Forum for Kontroll og Tilsyn Møteprotokoll Utvalg: Forum for Kontroll og Tilsyn Møtestad: Gardermoen, Clarion Hotel & Congress Oslo Airport Dato: 03.02.2015 Tidspunkt: 16:00-18:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Per Rune Vereide Leiar Wencke Sissel Olsen Nestleiar Siri Holm Lønseth Medlem Kirsten Emilie Aasen Medlem Jostein Støylen Medlem Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ingen Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ingen Merknader Siri Holm Lønseth måtte gå under handsaming av sak SS-09/15. Andre som møtte: Navn Hogne Haktorson Stilling Dagleg leiar Per Rune Vereide styreleiar Hogne Haktorson dagleg leiar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr SS 1/15 SS 2/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte SS 3/15 Fagkonferanse juni 2015 - tredje idèdugnad 2014/212 SS 4/15 Arbeidsgruppe om arkivering for sekretariata - 4. status 2014/222 SS 5/15 Årsmelding 2014 2014/338 SS 6/15 Regnskap 2014 2014/210 SS 7/15 RS 1/15 Referatsaker Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova 2015/8 RS 2/15 KMD om innsyn i deleigde selskap 2014/286 RS 3/15 KMD om evaluering av kontrollutval og sekretariat 2014/286 RS 4/15 KS - Kommunalpolitisk toppmøte 2015 2014/375 RS 5/15 KonSek - Høyring om IKS 2014/214 RS 6/15 FKT - Sekretariatskonferanse 2015 - program 2014/211 RS 7/15 Deloitte - redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale 2014/210 RS 8/15 SS 8/15 Sør-Trøndelag fylkeskommune - Fritak frå fylkeskommunale verv Eventuelt 2014/341 SS 9/15 Framtidig sekretariatsordning for FKT 2014/223 SS 1/15 Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Det var ikkje merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart samrøystes godkjent. 2
SS 2/15 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Det var ingen merknader til protokoll frå styremøte 11.12.2014. Protokoll frå styremøte 11.12.14. vart samrøystes godkjent. SS 3/15 Fagkonferanse juni 2015 - tredje idèdugnad Forslag til vedtak Styret ber sekretariatet om å ferdigstilla programmet og invitera til fagkonferansen, basert på tidlegare innspel og drøfting i saka. Sekretariatet orienterte om status for arbeidet med fagkonferansen. Styret gav sine merknader og innspel, herunder desse: Fleire framlegg om tema og aktuelle førelesarar. FKT held apertiff for deltakarane i forkant av middag FKT hyrer inn underhaldning til middagen, i tråd med forslag frå styreleiar. FKT inviterer NKRF som gjest, i tillegg til tidlegare styreleiarar og juridisk rådgjevar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Styret ber sekretariatet om å ferdigstilla programmet og invitera til fagkonferansen, basert på tidlegare innspel og drøfting i saka. SS 4/15 Arbeidsgruppe om arkivering for sekretariata - 4. status Forslag til vedtak Styret tar informasjonen til orientering. Wencke gav slik informasjon: Sluttrapport nærmar seg ferdigstilling. Her inngår m.a. o Vegleiar o Forslag til arkivplan o arkivnøklar lagt ved ikkje teke stilling til desse o Forslag til avleveringslister mv. Framleis planen at arbeidet er ferdig til FKT sin sekretariatskonferanse 12. mars 2015. 3
Under drøftinga var styret innom dette: Produktet vert sendt til nokre utvalde sekretariat, samt IKA Rogaland, for gjennomsyn og evnt. merknader. Når arbeidsgruppa har levert sin sluttrapport, tar styret denne til eterretning, utan at styret skal ha opp noko formell vedtakssak om godkjenning. Presentasjon på FKT sin sekretariatskonferanse 12. mars -15. Forslag til vedtak var samrøystes vedteke. Styret tar informasjonen til orientering. SS 5/15 Årsmelding 2014 Forslag til innstilling FKT årsmøte 2015 godkjenner styret sin årsmelding for 2014. Behandling i møtet: Det ble foretatt noen mindre redigeringsmessige endringer. Forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Innstilling: FKT årsmøte 2015, godkjenner styret sin årsmelding for 2014. SS 6/15 Regnskap 2014 Forslag til innstilling FKT årsmøte 2015, godkjenner FKT sitt regnskap for 2014. Behandling i møtet: Opplysninger om FKT sitt regnskap, fremgår også av årsmelding 2014, pkt. 3. Styret supplerte med noen tilleggsopplysninger i dette punkt, som del av de redigeringsmesige endringene av årsmeldingen. Styret vedkjente seg FKT sitt årsregnskap for 2014, og signerte regnskapet med sine underskrifter. Forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Innstilling: FKT årsmøte 2015, godkjenner FKT sitt regnskap for 2014 4
