TILBUDSINNBYDELSE FRA LEVANGER KOMMUNE OG VERDAL KOMMUNE OG INNHERRED SAMKOMMUNE Rammeavtale for banktjenester Tilbudsfrist: 01.08.2005
1 Generelle tilbudsregler...3 1.1 Innledning... 3 1.2 Tilbudsprosedyre... 3 1.3 Tilbudsfrist og levering av tilbud... 3 1.4 Vedståelse og avtaleunderskriving... 4 1.5 Informasjon om kommunene og tilbudsgrunnlaget... 4 1.6 Tilbudsåpning... 4 1.7 Kriterier for valg av tilbud... 4 1.8 Kommunenes beslutningsprosess... 4 2 Rammebetingelser...5 2.1 Avtalens varighet... 5 2.2 Konto-organisering/konsernkontosystem/Låneramme... 5 2.3 Rentebetingelser og gebyrer... 5 2.4 Beskrankninger på innskudd og lån... 6 2.5 Betalingsformidling... 6 2.6 Betalingsterminalsystem... 6 2.7 Andre tjenester... 6 2.8 Omkostninger... 6 2.9 Antakelse av tilbud... 7 2.10 Aksept.... 7 2.11 Oppfølging.... 7 2.12 Språket i tilbudet... 7 2.13 Statistikk... 7 2.14 Oppsigelse... 7 2.15 Tvister.... 7 2.16 Prisregulering... 7 3 Grunnlagsdata Verdal kommune...8 3.1 Generelt... 8 3.2 Oversikt lånegjeld... 9 3.3 Likviditet... 9 3.4 Innbetalinger... 9 3.5 Utbetalinger... 9 4 Grunnlagsdata Levanger kommune...10 4.1 Generelt... 10 4.2 Oversikt lånegjeld... 11 4.2.1 Oversikt lånegjeld pr. 31.12.2004...11 4.2.2 Budsjetterte låneopptak...11 4.2.3 Likviditet...11 4.2.4 Innbetalinger...11 4.2.5 Utbetalinger...11 5 Tilbudsskjema...12 5.1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme... 12 5.2 Rentebetingelser og gebyrer... 12 5.3 Betalingsformidling... 13 5.4 Andre tilknyttede tjenester... 13 5.5 Bedriftsnett - internett.(nettbank)... 13 5.6 Betalingsterminaler... 14 5.7 Tilleggsytelser... 14 2 av 14
1 Generelle tilbudsregler 1.1 Innledning Levanger og Verdal kommuner samt Innherred samkommune tar sikte på å inngå bankavtaler for en periode på 3 år, med mulighet for forlengelse. Det forutsettes at andre juridiske enheter som kommunene har interesser i, kan slutte seg til denne avtale. Der hvor det er avgitt kommunal garanti, forventes kommunale lånebetingelser. Innherred samkommune er et geografisk område bestående av Verdal kommune og Levanger kommune med et eget politisk styringsorgan som er indirekte valgt fra K-styrene. ISK har ansvar for å løse flere oppgaver og er tillagt beslutningsmyndighet, har en selvstendig økonomi og er en egen juridisk enhet. Videre har ISK en egen administrasjon. 1.2 Tilbudsprosedyre Tilbudet skal utformes innenfor de kriterier som er spesifisert i dette dokumentets del 2. Utfyllende kommentarer skal gis i oversendelsesbrev. Videre skal skatte-attest og HMS-erklæring Kommunen vil benytte seg av åpen anbudskonkurranse. Det vil bli kunngjort på kommunenes hjemmesider og lagt ut på Doffin database. Det vil i tillegg bli utsendt til alle banker med kontor i Levanger og Verdal Rammeavtalene som her etterspørres, skal utarbeides i henhold til gjeldende lover, forskrifter og regler. Kommunene og Innherred Samkommune vil inngå separate avtaler. 1.3 Tilbudsfrist og levering av tilbud Tilbudene skal være mottatt hos den enkelte kommune senest 01. august 2005. med adressene: Levanger kommune Rådhuset 7600 Levanger og Verdal kommune Rådhuset 7650 Verdal og Innherred Samkommune Pb. 130 7601 Levanger. Tilbudet skal merkes «Bankavtale» For sent mottatte eller mangelfulle tilbud kan bli forkastet. 3 av 14
1.4 Vedståelse og avtaleunderskriving. Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 måneder fra tilbudsfristens utløp. En legger opp til at avtaleunderskriving skjer i løpet av oktober 2005. 1.5 Informasjon om kommunene og tilbudsgrunnlaget Spørsmål vedrørende tilbudsforespørselen kan rettes til: Øk.kons. Knut Langdal, tlf. 74048258 eller E-post: knut.langdal@innherredsamkommune.no Fagleder økonomi, Trond Selseth, tlf. 74048212 eller E-post trond.selseth@innherredsamkommune.no 1.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. 