saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 06.11.2012 65325/2012 Ingunn Bekken Sjåholm Saksnr Utval Møtedato Fylkesutvalet 27.11.2012 Fylkestinget 10.12.2012 Papirlause møte i fylkesutvalet Bakgrunn Fleire og fleire kommunar går over til elektronisk utsending av saksdokument og gjennomføring av papirlause møte. Også fleire fylkeskommunar har innført dette. Det er liten tvil om at elektroniske sakspapir er noko alle politiske organ etter kvart vil måtte vurdere. Fylkesrådmannen har mottatt fleire førespurnader frå politikarar i fylkeskommunen som ønskjer ein overgang til papirlause møte. Dette er særleg politikarar som er vande med dette frå sine kommunar. I Møre og Romsdal fylkeskommune har vi frå mai 2011 gjennomført forsøk med papirlause møte i miljøutvalet. Grunngjevinga for forsøket var dei miljømessige og økonomiske fordelane som papirlause møte gir på sikt, samt at ein ville finne ut om denne løysinga ville opplevast som ei betring av politikarane sine arbeidstilhøve. Formålet var å teste ut ei løysing for gjennomføring av papirlause møte der politikarane kunne gjere eigne notatar, markere tekst, setje inn koplingar til andre dokument eller liknande i dei elektroniske saksdokumenta, både før, under og etter møtet. Det skulle og vere muleg å synkronisere/ta backup av dokumenta mot ein sentral tener. Løysinga som har vore nytta er Microsoft OneNote i kombinasjon med ein Tablet-PC. Evalueringa som miljøutvalet gjorde i september i år vart lagt fram som referatsak for fylkesutvalet den 2. oktober. I samband med denne opplyste fylkesordføraren at papirlause møte for andre delar av organisasjonen ville følgje som eiga sak. Vurdering Miljøutvalet ser følgjande fordelar med papirlause møte: Sparar mykje papir miljøgevinst Sparar utgifter/arbeidstid til trykking, pakking og utsending Betre oversikt Enormt plassbesparande Kart og billete i fargar Meir/betre dokumentasjon
Side 2 Ein overgang til papirlause møte vil nok for langt dei fleste politikarane gi ein betre arbeidskvardag, med lett tilgang til både nye og gamle saker, og samla oversikt over saker i ulike utval ein er med i. Vi har inntrykk av at politikarane i dei kommunane som no har elektronisk utsending av sakspapir er nøgde med dette. Ein føresetnad er likevel god tid til opplæring, og helst individuell opplæring. Nokre kommunar har hatt papirlause møte lenge nok til å gjennomføre brukarundersøkingar. I Bergen meiner eit stort fleirtall (80 prosent) at det er lett å orientere seg i saksdokument og vedlegg til sakene. Bergenspolitikarane er også godt nøgde med kvaliteten på kart, teikningar og foto i digital form. Da Kristiansand kommune skulle vurdere sine papirlause møte, fekk dei tilbakemelding om at dei aller fleste bystyremedlemene (92 prosent) ønskte å halde fram med elektronisk saksbehandling, berre 8 prosent ville tilbake til papir. Møre og Romsdal fylkeskommune nyttar fullelektronisk system for saksbehandling, og legg allereie alle saksdokument tilgjengeleg på fylkeskommunens nettsider. Mykje av grunnlaget er dermed lagt for å avskaffe papirkopiane heilt. Dei ulempene som miljøutvalet har erfart er for det meste knytt til bruk av tabletpc. Fleire opplev det tungvint å bruke ein spesiell maskin, dei synest det blir for mange verktøy og system å lære seg og følgje med på. Tablet-PC kontra nettbrett Nettbrett er i dag blitt eit meir aktuelt verktøy sidan pilotforsøket blei lansert i 2011, og det skjer stadig ei utvikling på dette området. Miljøutvalet er tydeleg på at dei vil føretrekke nettbrett framfør tablet-pc. Dei grunngir dette med at det stort sett er nettbrett som blir brukt i kommunane. Med ein tablet-pc må dei forhalde seg til forskjellige brett/maskiner, og det blir lite bruk/trening av tablet-pc n. Ei anna grunngjeving er at tablet-pc n er stor og klumpete i forhold til eit nettbrett. Nettbrett blir også sagt å ha ein betre touchscreen-funksjon, og er enklare og raskare å bruke. Nettbrett er rimelegare i innkjøp enn tablet-pc og det er behov for mindre support. Ein annan fordel med nettbrett er lengre standby-tid og mindre behov for kontakter og strømkablar. Fylkesrådmannen vil derfor tilrå at ein vel ei løysing med nettbrett. Målgruppe Fylkesrådmannen meiner at evalueringane med elektroniske sakspapir er så gode, at dette no bør innførast ikkje berre for fylkesutvalet, men for alle dei politiske utvala i fylkeskommunen. Eit minimum er at fylkestinget, fylkesutvalet, kontrollutvalet og hovudutvala får nettbrett. Miljøutvalet bør også over på nettbrett, da løysinga med OneNote ikkje blir vidareført og lisensen sagt opp. Det vil vere feil utvikling om miljøutvalet no skal gå tilbake til papir. Dei leverer inn table-pc ane til administrasjonen, som vil ta desse i bruk. Fylkesrådmannen meiner at også første vara på gruppelistene til fylkestinget bør få nettbrett. Dersom dei rådgivande utvala også skulle vorte papirlause, vil dette innebere 36 nettbrett i tillegg. Til saman blir dette 101 nettbrett.
