PAS/PGS - EKSAMEN BRUKERVEILEDNING FOR SKOLEN

PAS/PGS - EKSAMEN BRUKERVEILEDNING FOR SKOLEN Versjon 1.30 - Bokmål Utdanningsdirektoratet 10. mars 2015 Dato og versjonsnr Beskrivelse Initialer Versjon 1.17 Fullstendig for eksamen. Beskrivelse for andre prøvetyper aha 18. mai 2010. kommer med i senere versjon. Versjon 1.18 Fullstendig for alle typer prøver aha 8. september 2010 Versjon 1.19 Fullstendig for alle prøver aha 2. november 2010 Versjon 1.20 Fullstendig for alle typer prøver anr 29. november 2010 Oppdatert med informasjon om import av fagpersoner Versjon 1.21 8. mars 2011 Fullstendig for alle typer prøver Oppdatert informasjon om påmelding og IKT-baserte anr prøver (PGS-A) Versjon 1.22 Fullstendig for alle prøver 13. april 2011 Versjon 1.23 10. mai 2011 Oppdaterte skjermbilder for monitor IKT-basert eksamen Fullstendig for alle prøver. Oppdaterte skjermbilder med beskrivelse for IKT- basert eksamen og krav til bruk av monitor i PGS-A for eksamensansvarlig. Versjon 1.24 Fullstendig for eksamen. For nasjonale prøver og anr 6. november 2011 elektroniske kartleggingsprøver, se egen veiledning. Versjon 1.25 Fullstendig for eksamen. Nye skjermbilder og forklaring anr 18. november 2011 for pålogging til PGS-A for kandidat og eksamensansvarlig. Versjon 1.26 Generell oppdatering, noe endring for PGS-A. anr 8. mars 2012 Versjon 1.27 Generell oppdatering Gruppeopplasting. kol 30. oktober 2013 Versjon 1.28 Endring i kap. om gruppeopplasting kol Versjon 1.29 Endring i kap. om gruppeopplasting aeg Versjon 1.30 Endring i påmelding og gruppeopplastning kol anr anr PAS/PGS Side 1 Brukerveiledning for skolen