1.7 Kriterier for valg av tilbud Basert på de tilbud som mottas, vil kommunene velge det som for kommunene totalt sett innebærer det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud. Ved vurdering av det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud vil kommunene vektlegge bl.a følgende: Priser på de tjenester som tilbys(renter, gebyrer, valuteringsregler etc.), Her ønskes en fast pris pr. måned som skal dekke de mulige kostnader Eventuelle kostnader tilknyttet skifte av bankforbindelse. Service og teknisk bistand, herunder praktiske løsninger på komunenes behov for kontanthåndtering, nattsafe, telling av skillemynt og innstallering av betalingsterminaler. Hvilken kompetanse som kan tilbys kommunene generelt og i det daglige. Det ønskes en fast pris i hele avtaleperioden Kommunene har også behov for nærhet til bank i forbindelse med vedlikehold av kassebeholdninger. Banker som ikke er i nærhet til kommueadministrasjonen eller andre kommunale institusjoner bes redegjøre for hvordan ovenfornevnte behov vil bli dekket. 1.8 Kommunenes beslutningsprosess Rådmennene har fullmakt til å inngå bankavtale. For ISK har administrasjonssjefen denne fullmakt. 4 av 14
2 Rammebetingelser 2.1 Avtalens varighet Kommunene ønsker å inngå en 3-årig avtale med mulighet til forlengelse, avtaleperioden vil m.a.o. være i perioden 01.01.2006-31.12.2008. Etter 3 år kan avtalen fornyes ett år av gangen. Dette skal være avgjort innen 6 måneder før utløp av avtaleperioden og evt. i forlengelsen. I avtaleperioden forutsettes det oppfølgingsmøter. Her skal en fokusere på erfaringer i den periode som er passert og ikke minst på nye tjenester som kan være med på å rasjonalisere den kommunale drift, som banken kan tilby. 2.2 Konto-organisering/konsernkontosystem/Låneramme Kommunene ønsker å opprette et konsernkontosystem Konsernkontosystemet skal bestå av en hovedkonto for innskudd og en for lån, med tilhørende underkonti, samt en hovedkonto på nivået over som viser kommunens nettoposisjon ovenfor banken. Netto saldo av innskudd og lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for renteberegninger. Det ønskes videre opprettet egne konti for skattetrekks- og legatmidler. Begge kommuner vil i perioder kunne ha behov for finansiering av investeringer innefor bankavtalen. Som en del av det utvidete kosernkontosystemet ønskes det etablert en låneramme på 15 mill. kr. for Verdal kommune og 20 mill. for Levanger kommune Lånerammen skal fritt kunne utnyttes som innleggelse av nye nedbetalingslån i konsernkonto for lån, eller som kortsiktig trekkrettigheter på konsernkonto for innskudd(byggelån) Opptrekk vil ikke bli fortatt før de nødvendige godkjenninger er innhentet. Primært ønskes tilbud på konsernkontosystem etter ovennevnte beskrivelse. Dersom denne tjenesten ikke kan tilbys, kan alternativer angis. 2.3 Rentebetingelser og gebyrer Kommunenes rente overfor banken skal beregnes utfra rente på netto av innskudd og lån. Bundne innskudd og andre innskuddskti. som holdes utenfor konsernkontosystemet, skal ha samme innskuddsrente som gis innenfor konsernkontosystemet. Kommunene ønsker fortrinnsvis at renten fastsettes med utgangspunkt i 3 mnd ers NIBOR. Renten skal kapitaliseres hvert kvartal. 5 av 14
Eventuelle gebyrer skal fortrinnsvis belastes etterskuddsvis pr. kvartal. Alternativer kan imidlertid oppgis, for eksempel fast beløp pr. år, etterskuddsvis pr. måned 2.4 Beskrankninger på innskudd og lån. Kommunene ønsker å oppnå en maksimal avkastning på sine likvide midler, både kortsiktig overskuddslikviditet og langsiktige likvider, som for eksempel fondsmidler. Dersom kommunene kan oppnå en bedre avkastning på sine midler ved å plassere midler andre steder enn i avtalebanken, skal kommunene kunne gjøre dette. Det skal følgelig ikke finnes noen begrensinger for plassering av likvide midler utenfor avtalebanken Kommunene skal kunne ha fri adgang til opplåning innenfor avtalen når betingelsene i markedet tilsier dette, men kan når som helst ta opp lån utenfor, når det er gunstigst. Det er en forutsetning at kommunene besørger alle formelle vedtak og godkjenninger før lånet innvilges. 