Blindern, 14.2.2014 Møte i styret for CRIStin 12. februar 2014 Deltagere: Leder Curt Rice Nestleder Ernst Kristiansen Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Reidar Thorstensen Rune R. Schjølberg Knut Kalgraff Skjåk Fra CRIStin Fra UiO Forfall Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Gudleik Grimstad (observatør) Anne Lise Fimreite Referat fra styremote 12.2.2014.docx 1
Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Sak 1 2014 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 2 2014 B Godkjenning av referat fra styremøte 29. november 2013 Sak 3 2014 O Driftsrapport for CRIStin pr 5.2.2014 Sak 4 2014 B Årsrapport (inkludert regnskap) for 2013 Sak 5 2014 B Utkast til årsplan (inkludert budsjett) for 2014 Sak 6 2014 D Status for videreutviklingen og arbeid med digital strategi for CRIStin Sak 7 2014 B Strategi og handlingsplan for 2014-2017 - Forslag til hovedpunkter Sak 8 2014 O Anskaffelse av bibliografiske data til CRIStin Sak 9 2014 B Deltagelse i styringsmøte med eier 7.5.2014 Sak 10 2014 B Møtested for de to neste styremøter Sak 11 2014 Eventuelt Referat fra styremote 12.2.2014.docx 2
Sak 1 2014 Godkjenning av innkalling og dagsorden En sak ble meldt under eventuelt: Rutiner og retningslinjer for utlevering av data fra CRIStin Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Sak 2 2014 Godkjenning av referat fra styremøte 28. november 2013 Det var ingen kommentarer til referatet. Vedtak: Referatet godkjennes. Sak 3 2014 Driftsrapport for CRIStin pr 5.2.2014 Daglig leder utdypet rapporten og besvarte spørsmål fra styret. Vedtak: Styret tar driftsrapporten til orientering. Sak 4 2014 Årsrapport (inkludert regnskap) for 2013 Styret er i all hovedsak tilfreds med forslaget til årsrapport. Teksten strammes opp noe, og det er ønskelig med noe fler nøkkeltall og å vise disse pr sektor. Vedtak: Årsrapport og regnskap for CRIStin for 2013 vedtas med de kommentarer som fremkom i diskusjonen. Sak 5 2014 Utkast til årsplan (inkludert budsjett) for 2014 Tilleggskommentarer fra styret: Styret støtter at den viktigste oppgaven i 2014 (ved siden av NVI-rapporteringen) er å lansere den nye prosjektkatalogen. Styret foreslår å kontakte Forskningsrådet for å få råd om hvordan informasjon på nettsider kan redusere ressursbruk på brukerstøttehenvendelser. Styret ønsker at det kommer på plass nye engelske nettsider. Det er ikke ønskelig med full oversetting av de norske sidene, men heller at det gjøres et utvalg av temaer der informasjon på engelsk er viktig. Dette tas videre som del av arbeidet med digital strategi for CRIStin. Det er ønskelig at årsplanen utformes slik at det er lett å følge opp med rapportering på avvik fra planen. Vedtak: Årsplan og budsjett for CRIStin for 2014 vedtas med de justeringer som fremkom i møtet. Styret ber daglig leder ferdigstille beskrivelsen av de enkelte oppgavene og ferdigstille «Rapport og plan» til eier. Referat fra styremote 12.2.2014.docx 3
Sak 6 2014 Status for videreutviklingen og arbeid med digital strategi for CRIStin Daglig leder orienterte om status i arbeidet og presenterte de siste skissene til kjernesider for CRIStin. Styret er fornøyd med retningen på arbeidet og ga innspill til justeringer. Vedtak: Styret ber daglig leder arbeide videre med utviklingen av CRIStin 2.0 og digital strategi for CRIStin basert på innspillene i møtet. Sak 7 2014 Strategi og handlingsplan for 2014-2017 - Forslag til hovedpunkter Styret diskuterte det fremlagte utkastet til strategi og handlingsplan og ga innspill til det videre arbeidet. Neste trinn er fremlegging av forslag til ferdig dokument i styremøte 23. april. Vedtak: Styret godkjenner forslag til revidert fremdriftsplan for strategiarbeidet og ber daglig leder fremlegge komplett forslag til strategi og handlingsplan til neste styremøte. Sak 8 2014 Anskaffelse av bibliografiske data til CRIStin Daglig leder orienterte om status i prosessen. Det forventes å inngå kontrakt om kort tid. Vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. Sak 9 2014 Deltagelse i styringsmøte med eier 7.5.2014 Normalt deltar styreleder, nestleder og ett styremedlem til i styringsmøtene. Styreleder er fra UH-sektor og nestleder er fra instituttsektoren. Tove Klæbo Nilsen ble bedt om å delta i tillegg som representant fra helsesektoren. Vedtak: Styret ber daglig leder melde at styreleder Curt Rice, nestleder Ernst Kristiansen og Tove Klæbo Nilsen stiller fra CRIStins styre i styringsmøtet. Sak 10 2014 Møtested for de to neste styremøter Styremøtet i april avholdes på Gardermoen som planlagt. Styreleder inviterer til Tromsø i siste møte før sommeren. Dette kombineres med styremiddag kvelden før og en presentasjon fra UiT av CRIStin-relatert arbeid der. Styremøtet avholdes dermed fra ettermiddagen 17.6., og med selve møtet 18.6. Vedtak: Styremøte 23. april avholdes på Gardermoen som planlagt. Styremøte i juni avholdes i Tromsø 17.6.-18.6. Daglig leder undersøker flytider for å fastlegge hensiktsmessig tidspunkt for møtestart. Sak 11 2014 Eventuelt Rutiner og retningslinjer for utlevering av data fra CRIStin til forskning og analyse Referat fra styremote 12.2.2014.docx 4
CRIStin er i gang med å etablere rutiner og retningslinjer for utlevering av data til forsknings- og analyseprosjekter. Skifte av personell har gjort at oppbyggingen av denne tjenesten har tatt lengre tid enn planlagt, noe som til tider har skapt problemer for de som venter på data. NIFU har bedt om å få inngå en avtale med CRIStin som gjør at de ikke trenger å be om tillatelse for hvert prosjekt, men kan bruke dataene i flere sammenlignbare prosjekter. Styret ønsker at CRIStin-data i størst mulig grad er åpent tilgjengelige og blir brukt og kjent. Dette er i tråd med regjeringens politikk, CRIStins formål og offentlighetsloven. Det er likevel noen hensyn som må ivaretas. Diskusjon i styret munnet ut i følgende innspill til videre dialog med NIFU: Mottakeren må ha godkjenning for å behandle data og gjennomføre undersøkelsen. Bruken skal være godkjent av personvernombud. Det kan inngås avtale med NIFU så lenge vi kan inngå tilsvarende avtale med andre seriøse forsknings-aktører som ber om det. Avtalen skal ikke gi NIFU konkurransefortrinn i anbudskonkurranser, som ikke også andre kan oppnå. Det bekjentgjøres på CRIStins nettsider at det er mulig å få slike data. Publisering av resultater skal skje på aggregert nivå. Det skal stilles krav til at data ikke videreformidles, selges, el.l. Hvis utleveringen krever spesialtilpasset arbeid, må mottaker betale timepris for dette. Selve dataene utleveres kostnadsfritt. Vedtak: Styret ber daglig leder arbeide videre med etablering av rutiner og retningslinjer basert på punktene over. Referat fra styremote 12.2.2014.docx 5