Side 3 Fylkesrådmannen går ikkje inn for at varamedlemer til hovudutvala eller andre råd og utval skal få nettbrett. Når vara blir kalla inn, vil sekretariatet spørje om vedkommande treng ein papirkopi av innkallinga eller om dei klarar seg med det utstyret dei har. Kva med dei som allereie har nettbrett? Fylkeskommunen vil leggje til rette for å kunne gjennomføre papirlause møte uavhengig av kva utstyr som blir valt. Det betyr at representantane kan nytte ev. privat utstyr eller utstyr dei har fått frå kommunen. Fylkesrådmanne tilrår at det blir gitt eit tilskot på kr 1.500,- som kompensasjon til dei som nyttar utstyr dei har frå før, og som ikkje treng noko nytt nettbrett. Kva med dei som ønskjer fortsatt papirkopi? Fylkesrådmannen vil tilby alle opplæring, og har tru på at dette er noko dei fleste politikarane vil beherske etter kort tid. Dersom nokon likevel vil ha med seg papirutgåve av saksframlegga i møta, står ein fritt til å skrive ut desse sjølv, men må da dekke kostnadene. Dersom ein ikkje vil ha nettbrett, kan ein få 1.500 kr i tilskot til å dekke ev. utskrifter. Stipend kontra fylkeskommunalt eigarskap Kommunane og fylkeskommunane som har gått over til elektroniske sakspapir, har valt ulike løysingar for tildeling av nettbrett. Nokon, t.d. Trondheim kommune og Kristiansund kommune, har valt ei ordning med stipend, der kvar politikar får ein sum på ca 5-6.000 kr for heile valperioden. Representantane kan nytte tilskotet til å kjøpe det utstyret dei sjølv ønskjer, og ein unngår å låse representantane til ei teknologiplattform for å handtere digitale saksdokument. Ved å la representantane sjølve velje kva utstyr dei ønskjer å nytte, blir det opna for at dei kan bruke utstyr dei allereie har kjøpt til privat bruk, har fått av kommunen, eller dei kan kjøpe eit nettbrett eller ein laptop til formålet. Kristainsund kommune sett ingen krav til utstyret ut over at det må kunne koplast til internett trådlaust, samt handtere dokumenta som blir lagt ut. Med ei løysing med tilskot, er det ein føresetnad at representantane sjølve tek ansvar for vedlikehald av sitt eige utstyr. Administrasjonen har berre nokre få ekstra nettbrett som er tilgjengeleg for utlån til enkeltmøte i dei tilfella der det er feil ved utstyret. Alternativet er at fylkeskommunen går til innkjøp av nettbrett til alle, og alle representantane får same utstyr. IT-seksjonen har tilrådd ipad 4.gen WiFi + 4G (cellular) 16 GB. Denne ipaden har mulighet for tilkopling via telenettet. Utsalsprisen på denne er 3.995 kr. Denne løysinga blir tilrådd av fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen meiner 16 GB dekkjer lagringsbehovet for ein periode på fire år. Fylkesutvalet sine møteinnkallingar i 2011 utgjorde totalt 189 MB. Dokumenta som samferdselsutvalet har hatt til behandling til og med 12. november i år utgjer 116.5 MB. For ein politikar som sitt både i fylkesutvalet og samferdselsutvalet blir det totalt 305.5 MB. Ganga med 4 år for ein heil periode, blir det rett i overkant av 1.2 GB lagring. Dersom politikarane av andre grunnar ønskjer 32 GB-minne, utgjer det ca 500 kr ekstra pr brett. Saker unntatt offentlegheit
Side 4 I utgangspunktet føreset fylkesrådmannen at alle møteinnkallingar og sakspapir blir handtert digitalt. Unntaket er saker som er unntatt offentlegheit. Desse vil som hovudregel bli lagt fram på møta og gitt tid i møtet til å lese igjennom. Større saker unntatt offentlegheit kan bli sendt ut på papir, men desse er sjeldne. Tidsplan Målet er at nettbretta blir bestilt og betalt innan utgangen av 2012, og at dei blir delt ut til representantane på nyåret. Fylkesrådmannen har som mål at dei politiske møta i fylkeskommunen skal vere papirlause så snart utstyret er på plass, tilpassingar i sekretariatsfunksjonen er gjennomført, og nødvendig opplæring er gitt, seinast oktober 2013. Opplæring og informasjon Det vil bli gitt orienteringar i alle utval om korleis ein skal nytte nettbrettet til å finne nødvendige dokument. Dei som etter dette også ønskjer