2.5 Betalingsformidling Levanger kommune s utbetalinger skjer i dag hovedsakelig som filoverførsler fra kommuens regnskapssystem (Unique) direkte mot BBS eller som utbetalinger over Bedriftsnett. Verdal kommune s utbetalinger skjer i dag hovedsakelig som filoverførsler fra kommuens regnskapssystem (Unique) direkte mot BBS eller som utbetalinger over Bedriftsnett. Dette er en betydelig transaksjonsmengde, og derfor er det av viktighet å få kartlagt disse kostnadene. En ber derfor om at alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester vedlegges. For kommunene er det viktig med rentedager i pengeoverføringssammenheng. En ber banken gi en orientering om hvilke regler vedr. overføringer som banken benytter. 2.6 Betalingsterminalsystem Kommunene ønsker tilbud på betalingsterminaler levert av banken. 2.7 Andre tjenester Kommunene ønsker at de deltakende bankene opplyser hvilke tjenester de kan tilby innenfor: Kompetanseoverføring generelt og i det daglige arbeid som kan overføres kommunene. Utarbeidelse av finansstrategier, Cash management, makroøkonomiske analyser etc Service og teknisk bistand, herunder praktiske løsninger på kommunenes behov for kontanthåndering, nattsafe, telling av skillemynt etc Vi etterspør om banken kan tilby en løsning med kontantoverføring til asylsøkere. Vi ber om at banken orienterer om hva den kan tilby innen finansforvaltning. 2.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 6 av 14
2.9 Antakelse av tilbud Kommunene forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige. 2.10 Aksept Tilbudet anses å være akseptert og gjeldende først når avtaledokumentet er ferdig utarbeidet og godkjent ved undertegnelse av begge parter. 2.11 Oppfølging På grunnlag av innkomne tilbud vil kommunen ha samtaler med en eller flere av tilbyderne. 2.12 Språket i tilbudet Tilbudet skal stiles på norsk. 2.13 Statistikk Leverandør skal på kommunens anmodning kunne levere statistisk materiale. 2.14 Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning. Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. 2.15 Tvister Dersom tvister og uoverensstemmelser ikke lar seg løse i minnelighet, skal saken prøves og avgjøres ved voldgift. 2.16 Prisregulering De gebyrer og de rentemarginer som fremgår av avtalen skal gjelde for hele avtaleperioden. Det åpnes imidlertid for at det i avtalen legges inn en klausul som gir anledning til en suspendering av den avtalte renteberegningsmekanisme under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente er varig uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfelle hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. 7 av 14
3 Grunnlagsdata Verdal kommune. 3.1 Generelt Økonomisk oversikt - drift Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjett Driftsinntekter 2004 2004 2004 Brukerbetalinger 22.581.040,41 22390770 21998678 Andre salgs- og leieinntekter 47.970.289,82 43559700 43559700 Overføringer med krav til motytelse 87.608.724,48 63436972 54677665 Rammetilskudd 156.921.716 154030000 150270000 Andre statlige overføringer 25.530.638,92 23359712 29760000 Andre overføringer 53.216,5 213000 0 Skatt på inntekt og formue 185.370.093 187500000 187500000 Eiendomsskatt 10047181,48 10200000 10200000 Andre direkte og indirekte skatter 0 0 0 Sum driftsinntekter 536.082.900,6 504690154 497966043 Driftsutgifter Lønnsutgifter 262.407.664,8 249810182 247185642 Sosiale utgifter 68.410.152,31 67687395 67492887 Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 70.909.846,19 61671450 69087277 Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 16.912.554,54 14758643 13196100 Overføringer 54.028.893,81 57013745 46129549 Avskrivninger 19.355.744 19355744 0 Fordelte utgifter 0 0 0 Sum driftsutgifter 492.024.855,6 470297159 443091455 Brutto driftsresultat 44.058.045,04 34392995 54874588 Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak 3.985.585,41 1100000 1100000 Mottatte avdrag på utlån 288.534 200000 200000 Sum eksterne finansinntekter 4.274.119,41 1300000 1300000 Finansutgifter Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg. 18.624.227,76 19800000 