Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-10-022 Innkalling Møte i FS-doktorgradsgruppen 16.02.2010 Til: Terje Valentinsen, NTNU Merethe Andersen Bremer, UiO Kjersti Gjedrem, UiS Elna Svege, UiA Karianne Omdahl, UiB Frode Nilsen, UiT Kari Elise Moxnes, UMB Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Knut Løvold, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Tid: Tirsdag 16. februar 2010, kl 10:00 15:00 Møtested: Møterom 7. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart og veibeskrivelse 1
Saksdokumenter Sak 1 FS-09-071 Referat fra møte i Doktorgradsgruppa 23.03.09 Sak 5 FS-10-025a Mail fra NTNU vedr. veiledningsforhold Sak 6 FS-10-025b Mail fra NTNU vedr. registrering av Cotutelle-avtaler Sak 7 FS-10-025c Mail fra NTNU vedr. visning av nettotid Dagsorden 1. Referat fra møte i Doktogradsgruppen 23. mars 2009 2. Fremdriftsrapportering - Status for bruk 3. Årets doktorgradsseminar 25.-26. mai 2010 arrangør UiT.pdf Status arbeidet med program til seminaret 4. Innlevering av avhandling Status og diskusjon rundt elektronisk publisering 5. Oversikt over veiledningsforhold til en gitt veileder, mail fra NTNU 6. Registrering av Cotutelle-avtaler i FS, mail fra NTNU 7. Visning av nettotid, mail fra NTNU 8. Eventuelt FS-10-022 Innkalling til møte i FS-doktorgradsgruppen 16. februar 2010 Side 2
Felles studentsystem Telefon: 22852527 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-09-071 Referat Møte i FS-doktorgradsgruppen 23.03.2009 Tilstede: Terje Valentinsen, NTNU Ida Bellizia, UiO Kjersti Gjedrem, UiS Elna Svege, UiA Frode Nilsen, UiT Kari Elise Moxnes, UMB Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Benedicte Løseth, UiB Knut Løvold, USIT Møteleder: Tina Lingjærde Dato: 23. mars 2009 Sist endret: 1
Dagsorden 1. Referat fra møte i Doktogradsgruppen 27. oktober 2008 (FS-08-135) 2. Status NSD-rapportering (http://www.fs.usit.uio.no/kundedokumentasjon/dokumentasjon_usit/brukerdok. html) 3. Fremdriftsrapportering - Presentasjon av løsningen - Status for bruk - Hva hindrer institusjonene fra å ta den i bruk? - Hvilke tiltak trengs for å komme i gang? 4. Neste års doktorgradsseminar arrangør UiO Forslag til program 5. Innlevering av avhandling Diskusjon rundt mulig integrasjon mot Frida 6. Videre arbeid i gruppen Hva skal gruppen fokusere på? 7. Eventuelt 1. Referat fra møte i Doktogradsgruppen 27. oktober 2008 Referatet ble godkjent. 2. Status NSD-rapportering Rapporteringen til NSD er nylig gjennomført og gruppen tok en runde for å oppsummere status. De to rapportene 012.003 og 012.004 er svært like, men gir forskjellige tall da rapport 012.003 kun tar med egne ansatte. Når tallene presenteres kan det være vanskelig å skjønne forskjellen. USIT foreslår at en ser på muligheten til å slå sammen disse rapportene. NTNU: De har laget en sql for å få ut liste over det som er feilregistrert, slik at ryddejobben kunne gjøres før rapporteringen. NTNU sender dette til USIT som kan legge det inn i diagnoserapporten. FS-09-071 Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 23. mars 2009 Side 2
UiA: De har hatt mye arbeid med rapporten 012.003, på grunn av at de har mange PhD-studenter som de finansierer, men som er tatt opp av en annen institusjon. Disse studentene burde heller blitt rapportert av den institusjonen som har tatt dem opp. Denne studentgruppen kommer sammen med kvotestudentene også med i rapportene over aktive studenter og avlagte kvalifikasjoner, men ikke i gjennomstrømingsrapportene. De andre institusjonene melder at rapporteringen har gått greit. Institusjonene rapporterer også til SSB, men det er vanskelig å finne igjen rapporter på SSB s nettsider. Det arbeides med å redusere antall rapporter til SSB. En sender nå individdata til DBH, slik at disse dataene kan sendes videre til SSB. Institusjonene må vurdere om de i tillegg trenger rapporter med aggregerte data. 3. Fremdriftsrapportering Gruppen gikk igjennom status for bruk av framdriftsrapportering via StudentWeb. UiT: For en måned siden satte de i gang med en pilot ved et fakultet, hvor studentene har svarfrist i månedsskiftet mars/april. Alt har fungert greit hittil og de har ikke fått tilbakemeldinger om feil. De planlegger at de andre fakultetene skal ta det i bruk etter hvert. De har som mål at alle PhD-studentene skal ha utdanningsplan innen 1. August. UiS: De har laget et spørreskjema, men ikke satt i gang webløsningen da de ikke kunne se at de sparte så mye på