Tønsberg kommune Virksomhet Hjemmetjenester KONKURRANSEGRUNNLAG

Tønsberg kommune Virksomhet Hjemmetjenester KONKURRANSEGRUNNLAG Del II Kravspesifikasjon til tjenestekonsesjon for praktisk bistand i hjemmet 2015-2020

INNHOLD 1 Tjenestekonsesjon praktisk bistand...4 1.1. Om brukervalg praktisk bistand...4 1.2. Defininsjoner...4 1.3. Regelverk for tjenesten...5 1.4. Tildeling vedtak praktisk bistand...5 1.5. Oppfølgingsansvar for tjenestekonsesjon praktisk bistand...6 1.6. Om tildeling av tjenesten og vedtak...6 1.7. Brukere som omfattes av friere brukervalg ordningen...6 2 Beskrivelse av tjenesten...6 2.1. Forsvarlige tjenester...6 2.2. Tjenesteinnhold...7 2.3. Direkte brukertid...7 2.4. Tidspunkter for praktisk bistand...8 2.5. Dokumentasjon av tjenestene...8 2.6. Behandling av personsensitiv informasjon...8 2.7. IPLOS...8 3 Nærmere om forvaltningen av brukervalgordningen...9 3.1. Brukers valg av leverandør...9 3.2. Valg av leverandør der bruker ikke selv foretar et valg...9 3.3. Tidspunkt for iverksettelse av tjenesten...9 3.4. Kontakt med brukeren...9 3.5. Tilbakemelding om oppstart av tjeneste...9 3.6. Avbestilling av tjenester/bruker ikke tilstede...9 3.7. Flytting av tjenesten til annen dag...10 3.8. Klage...10 3.9. Brukers oppsigelse av avtale...10 4 Dokumentasjon av oppdrag og tidspunkt...10 4.1. Arbeidsplan og kvitteringsliste...10 4.2. Pris og fakturering...10 4.3. Prisjustering...11 5 Samarbeid...11 5.1. Kommunikasjon mellom utførere...11 5.2. Samarbeidsplikt med kommunen...11 5.3. Samarbeid med bruker / pårørende...11 5.4. Endring av omsorgsbehov/ omgjøring av vedtak...12 5.5. Akutte situasjoner...12 5.6. Leverandørens varslingsplikt...12 5.7. Leverandørens plikter når det ikke oppnås kontakt med bruker...12 6 Krav til leverandøren...12 6.1. Underleverandører...12 6.2. Taushetsplikt/alderskrav...12 6.3. Politiattest...12 6.4. Melding til barnevernet...13 6.5. Legitimasjon...13 7 Forsikring...13 Side 2 av 34

8 Gaver, markedsføring og tilleggstjenester...13 8.1. Forbud mot å motta gaver...13 8.2. Leverandørens markedsføring...13 8.3. Tilleggstjenester...14 9 Kapasitet og oppstart...14 9.1. Kapasitetstak...14 9.2. Tidspunkt for oppstart og antall oppdrag...14 10 Tilsyn og kontroll av tjenesten...14 10.1. Brukerundersøkelser...14 10.2. Kvalitetssoppfølging...14 11 Krav knyttet til leverandørens internkontrollsystem...15 11.1. Krav til leverandørens internkontrollsystem...15 11.2. Internkontrollsystemets minimumskrav...15 Vedlegg 1 Oversiktskjema tilbudets innhold...17 Vedlegg 2 Spesifisering av tjenesten praktisk bistand...20 Vedlegg 3 Kvalitetsstandard...22 Vedlegg 4 Lover og forskrifter...23 Vedlegg 5 Årsrapport...24 Vedlegg 6 Veileder for registrering av IPLOS opplysninger...26 Vedlegg 7 IPLOS kartleggingsskjema...27 Vedlegg 8 Kvitteringsliste...29 Vedlegg 9 Månedsfakturering...30 Vedlegg 10 Arbeidsplan...32 Vedlegg 11 Evalueringsskjema praktisk bistand...33 Vedlegg 12 Forvaltning av hjemmeboende brukeres midler...34 Side 3 av 34

1 Tjenestekonsesjon praktisk bistand 1.1.Om brukervalg praktisk bistand Tønsberg kommune har siden mars 2005 hatt fritt brukervalg for praktisk bistand i hjemmet (hjemmehjelp). Ordningen gir brukere med vedtak om praktisk bistand rett til å velge om de vil at tjenestene skal utføres av en kommunal utfører eller en privat leverandør som har inngått avtale med kommunen. Bystyret har høsten 2014 bestemt at tjenesten skal videreføres og at det utlyses ny konkurranse for tjenestekonsesjon ut juni 2018 med mulighet til forlengelse ut desember 2020. Formålet med tjenestekonsesjonstildelingen er å legge til rette for at brukere av praktisk bistand skal få en reell valgmulighet i forhold til hvilke leverandører som skal utføre tjenestene. Samtidig skal ordningen sikre at kommunens brukere får den hjelpen de har krav på etter gjeldende lover og regler, herunder helse- og omsorgstjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Tjenestekonsesjonen praktisk bistand i hjemmet er i hovedsak renhold og handling. Personlig stell, hjelp til bad eller dusj er ikke inkludert i tjenestekonsesjonen. 1.2.Defininsjoner Bruker Den enkelte person som er tildelt tjenester gjennom vedtak fattet av virksomhet Tildeling helse- og omsorgstjenester. Direkte brukertid Faktisk tid praktisk bistand utført hos bruker. Dette er nærmere definert i Del II Kravspesifikasjonen pkt. 2.3. Hjemmetjeneste Betegnelse for praktisk bistand og hjemmesykepleie. IPLOS Betegnelse på nasjonalt helseregister som danner grunnlag for nasjonal statistikk for helseog omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og for statlige myndigheter. Helsedirektoratet er databehandleransvarlig for IPLOS-registeret. Kapasitetstak Det maksimale antallet timer vedtakstid leverandøren har tilbudt kommunen. Leverandør Foretak eller ideell organisasjon som har fått konsesjon for levering av tjenesten praktisk bistand i kommunen. Oppdragsgiver Tønsberg kommune ved virksomhet Tildeling helse- og omsorgstjenester (THO) Partene Side 4 av 34

