BILAG 1 - KRAVSPESIFIKASJON Kontraktsområde: Renholdstjenester Lister tingrett 1
BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON 1. OPPDRAGET Renhold av Lister tingrett sine lokaler i Barbrosgate 21, 4550 Farsund. Tingretten deler foreløpig bygningen med Farsund lensmannskontor som har sine lokaler i 2. etg. Tingretten disponerer 1. og 2. etasje, samt del av loftsareal (3. etg). Loftsarealet er ikke med i anbudet. Bygget ble oppført i 1996 og tingretten har disponert bygget siden det var nytt. Tingrettens samlede bruttoareal er ca. 828 m2, hvorav 778 m2 inngår i anbudet. 2. OVERORDNET KRAV TIL LEVERANSEN Oppdragsgiver forutsetter at renholdsbedriften og dens personale har kjennskap til moderne renholdsmetoder. Leverandør skal velge rengjørings- og vedlikeholdsmetoder ut fra overflatetype, overflatens beskaffenhet, smusstype, smussmengde, kvalitetskrav og miljøkrav. Det kreves metoder som gir lav arbeids- og miljøbelastning, og som gir kvalitet uten at overflatene skades. Renholdsbedriften har ansvaret for å utføre renholdet slik at overflater og gjenstander ikke blir skadet av renholdsarbeidet. Det skal ikke benyttes renholdmidler som avgir skjemmende lukt ved bruk. Oppdragsgiver kan kreve at produkter blir fjernet og nye blir testet, dersom luktproblem oppstår. Ved støvsuging skal det benyttes støvsugere med HEPA-filter. 3. KVALITETSNIVÅ Renholdet skal generelt ha høy standard. Renhold av slik standard er viktig for Oppdragsgiver, blant annet grunnet hensyn til brukere. I pkt. 6 nedenfor er det definert detaljerte kvalitetsmål for de enkelte objektene. Leverandør plikter omgående å etterkomme anvisninger fra oppdragsgiver vedrørende mangelfullt utført arbeid. Dersom manglene ikke kan rettes opp, skal partenes ansvarlige snarest utarbeide en felles rapport som signeres og danner grunnlaget for eventuelt fradrag i påfølgende faktura. 4. AREAL SOM SKAL RENHOLDES Lister tingrett disponerer 2 etasjer, samt en del av loftsetasjen i bygget. Loftetasjen er ikke en del av dette tilbudet. Tilbudet skal omfatte renhold i 1. etasje og 2. etasje inkludert trapper samt rengjøring av heisrommet. 4.1 1. etasje Ytre sone består av vindfang med heis og trapp opp til 2. etasje og 2 stk. publikumstoalett. 2
Indre sone består av ekspedisjonsområde, rekvisita/kopirom, it-rom, nærarkiv, bibliotek/møterom, kjøkken, 7 kontor, trapperom med ekstra arkiv, gangareal, 2 toalett, garderobe og dusjrom. 4.2 2. etasje Ytre sone består av gang, foaje med venteareal, 3 rettssaler hvorav det ene også er et seremonirom, 3 toaletter, bøttekott, advokatrom. Det er 1 trappegang og heis mellom etasjene beregnet på publikum. Indre sone består av 1 meddommerrom, gangareal og 1 trapperom. Det henvises til bilag 5 Plantegninger og befaring for ytterligere informasjon. 5. FREKVENS OG ARBEIDSTID Renholdsplan angir de arealer som omfattes av tilbudet vedlegg 3. Renholdsplanen beskriver romtype, gulvareal, gulvtype og rengjøringshyppighet for de enkelte rom. Oppgitt renholdshyppighet er gjennomsnittlige verdier. Der hvor arealer skal vaskes mer enn en gang per uke, forutsettes det at renholdet gjennomføres med hensiktsmessig tidsforløp mellom hver gang. Da renholdsbehovet er varierende, forutsettes fleksibilitet med hensyn til renholdshyppighet. Renhold skal i det vesentligste foregå hverdager mellom kl 06.00 og 11.00, men kan avtales med oppdragsgiver. Aktiviteten i rettssalene foregår fortrinnsvis mellom kl. 09.00 16.00. Det medfører at rettssaler, seremonirom og rettsmeklingsrom må rengjøres før kl. 08.45 eller at rengjøringen alternerer etter bruk. Det kan ikke foretas renhold når det er rettsmøter. 6. RENHOLD Renholdstjenestene er kategorisert og nærmere definert som regelmessig renhold iht. pkt. 6.1, fast periodisk renhold iht. pkt. 6.2, og bestillingsrenhold iht. pkt. 6.3. Leverandøren må selv holde og bekoste alt av vaskemidler, og selv holde og bekoste utstyr og maskiner for vask, boning, glansing o.l. 6.1 Regelmessig renhold 6.1.1 Rengjøring av gulv Det vises til bilag 3 Renholdsplan for frekvenser for regelmessig renhold. For øvrig skal arbeid utføres som beskrevet under. Gulvene rengjøres og behandles etter deres art og tilsmussing, slik at de er rene og at det oppnås et utseende av tilfredsstillende kvalitet. Det må ikke benyttes vaske-/bone-/voksmidler eller - maskiner som skader gulvbelegget. Gulvene på toalettene rengjøres grundig, spesielt foran toalettskål og ved urinaler. 3