det siden skjemaene skal inn i Ephorte. De har flere nyansatte, så det har vær mer fokus på opplæring i registrering. UiA: De har ikke satt i gang forsøk med framdriftsrapportering ennå. Det er ansatt en person sentralt som skal arbeide med doktorgradsadministrasjon. Det har vært vanskelig å få FS-personale til å prioritere dette. UMB: De vil prøve å ta det i bruk senere. Nå har de hatt prosjekt om revisjon av reglementet. Det har derfor vært liten kapasitet til å lage spørreskjema. NTNU: De har satt i gang bruk av StudentWeb, og de ønsker å bruke StudentWeb til alle emner. Det er vanskelig med utdanningsplanen dersom en på studieprogrammet har sagt at utdanningsplanen kun skal vises frem. De ønsker at studentene ikke skal få legge inn nye emner i planen, men at det skal være lov å flytte dem i tid samt melde seg til undervisning/vurdering. UiO: De har ikke prøvd ennå, da de ikke har fått lov av de som har ansvar for StudentWeb ved UiO. Det er problematisk at det på startsiden i studentweb står at semesteravgift er betalt/ikke betalt. De bør ikke vises for de som kun har en doktorgradsstudierett. Noen PhD-studenter skal betale semesteravgift, mens andre ikke skal gjøre det. FS-09-071 Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 23. mars 2009 Side 3
Flere institusjoner ønsker seg et semesterkort for PhD-studenter. UiO ser på hvordan dette kortet bør se ut. Gruppen ønsker at USIT arrangerer en workshop i hvordan sette i gang med framdriftsrapportering og gjennomgang av bygging av spørreskjema. 4. Årets doktorgradsseminar arrangør UiO UiO gikk igjennom forslag til program. Programmet ser veldig bra og spennende ut. Program og påmeldingsskjema vil bli lagt ut på web torsdag 26. mars. UiT vil arrangere seminar våren 2010. Det er en fordel om datoer og sted avklares tidlig. 5. Innlevering av avhandling FRIDA blir sannsynligvis etter hvert det eneste system i Norge for registrering av forksningsdokumentasjon. Integrasjon med åpne arkiv -systemer. Det er utviklet en avleveringstjeneste til de åpne arkivene fra Frida.. Vitenskapelige fulltekstdokumenter kan leveres til Frida: Metadata (tittel, forfatter, osv) blir registrert i Frida. Deretter blir fulltekstdokumentet med metadata overført til det respektive universitets fulltekstdatabase. I dag kan man fra Frida levere fulltekst dokumenter til følgende arkiver: DIVA (NTNU), BORA (Universitetet i Bergen), DUO (Universitetet i Oslo, Høyskolen i Oslo) og Munin (Universitetet i Tromsø). Det kunne tenkes å lage en løsning fra FS slik at for eksempel metadata om avhandlingen blir avlevert til Frida. Da slipper man å registrere samme informasjon i flere systemer. Videre er det viktig å tilgjengelig gjøre forskningen i de åpne arkivene. UiT har i dag laget en løsning for elektronisk innlevering av masteroppgaver, og den skal utvides til også å gjelde doktorgradsavhandlinger. Gruppen bør diskutere mer rundt elektronisk publisering 6. Videre arbeid i gruppen Gruppen ble opprettet for å se på sammenslåing av FD og FS. Den har de senere årene arbeidet med sterkere integrering i FS, som resulterte i at doktorgradsstudenter ble sammenslått med studentene. Gruppen skal fortsette å arbeide med framdriftsrapportering og det årlige seminaret. Det planlegges to møter i året. FS-09-071 Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 23. mars 2009 Side 4
7. Eventuelt UMB lurer på om en kan bruke NUS-koder i stedet for fagkoder i rapportering til NIFU-STEP. De kategoriserer manuelt og det blir svært ofte galt. UMB vil svært gjerne at latinske navn i tittelen på en avhandling skal være i kursiv. Det er ikke helt enkelt å få til, da flere av de som mottar disse dataene ønsker at teksten skal være i ren tekst. For å få kursiv må teksten være lagret som rik tekst. Det skal registreres i utvekslingspersonbildet dersom en PhD-student er ute i mer enn 3 mnd, da dette skal rapporteres til DBH. Dette bør diskuteres nærmere på neste møte. NTNU foreslår at feltet rollekode fjernes. Det er kun de som bruker dette feltet. NTNU skal vurdere dette grundigere og tilbakemelding om feltet kan fjernes eller ikke. Neste møte holdes mandag 26. oktober 2009 i Forskningsveien 3b FS-09-071 Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 23. mars 2009 Side 5
<sideskift>