PAS/PGS Side 2 Brukerveiledning for skolen

1 GENERELT... 4 1.1 IP-ADRESSER OG INFO OM NETTLESERE VED EKSAMEN OG PRØVER... 4 1.2 SKJEMATISK OVERSIKT OVER EKSAMENSGJENNOMFØRINGEN:... 4 1.3 OM PAS/PGS... 4 1.3.1 PAS Prøveadministrasjonssystem... 4 1.3.2 Brukerstøtte... 5 1.3.3 Brukerrettigheter i PAS/PGS... 5 1.3.4 Følgende brukerroller er aktuelle for skoleeier og skoler... 5 1.3.5 Følgende prøvetyper er i bruk... 5 2 BESKRIVELSE AV FUNKSJONER... 6 2.1 PAS INNLOGGING OG AKTIVERING AV BRUKERROLLER... 6 2.1.1 Glemt brukernavn og passord eller endre påloggingsinformasjon... 6 2.2 PAS - HOVEDMENY... 7 2.3 PAS BRUKERPROFIL... 8 2.4 PAS BRUKERADMINISTRASJON (SKOLEADMINISTRATOR)... 8 2.4.1 Opprette ny bruker... 9 2.4.2 Tildele og slette brukerroller... 10 2.4.3 Administrasjon av brukere, generere nytt passord... 10 2.5 PAS FAGPERSONER (SKOLEADMINISTRATOR)... 10 2.5.1 Import av fagpersoner fra skoleadministrative system (SAS)... 12 2.6 SKOLEOPPLYSNINGER (SKOLEADMINISTRATOR)... 12 2.7 PÅMELDING AV KANDIDATER (SKOLEADMINISTRATOR)... 13 2.7.1 Fiktive fødselsnummer... 14 2.7.2 Manuell påmelding... 15 2.7.3 Endring av navn og målform på kandidat... 16 2.7.4 Registrere ansvarlige for kandidatgrupper... 16 2.7.5 Import av påmeldinger fra skoleadministrative systemer (SAS)... 17 2.7.6 Bestilling av materiell til kandidater med behov for spesiell tilrettelegging... 18 2.8 EKSAMENSMATERIELL SKOLE (SKOLEADMINISTRATOR)... 18 2.8.1 Generere brukernavn og passord for bruk i PGS-A... 19 2.9 DAGSPASSORD TIL PÅLOGGING (SKOLEADMINISTRATOR)... 20 2.10 PGS-A PÅLOGGING TIL IKT-BASERT EKSAMEN FOR KANDIDATER... 22 2.10.1 IKT-basert eksamen pålogging for kandidater... 22 2.10.2 PGS-A Følge med under eksamen i monitorbildet (eksamensansvarlig)... 22 2.10.3 Kandidatmonitor... 24 2.10.4 PGS-A Nedlasting av eksamensbesvarelser... 27 2.10.5 PGS-A Gruppeopplasting av besvarelser... 29 Gruppeopplasting av besvarelser er en funksjon som lar eksamensansvarlig laste opp eksamensbesvarelser for én eller flere kandidatgrupper av gangen.... 29 Logg inn på https://pgsa.udir.no som eksamensansvarlig. Når du er innlogget velg funksjon «Gruppeopplasting av besvarelser».... 29 2.11 PAS REGISTRERE STATUS PÅ KANDIDAT (SKOLEADMINISTRATOR)... 34 2.12 PAS FØLGEBREV TIL BESVARELSER (SKOLEADMINISTRATOR)... 34 2.13 PAS R11 KARAKTERLISTE (SKOLEADMINISTRATOR)... 35 2.14 OVERFØRING AV KARAKTERER TIL SKOLEADMINISTRATIVE SYSTEMER FRA PAS... 36 3 KLAGEBEHANDLING... 36 3.1.1 Registrere klage på karakterer... 36 3.1.2 PAS Følgeseddel til klage (skoleadministrator)... 37 3.1.3 PAS Klageresultat (skoleadministrator)... 37 3.2 PAS KLAGEREGIONER OG KLAGEANSVAR (SKOLEADMINISTRATOR)... 38 PAS/PGS Side 3 Brukerveiledning for skolen

3.2.1 Klageregioner... 38 3.2.2 Klageansvar... 38 4 PAS RAPPORTER R01 OG R02... 38 1 GENERELT 1.1 IP-adresser og info om nettlesere ved eksamen og prøver Se informasjon om IP-adresser som skal være åpne for eksamen og hvilke nettlesere som støttes http://www.udir.no/vurdering/eksamen/ikt-basert-eksamen/ Vi gjør oppmerksom på at listen kan endre seg. 1.2 Skjematisk oversikt over eksamensgjennomføringen: Kandidater påmeldes riktig prøvetype og prøveperiode i PAS: Skoleadministrator Ansvarlig registreres på kandidatgruppene: Skoleadministrator Brukernavn og passord genereres for IKT-baserte eksamen: Skoleadministrator A4arket med brukernavn og passord skrives ut fra PAS: Skoleadministrator Dagspassord for IKT-baserte eksamen skrives ut prøvedagen: Skoleadministrator Pålogging for å gjennomføre IKT-basert eksamen https://pgsa.udir.no : Elever Pålogging for å følge med på eksamensgjennomføring: https://pgsa.udir.no : Ansvarlig Registrere fravær i PAS: Skoleadministrator og Ansvarlig lærer Generelle rapporter og resultater finnes i PAS: Skoleadministrator og Ansvarlige Skolen tar utskrifter av rapporter og karakterlister: Skoleadministrator og Ansvarlige Laster ned kandidatenes eksamensbesvarelser fra https://pgsa.udir.no : Skoleadm og Ansvarlig 1.3 Om PAS/PGS PAS/PGS er en samling av internettbaserte programmer som benyttes til å planlegge, administrere og gjennomføre sentralt gitte prøver og eksamen i grunnskole og videregående skole. PAS brukes for å administrere prøver og eksamen, PGS brukes for å gjennomføre prøver/eksamen: PAS (administrasjon av eksamen og prøver, påmelding og resultater/rapporter) PGS-A (IKT-baserte prøver/eksamen) PGS-C (Elektroniske nasjonale prøver og kartleggingsprøver) PAS er bygget opp dynamisk slik at tilgjengelige menyer og funksjoner varierer ut fra brukerrolle og type prøve. Systemene er under stadig utvikling, det kan derfor periodevis forekomme avvik mellom dokumentasjonen og det som vises i skjermbildene. 1.3.1 PAS Prøveadministrasjonssystem PAS brukes av administrativt personale og lærere for å administrere eksamener, nasjonale prøver, kartleggingsprøver og pilotversjoner av nasjonale prøver. PAS styrer adgang og rettigheter til de forskjellige PGS-systemene. PAS brukes ikke av elever. PAS har generelt ikke automatisk lagring. Bruk derfor Lagre -knappen der slike finnes. PAS/PGS Side 4 Brukerveiledning for skolen

