I 2016 gjennomfører vi et prøveprosjekt med opptak av lyd og bilde. Dette er mulig fordi Justiskomiteen kom med en tilleggsbevilgning til dette formålet ved behandlingen av domstolenes budsjett for 2016. Tall i mill kr. «Digitaliseringen er ikke et teknologiprosjekt, men en ny og smartere måte å jobbe på.» Sven Marius Urke, direktør Domstoladministrasjonen «Det at vi kan sikre hva som faktisk skjedde i hovedforhandlingen er viktig ikke minst i forhold til ankebehandlingen og kanskje vi også vil spare en del anker hvis alt er tatt opp...» Nina Opsahl, dommer og avdelingsleder, Oslo tingrett 10 Digitale domstoler Digitale domstoler 11
www.digitaledomstoler.no www.digitaledomstoler.no