Åpent anbud nr. :

Konkurransegrunnlag Åpent anbud nr. : 11-2007 Matvarer til Andøy kommune Kravspesifikasjon for anbud 15-2005 Medisiner for Andøy kommune. Arkiv:G:\Anbud\2007\11-2007_Matvarer andøy\kravspesifikasjon.doc

Innholdsoversikt 1 Kundene:... 3 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 3 Anskaffelsesprosedyre... 3 Opplysningsplikt... 3 Offentlighet... 3 Taushetsplikt... 3 Habilitet... 4 3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 4 Anbudets (tjenestens) omfang:... 5 5 KRAV TIL LEVERANDØREN... 6 Generelt om kvalifikasjonskrav... 6 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 Skatteattester... 7 HMS-erklæring... 8 Egenerklæring Lønns- og arbeidsvilkår... 8 Leverandørenes økonomiske status... 8 Eventuell tilleggsfrist... 8 6 Anbudet:... 8 7 Priser:... 8 8 Vedståelsesfrist:... 8 9 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 Registrering av tilbud... 9 Tilbudsåpning... 9 Avvising av leverandører... 9 Avvising av tilbud... 9 Valgfrie avvisingsgrunner... 9 Avklaring... 10 Retting av åpenbare feil... 10 Utskrift av anskaffelsesprotokoll.... 10 10 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 10 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 10 Tildelingskriterier... 11 Innstilling på kontraktstildeling... 11 11 Frist for innlevering av tilbud:... 11 12 Anbudsåpning:... 12 13 Forbehold... 12 14 Adresser for innlevering av tilbud:... 12 15 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet... 13 Side 2

1 Kundene: Kunden er Andøy kommune, Storgata 68, 8480 Andenes. 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser 2006-04-07-402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for 1. hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet, 2. hvorfor tilbudet er avvist eller 3. hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Side 3

En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra èn leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i avsnitt 1 kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Side 4

4 Anbudets (tjenestens) omfang: Varegruppe: (CPV) : 24400000,85149000. Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse vedr 3 års rammeavtale med opsjon på 1 nytt år (3 år + 1 år) for kjøp av varer innen følgende produktområder: 1. Flytende meierivarer 2. Faste meierivarer 3. Kolonialvarer 4. Ferskt kjøtt og kjøttprodukter 5. Frossent kjøtt og kjøttprodukter 6. Fersk fisk og fiskemat 7. Frossen fisk og fiskemat 8. Frukt, grønt og poteter 9. Brød og bakervare 10. Mineralvann Oversikt over dagens forbruk: Produktområde SUM Sykehjem 1 Sykehjem 3 Ekskl mva og 2 1. Flytende meierivarer kr 95 000 kr 45 000 kr 50 000 2. Faste meierivare kr 48 000 kr 23 000 kr 25 000 3. Kolonialvarer kr 453 000 kr 223 000 kr 230 000 4. Ferskt kjøtt og kjøttprodukter 5. Frossent kjøtt og kjøttprodukter 6. Fersk fisk og fiskemat kr 252 000 kr 122 000 kr 130 000 kr 165 000 kr 80 000 kr 85 000 7. Frossen fisk og fiskemat kr 265 000 kr 130 000 kr 135 000 8. Frukt, grønt og poteter kr 196 000 kr 96 000 kr 100 000 9. Brød og bakervarer kr 83 000 kr 38 000 kr 45 000 10. Mineralvann SUM TOTAL kr 1 557 000 kr 757 000 kr 800 000 Oppgitt volum er basert på kjøpsstatistikk i hht dagens rammeavtale. Oppgitte verdier er ikke bindene for oppdragsgiver, men er oppgitt kun for å antyde anbudets omfang. Anbudskonkurransen gjelder i hovedsak levering av matvarer til sykehjemmene men andre virksomheter kan benytte seg av avtalen. Side 5

I utgangspunktet ønsker vi færrest mulig leverandører. For at mindre, lokale leverandører også skal få anledning til å gi tilbud, åpner vi imidlertid for at det kan gis tilbud for ett eller flere produktområder til én eller flere kommuner. 5 KRAV TIL LEVERANDØREN Generelt om kvalifikasjonskrav Noen krav er obligatoriske og ufravikelige for alle typer kontrakter. Leverandørene skal legge fram skatte og momsattest og HMS-egenerklæring. I forskriften til loven om offentlige anskaffelser (FOA) ( 12-9 og 12-10) heter det bl.a.: Samtlige norske leverandører skal, ved anskaffelser over kr. 500.000.- ekskl. mva., legge fram skatteattester og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse. Dokumentasjon skal være vedlagt tilbudet. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises, jf FOA 15-12 Oppdragsgiveren kan også stille andre krav til leverandørene. Det gjelder leverandørenes organisatoriske og juridiske stilling, økonomiske og finansielle kapasitet samt tekniske og faglige kvalifikasjoner. Vurdering av leverandørenes tekniske og faglige kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til det som skal leveres. Oppdragsgiveren skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Side 6

Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt X Skatteattest X Momsattest X HMS egenerklæring, Skjemaet kan hentes på nettadressen: www.odin.dep.no/nhd, se offentlige anskaffelser - regelverk, under FOA, vedlegg 2 eller veileder til FOA, vedlegg 3 Vedlagte Egenerklæring Lønns- og arbeidsvilkår skal leveres sammen med tilbud. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt X Firmaattest Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Skatteattester Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der entreprenøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Andøy kommune har som policy å ikke anta tilbud fra leverandører som har ikke godkjente skatterestanser. Side 7

HMS-erklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. (Vedlegg 1) Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæring Lønns- og arbeidsvilkår Vedlagte egenerklæring for Lønns- og arbeidsvilkår skal returneres sammen med tilbud. Leverandørenes økonomiske status Alle leverandører vil bli kredittvurdert via ekstern kilde som f. eks. Creditinform eller tilsvarende. Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere tilbydere ikke har levert skatteattester eller HMS-erklæring (gjelder bare tjenestekjøp) innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiveren benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 6 Anbudet: Anbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne anbudsinnbydelsen stiller krav om. Mangelfulle anbud vil bli forkastet. Vedlagte skjema for HMS erklæring skal være utfylt og signert. Gyldige skatteattester skal medfølge. 7 Priser: Tilbudte priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift. Det skal tydelig framkomme eventuelle tilleggskostnader. Likeså skal kostnader forbundet med frakt inkluderes. Det skal tydelig framkomme alle gebyrer (fakturagebyr osv.). 8 Vedståelsesfrist: Anbud skal være gyldig i en (2) måneder regnet fra fristen for innlevering av anbud. Side 8

9 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. Tilbudsåpning Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen. Avvising av leverandører Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS erklæring (gjelder bare tjenestekjøp) innen de angitte fristene, og de leverandørene som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise leverandører av andre årsaker, jf FOA 15-12 (2). Avvising av tilbud Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: ikke er levert innen fastsatte frister c) inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 15-6 d) på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiveren kan avvise tilbudet når det: ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv. som er forlangt, ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys ikke er undertegnet Side 9

Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt, dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram. Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud. Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 10 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Side 10

Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Produktkvalitet 20% Pris/rabatt 30% Vareutvalg 15% Bestilling/Levering 15% Service /oppfølging 15% Miljø 5% På de punktene der det er en kvantitativ vurdering, vil beste tilbud på et kriterium får full score. De andre tilbudene får færre poeng, og trekkes forholdsvis like mange poeng som deres tilbud er dårligere enn det beste. Det vil si at hvis et tilbud er 50% dårligere/dyrere/lengre, så får det 50% av mulig poengscore. Der det er kvalitativ vurdering, vil tilbudene gis en score etter vurdering. Poengtildeling vil gis etter vurdering av avstand mellom tilbudene. Da det tillates at leverandører gir tilbud på et eller flere produktområder, vil valg av leverandør bli gjort med bakgrunn i hvilke(t) tilbud som gir den beste løsning totalt sett basert på de oppgitte tildelingskriterier over. Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 11 Frist for innlevering av tilbud: Tilbud skal være i skriftlig form og i lukket konvolutt, og det skal være InnkjøpsAlliansen AS i hende, senest 30.04.2008, klokken 13:00. Tilbud mottatt etter dette tidspunkt vil bli avvist. Konvolutter med anbud skal TYDELIG merkes ANBUD: 11-2007 Matvarer Andøy Kommune Side 11

12 Anbudsåpning: Tilbud skal åpnes under påsyn av to representanter for oppdragsgiver. Det vil ikke være anledning for leverandørene å delta under åpningen. Åpningen vil bli gjennomført 02.05.2008 13 Forbehold Kundene forbeholder seg retten til å avvise: et hvert tilbud som ikke er i samsvar med forespørselen et hvert tilbud med uriktige og manglende opplysninger/dokumentasjon et hvert tilbud som kommer inn etter frist for innlevering av tilbud et hvert tilbud på grunnlag av avvisningsgrunner som nevnt i Forskrift til lov om offentlige anskaffelser. 14 Adresser for innlevering av tilbud: InnkjøpsAlliansen AS Dronningens gt. 45 8514 NARVIK Postboks 158 8502 NARVIK Side 12

15 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelse gjelder: Firma:... Adresse:... Postnr/-sted:... Land:... Organisasjonsnr.:... Det skal krysses av ved ett av alternativene nedenfor:...det bekreftes med dette at denne virksomheten har innført systematiske tiltak for etterlevelse av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember 1996. Alternativt:...Det bekreftes med dette at denne virksomheten har under etablering systematiske tiltak for etterlevelse av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og forventer å tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember 1996, innen... For utenlandske oppdragstakere som skal utføre arbeid i Norge:...Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelsen av tilbudet er tatt hensyn til de krav som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember 1996. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Forpliktende underskrift: Daglig leder/ Dato for utstedelse: Repr. for ansatte: Side 13