Både Utdanningsdirektorats ikon øverst til venstre og menypunktet Startmenyen i hovedmenyen til venstre fører deg tilbake til start. Unngå å bruke Tilbake -funksjonen i nettleseren. Du logges automatisk ut av systemet etter 20 inaktive minutter. 1.3.2 Brukerstøtte Brukerstøtte for PAS og PGS følger linjen, skolen kontakter sin skoleeier som ved behov kontakter egen fylkesmann. Ved spesielle tekniske problemer, kan Utdanningsdirektoratet kontaktes direkte på tlf. 23301200. For brukerstøtte på skoleadministrative systemer (SAS), ta kontakt med leverandør av systemet. 1.3.3 Brukerrettigheter i PAS/PGS Tilgang til skjermbilder og funksjoner styres ut fra brukerrolle og prøvetype. Brukerroller i PAS/PGS er hierarkisk oppbygget, og en bruker kan ha flere roller. Skoleadministratorrollen er vanligvis rektor på skolen, men rektor kan opprette samme rollen til flere som skal ha samme rettigheter i PAS. Brukertilgang til systemene og rapporter i PAS styres fra skjermbildet Påmelding i PAS. Skoleadministrator registrerer en eller flere på skolen som Ansvarlig for de enkelte kandidatgruppene. Disse får da rettigheter til blant annet å logge seg på PGS-A og PGS-C for å følge med på kandidatenes aktiviteter. De får se besvarelser, og de får tilgang til funksjoner for å registrere data og til å ta ut rapporter for elevgruppen. Også skoleadministrator må registreres som Ansvarlig for å få disse rettighetene. Alle brukere registreres med fødselsnummer og skal ha egen brukerident (brukernavn og passord). Brukernavn og passord er personlige og skal ikke deles. Opplysningene som er registrert i PAS, er taushetsbelagte i henhold til forvaltningsloven. 1.3.4 Følgende brukerroller er aktuelle for skoleeier og skoler Skoleeier Brukerrollen tildeles av fylkesmannen Skoleadministrator VGO (videregående skoler) Brukerrollen tildeles av skoleeier Skoleadministrator GSK (grunnskoler) Brukerrollen tildeles av skoleeier Lærer VGO (videregående skole) Brukerrollen tildeles av skoleadministrator Lærer GSK (grunnskoler, voksenopplæring) Brukerrollen tildeles av skoleadministrator 1.3.5 Følgende prøvetyper er i bruk EG - Eksamen grunnskole EV Eksamen videregående skole NP Nasjonale prøver KP Kartleggingsprøver KS Karakterstøttende prøver PAS/PGS Side 5 Brukerveiledning for skolen