Tønsberg kommune og leverandør. Praktisk bistand Tjenester som omfattes av praktisk bistand er definert i Del II Kravspesifikasjonen pkt. 2.2. og vedlegg 2. Tjenesteyter Kommune, privat leverandør eller annen offentlig organ som er ansvarlig for helse- og omsorgstjenestene Tjenesteutfører Ansatte som utfører helse- og omsorgstjenestene på vegne av leverandøren/tjenesteyter.. Virksomhet Tildeling / THO Forkortelse for virksomhet Tildeling helse- og omsorgstjenester Vedtak Enkeltvedtak om helse- og omsorgstjenester fattet av virksomhet Tildeling helse- og omsorgstjenester etter en vurdering av brukerens behov. I vedtaket står det hvilke tjenester som skal ytes og omfanget (antall/tid) av disse. 1.3.Regelverk for tjenesten Praktisk bistand ytes etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr 6 bokstav b, jfr pasientog brukerrettighetsloven 2-1a andre ledd. Pasient- og brukerrettighetsloven regulerer brukernes rett til tjenester og tjenestens kvalitet. Helse- og omsorgstjenesten med tilhørende forskrifter stiller krav til tjenesteyters organisering og internkontroll, tjenestens kvalitet og forsvarlighet, samt tjenesteutførers plikter. Leverandør og tjenesteutførere skal følge de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, samt oppfylle Tønsberg kommunes kvalitetskrav for praktisk bistand, jf vedlegg 3. Tønsberg kommune stiller som betingelse for tildeling av tjenestekonsesjonen at leverandøren aksepterer endringer i avtalen som følge av endringer i lov og forskrift. 1.4.Tildeling vedtak praktisk bistand Virksomhet Tildeling helse- og omsorgstjenester (THO) er den administrative enheten som behandler søknader og fatter vedtak om helse- og omsorgstjenester. THO vurderer brukerens behov og i vedtaket står det hvilke tjenester som skal ytes og omfanget (antall/tid) av disse. THO har ansvar for å informere bruker om mulige valg av tjenesteleverandør, informere den private leverandøren om oppdrag og oppdragsinnhold samt informere ved skifte av leverandør. THO skal behandle klager på vedtak i forhold til omfang og innhold, ikke utførelse av tjenesten. THO vurderer og evaluerer vedtak om tjenesteinnhold og ytelse og følger opp dokumentasjon fra utfører. I tillegg utarbeider og oppdaterer de informasjonsmaterielle om private leverandører praktisk bistand. Side 5 av 34

1.5.Oppfølgingsansvar for tjenestekonsesjon praktisk bistand Virksomhet Hjemmetjenester (HjTj) har ansvar for ytelsen av tjenestene helsetjenester og praktisk bistand i hjemmet. Virksomheten har også oppfølgingsansvaret for de private leverandørene som kommunen til en hver tid har avtale med. Dette omfatter: - kontrollere at utførte tjenester samsvarer med vedtak - administrere betaling for leverte tjenester overfor brukere og leverandører - oppfølging av kontrakter - behandle klager på utført tjeneste - gjennomfører brukerundersøkelser i samarbeid med private leverandører - gjennomføre kvalitetsmøter/ informasjonsmøter ved behov - gjennomføre førstegangsopplæring av IPLOS - følger opp IPLOS registrering i samarbeid med THO og den enkelte leverandør 1.6.Om tildeling av tjenesten og vedtak Søknad om tjenesten praktisk bistand blir behandlet av virksomhet Tildeling (THO) og behandlet etter helse- og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven og forvaltningsloven. THO vurderer brukerens behov og innvilger tjenestetype og omfang av tjenesten. Vedtak om tjenesten utformes skriftlig og blir grunnlaget for bestillingen til leverandøren. I vedtaket blir det oppgitt hvilke tjenester som skal utføres og hvor ofte disse skal ytes. Vedtaket angir også om tjenesten skal opphøre og/eller evalueres. Ved kartlegging av brukerens behov informeres brukeren samtidig om ordningen fritt brukervalg. Brukeren får en informasjonsbrosjyre over de forskjellige leverandører og kan velge ut fra dette. Hvis bruker ikke velger privat leverandør blir tjenesten utført av kommunen. Bruker og den valgte leverandør avtaler direkte tidspunkt for når tjenesten skal utføres. 1.7.Brukere som omfattes av friere brukervalg ordningen Alle hjemmeboende brukere som bor i Tønsberg kommune som får vedtak om praktisk bistand får mulighet til fritt brukervalg. Dette gjelder brukere i alle aldere som på grunn av nedsatt funksjonsevne, skade, sykdom eller annet har behov for praktisk bistand. Tjenestekonsesjonen inkluderer ikke ytelse av praktisk bistand i boliger med fast bemanning som omsorgsboliger for demente eller boliger i virksomhet Helse- og omsorgstjenester i bemannede boliger (HOB). 2 Beskrivelse av tjenesten 2.1.Forsvarlige tjenester Kommunen skal sørge for at alle helse- og omsorgstjenester som ytes til pasienter og brukere i kommunen er forsvarlige mht innhold, kvalitet og sikkerhet. Leverandører som kommunen inngår avtale med forplikter seg til å levere tjenester som oppfyller kravet til forsvarlighet etter helse- og omsorgstjenesteloven. Side 6 av 34

2.2.Tjenesteinnhold Praktisk bistand blir gitt til personer som er avhengig av tjenester for å greie dagliglivets gjøremål. Dette kan være hjelp til rengjøring, tekstilbehandling, handling, matlaging, og eventuelle andre tjenester som ikke medfører behov for helsefaglig kompetanse. Tønsberg kommune har inkludert praktisk bistand i kommunens helhetlige pasientforløp, og utføringen av tjenesten vil kunne endres for å øke brukeres egenmestring og mulighet til å bo hjemme så lenge som mulig. Leverandøren skal levere praktisk bistand ut fra disse hovedgruppene. Oversikten er ikke uttømmende. For nærmere spesifisering av tjenesten, se vedlegg 2. Tjenester Rengjøring Tekstilbehandling Handling Annet Innhold Gulvvask, støvsuging og støvtørking av daglige oppholdsrom Vask av sanitærutstyr Vask av kjøkkenbenk Vindusvask inntil 2 ganger pr år Rengjøring av hjelpemidlersom toalettstol, rullator, rullestol Sengeskift Klesvask i maskin Henge opp tøy Sortere / rydde tøy Skrive handleliste Bestille varer Rydde inn varer Hente ved/brensel fra brukers egen bolig Ta ut avfall Ved praktisk bistand som omfatter rengjøringstjenester skal leverandøren benytte brukers utstyr. Leverandøren har bare anledning til å medbringe eget utstyr i de tilfeller hvor dette er en tilrettelegging for den enkelte ansatte jf. HMS.. Leverandøren skal ivareta kommunens og brukers interesser og utføre oppdraget i samsvar med brukerens enkeltvedtak. 2.3.Direkte brukertid Direkte brukertid ATA- tid (ansikt til ansikt) defineres som: - tid utført praktisk bistand i brukers hjem i henhold til vedtak - tid utført praktisk bistand utenfor brukers hjem; levere/ hente tøy på vaskeri, handling av mat o.l. - andre tjenester uten vedtak grunnet akutt endret hjelpebehov som følge til undersøkelse eller behandling. Leverandør skal sørge for at oppdrag som kan leveres under samme besøk blir samlet og levert samtidig. Akutte hendelser skal avklares med virksomhet Tildeling helse- og omsorgstjenester (THO) og dokumenteres. Side 7 av 34