personleg opplæring, vil få tilbod om dette. Det vil bli ein dedikert person i sekretariatet til å svare på spørsmål om bruk av nettbrettet. Det vil også bli lagt ut brukarrettleiing på fylkeskommunen sine nettsider. På linken nedanfor kan de sjå korleis Kristiansund kommune har løyst dette: http://kristiansund.kommune.no/artikkel.aspx?mid1=1753&aid=4153). Økonomiske konsekvensar Innkjøp av ipad av typen som nemnt over til fylkesutvalet, fylkestinget, kontrollutvalet, miljøutvalet og 1. reserve på gruppelistene til fylkestinget utgjer (65 x 4.300 kr, inkl. deksel) 279.500 kr. Dersom ein vel 32 MB minne aukar denne summen til 312.000 kr. Dersom også dei rådgivande utvala skal bli papirlause, kjem 154.800 kr (36 x 4.300 kr) i tillegg, eller 172.800 kr dersom ein vel 32 MB (totalt kr 434.300 kr eller 484.800 kr for 32 GB). Summane nemnt over føreset at alle representantane vel å få nytt nettbrett i staden for ein kompensasjon på kr 1.500,-, noko som er lite sannsynleg. Det er dermed vanskeleg å berekne eksakt kva som er det økonomiske behovet. Det må også kjøpast inn 6 reservebrett, som utgjer 25.800 kr, eller 31.800 kr for 32 GB. Fylkeskommunen må også dekkje innkjøp av app til bruk i dokumenthandteringa. Dette utgjer ca 100 kr. Totalt for 65 representantar blir det 6.500 kr eller 10.100 kr om også dei rådgivande utvala blir teke med. Kostnader til implementering av ei integrasjonsløysing mot ephorte vil utgjere ca 100.000 kr. Dette er ikkje ein føresetnad for å ta i bruk nettbrett, men dette vil gi rask og effektiv distribusjon av møteinnkallingar og andre dokument direkte til nettbretta/pc.
Side 5 Oppsummering ulike alternativ: Fylkesting/fylkesutval/hovudutval, miljøutvalet og 1. reserve på fylkestingsgruppene Innkjøp ipad 4.gen WiFi + 4G, inkl. deksel Inkludert dei rådgivande utvala 279.500 kr 434.300 kr 6 reservebrett 25.800 kr 25.800 kr App 6.500 kr 10.100 kr Integrasjonsløysing 100.000 kr 100.000 kr Totalt 411.800 kr 570.200 kr Ved starten av valperioden fekk fylkesutvalet sine medlemer samt gruppeleiarane utdelt PC av fylkeskommunen. Det blir lagt opp til at desse representantane kan behalde denne ut valperioden. Dei som ikkje lenger har bruk for den, må gjerne levere den inn til administrasjonen som kan ta den i bruk. Frå neste periode må ein vurdere om representantane må velje om dei vil ha PC eller nettbrett. Dei økonomiske konsekvensane av papirlause møte har også ei pluss-side. Dessverre har vi ikkje sikker informasjon om kva ein kan spare i trykking og porto, da dette har vorte registerte noko usystematisk på trykkeriet. Eit forsiktig anslag er 300.000 kr spart berre for fylkesutvalet og fylkestinget (trykking og porto). I tillegg kjem det ein sparer på dei andre utvala. Ved å innføre papirlause møte i fylkeskommunen sine folkevalte organ, vil fylkesrådmannen leggje til rette for meir effektiv og rasjonell formidling av sakspapir til fylkeskommunen sine politikarar. Ordninga medfører også ei effektivisering av det praktiske arbeidet for utvalssekretærane knytt til produksjon og distribusjon. Fylkesrådmannen vil også trekkje fram klimagevinstane som ligg i dette, og at dette er i tråd med fylkeskommunen si miljøfyrtårnsatsing. Forslag til vedtak: 1. Fylkestinget vedtek at fylkestinget, fylkesutvalet, kontrollutvalet og hovudutvala inkl. dei rådgivande utvala innfører papirlause møte. Det blir sett av kr 570.200,- til gjennomføringa av dette. 2. Ordninga blir gjennomført seinast frå oktober 2013. 3. Fylkestinget vel ei løysing der fylkeskommunen kjøper inn ipad 4.gen WiFi + 4G, 16MB minne, inkl. deksel til representantane i desse utvala. 4. Dei representantane som vil nytte privat utstyr, kan i staden for nytt nettbrett motta ein eingongssum på kr 1.500,- i kompensasjon. 5. Det vil bli gitt nødvendig opplæring både gruppevis og for enkeltpersonar som ønskjer det. 6. Innføring av papirlause møte blir finansiert over fylkesutvalets reservepost. Til rest på reserveposten etter vedtak blir kr 854.800,- Ottar Brage Guttelvik fylkesrådmann