Gulvene skal om nødvendig gis den behandling som trengs for å oppnå en tilfredsstillende kvalitet. Midler og utstyr som bevirker at gulvene blir glatte må ikke benyttes. Kvalitetsmål: Tjeneste Gulvrengjøring iht. til bilag 3 - Renholdsplan 6.1.2 Rengjøring av vegger, inventar og innredning Kvalitetsmål Gulvene skal være fri for synlig støv, smuss og flekker, og med beskyttende hinne. Det vises til bilag 4 Inventarrenhold for frekvenser. For øvrig skal arbeid utføres som beskrevet under. Følgende arbeid forutsettes utført: Tømming og rengjøring av avfallsbøtter i begge etasjer. Tørking av støv/ flekkfjerning av bord, stoler, skap, reoler, dører, karmer, lister og horisontale flater som lamper, toppflaten på garderobeskap, oppbevaringsskap, bokhyller mv. Tørking av støv skal gjøres med samme frekvens som gulvrengjøring for de respektive rom, ref. bilag 3 - Renholdsplan. Støvsuging av stoler og sofaer i sittegrupper. Kjøkken inkludert benker og bord vaskes daglig. Forøvrig forutsettes rengjort alt inventar samt fjerning av flekker på vegger opp til nåhøyde, som settes til 210 cm over gulvet. Flekkfjerning av alt innredningsglass og andre innvendige glassflater inngår i den vanlige rengjøringen. Dørklinker, vinduskarmer, rammer og lister skal rengjøres. Til rengjøring av dusjer og toaletter benyttes et egnet rengjørings- og desinfeksjonsmiddel. Alt inventar og all innredning rengjøres og sanitærbokser tømmes daglig. Søppel bæres daglig til beholdere i avfallsrom ved personalinngangen. Renholdspersonalet foretar inspeksjon og oppfylling av sanitærartikler som papirhåndklær, toalettpapir og såpe - også i tilknytning til garderobe-/dusjareal og evt. andre rom enn toaletter. Leverandør skal besørge innkjøp av nødvendige sanitærartikler. Leverandør skal benytte den kvalitet Oppdragsgiver bestemmer, stå for innkjøpet og sende spesifisert tilleggsregning for dette. Det skal ikke være noe påslag, fakturagebyr, administrasjonsvederlag eller lignende for dette arbeidet. I tillegg til innkjøp av sanitærartikler skal leverandør stå for innkjøpet av avfallssekker. Alle bøttekott er til leverandørens disposisjon. Disse skal være ryddig og rengjøres en gang i måneden. 4
Kvalitetsmål: Tjeneste Rengjøring av inventar iht. til bilag 4 og kravspesifikasjon (dette dokument) Rengjøring av vegger opp til nåhøyde Daglig tømming av avfallsbeholdere Etterfylling dispensersåpe Etterfylling toalettpapir og tørkepapir Orden etter renholdsutførelse Kvalitetsmål Inventaret skal være fritt for synlig støv, smuss og flekker Veggene, inkludert innredningsglass, lister, vinduskarmer, rammer o.l. skal være fri for synlig støv, smuss og flekker Være uten flekker og søl innvendig og utvendig. Være tomme og stå på plass med innstikkpose som knytes fast rundt beholderen. Dispensersåpe fylles opp ved 20 % eller mindre igjen. Tørkeholdere fylles opp, og byttes når det er tømt. På toalettene skal det plasseres 1 ekstra toalettrull og 1 ekstra tørkerull på hvert toalett. Leverandør er ansvarlig for at det er papir og tørkepapir tilgjengelig på alle toaletter og ellers i alle anviste rom. Møbler skal stå på plass og gardiner henge pent. 6.2 Fast periodisk renhold 6.2.1 Vindusvask Innvendig og utvendig vindusvask skal utføres 2 ganger i året. Vinduene rengjøres med rengjøringsvann og forvasker. Eventuelle fastsittende urenheter skrapes bort. Vinduene skrapes tørre med vindusnal. Eventuelt vannsøl tørkes opp. Det skal rengjøres med klut inne i og langs kanter på alle vinduskarmer og rammer. Det er ca. 40 kvm vinduer som skal rengjøres. Det anbefales å besiktige dette under befaring. Leverandør er ansvarlig for å stille med nødvendig utstyr for å gjennomføre innvendig og utvendig vindusvask. Kvalitetsmål: Tjeneste Rengjøring av vinduer Kvalitetsmål Etter vinduspuss skal glassflaten være uten synlige flekker, striper og skjolder. Vinduskarm, vindusrammer, vindusbrett, vegg og gulv skal være uten flekker eller søl som skyldes vinduspuss. Vindusrammer og karmer, også innvendig skal være rene. 5