2.4.Tidspunkter for praktisk bistand Oppstartsdato for tjenester overfor brukere vil fremgå av vedtaket for innvilget tjeneste. Vedtaket skal inneholde hvilke oppgaver som skal utføres, hvor ofte og hvor lang tid som er beregnet for utførelse. Antall timer tjeneste bruker er tildelt står i vedtaket. Tidspunktet for tjenesteutførelsen avtales mellom bruker og leverandør. Tjenesten skal kun utføres når brukeren er tilstede i hjemmet. Tjenesten skal bare tilbys mandag fredag, eksklusiv helligdager. 2.5.Dokumentasjon av tjenestene Leverandøren skal dokumentere hver utførte tjeneste. Dette skal skje ved bruk av kvitteringslister jf. vedlegg 8. Hver måneds Kvitteringsliste for tjeneste hos den enkelte bruker skal inneholde tidsbruk samt siste tjenestedato hos bruker i foregående måned. Bruker skal kvittere/bekrefte hvert utførte tjenesteoppdrag spesifisert med dato og tidsbruk. Tjenesteyter skal kvittere for at det er han/ hun som har utført oppdraget. 2.6.Behandling av personsensitiv informasjon Leverandøren skal etablere et internkontrollsystem for informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende sikkerhetsbestemmelser. Tønsberg kommune vil føre kontroll med at leverandørene behandler alle personsensitive data om bruker i henhold til gjeldende sikkerhetsbestemmelser. Tønsberg kommune har adgang til å pålegge leverandøren å utbedre feil og mangler dersom brudd på gjeldene sikkerhetsbestemmelser blir påvist. 2.7.IPLOS IPLOS er et nasjonalt helseregister som danner grunnlag for nasjonal statistikk for helse- og omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og for statlige myndigheter. Helsedirektoratet er databehandleransvarlig for IPLOS-registeret. IPLOS (Individuell Pleie og Omsorgs Statistikk) inneholder individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale helse- og omsorgstjenester. IPLOS er en del av kommunenes innrapporteringssystem til statlig myndighet. IPLOS er et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunen og sentrale myndigheter. IPLOS er en integrert del av kommunens journalssystem Profil. Leverandørene er pålagt å registrere/oppdatere IPLOS opplysningene for sine brukere. Registrering/oppdatering skal utføres ved evaluering av tjenesten innen 1. november hvert år. IPLOS registrering utover dette skal gjøres ved behov for ny evaluering, jf pkt. 5.4. Se vedlegg 6 Veileder for registrering av IPLOS opplysninger for nærmere informasjon. Den enkelte leverandør skal ha en IPLOS kontaktperson. Tønsberg kommune gjennomfører førstegangsopplæring i IPLOS for kontaktpersonene, som vil ha ansvaret for videre opplæring av ansatte i sin organisasjon. Side 8 av 34

3 Nærmere om forvaltningen av brukervalgordningen 3.1.Brukers valg av leverandør Virksomhet Tildeling (THO) informerer vanligvis brukeren om private leverandører og fritt brukervalg ved hjemmebesøk. Brukeren får utdelt en informasjonsbrosjyre om leverandørene og velger ut fra dette. Bruker er selv ansvarlig for å gjøre seg kjent med den enkelte leverandør. Noen brukere får hjelp av pårørende til å foreta et valg. Er det oppnevnt verge, vil denne kunne velge leverandør sammen med bruker dersom dette inngår i vergens myndighetsområde. Brukeren melder til virksomhet Tildeling hvilken leverandør han/hun ønsker å få tjenesten fra. Valget blir gjort enten ved hjemmebesøket eller senest en uke etter hjemmebesøket. 3.2.Valg av leverandør der bruker ikke selv foretar et valg Der hvor brukeren ikke foretar et valg av leverandør, vil tjenesten bli utført av kommunens hjemmetjeneste. 3.3.Tidspunkt for iverksettelse av tjenesten. Når bruker har valgt leverandør kontakter THO leverandøren så raskt som mulig. Leverandøren vil motta relevant dokumentasjon fra kommunen om bruker og tjenesten. 3.4.Kontakt med brukeren Så snart leverandøren har fått nødvendig dokumentasjon fra kommunen skal leverandøren kontakte brukeren. Leverandør og bruker gjør avtale om tidspunkt for når praktisk bistand skal utføres og når tjenesten skal starte. Tjenesten skal iversettes snarest og senest innen 2 uker. 3.5.Tilbakemelding om oppstart av tjeneste Leverandøren skal umiddelbart gi THO en tilbakemelding om oppstartstidspunkt for ny bruker av hensyn til kommunens ansvar for å sørge for at brukere får de tjenester de har behov for. 3.6.Avbestilling av tjenester/bruker ikke tilstede. Brukeren kan avbestille et eller flere hjemmebesøk fra leverandøren. Avbestillingen skal skje direkte til leverandøren senest et døgn før utførelsen av tjenesten. Avbestillinger som skjer innenfor denne fristen har ikke leverandøren krav på betaling for. Avbestilling etter denne fristen gir leverandøren rett til betaling for første besøk. Leverandøren skal ha et system for å dokumentere dato for avbestillinger som er i samsvar med bruker. Hvis bruker ikke er tilstede når tjenesteutfører kommer og det ikke er gitt varsel/foretatt avbestilling, plikter leverandøren å undersøke hvorfor brukeren ikke er tilstede. Ved avbestillingen som skyldes sykehusinnleggelse skal kommunen varsles. Side 9 av 34

3.7.Flytting av tjenesten til annen dag Hvis bruker ønsker å få utført tjenesten en annen dag enn det som er avtalt, må dette meddeles og avtales med leverandøren på forhånd. Brukeren og leverandøren avtaler seg imellom et nytt tidspunkt for utførelsen av tjenesten. Leverandøren har i slike tilfelles ikke krav på ekstra vederlag. 3.8.Klage Bruker skal rette eventuelle klager på utført tjenest til leverandøren. Leverandøren plikter å varsle virksomhet Hjemmetjenester om klagen. Klagen vil bli tatt opp med den gjeldende leverandør, som plikter å rette evt. mangler så raskt som mulig. Leverandøren skal ha et internkontrollsystem for håndtering av klager. 3.9.Brukers oppsigelse av avtale For å ivareta prinsippet bak brukervalg, er det vesentlig å sikre brukeren rett til å velge ny leverandør ved ønske om det. En oppsigelse behøver ikke begrunnes. Brukeren kan når som helst si opp avtalen med leverandøren og henvender seg da til virksomhet Tildeling. Oppsigelsestid er 14 dager og regnes fra den dagen kommunen har sendt leverandøren skriftlig varsel. Leverandøren plikter å levere tjenesten ut oppsigelsestiden. Brukeren står fritt til å velge ny leverandør med virkning fra det tidspunkt oppsigelsestiden er utløpt. 4 Dokumentasjon av oppdrag og tidspunkt 4.1.Arbeidsplan og kvitteringsliste Leverandøren skal utarbeide en arbeidsplan jf vedlegg 10. Arbeidsplanen skal inneholde tidspunkt for start av oppdrag, ukedag/tidspunkt for avtalt tjenesteutføring samt navn på kontaktpersoner med telefon nummer. Bruk av underleverandører skal avtales med bruker. Arbeidsplanen skal oppbevares hjemme hos bruker og ajourføres ved behov. Etter hver utført tjeneste skal leverandøren sammen med brukeren kvittere for utført tjeneste på kvitteringslisten jf. pkt. 2.5. Kvitteringslisten utgjør grunnlaget for innkreving av brukers egenbetaling og som bilag sammen med den månedlige faktureringen fra leverandøren. Orginale kvitteringslister og fakturagrunnlaget skal sendes til virksomhet Hjemmetjenester. Brukeren skal ha en kopi av den månedlige kvitteringslisten jf. vedlegg 8, hvis vedkommende ønsker dette. 4.2.Pris og fakturering Timeprisen for utførelse av tjenesten er av Tønsberg kommune fastsatt til kr 419,- pr time. Prisen er ekskl. mva. og tjenesten er ikke merverdiavgiftspliktig. Leverandøren får betalt for faktisk utførte tid hos den enkelte bruker. Kommunen dekker ikke arbeid utover vedtakstid. I timeprisen er reisetid, administrasjonsutgifter, plikter, brukermøter og administrative møter som kvalitets- og oppfølgingsmøter, informasjonsmøter, IPLOS registrering o.l. inkludert i tillegg til tjenestetid. Leverandøren har ikke anledning til å beregne seg noen form for gebyrer. Side 10 av 34