19800000 Avdragsutgifter 27.596.817,85 29932000 29932000 Utlån 699.232,07 400000 400000 Sum eksterne finansutgifter 46.920.277,68 50132000 50132000 Resultat eksterne finanstransaksjoner -42.646.158,27-48832000 -48832000 Motpost avskrivninger 19.355.744 19355744 0 Netto driftsresultat 20.767.630,77 4916739 6042588 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk 374.275,37 374000 0 Bruk av disposisjonsfond 366.951 0 0 Bruk av bundne fond 2.888.710,44 2039687 1287838 Bruk av likviditetsreserve 0 0 0 Sum bruk av avsetninger 3.629.936,81 2413687 1287838 Overført til investeringsregnskapet 25.000 0 0 Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk 6.850.000 6850000 6850000 Avsetninger til disposisjonsfond 0 0 0 Avsetninger til bundne fond 4.708.320,34 480426 480426 Avsetninger til likviditetsreserven 0 0 0 Sum avsetninger 11.583.320,34 7330426 7330426 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 12.814.247,24 0 0 8 av 14
3.2 Oversikt lånegjeld Kommunens lånegjeld pr. 31.12.2004 er på kr.499.265.320,- Budsjetterte låneopptak Det vil også i nærmeste planperiode være et lånebehov. 3.3 Likviditet Innestående på konsernkonto på slutten av hver mnd. for år 2005: Tall i 1000 kroner Måned 1000-Kroner Måned 1000-Kroner Januar 64.727,6 Juli Februar 63,306,4 August Mars 50.060 September April Oktober Mai November Juni Desember Innestående på konsernkonto på slutten av hver mnd. for år 2004: Måned 1000-Kroner Måned 1000-Kroner Januar Juli 63.795,9 Februar August 49.519,9 Mars September 38.964,8 April 57.441,4 Oktober 35.375,4 Mai 50.341,8 November 24.309,9 Juni 53.706,3 Desember 64.184,2 3.4 Innbetalinger Samlet antall innbetalinger for alle typer krav ligger på anslagsvis 35.000 stk for hver kommune 3.5 Utbetalinger Type krav Lønnsutbetalinger ca. 1.250 pr. mnd Andre utbetalinger ca. 17.500 pr. år 9 av 14
4 Grunnlagsdata Levanger kommune 4.1 Generelt Økonomisk oversikt - drift Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjet Regnskap i fjor Driftsinntekter 2004 2004 2004 Brukerbetalinger 21.459.005,13 21456100 22314100 22590104,33 Andre salgs- og leieinntekter 81.125.798,01 79222696 79212696 74952190,44 Overføringer med krav til motytelse 107.300.097,6 74785069 72600873 95832270,71 Rammetilskudd 168.981.968 165122000 173705000 175143704 Andre statlige overføringer 53.312.429 42050000 41605000 43071249 Andre overføringer 284.413,36 10160000 10160000 297448,21 Skatt på inntekt og formue 262.362.053,9 264881000 260748000 243681046,5 Eiendomsskatt 16.860.059,41 18000000 20400000 21909302,62 Andre direkte og indirekte skatter 0 0 0 0 Sum driftsinntekter 711.685.824,3 675676865 680745669 677477315,8 Driftsutgifter Lønnsutgifter 349.216.500,5 338655981 328874581 346600683,2 Sosiale utgifter 96.479.211,9 88923528 88578528 91663041,54 Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 99.652.882,88 89258506 97349981 107108398,1 Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 27.126.259,58 25005700 25363700 24001403,53 Overføringer 74.304.259,88 62555871 66291600 56731597,3 Avskrivninger 26.871.600 21638000 21638000 23661200 Fordelte utgifter -295.361,84 11000 21000-6555081,1 Sum driftsutgifter 673.355.352,9 626048586 628117390 643211242,6 Brutto driftsresultat 38.330.471,39 49628279 52628279 34266073,21 Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak 3.849.734,19 3220000 3220000 11571038,42 Mottatte avdrag på utlån 278.634,99 900000 1400000 3721481,19 Sum eksterne finansinntekter 4.128.369,18 4120000 4620000 15292519,61 Finansutgifter Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg. 27.643.870,72 25055353 27555353 32450783,75 Avdragsutgifter 35.360.192,66 33400000 33900000 32868294,46 Utlån 367329,93 700000 1200000 1494439,33 Sum eksterne finansutgifter 63.371.393,31 59155353 62655353 66813517,54 Resultat eksterne finanstransaksjoner -59.243.024,13-55035353 -58035353-51520997,93 Motpost avskrivninger 2.6871.600 21638000 21638000 23661200 Netto driftsresultat 5.959.047,26 16230926 16230926 6406275,28 