6.2.2 Vask av gardiner Gardiner skal årlig rengjøres, tørkes, ved behov også strykes, og henges på plass. 6.3 Bestillingsrenhold 6.3.1 Generelt De arbeider som er beskrevet nedenfor blir bestilt av oppdragsgiver etter behov. Behovet blir vurdert av oppdragsgiver og leverandør sammen, men oppdragsgiver er beslutningstaker for bestillingen. Bestillingsrenhold skal bestilles skriftlig fra oppdragsgiver, og leverandør rapporterer skriftlig tilbake når arbeidet er utført og skal godkjennes av oppdragsgiver. Priser er avtalt i prisskjema, og skal inkludere alt behov for utstyr, maskiner og andre hjelpemidler for å utføre arbeidet. Nødvendig flytting av møbler og evt. tildekking skal inngå i prisene. 6.3.2 Tilleggstjenester/ekstraarbeid Oppdragsgiver kan bestille annet renhold som ikke er definert i denne kravspesifikasjonen. Eksempler kan være renhold av kontorer ifm. nyansettelser, arrangementer i lokalene o.l. Slikt renhold utføres av leverandør på timebasis. 6.3.3 Behandling av gulv Vinylgulv skal etter bestilling bones en gang i året. Før bonebehandling skal gulvene rengjøres grundig. Oppdragsgiver binder seg ikke til å bestille boning av vinylgulv hvert år. Parkettgulv skal etter bestilling oljes en gang i året. Gulvet rengjøres grundig før det oljes. Oppdragsgiver binder seg ikke til å bestille oljing av parkettgulv hvert år. 6.3.4 Hovedrengjøring Hovedrengjøring foretas etter avtale/bestilling og omfatter vask av tak, vegger, armaturer og inventar/utstyr som naturlig faller på hovedrengjøringen. 7. RENHOLDSPLANER Leverandør skal utarbeide fargelagte plantegninger (renholdsplaner) for hvert plan i bygget som viser renholdfrekvenser. Disse skal på oppfordring leveres ut til Oppdragsgiver som fritt kan benytte disse. Renholdsplanene skal holdes fortløpende oppdatert av Leverandør. Ved behov må også Leverandør kunne levere renholdsplaner som viser hvilke dager de forskjellige lokaler rengjøres. 8. PERSONALET 8.1 Krav til personalet Det kreves at renholdere og renholdsledere er uniformert med eget arbeidstøy med Leverandørfirmaets navn og synlig ID-kort fra Arbeidstilsynet. Av sikkerhetsmessige grunner skal Lister tingrett godkjenne det personell som skal utføre renhold i bygningen. Oppdragsgiver stiller krav til at personalet har god personlig hygiene og til enhver tid har rent arbeidstøy. 6
Renholdspersonalet skal kunne snakke godt norsk, og av hensyn til å kunne motta skriftlige instrukser, også lese norsk. Personalet er forpliktet til å følge de krav om taushetsplikt og sikkerhetsbestemmelser som til enhver tid gjelder hos Oppdragsgiver. Renholdspersonalet vil arbeide tett på blant annet byggets besøkende og ansatte, og det stilles derfor store krav til serviceinnstilling og fleksibilitet. Dersom noen av personalet pga. kritikkverdig oppførsel eller dårlig arbeid ønskes skiftet ut, skal dette skje umiddelbart etter henstilling fra Oppdragsgiver. Utskiftning skjer på Leverandørens bekostning. 8.2 Vikarer Leverandør skal ha en fast vikarpool som kan tiltre ved fravær. Kravene etter denne avtalen gjelder også for vikarer. Vikarene skal ha samme opplæring som de faste renholderne og være kjent med renholdsrutinene på bygget. 8.3 Personaloversikt Det skal til enhver tid finnes en personaloversikt over hvem hos Leverandøren som har tilgang til å arbeide på bygget. Dette gjelder både faste renholdere, faste vikarer, personell som utfører periodisk arbeid og ledere. Oversikten skal holdes oppdatert av leverandør og distribueres fortløpende til oppdragsgiver ved endringer. 8.4 Kompetanse Arbeidet skal utføres av personale som har fått tilstrekkelig opplæring i renholdsfaget generelt og om avtalen som er inngått. Leverandør skal sørge for repetisjon og vedlikehold av kunnskap. Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon på at tilstrekkelig opplæring er gjennomført. Leverandøren skal kostnadsfritt gjennomføre opplæring av nye renholdere. Dersom navngitte renholder(e) tilbudt i konkurransen skal byttes ut, skal ny(e) renholdere ha minimum tilsvarende kompetanse/ erfaring. Oppdragsgiver skal godkjenne bytte av tilbudt personale. 8.5 Opplæring av personalet Leverandøren skal kostnadsfritt gjennomføre opplæring av nye renholdere. 9. MILJØKRAV 9.1 Generelt Leverandøren er forpliktet til bare å bruke miljøvennlige produkter og bidra til et godt innemiljø hos Oppdragsgiver. Leverandøren skal ha systemer for dokumentasjon og oppfølging av kjemikalieforbruk. Det settes også krav til opplæring i bruk og dosering. Leverandøren skal ha system for håndtering av avfall. Dette skal dokumenteres med tjenestesertifikater eller annen relevant dokumentasjon. Rengjøringsmidler skal alltid oppbevares i original forpakning, og beholdere med rengjøringsløsninger skal også merkes med innhold. Produktdatablad skal være tilgjengelig på oppdragsstedet. Det skal kun benyttes ikke-metalliserende produkter. Leverandøren skal gi nødvendig opplæring i bruk og dosering av renholdsmidler. Dette skal dokumenteres med tjenestesertifikater eller annen relevant dokumentasjon. 7
9.2 Kjemikalier a) Alle renholdsmidler skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret i henhold til gjeldende regelverk. b) De vaskeaktive stoffene som brukes i rengjøringsproduktene skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelforordning, implementert i forskrift om begrensing i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften), (FOR 2004-06-01 nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i denne forordningen skal også følges. Likeledes skal kravene som berører vaske- og rengjøringsmidler i Produktforskriften tilfredsstilles. c) Det skal foreligge oppdaterte sikkerhetsdatablader på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et stoffkartotek. d) Rengjøringsproduktene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk e) Renholdsproduktene som brukes skal ikke inneholde stoffer som kan klassifiseres som kreftfremkallende, reproduksjonsskadelige og/eller arvestoffskadelige i henhold til gjeldende regelverk. f) Rengjøringsproduktene og deres evt. nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige i henhold til gjeldende regelverk. g) Renholdsproduktene som benyttes skal ikke klassifiseres som allergifremkallende, i henhold gjeldende regelverk. h) Innholdsstoffer i rengjøringsprodukter som utgjør en særlig alvorlig miljø- og helsefare, og/eller som står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper skal ikke brukes i) Følgende enkeltstoffer skal ikke finnes i rengjøringsproduktene: - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - Triklosan - Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC - Muskxylener - PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) - Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) 9.3 Forbruk av kjemikalier og plastposer samt avfallshåndtering a) Det skal foreligge system for måling av kjemikalie- og plastposeforbruk b) Leverandøren pålegges å ha system for håndtering av avfall. Det skal også foreligge system for 100% kildesortering av avfall som brukes i tjenesteproduksjonen 9.4 Emballasje a) Emballasjen skal ikke inneholde halogenholdig plast. 8
b) Leverandøren skal være medlem av en returordning for emballasje eller selv forvalte en slik ordning. 10. ARBEIDSLEDELSE Leverandørens renholdspersonale skal ledes av en overordnet arbeidsleder/renholdsleder. Arbeidsleders/renholdsleders ansvar er å følge opp eget personale og levert renholdskvalitet. Arbeidsleder/ renholdsleder skal ha system for, og følge opp oppdragsgivers henvendelser og rapportere i avtalte møter med oppdragsgiver. Det forventes ikke at arbeidsleder/renholdsleder skal ha daglig tilstedeværelse hos oppdragsgiver. Arbeidsleder har ansvar for å innkalle til møte og rapportere hendelser til oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan innkalle arbeidsleder til møte etter oppdragsgivers ønske. 9