Vederlaget beregnes etterskuddsvis på grunnlag av innleverte månedlige faktureringer med orginale kvitteringslister, jf. vedlegg 8 og 9. Innleveringstidspunktet for faktura med vedlegg er den 10. i hver måned. Fakturaen blir betalt innen den 10. i påfølgende måned. 4.3.Prisjustering Prisen reguleres årlig pr 01.07 med den kommunale deflatoren som fremkommer i revidert nasjonalbudsjett og kommunepoposisjon i mai hvert år. Deflatoren angir pris- og lønnsvekst i kommunesektoren. 5 Samarbeid 5.1.Kommunikasjon mellom utførere For brukere med sammensatte behov og flere typer tjenester, må kommunikasjon mellom leverandøren og andre tjenesteytere skje direkte. Det vil også være behov for møter mellom leverandør og saksbehandler ved virksomhet Tildeling i forbindelse med endring i brukers behov. For brukere som har en individuell plan og hvor leverandøren yter praktisk hjelp, vil leverandøren kunne bli innkalt til ansvarsgruppemøter. Møtene skal ivareta samhandlingen mellom de forskjellige tjenesteyterne, og koordinere hjelpen fra de forskjellige instansene. I tillegg kan det innkalles til egne møter for oppfølging i spesielle saker. Leverandøren plikter å stille i disse møtene med representant som har kjennskap til brukeren og/ eller daglig leder. All pålagt aktivitet utenom levert timer for utført praktisk hjelp, skal skje uten godtgjørelse. 5.2.Samarbeidsplikt med kommunen Leverandøren skal ivareta brukers og oppdragsgivers interesser. Leverandøren skal utføre oppdraget i samsvar med avtalen og god faglig standard. Leverandøren og kommunen skal samarbeide og vise lojalitet under gjennomføringen av kontrakten. De skal i tide underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for oppdragene, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for annen parts ytelser etter kontrakten. 5.3.Samarbeid med bruker / pårørende Samarbeid med bruker/ pårørende er leverandørens ansvar. Bruker (eventuelt nærmeste pårørende/ verge) skal ha informasjon om hjelpen som gis og har medbestemmelse når det gjelder utførelsen av praktisk bistand. Leverandøren skal i sin søknad beskrive hvordan de skal samarbeide med bruker (pårørende/ verge) og sikre brukerens rett til medbestemmelse, jf. pkt. 11.2 e). Side 11 av 34

5.4.Endring av omsorgsbehov/ omgjøring av vedtak Leverandøren og leverandørens utførere plikter å være oppmerksom på og melde tilbake til kommunen endringer i brukerens hjelpebehov. Endringer kan være reduksjon eller øking av tjenestenivå, eller behov for annet tjenesteinnhold (f.eks. sykepleietjenester), jf. vedlegg 11. 5.5.Akutte situasjoner. Dersom det oppstår akutte situasjoner (nødssituasjoner) der det er påkrevd umiddelbare tiltak, skal leverandøren iverksette dette. Det vil være gjennom å kontakte lege eller legevakt. 5.6.Leverandørens varslingsplikt Leverandøren skal varsle virksomhet Tildeling ved avbestilling fra bruker i følgende tilfeller: - avbestilling utover et besøk - avbestilling som gir grunn til bekymring om hvorvidt bruker mottar nødvendig praktisk bistand - avbestilling som skyldes sykehusinnleggelse Varsel skal meldes til virksomhet Tildeling ved telefon: 33 34 87 30. 5.7.Leverandørens plikter når det ikke oppnås kontakt med bruker Dersom bruker ikke er tilstede i hjemmet ved avtalt tidspunkt for leverandørens besøk, skal leverandøren undersøke hvorfor bruker ikke er tilstede. Ved bekymring om at noe har tilstøtt bruker, og det kan være behov for å ta seg inn i brukers hjem, skal leverandøren varsle virksomhet Tildeling før tiltak iverksettes. Leverandør skal i sin søknad beskrive rutiner som dekker disse situasjoner, jf. pkt. 11.2 g). 6 Krav til leverandøren 6.1.Underleverandører Det er mulighet til å benytte seg av underleverandører. Leverandøren er ansvarlig for utførelse av tjenestene og må derfor påse at underleverandøren utfører tjenesten etter samme standard, krav og plikter som påhviler leverandøren. Kommunen skal godkjenne underleverandører og leverandøren plikter å gi opplysning om underleverandører. Leverandør kan ikke forplikte kommunen overfor tredjemann. 6.2.Taushetsplikt/alderskrav Enhver som utfører tjenester eller arbeid for leverandøren overfor kommunens brukere skal være fylt 18 år. Alle som utfører tjeneste for leverandøren er pålagt taushetsplikt etter helseog omsorgstjenesteloven 12-1, jf forvaltningsloven 13-13e. Leverandør må sikre at alle som utfører tjeneste informeres om taushetsplikt og signerer taushetsplikterklæring. 6.3.Politiattest Ved ytelse av tjenester til brukere i private hjem hvor det bor barn under 18 år og/eller personer med utviklingshemming, skal leverandøren kreve gyldig politiattest for det personell Side 12 av 34

