SKODJE KOMMUNE Møteinnkalling Utval: ADMINISTRASJONUTVALET Møtestad: Rådhuset - formannskapssalen Møtedato: 18.03.2014 Tid: 16:00 Eventuelt forfall kan meldast til telefon 70 24 40 00. Varamedlemmar møter etter nærare avtale. SAKLISTE Sak nr. Arkivsak 01/14 14/571 GODKJENNING AV PROTOKOLL 02/14 14/571 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE 03/14 14/570 PROSEDYRE FOR NEDBEMANNING Skodje, 14.03.2014 Terje Vadset leiar
Sak 01/14 Arkivsak nr: 14/571 Arkiv: Sakshandsamar: Knut Berg Sak nr Utval Møtedato 01/14 Administrasjonutvalet 18.03.2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokoll frå forrige møte. RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Protokoll frå forrige møte vart samrøystes godkjend.
Sak 02/14 Arkivsak nr: 14/571 Arkiv: Sakshandsamar: Knut Berg Sak nr Utval Møtedato 02/14 Administrasjonutvalet 18.03.2014 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert gjennomgått. RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Innkalling og sakliste vert samrøystes godkjende.
Sak 03/14 Arkivsak nr: 14/570 Arkiv: Sakshandsamar: Malin Piegsa Sak nr Utval Møtedato 03/14 Administrasjonutvalet 18.03.2014 PROSEDYRE FOR NEDBEMANNING SAKSDOKUMENT: Vedlagt utkast til prosedyre for nedbemanning Vedlagt mal for omstillingssamtale SAKSOPPLYSNINGAR: Skodje kommune har ikkje tidlegere hatt prosedyre for nedbemanning. Dette er det behov for i den omstillingsprosess kommunen no er inne i. Prosedyren skal vere eit hjelpemiddel for å få ein forutsigbar, ryddig og korrekt prosess som er med på redusere uvisse og uro i størst mogeleg grad. VURDERING: RÅDMANNENS FRAMLEGG TIL VEDTAK: Administrasjonsutvalget godkjenner Prosedyre for nedbemanning i Skodje kommune slik den ligg føre.
Tittel: Prosedyre for nedbemanning Dokumentansvar: Rådmann Revisjon: 01 Gyldig frå: 18.03.2014 Godkjent av: ADMINSTRASJONSUTVAL PROSEDYRE FOR NEDBEMANNING I SKODJE KOMMUNE OVERORDNA MÅL OG PRINSIPPER Formålet med prosedyren er å gjere greie for korleis nedbemanning skal gjennomførast for å skape ein forutsigbar, ryddig og korrekt prosess. Prosedyren skal vere eit hjelpemiddel for å få ein best mogeleg prosess som er med på å redusere uvisse og uro i størst mogeleg grad. DEFINISJONAR Nedbemanning betyr reduksjon i årsverk/stillingar og kan skje på følgjande måtar: 1) ikkje gjere tilsetjing i ledige stillingar 2) oppseiing av vikarar før arbeidsavtalen går ut 3) omplassering av faste tilsette til andre mellombelse eller faste stillingar (primært faste stillingar) dette ved hjelp av styringsretten. 4) om omplassering ikkje er mogleg er iverksetjing av oppseiingsprosess aktuelt. 5) oppseiing, arbeidsforholdet for fast tilsette vert avslutta. Styringsrett er arbeidsgjevar sin rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet, samt retten til å inngå arbeidsavtalar og bringe dei til opphør. Styringsretten omhandlar m a o arbeidsgjvar sin rett til å tilsette og si opp arbeidstakar, å disponere arbeidstakar sin tid - innafor rammene av arbeidstida - og bestemme kven som skal gjere kva, kva tid og korleis. Styringsretten avgrensast i lovar og avtalar. Overtallig er arbeidstakar som har fått melding om at funksjon ho/han har ikkje skal vidareførast i ny organisering. RAMMEVERK Arbeidsmiljølova (AML), Forvaltningslova, Hovedtariffavtalen (HTA), Hovedavtalen (HA), og det til en kvar tid gjeldande personal- og arbeidsreglement i Skodje kommune, dannar den formelle basis for all personalhandtering i Skodje kommune.