2 BESKRIVELSE AV FUNKSJONER 2.1 PAS Innlogging og aktivering av brukerroller Alle som tildeles en brukerrolle i et av systemene, får tilsendt en e-post fra PAS med brukernavn, passord og lenke til pålogging. Nye brukere av systemene må aktivere brukeren sin i PAS. Logg på nettadressen: https://pas.udir.no Logg inn med brukernavn og passord som du har fått tildelt på e-post. Ved første pålogging skal du endre både brukernavn og passord og registrere et kontrollspørsmål med svar. Unngå bruk av æ, ø eller å. FEIDE-brukere kan klikke på ikonet «FEIDE» og logge på med det brukernavnet og passordet som er tildelt fra Feide. For at FEIDE-pålogging skal fungere, må brukers korrekte fødselsnummer og brukerrolle(r) i PAS også være registrert på brukeren i FEIDE. Nye brukere av PAS, PGS-A og PGS-C må aktivere brukerrollen ved pålogging i PAS. Dersom pålogging ikke lykkes, kan det tyde på at brukeren ikke er tildelt en brukerrolle i PAS. Kontakt i så fall den som har opprettet deg som bruker. Alle endringer i personalia gjøres i PAS. Det er viktig at registrerte opplysninger er korrekte. 2.1.1 Glemt brukernavn og passord eller endre påloggingsinformasjon Dersom du ønsker å endre påloggingsinformasjon, trykker du på «Glemt passord» i påloggingsbildet til PAS og fyller inn fødselsnummer. Du får da tilsendt en e-post med ditt brukernavn og et nytt passord, slik at du kan logge deg på og endre innloggingsdata. Brukernavn og passord er casesensitive (skiller på store og små bokstaver). PAS/PGS Side 6 Brukerveiledning for skolen

Brukernavn må være minst 4 tegn med kun bokstaver og/eller tall. Passord må være minst 9 tegn, minst en stor bokstav, minst en liten bokstav og minst ett tall. Passordet skal ikke inneholde æ, ø, å eller apostrofer etc. Ved første pålogging må du godta personvernerklæringen ved å velge «Ja, jeg samtykker». 2.2 PAS - Hovedmeny Etter å ha gått gjennom påloggingsrutinen kommer du inn på startsiden i PAS. For å få tilgang til de riktige menyvalgene må du velge riktig prøvetype (f.eks. «Eksamen»), prøveperiode (f.eks. «Høsten 2011») og brukerrolle (lærer eller skoleadministrator). Menyvalgene du får opp, avhenger av brukerrolle. Ved neste pålogging kommer du inn i samme prøvetype, prøveperiode og brukerrolle som den du sist var innlogget med. Hvis skjermbildet viser noe annet enn forventet, sjekk på Startsiden at du har de riktige valgene for prøvetype, prøveperiode og brukerrolle. PAS/PGS Side 7 Brukerveiledning for skolen

2.3 PAS Brukerprofil Her kan du se og eventuelt endre dine egne brukeropplysninger. Det er viktig at personalia er korrekt, spesielt gjelder dette e-postadressen da brukernavn og nytt passord sendes til denne adressen. 2.4 PAS Brukeradministrasjon (skoleadministrator) I skjermbildet «Brukeradministrasjon» kan skoleadministrator opprette og vedlikeholde brukere ved skolen. Dersom en bruker ikke lar seg administrere, kan dette tyde på at han/hun har roller ved andre skoler, er oppnevnt som sensor/klagenemndsmedlem eller har roller som er opprettet av Utdanningsdirektoratet. Skjermbildet har tre faneblad: «Oversikt», «Detaljer» og «Lag ny». Skjermbildet Oversikt har flere muligheter for å avgrense søket. Se alle viser alle brukere du kan administrere. PAS/PGS Side 8 Brukerveiledning for skolen

Ved å trykke på linjen for en valgt bruker kommer du inn i detaljbildet slik at du kan gjøre endringer etc. Ved assistansebehov kan høyere brukerroller se brukeres skjermbilder ved å benytte funksjonen Overta bruker. Funksjonen er begrenset. 2.4.1 Opprette ny bruker Klikk på fanebladet «Lag ny» Tast inn personens 11-sifrede fødselsnummer og klikk på knappen «Sjekk fnr». Hvis fødselsnummeret godkjennes, får du opp et skjermbilde der du kan skrive inn navn, adresse osv. For personer som er registrert tidligere (f.eks. ved en annen skole), vil disse registreringene vises og kan endres. Obligatoriske felt er «Fødselsnummer», «Fornavn», «Etternavn» og «E-post». Helst bør også adresse og mobiltelefonnummer registreres (ikke skriv mellomrom mellom tallene). Det er særlig viktig at e-postadressen er korrekt, da brukernavn/passord sendes til den adressen. Avslutt registreringen av ny bruker ved å trykke på «Lagre». PAS/PGS Side 9 Brukerveiledning for skolen