som utfører denne tjenesten, jfr helse- og omsorgstjenesteloven 5-4 og helsepersonelloven 20a. Kommunen krever framlagt politi- og vandelsattest for den ansvarlige for driften av leverandørens virksomhet. 6.4.Melding til barnevernet Leverandører som utøver tjenester på vegne av kommunen har plikt til å melde fra til kommunens barneverntjeneste når de har grunn til å tro at et barn blir utsatt for alvorlig omsorgssvikt eller mishandling, jf. barnevernsloven 6-4 andre ledd. Meldeplikten gjelder uten hinder av taushetsplikt. 6.5.Legitimasjon Leverandørens tjenesteutførere skal ha synlig legitimasjon med bilde hvor det framgår at de er ansatt hos leverandøren eller er leverandørens underleverandør. Legitimasjon skal uoppfordret vises overfor bruker. 7 Forsikring Leverandøren skal tegne ansvarsforsikring for tings- og personskade som leverandøren eller noen leverandøren er ansvarlig for kan påføre bruker, kommunen eller tredjepart, samt for det ansvar leverandøren kan pådra seg i henhold til avtalen. Forsikringssummen skal være minimum 10 millioner kroner pr skadetilfelle både for personog for tingsskade. Forsikringen skal ikke inneholde bestemmelser som begrenser skadelidtes rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet eller som begrenser skadelidtes dekningsrett som følge av forhold på leverandørens side, uten at dette gjelder forhold som fritar leverandøren selv for rettslig ansvar. Forsikringen skal senest gjelde fra avtalen begynner å løpe. Forsikringen skal være gyldig i 1 år etter avtaleperiodens slutt. Forsikringsbeviset skal på anmodning forelegges kommunen for kontroll. Slik kontroll fritar ikke leverandøren for risikoen for at forsikringen er dekkende. 8 Gaver, markedsføring og tilleggstjenester 8.1.Forbud mot å motta gaver Leverandører, tjenesteutførere og andre underleverandører skal bare kunne motta gaver eller lignende av ubetydelig verdi. Leverandøren, tjenesteutførere og andre underleverandører plikter å gi avkall på testamentariske gaver mottatt i tilknytning til tjenesteforholdet. 8.2.Leverandørens markedsføring Informasjonsmateriell som brukeren skal motta sammen med vedtaket skal utformes av kommunen og være ensartet og enkelt. Leverandøren er selv ansvarlig for markedsføring av tilleggstjenester etter gjeldende regelverk om markedsføring. Side 13 av 34

8.3.Tilleggstjenester Leverandøren kan tilby tilleggstjenester til brukeren. Tilleggstjenester er tjenester ut over det brukeren har fått enkeltvedtak på fra kommunen. Disse tjenestene ikke er en del av tjenestekonsesjonen. Brukeren betaler selv for disse tjenestene og det er helt frivillig for brukeren om de ønsker tilleggstjenester eller ikke. Det stilles spesielle krav til markedsføringen av tilleggstjenester. Leverandøren kan kun markedsføre og tilby sine tilleggstjenester skriftlig. Markedsføringen skal ikke foretas når leverandøren utfører de avtalte tjenestene hos bruker. Det skal tydelig fremgå at det dreier seg om tilleggstjenester, at det er frivillig, at dette ikke er tjenester kommunen har ansvar for og at brukeren må betale fullt ut for tjenesten direkte til leverandøren. 9 Kapasitet og oppstart 9.1.Kapasitetstak Leverandøren er forpliktet til å tilby et angitt antall utførte timer praktisk hjelp i hjemmet pr. uke. Kapasitetstaket kan ikke være under 20 timer utført praktisk bistand pr uke. Antallet timer leverandøren ønsker å tilby må framkomme i tilbudsdokumentet. Leverandørens maksimale oppgitte timeantall anses for å være leverandørens kapasitetstak. Kapasitetstaket kan økes i avtaleperioden etter nærmere avtale. Leverandøren må ved angivelse av sitt kapasitetstak inkludere all tilleggstid som reisetid til og mellom brukere, administrasjonstid m.m.. Leverandøren kan ikke redusere kapasitetstaket i avtaleperioden. Leverandøren kan ikke nekte nye oppdrag fra brukere hvis kapasitetstaket ikke er nådd. Leverandøren skal gi melding til kommunen ved virksomhet Tildeling når kapasitetstaket er nådd. 9.2.Tidspunkt for oppstart og antall oppdrag Leverandøren skal ha mulighet til å tilby sine tjenester fra 01.03.2015. De leverandører som det inngås avtale med, er ikke garantert et visst volum av oppdrag. 10 Tilsyn og kontroll av tjenesten 10.1. Brukerundersøkelser Tønsberg kommune gjennomfører brukerundersøkelser hvert annet år. Leverandøren skal samarbeide og legge til rette for at undersøkelsen kan gjennomføres. Resultat av undersøkelsene vil bli forelagt leverandøren og er en del av årlig kvalitetsoppfølging. 10.2. Kvalitetssoppfølging Leverandøren skal delta på årlige kvalitetsoppfølgingsmøter og andre møter det blir innkalt til i henhold til utførelsen av tjenesten. I tillegg skal leverandøren en gang i året levere en årsrapport, jf. vedlegg 5. Side 14 av 34

11 Krav knyttet til leverandørens internkontrollsystem 11.1. Krav til leverandørens internkontrollsystem Leverandøren skal ha et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i internkontrollforskrift i sosial/helseltjenesten, jf. vedlegg 4. Systemet skal vise hvordan leverandørens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes. Leverandøren sitt system skal sikre at brukerne får ivaretatt sine grunnleggende behov med respekt for den enkeltes selvbestemmelsesrett, egenverd og livsførsel. Sosial- og helsedirektoratet har utarbeidet veilederen Hvordan holde orden i eget hus. Internkontroll i sosial- og helsetjenesten. Veilederen er ment som et hjelpemiddel for virksomheter som er i ferd med å etablere internkontroll, eller som en sjekkliste for de som allerede har internkontroll system. Veilederen er tilgjengelig på Helsedirektoratets nettsider; www.helsedirektoratet.no Tønsberg kommune skal ha innsyn i alle deler av internkontrollsystemet, og kan avkreve rapporter og kontrollere hvordan systemet fungerer hos leverandør ved blant annet kontraktsoppfølgingsmøter og kvalitetsrevisjoner. 11.2. Internkontrollsystemets minimumskrav Oversikten under viser minimumskrav til leverandørens skriftlige rutiner/ prosedyrer i internkontrollsystemet for praktisk bistand. a) Krav til beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert (ansvar, oppgaver og myndighet). b)krav til sikring av tilgang til aktuelle over og forskrifter som gjelder for virksomheten. Leverandør skal beskrive sin organisasjon og hvordan praktisk bistand til brukere skal organiseres og utføres slik at ansatte blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter Leverandør skal beskrive hvordan den skal sikre tilgang på kvalifisert personell og bygge opp sin organisasjon for å kunne utføre tjenester opp til det angitte kapasitetstaket på antall timer direkte brukertid per uke Leverandør skal beskrive oppfølging og sikring av ansattes arbeidsmiljø i brukers hjem Leverandør skal beskrive bruk av eventuelle underleverandører Leverandør skal beskrive hvordan den (ledelsen og tjenesteutførere) til enhver tid sørger for å ha tilgang til aktuelle lover og forskrifter for tjenesten Side 15 av 34