Tittel: Prosedyre for nedbemanning Dokumentansvar: Rådmann Revisjon: 01 Gyldig frå: 18.03.2014 Godkjent av: ADMINSTRASJONSUTVAL GENERELLE PRINSIPP VED NEDBEMANNING Det er viktig å vere tydeleg på bakgrunn for og mål med nedbemanninga. Det skal vere tett samarbeid mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarorganisasjonane gjennom heile prosessen. Det er avgjerande for god gjennomføring at berørte arbeidstakarar informerast så tidleg som mogleg og regelmessig gjennom heile prosessen. Det skal skrivast referat frå kvart møte med tillitsvalde og tilsette. For møte med tilsette skal referatet underteiknast av begge partar. FASTSETTTING AV KRITERIER Utgangspunkt for vurdering i samband med nedbemanning er HTA kap 1 3 pkt 3.3: Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under elles like vilkår, de med kortest teneste innenfor vedkommende arbeidsområde innen kommunen/ virksomheten sies opp først, jmf AML 15-7 og HA del B 1-4.1 og del C 3-2» Med «under elles like vilkår» menes under elles like kvalifikasjonar (teoretisk og praktisk utdanning (yrkeserfaring) samt kor skikka ein er for stillinga). Jmf HTA kap 1 pkt 2.2 Samanhengande og uavbrote tenestetid/ tenesteansiennitet er tida den tilsette, uavbrote, har arbeidd for Skodje kommune i fast eller mellombels stilling, i deltid eller full tid. Opphald utover 4 veker avbryt den samanhengande tenestetid. Følgjande avbryt likevel ikkje tenesteforholdet: Lovbestemte permisjonar ved svangerskap, omsorg og sjukdom Utdanningspermisjon (med mindre utdanninga ikkje er relevant for arbeid i Skodje kommune) Ekstrahjelp og timeløna som har arbeidd 14 timar eller meir per veke ut over ei periode på 6 mnd får dette medrekna i tenestetid. Slik teneste kan godkjennast i tre år før fast eller mellombels tilsetjing. Med vedkommende arbeidsområde er ikkje å forstå som den enkelte eining. Alle er tilsette i Skodje kommune og har ein felles arbeidsgjevar, med eit nærare omtalt arbeidsområde og arbeidsstad. Kriterium som skal gjelde for nedbemanning innan kvart enkelt arbeidsområde blir vedteke av rådmann, etter drøfting med tillitsvalde og vedkomande einingsleiar. Ein skal samstundes vurdere andre tiltak som AFP, studiepermisjon og vidare (AML 8-2). Arbeidsgjevar skal vurdere verksemda sitt behov og individuelle ulemper. Dette inneber at arbeidsgivar skal strekke seg ekstra langt for å finne alternativ til omplassering/
Tittel: Prosedyre for nedbemanning Dokumentansvar: Rådmann Revisjon: 01 Gyldig frå: 18.03.2014 Godkjent av: ADMINSTRASJONSUTVAL oppseiing dersom den tilsette t.d har høg alder (55+) eller andre vektige sosiale omsyn ligg føre. (AML 15-7,2). Fagorganisasjonen bestemmer sjølv om det er HTV eller plasstillitsvalde som skal delta i prosessen. PRAKTISK GJENNOMFØRING Drøfte før endring Arbeidsgjevar dokumenterer behov for driftsinnskrenking som fører til nedbemanning. No situasjon: oppgåver, tal på tilsette, nødvendig kompetanse. Etter innskrenking: oppgåver, tal på tilsette, nødvendig kompetanse Dette drøfter einingsleiar i si eining med HTV, arbeidsplasstillitsvald og verneombod, og foreslår samtidig kriterier for nedbemanning innafor aktuelt arbeidsområde. Vedtak av kriterium Rådmann vedtek kriterium som skal gjelde for nedbemanning innafor aktuellt arbeidsområde. Ei første runde med utvelgelse av overtallige Personalansvarleg, saman med einingsleiar og tillitsvald vurderer kven av dei tilsette som er overtallig, og kan omplasserast. Slik omplassering skal skje i samsvar med de kriterier som er bestemt. Tillitsvald skal delta på vurderinga, men arbeidsgjevar har styringsretten. Drøftingsmøte med berørt arbeidstakar Den berørte arbeidstakar blir kalla inn til møte for å få informasjon om bakgrunn for nedbemanning og kriterier for utvelgelse, samt muligheit for å drøfte sine ønsker for framtida. Den tilsette bestemmer sjølv om TV skal delta. (AML 15-1). På møte blir det brukt «Mal for omstillingssamtale» Fastsette utvelgelse av overtallig Arbeidsgjevar har åleine ansvar for utpeiking av overtallige i samsvar med dei kriterier som er vedtatt. Tillitsvalde skal delta i denne vurderinga og har anledning til å gi innspel.
Tittel: Prosedyre for nedbemanning Dokumentansvar: Rådmann Revisjon: 01 Gyldig frå: 18.03.2014 Godkjent av: ADMINSTRASJONSUTVAL Møte vedrørande beskjed om overtallighet Den tilsette skal både munnleg og skriftleg informerast om at han/ho er overtallig. Varsel på førehand etter forv.lova 16 / AML 15-1. Arbeidstakar skal kallast inn til møte ilag med TV. Tilbod om omplassering Arbeidsgjevar er pliktig å finne anna høvelege arbeidsoppgåver til dei som er utpeika som overtallige (AML 15-7,2), men arbeidsgjevar er ikkje pliktig å opprette nye. Omplasseringsområde er heile kommunen. Arbeidsgjevar er berre pliktig å gi eit tilbod. (AML 14-2). Dersom arbeidstakar vel å takke nei til tilbod om omplassering, seier ein samstundes i frå seg rettane som fast tilsett i Skodje kommune. Oppseiing Om ikkje omplassering til anna passande arbeid er mogleg, vert oppseiing aktuelt. Formkrav og prosedyre for oppseiing og fortrinnsrett skal skje i samsvar med arbeidsmiljølova og forvaltningslova sine bestemmelsar. (AML 15, FVL 16)
REFERAT FRÅ OMSTILLINGSSAMTALE/ DRØFTINGSMØTE MØTEOPPLYSNINGER Namn på tilsett: Møtetidspunkt: Stad: Tilstade: RELEVANTE OPPLYSNINGAR OM DEN TILSETTE Samanhengande tenesteansiennitet: Formell utdanning: Yrkeserfaring: Kurs/opplæringstiltak: Særlige sosiale forhold: Ønskjer om arbeidsoppgåver/stilling i framtida: Anna: Stad og dato: Signatur arbeidstakar Signatur Arbeidsgjevar