SS 7/15 Referatsaker RS 01/15 Brev om ikrafttreding av endringar i kommunelova og offentleglova RS 02/15 KMD om innsyn i deleigde selskap RS 03/15 KMD om evaluering av kontrollutval og sekretariat RS 04/15 KS Kommunalpolitisk toppmøte 2015 Styret opprettheld tidlegare vedtak om å delta på stand under kommunalpolitisk toppmøte 2015 med to personer. Per Rune deltar. Siri deltar dersom ho har anledning, med Hogne som vara. RS 05/15 KonSek Høyring om IKS Styret vel å ikkje gje høyringsuttale ifm. KMD si høyring om IKS. RS 06/15 FKT Sekretariatskonferanse 2015 - program RS 07/15 Deloitte redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale RS 08/15 Sør-Trøndelag fylkeskommune Fritak frå fylkeskommunale verv. Siri har fått fritak frå verv som leiar i kontrollutvalet i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Styret fatta m.a. slik vedtak 28.08.14, under styresak SS-64/14: «Styret vedtek at Siri held fram i vervet som styremedlem i FKT, i første omgang fram til FKT sitt årsmøte i juni 2015.» Siri orienterte styret om at ho ikkje ønskjer å halda fram i styrevervet etter årsmøte i juni 2015. Styret hadde forståing for dette, og ba sekretariatet orientera valkomiteen om hennar val. Forslag til vedtak var samrøystes vedteke. Referatsakene vert tekne til orientering. Sekretariatet følgjer opp ift. RS-04/14 og RS-08/14. SS 8/15 Eventuelt Sekretariatet orienterte om: A) Transparency International Norge (TIN) Informasjonsbrev av 29.01.15. (Sendt styret i e-post 02.02.15.) Grunna styremøte i Gloppen 6. 7. mai 2015, vert ikkje FKT representert på TIN sitt årsmøte 6. mai -15. Medlemsmøte 13. febr. -15 i Oslo. Styret opna for at Kirsten kunne delta, men ho hadde ikkje mulighet for det. 5
B) TIN: Håndbok i antikorrupsjon for norsk næringsliv. Nyredigert utgåve er no komen ut. Styret mottok skriftleg informasjon om denne. C) Konsumprisauke for FKT sine sekretariatstenester. Sekretariatet refererte vedr. fast honorar og evnt. timepris for ekstraarbeid i 2015, knytt til sekretariatstenester frå HFK. Sum samsvarar med prisjustering iht. gjeldande kontrakt. D) Fakturering av medlemskontingent. Sekretariatet orienterte om at fakturaene denne gongen er sendt ut i brev, sidan FKT ikkje har etablert ordning med EHF-fakturering enno. Noko meirarbeid med fakturering denne gongen, men papirfakturaene er ikkje blitt avvist så langt. E) Oppseiingstid på heimeside dersom det skulle vera aktuelt. Motteken informasjon kan tyda på at oppseiingstida er 12 mnd., frå dato til dato. Styret ville seia opp avtale om heimesida med noverande leverandør. F) Status for medlemsskap i FKT pr. årsskiftet 2014/15. Pkt. E) FKT si heimeside. FKT seier opp avtale om heimeside med noverande leverandør, med verknad innan eit år fram i tid. Styret tok elles informasjonen til orientering. SS 9/15 Framtidig sekretariatsordning for FKT Forslag til vedtak Det føreligg ikkje forslag til vedtak. Arbeidsgruppa gav innleiande informasjon, før styret drøfta saka. Siri deltok på første del av drøftinga, men måtte gå før avrøysting. Vedtak i saka var samrøystes. Styret er innstilt på å inngå avtale med NKRF om levering av sekretariatstenester frå 1. juli 2015. Styret vel Per Rune og Jostein til å gjennomføre forhandlingar med NKRF. Styret ber om å få avtalen framlagt for endeleg godkjenning. Styret viser til vedtak i sak SS 87/2014 og legg dette til grunn som vårt utgangspunkt for evt. framtidig samarbeid med NKRF. Styret ynskjer å halde fram samtalar om eventuelt samarbeid med NKRF, og vil rå til at det vert sett ned eit partssamansett utval med 4 el. 6 personar for å føre desse drøftingane vidare. FKT ynskjer å starte dette arbeidet etter vårt årsmøte i juni 2015 og slik at desse samtalane skal vere avslutta innan utgangen av 2017. 6