c)krav til sikring av at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll d)krav til medvirkning fra arbeidstakerne slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes e)krav til bruk av erfaringer fra brukere og pårørende til forbedring av virksomheten. f)krav til oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav g)krav til utvikling, iverksetting, kontrollering, evaluering og forbring av nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av helse- og omsorgslovgivningen. Kravene i punkt g) skal beskrives i søknaden om tjenestekonsesjon. Rutinene skal være på plass og godkjent av virksomhet Hjemmetjenester ved oppstart av kontrakten. h)krav til systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Leverandør skal beskrive hvordan den enkelte tjenesteutfører skal sikres nødvendig faglig utvikling, oppdatering og opplæring Leverandør skal beskrive hvordan den følger opp og sikrer tilstrekkelig språkkompetanse hos ansatte Leverandør skal beskrive plan for opplæring i IPLOS Leverandør skal beskrive hvordan den sikrer medvirkning fra arbeidstakerne i bedriften Leverandør skal beskrive hvordan registrering og behandling av klager og avvik foregår i bedriften Leverandør skal beskrive hvordan den sikrer brukers medbestemmelse i forbindelse med utførelsen av tjenesten Leverandør skal beskrive risikoanalyse av områder i tjenesten Leverandør skal beskrive dens første besøk hos ny bruker Leverandør skal beskrive dersom tjenesteutførerne møter «låst dør» ved avtalt besøk hos bruker Leverandør skal beskrive håndtering av brukers nøkler Leverandør skal beskrive håndtering av brukers midler jf vedlegg 12. Leverandør skal beskrive varsling ved mistanke om overgrep, vold og trusler i forhold til bruker Leverandør skal beskrive registrering og melding av skader og nesten skader på bruker og brukers eiendom. Leverandør skal beskrive håndtering av brukers dødsfall Leverandør skal beskrive rutine for smittehåndtering ved praktisk bistand Leverandør skal beskrive oppbevaring av vedtak og andre personsensitive opplysninger Leverandøren skal beskrive rutine for klagebehandling Leverandøren skal ha rutiner for taushetsplikt Leverandør skal beskrive rutiner for melding til barnevern Leverandør skal beskrive hvordan den systematisk overvåker og gjennomgår sitt internkontrollsystem Side 16 av 34

Vedlegg 1 Oversiktskjema tilbudets innhold Søknad om tjenestekonsesjon skal presenteres i A4-format, innsatt i ringperm med en inndeling med skilleark som presentert nedenfor. Komplett tilbud skal bestå av dokumentasjonskravene, og manglende levering/innhold kan medføre avvisning. Leverandør: Org.nr: Kontaktperson: Nr. Dokumentasjonskrav Skilleark Levert 1 Signert søknadsbrev Dokumentasjon tilbud Nr Ja 2 Forbehold del I Innbydelsen pkt 6.8 Offentlig innsyn del I Innbydelsen pkt 6.9 evt. bekreftelse forbehold 3 taushetsbelagte opplysninger 4 Sladdet utgave av tilbudet del I Innbydelsen pkt 6.5 siste avsnitt 5 Vedståelsesfrist - bekreftelse del I Innbydelsen pkt. 6.3 Redegjørelse om forståelse av de tjenester som skal utføres i 6 Tønsberg kommune og hvordan leverandøren vil utføre disse 7 Tilbudt kapasitetstak som omfattes av tjenestekonsesjonssøknaden Dokumentasjonskrav til leverandørens organisatoriske, juridiske, økonomiske og finansielle stilling: Nr Ja 8 Skatteattest 9 Merverdiavgiftsattest 10 HMS egenerklæring 11 Firmaattest 12 Bruk av eventuelle underleverandører 13 Leverandørens 2 siste årsregnskap med revisorberetning 14 Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår Side 17 av 34

Dokumentasjonskrav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Nr Ja 15 Leverandør skal beskrive firmaets organisasjon og hvordan praktisk bistand til brukerne skal organiseres og utføres slik at de ansatte blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter Leverandør skal beskrive hvordan den skal sikre tilgang på kvalifisert 16 personell og bygge opp sin organisasjon for å kunne utføre tjenester opp til det angitte kapasitetstaket på antall timer direkte brukertid per uke. Leverandør skal beskrive hvordan den enkelte tjenesteutfører skal 17 sikres nødvendig faglig utvikling, oppdatering og opplæring Leverandør skal beskrive hvordan den følger opp og sikrer tilstrekkelig 18 språkkompetanse hos ansatte. Leverandør skal beskrive oppfølging og sikring av ansattes 19 arbeidsmiljø i brukers hjem Leverandør skal beskrive hvordan den sikrer medvirkning fra ansatte i 20 organisasjonen Leverandør skal beskrive hvordan (ledelsen og tjenesteutførere) til 21 enhver tid sørger for å ha tilgang til aktuelle lover og forskrifter for tjenesten 22 Leverandør skal beskrive plan for opplæring i IPLOS 23 Dokumentasjonskrav internkontrollsystem del II - Kravsspesifikasjonen kap.11: Nr Ja Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar og kontinuerlig analyse og forbedring 24 Leverandør skal beskrive risikoanalyse av områder i tjenesten Leverandør skal beskrive informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende 25 sikkerhetsbestemmelser for tjenesten Leverandør skal beskrive hvordan den systematisk overvåker og 26 gjennomgår sitt internkontrollsystem Leverandør skal beskrive hvordan den sikrer brukers 27 medbestemmelse i forbindelse med utførelsen av tjenesten Leverandør skal beskrive hvordan registrering og behandling av klager 28 og avvik foregår i organisasjonen. 29 Leverandør skal beskrive dens første besøk hos ny bruker Leverandør skal beskrive rutine dersom tjenesteutfører møter låst 30 dør ved avtalt besøk hos bruker 31 Leverandør skal beskrive håndtering av brukers nøkler Leverandør skal beskrive håndtering av brukers midler, jf vedlegg 12 32 til kravspesifikasjonen Leverandør skal beskrive varsling ved mistanke om overgrep, vold og 33 trusler i forhold til bruker Leverandør skal beskrive registrering og melding av skader og nesten 34 skader på bruker og brukers eiendom Side 18 av 34

35 Leverandør skal beskrive håndtering av brukers dødsfall Leverandør skal beskrive oppbevaring av vedtak og andre 36 personsensitive opplysninger Leverandør skal beskrive hvordan den skal avhjelpe akutte behov hos 37 sine brukere Leverandør skal beskrive rutine for smittehåndtering ved praktisk 38 bistand 39 Leverandør skal beskrive rutiner for taushetsplikt 40 Leverandør skal beskrive rutiner for meldinger til barnevern. Dato, signatur leverandør: Side 19 av 34