SAK FS-10-025-a CC: "fshjelp@adm.ntnu.no" <fshjelp@adm.ntnu.no> Subject: Nytt Innspill til arb.gruppa for dr.grad Date: Mon, 12 Oct 2009 15:43:24 +0200 To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: "Terje Valentinsen" <terje.valentinsen@ntnu.no> Hei! Fakultetene har et ønske om å kunne hente fram alle veiledningsforholdene til en gitt veileder. I dag er sorteringen på studieprogram og da spres faglærerne utover hele rapporten. Dette får vi til hvis vi får et nytt valg 'Sted - Veileder' i boksen "utplukk" i rapporten 732.002. En annen mulighet er at man direkte oppgir fagpersonens identitet. Ellers blir det meste som før... Sorteringen blir da etter veileders navn. Studentenes studieprogram bør vel da vises. Hilsen Terje Valentinsen
<sideskift>
SAK FS-10-025-b CC: "fshjelp@adm.ntnu.no" <fshjelp@adm.ntnu.no> Subject: RE: Registrering av Cotutelle avtaler i FS Date: Mon, 12 Oct 2009 13:13:21 +0200 To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: "Terje Valentinsen" <terje.valentinsen@ntnu.no> Hei! Jeg sendte tidligere inn en mail angående hvordan cotutelle skal registreres i FS, for diskusjon i arb.gruppa for dr.grad i oktober. Her kommer litt mere "kjøtt" på beinet. Se punktene nedenfor, det er et forslag angående hvordan vi ser for oss at dette skal registeres. Grunnlag for diskusjon. Hilsen Terje Valentinsen DMF og IVT har nå begynt å få ph.d.-studenter som har cotutelle-avtale (se http://www.ntnu.no/studier/phd/cotutelle ). Fsgruppa i SA har funnet fram til hvordan vi skal registrere dette i FS, se punktene nedenfor. Det er imidlertid noen punkter som ikke er helt avklart og som må følger opp i div nasjonale arbeidsgrupper, så det kan muligens bli endringer. Men punktene nedenfor er det vi må forholde oss til foreløbig. Foreløbige retningslinjer for registrering i FS: 1) Vitnemålet: ingen forandring. På nettsiden http://www.ntnu.no/studier/phd/cotutelle (pkt.13) står det ikke noe om at begge institusjonsnavnene skal være med på vitnemålet. Derimot skal det på den fysiske avhandlingen påføres begges logoer. 2) Diplomet på promosjonen: Tja, men dette er i så fall enkelt å tilpasse individuelt, haster ikke. 3) Studierettstatus i student samlebilde: "COTUTELLE" (denne koden gjør at kan identifisere denne gruppen). 4) Underbildet SAMARBAVT: Her registrerer vi den andre institusjonen. Usikker på om dette bildet ble laget for å kunne romme cotutelle/fellesgrader, men det er vel svært sannsynlig at
dette registreres her. Tar opp dette i arbeidsgruppa for doktorgrad i oktober. 5) Emnene i opplæringsplanen kan avlegges her eller der. De som tas ved den andre institusjonen registreres i godkjenningsmodulen. 6) Innlevering og disputas kan også tas her eller der: Antar at selv om man leverer og disputerer ved den andre institusjonen så skal det likevel registreres i bildene INNLEVERING, DISPUTAS, KOMMISJONSMEDLEM, AVHANDLINGSVURDERING og PRØVEFORELESNING i FS. Vi setter bare inn dataene som overleveres oss fra den andre institusjonen. 7) Rapportering til NSD (012.001-4): Trolig ikke berørt. 2009-08-19 14:27:41 Sven.Sivertsen@ntnu.no - Sven Sivertsen - Ticket created [Reply] [Comment][Forward][Clone] CC: "fshjelp@adm.ntnu.no" <fshjelp@adm.ntnu.no> Subject: Forslag til ny fellekode - Studierettsstatus COTUTELLE Date: Wed, 19 Aug 2009 14:27:39 +0200 To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: "Sven Erik Sivertsen" <sven.sivertsen@ntnu.no> Vi har nå en ph.d.-kandidat med COTUTELLE-avtale. Foreslår ny felleskode under studierettsstatus COTUTELLE. mvh Sven Erik Sivertsen NTNU
SAK FS-10-025c CC: "fshjelp@adm.ntnu.no" <fshjelp@adm.ntnu.no> Subject: Innspill til arbeidsgruppa for dr.grad 16 februar Date: Tue, 2 Feb 2010 12:35:11 +0100 To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: "Terje Valentinsen" <terje.valentinsen@ntnu.no> Vi har noen behov m.h.t. nettotid som vises i tidskont-bildet, 913001 og 917001. Det finnes mange mulige nettotider: 1) Nettotid fra start-dato, registrert studium (som i student samlebilde + 917001 i dag). 2) Nettotid fra start-dato, til hittil i år (som i 913001 i dag). 3) Nettotid fra opptaksdato, registrert studium (vises ingen steder i dag). 4) Nettotid fra opptaksdato, til hittil i år (vises ingen steder i dag). Vi har spesielt bruk for nr 4) ovenfor. Dette fordi vi har en regel om at phd-studentene har en maksimaltid f.o.m. opptaksdato (ikke startdato). Ber om at denne vises i tidskonto-bildet og i 913001 i tillegg til det som er der fra før. Ideelt sett hadde det vært fint hvis alle tidene vises alle 3 steder. Men jeg skjønner jo at det kan oppstå plassproblemer i bildet og i rapportene med beskrivende tekst.