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk 0 0 0 0 Bruk av disposisjonsfond 301.149,83 0 0 2027848,67 Bruk av bundne fond 2.398.755,15 200000 200000 3315453,49 Bruk av likviditetsreserve 0 0 0 0 Sum bruk av avsetninger 2.699.904,98 200000 200000 5343302,16 Overført til investeringsregnskapet 0 150000 150000 0 Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk 0 15900000 15900000 523477,48 Avsetninger til disposisjonsfond 0 0 0 36353,76 Avsetninger til bundne fond 11.462.567,42 380927 380927 11189746,2 Avsetninger til likviditetsreserven 0 0 0 0 Sum avsetninger 11.462.567,42 16430927 16430927 11749577,44 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk -2.803.615,18-1 -1 0 10 av 14
4.2 Oversikt lånegjeld 4.2.1 Oversikt lånegjeld pr. 31.12.2004. Kommunens lånegjeld pr. 31.12.2004 er på kr.594.528.568,- 4.2.2 Budsjetterte låneopptak Det vil også i nærmeste planperiode være et lånebehov. 4.2.3 Likviditet Innestående på konsernkonto på slutten av hver mnd. for år 2005: Måned 1000-Kroner Måned 1000-Kroner Januar 63.220,0 Juli Februar 51.958,9 August Mars 44.017,2 September April Oktober Mai November Juni Desember Innestående på konsernkonto på slutten av hver mnd. for år 2004: Måned 1000-Kroner Måned 1000-Kroner Januar Juli 125.878,5 Februar August 109.194,6 Mars September 94.120,9 April 71345,1 Oktober 105.144,0 Mai 73327,8 November 98.707,5 Juni 141.477,1 Desember 80.991,8 4.2.4 Innbetalinger Samlet antall innbetalinger for alle typer krav ligger på anslagsvis 35.000 stk for hver kommune 4.2.5 Utbetalinger Type krav Hyppighet Lønnsutbetalinger ca. 1.600 pr. mnd Andre utbetalinger ca. 21.000 pr. år 11 av 14
5 Tilbudsskjema 5.1 Kontoorganisering/Konsernkonto/Låneramme Tilbys utvidet konsernkonto i samsvar med tilbudsspesifikasjonen: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer: Jfr. vedlegg nr. : Oppgi hvilke gebyrer De tar for å opprette ønsket kontosystem. Her vil det enten være som en andel av fastpris eller kostnader knyttet opp mot hver enkel konto. Velges en kontoavhengig modell bes om en oversikt over kostnadene som vil påløpe hver konto: Kroner Jfr. vedlegg nr. : 5.2 Rentebetingelser og gebyrer Spesifiser rentebetingelsene i en konsernkontogruppering i tabellen under. Her menes margin i forhold til den foreslåtte referanserenten. Referanserente 3-mnd. NIBOR Korrigering i f.h.t foreslått referanserente ved netto innskudd Korrigering i f.h.t. foreslått referanserente ved netto lån/ trekkrettighet. Kapitalisering og gebyrer (transaksjonskostnader) m.v.: Renteberegning basert på daglig saldo: JA NEI Hvis NEI, spesifiser alternativer Jfr. vedlegg nr. : 12 av 14
Generelle kommentarer til rentebetingelser og gebyrer: Jfr. vedlegg nr. : 5.3 Betalingsformidling Betalingstjenester inn og utbetalinger Oppgi hvilke gebyrer De tar for betalingstjenester inn og utbetalinger. Her vil det enten være som en andel av fastpris eller kostnader knyttet opp mot hver enkel transaksjon. Velges en transaksjonsavhengig, bes om en oversikt over kostnadene som vil påløpe hver transaksjon: Jfr. vedlegg nr. : 5.4 Andre tilknyttede tjenester Angi hvilke gebyrer de vil beregne for følgende tjenester Tjeneste Framskaffelse av bilag Nattsafetjeneste Telling av skillemynt (Parkeringsautomater) Kroner 5.5 Bedriftsnett - internett.(nettbank) Oppgi hvilke kostnader det tas for bedriftsnett. Her vil det enten være som en andel av fastpris eller en variabel modell: Hvis banken ikke gir en fastpris, så angi de kostnader som vil påløpe. 13 av 14
5.6 Betalingsterminaler Oppgi hvilke kostnader det tas for betalingsterminaler. Her vil det enten være som en andel av fastpris eller en variabel modell: Hvis banken ikke gir en fastpris, så angi de kostnader som vil påløpe. Eventuelle andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: Jfr. vedlegg nr. : 5.7 Tilleggsytelser Her ønskes et orientering om og hvordan banken kan betjene kommunens asylsøkere med lommepenger. Videre ønskes en oversikt over hva banken kan tilby utover det som er forespurt. Jfr. vedlegg nr. : 14 av 14