Vedlegg 2 Spesifisering av tjenesten praktisk bistand s.1 av 2 Tjenesten - praktisk hjelp i hjemmet tildeles i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr 6 bokstav b, jfr pasient- og brukerrettighetsloven 2-1a andre ledd. De tjenestene som omfattes av helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr 6 bokstav b og som tjenestekonsesjonen omfatter er; hjelp til renhold, hjelp til å få handlet mat og hjelp til øvrig husarbeid. Hjelp til personlig stell er ikke en del av tjenestekonsesjonen. Denne tjenesten tildeles: Personer som er helt eller delvis avhengig av hjelp og som er ute av stand helt eller delvis - til å klare dagliglives gjøremål, har rett på nødvendig hjelp i henhold til vedtatte standarder. Søknad tildeling - endring Tjenesten tildeles av virksomhet Tildeling helse- og omsorgstjenester etter egen søknad og baseres på faglig vurdering etter et hjemmebesøk. Ved tildeling av tjenesten får bruker tilsendt et vedtak og utfører en kopi. Vedtaket spesifiserer tjenesten både i forhold til innhold og tid. Tønsberg kommune har vedtatt en kvalitetsstandard for praktisk hjelp som ligger til grunn for spesifiseringen av tjenesten praktisk hjelp i hjemmet. Tjenesten har en egenbetaling. Målsetting for tjenester i hjemmet Tilby et trygt og helhetlig pasientforløp, slik at våre brukere får mulighet til å bo hjemme så lenge som det er mulig og er faglig forsvarlig. Brukermedvirkning. Brukermedvirkning er et viktig element i utførelsen av praktisk hjelp i hjemmet. Den følgende spesifiseringen er ment som veiledende og det som normalt vil ligge i tjenesten og kan ikke alltid dekke alle eventualiteter. Ut fra dette vil det være et rom for fleksibilitet, innenfor det som er en normal tjeneste. Men vedtaket setter den ressursmessige rammen for utførelsen. Definering av tjenesten. Det vil komme frem av den enkeltes vedtak hvilke tjenester som er tildelt. Husrengjøring Defineres som vanlig "fredagsrengjøring" og omfatter bare rom som er i daglig bruk; stue, kjøkken, bad, toalett, soverom og entre. For brukere som bor i borettslag og som har trappevask, vil dette også være en del av tjenesten. Rengjøring betyr: Rengjøring av gulv med langkost/mopp og støvsuging i vanlige oppholdsrom. Det skal ikke flyttes på tunge møbler. Banking av tunge tepper hører ikke med til tjenesten, men risting/ banking av lettere ryer/matter. Rengjøring av gulv med langkost/mopp vil si at man rengjør gulv der man kommer til med langkost/mopp. Støvtørking der bruker ikke kan klare dette selv. Rengjøring av badekar/ dusj, servant, speil toalett og gulv. Rengjøring av kjøkkenbenk. Rengjøring av hjelpemidler omfatter rengjøring av rullator, toalettstol, rullestol, personløfter og lignende. Side 20 av 34

s.2 av 2 Husrengjøring innvilges normalt hver 3 uke. Tjenesten kan innvilges oftere avhengig av brukers behov. Enkel gulvrengjøring på kjøkken og bad/toalett kan innvilges i tillegg 1gang pr uke ved spesielle behov. Annen rengjøring Vindusvask utføres inntil 2 ganger i året. Vindusvask begrenses til vinduer i stue, kjøkken, bad, soverom og entre. Men vinduspuss som er forbundet med risiko utføres ikke. Lister, karmer og dørblad vaskes inntil 2 ganger i året. I de tilfeller hvor oppvask er en del av vedtaket omfatter det ikke oppvask etter gjester. Totalrengjøring av kjøleskap/ kombiskap utføres inntil 2 ganger i året. Klesvask i maskin i leilighet/ hus, evt. levere/ hente tøy fra vaskeri. Henge opp/ legge sammen tøy. Omfatter ikke stryking og rulling av tøy. Klær vaskes normalt 1 gang pr. uke. Sengetøy skiftes samtidig med normal rengjøring. Har man vedtak på rengjøring hver 3. uke, skiftes sengetøy hver 3. uke. Sengetøy skiftes ved hyppigere tjenester normalt ikke oftere enn hver 14 dag. Innkjøp av matvarer Brukere som har behov for matvareinnkjøp vil vanligvis få hjelp til å bestille varer i Tønsberg kommune. En slik ordning forutsetter at leverandøren har en avtale med en butikk for bestilling av varer og hvor brukere kan inngå en betalingsavtale. Der hvor bestilling av varer ikke lar seg gjennomføre, kan man handle matvarer for bruker i nærmeste butikk. Leverandør plikter å å finne en løsning som øker effektiviteten ift innkjøp av matvarer. Annet I de tilfeller hvor frivillighetssentralen eller pårørende ikke kan hjelpe til, vil praktisk hjelp også kunne omfatte: Skifting av lyspærer som ikke er vanskelig tilgjengelig Skifting av sikringer Bære inn ved Etterfylle parafin Snømåking utføres som regel ikke da dette er en tjeneste brukere kan kjøpe fra virksomhet Arbeid, aktivitet og fritid i Tønsberg kommune. Tjenester som faller utenfor kommunens ansvar I tillegg til det som er nevnt under hvert punkt utfører kommunen ikke: Pussing av sølvtøy og messing o.l. Baking Innvendig vask av skap o.l. Vask bak komfyr. Defrostering og rengjøring av fryseboks/ skap Huslige oppgaver i forbindelse med gjester og hjemmeboende barn. Hagearbeid, stell av blomsterbed, plenklipping og hjelp til husdyrhold. Hjelp til flytting. Side 21 av 34

Vedlegg 3 Kvalitetsstandard I Tønsberg kommunes kvalitetsstandard står det: Mål: Brukeren skal motta den hjelp som vedkommende har rett til på en forsvarlig måte. Tjenesteutøvere skal: Ivareta brukerens ønsker og behov innenfor rammen av enkeltvedtaket. Vise respekt og forståelse for hjemmets vaner og oppfatninger. Tilrettelegge så langt det er mulig hjelpen slik at brukeren gis mulighet til å bruke egne ressurser, dvs utføre oppgaver sammen med bruker Ikke gå inn i hjem når brukeren ikke er tilstede. Rådføre seg med virksomhet Tildeling (THO) dersom det er behov for å utføre tiltak utover det som er standard. Som en del av kommunens kvalitetssikring gjennomføres det brukerundersøkelser hvert annet år. Dette er et middel til kvalitetsforbedring og evaluering av tjenestestedene. Undersøkelsen gjennomføres ved utsendt spørreskjemaer, hvor brukeren gjennom flere spørsmål bes ta stilling til: Brukertilfredshet medvirkning Brukernes kjennskap til de kommunale tjenestene Brukertilfredshet informasjon Responstid henvendelser Brukertilfredshet kommunens service Brukertilfredshet kvalitet på tjenestene Side 22 av 34

Vedlegg 4 Lover og forskrifter Lover: Helse- og omsorgstjenesteloven (LOV-2011-06-24-30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.) Pasient- og brukerrettighetsloven (LOV-1999-07-02-63 om pasient- og brukerrettigheter) Forvaltningsloven (LOV-1967-02-10 om behandlingsmåten i forvaltningssaker) Personopplysningsloven (LOV-2000-04-14-31om behandling av personopplysninger) Arbeidsmiljøloven (LOV-2005-06-17-62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv.) Forskrifter: Internkontrollforskrift i helsetjenesten (FOR-2002-12-20-1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten) Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenesten (FOR-2003-06-27-792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjeneste for tjenesteyting etter helse- og omsorgstjenesteloven) Forskrift om habilitering og rehabilitering (FOR-2011-12-16-1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator) Internkontrollforskriften (FOR-1996-12-06-1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter) Forskrift om IPLOS-registeret (FOR-2006-02-17-204 om pseudonymt register for individbasert helse- og omsorgsstatistikk) Forskrift om arbeidsvilkår i off. kontrakter (FOR-2008-02-08-112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter) Veileder: og bedre skal det bli! Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring i Sosial- og helsetjenesten (2005-2015) IS-1162 IPLOS - Veileder for personell i kommunale helse- og omsorgstjenester Side 23 av 34

Vedlegg 5 Årsrapport s.1 av 2 Leverandør: År: Utfylt årsrapport sendes til virksomhet Hjemmetjenester innen den 31.01. det påfølgende år. Nøkkeltall for året: Brukere pr 31.12 Nye brukere til tjenesten i løpet av året Brukere som har byttet til leverandøren i løpet av året. Brukere som har byttet fra leverandøren i løpet av året Brukere som har avsluttet tjenesten Antall Ansatte: Årsverk som utfører tjeneste i brukers hjem pr. 31.12 Antall ansatte som utfører tjeneste i brukers hjem pr. 31.12 Antall Registrerte avvik i perioden: Hva avviket gjelder Antall Beskrivelse av iverksatte korrigerende tiltak Er virksomhet Hjemmetjenester varslet Brudd på myndighetskrav (lov, forskrift, rundskriv o.l) Brudd på prosedyrer/rutiner Brudd på god faglig praksis/ forsvarlig tjenesteyting * Antall brutte vedtak/ avlyste besøk fra leverandørens side ** * eks. brukers medbestemmelse, kvalitet på tjenesten ** eks. glemt, uteblitt tjeneste Registrerte klager i perioden: Hva klagen gjelder, muntlig/ Antall skriftlig Beskrivelse av iverksatte korrigerende tiltak Er virksomhet Hjemmetjenester varslet Side 24 av 34

s.2 av 2 Annet som leverandøren vil rapportere til virksomhet Hjemmetjenester: Ønske om bistand fra/ bli kontaktet av virksomhet Hjemmetjenester: Dato: Underskrift leverandør: Side 25 av 34

Vedlegg 6 Veileder for registrering av IPLOS opplysninger Formål: IPLOS (Individuell Pleie og Omsorgs Statistikk), basert på individ opplysninger om søkere og mottakere av kommunale helse- og omsorgstjenester, ble obligatorisk for alle landets kommuner i mars 2006. IPLOS-registeret skal gi nasjonale og lokale myndigheter kunnskap om utviklingen innen pleie- og omsorgssektoren for å kunne planlegge og etablere gode og likeverdige tjenester til beste for brukerne. Gjennom nasjonal, regional og lokal statistikk skal IPLOS-registeret bidra til god ressursutnyttelse, kvalitet og effektivitet i tjenesten, gi grunnlag for planlegging og styring, samt bidra til økt kunnskap gjennom forskning. På sikt vil dette danne grunnlag for et bedre tjenestetilbud og å bedre befolkningens helsetilstand. I Tønsberg kommune er IPLOS registrering er del av den relevante og nødvendige dokumentasjon for saksbehandling og utøvelse av tjenestene. Videre er IPLOS et verktøy for rapportering og statistikk for kommunen og sentrale myndigheter. IPLOS er en integrert del av kommunens journalssystem Profil. Ansvar for å registrere: Ansatte/ private leverandører som yter tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven jf Veileder for personell i kommunale helse- og omsorgstjenester plikter å bidra til registrering og oppdatering av IPLOS opplysninger. Når registrere: IPLOS registreringene skal alltid være oppdatert. Det gjøres forløpende registreringer når: det fattes vedtak eller beslutning om helse- og omsorgstjenester brukeren har behov for andre tjenester omfang på tjenesten endres / opphør av behov for tjeneste vedtak skal evalueres bruker skal inn/ ut av kommunale/ ikke kommunale institusjoner årlig pr. 1.november for innregistrering i Profil. IPLOS registreringen skal gjøres i samarbeid med bruker. IPLOS veilederen fra Helsedirektoratet skal brukes for å sikre korrekt vurdering og utfylling av IPLOS opplysningene. Se: http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/iplos-veileder-for-personell-i-kommunale-helseog-sosialtjenester/publikasjoner/is-1112.pdf Registrering/ lagring av IPLOS opplysninger Registrerte IPLOS opplysninger skal journalføres i kommunens pasientjournal Profil. Private leverandører som ikke har tilgang til Profil skal registrere IPLOS på egne skjemaer, se vedlegg 7. Iplos registrering i forbindelse med evaluering av vedtak: Iplos registreringen sendes/ leveres til THO som har ansvar for å overføre registreringen til Profil i forbindelse med evalueringen av vedtaket. Årlig oppdatering av IPLOS pr 1. november. For innregistrering i Profil skal leverandøren bistå med denne innregistreringen i samarbeid med virksomhet Hjemmetjenester. Opplæring Den enkelte private leverandør skal ha en IPLOS kontaktperson. Tønsberg kommune ved virksomhet Hjemmetjenester gjennomfører en førstegangsopplæring i IPLOS for kontaktpersonene. IPLOS kontaktpersonen har ansvar for videre opplæring av ansatte hos den private leverandøren. Side 26 av 34

Vedlegg 7 IPLOS kartleggingsskjema Tønsberg Kommune IPLOS KARTLEGGING s.1 av 2 BRUKERS PERSONALIA: Navn. Født: (SETT KRYSS VED DET SOM PASSER) HUSSTAND Omsorg for barn under 18 år 1. Bor alene 1. Ja 2. Bor sammen med andre 2. Nei 3. Bor sammen med foreldre Får privat ikke betalt hjelp Er boligen egnet for søker/tjenestemottaker 1. Ja, inntil 3 t/uke 1. Ja 2. Ja, 3- inntil 9 t/uke 2. Nei 3. Ja, 9 inntil 15 t/uke 4. Ja, 15 t/uke og mer 5. Ja, ukjent omfang 6. Nei Vurdert av tannhelsepersonell : dato Tannlege: Vurdert av lege : dato Fastlege: Opplysninger om behov for bistand/assistanse Brukerens beskrivelse av egen 1 2 3 4 5 9 situasjon/ faglig vurdering. Alminnelig husarbeid Skaffe seg varer og tjenester Personlig hygiene På og avkledning Toalett Lage mat Spise Bevege seg innendørs Bevege seg utendørs Ivareta egen helse Hukommelse Kommunikasjon Beslutninger i dagliglivet Sosial deltakelse Styre atferd Side 27 av 34