2.4.2 Tildele og slette brukerroller Klikk på pluss-tegnet foran teksten «Vis brukerroller» for å se hvilke roller en person er tildelt. Klikk på knappen «Legg til ny». I kolonnen til venstre velges rolle. Avslutt med å trykke «Lagre». En brukerrolle kan slettes ved å trykke på søppelbøtta. Når en bruker slutter ved en skole, skal skoleadministrator slette brukerrollen(e) personen har hatt ved skolen og hake av i feltet Skoletilhørighet at Fagpersonen har sluttet ved denne skolen. Personen kan da søkes opp på fødselsnummer og tildeles brukerroller ved andre skoler. Dersom dette ikke gjøres, kan ikke den nye skolen administrere denne brukeren. En bruker kan ha flere brukerroller på samme skole og kan også være tilsatt ved flere skoler samtidig. Skolene må da avtale seg imellom hvem som skal kunne administrere brukeren. Hvis en bruker ikke er tildelt brukerroller, gir pålogging til PAS feilmeldingen Access denied. 2.4.3 Administrasjon av brukere, generere nytt passord Fra brukeradministrasjonsbildet kan brukeropplysninger endres og nytt passord genereres. Nytt passord sendes automatisk til den e-postadressen brukeren er registrert med i PAS. Du kan ikke endre brukeropplysninger for en brukerrolle som har høyere brukerrettighet enn de du selv har. Dette er gjort av sikkerhetsmessige grunner (gjelder bl.a. sensorrollen som styres av fylkesmannen og gruppemedlem-/nemndsmedlemsrollene som styres av Utdanningsdirektoratet). Brukerroller fra en tidligere arbeidsplass må slettes før skoleadministrator på en ny skole kan administrere brukeren. Sletting skal gjøres av den tidligere skolen. 2.5 PAS Fagpersoner (skoleadministrator) Her skal skoleadministrator foreslå lærere til arbeidet som sensor. Dette gjøres i august/september for ett skoleår av gangen. Skjermbildet har fire faneblad: «Oversikt», «Detaljer», «Lag ny» og «Importer». Fanebladet Oversikt viser status for alle eller et utvalg av fagpersonene som er foreslått hittil. PAS/PGS Side 10 Brukerveiledning for skolen

Ved å dobbeltklikke på navnet til en fagperson kommer du inn i Detaljer -bildet for fagpersonen. Øverst kan du endre faste personopplysninger. «Ansattnummer i SAP ved utbetaling av sensorhonorar» skal ikke fylles ut av skolen. Skoletilhørighet legges til under fanebladet «Detaljer». Klikk på pluss-tegnene for å se all informasjonen i skjermbildet. I den nedre delen av skjermbildet vises detaljer om tilknyttede skoler, her skal du også angi om fagpersonen har sluttet ved skolen, eller om dette er fagpersonens hovedarbeidsplass. PAS/PGS Side 11 Brukerveiledning for skolen

Under Fag vises oversikt over hvilke fag fagpersonen kan sensurere. Her kan du legge til nye fagkoder, prioritering, registrere utdanningsnivå og hvor mange år han eller hun har undervist. Husk å hake av i kolonnen «Foreslått år/år» og dette må gjøres hvert år. Fanebladet «LAG NY» brukes for å registrere nye fagpersoner. Skjermbildet er identisk med Detaljer -bildet, men fungerer slik at du først registrerer fagpersonens 11-sifrede fødselsnummer og så trykker «Sjekk fnr». Hvis personen er registrert i PAS fra før, får du se tidligere registrerte opplysninger. Er ikke personen registrert fra før, kan du registrere opplysningene her. Den registrerte informasjonen brukes som kontaktinformasjon, for å sende meldinger og for utbetaling av sensorhonorar, så det er viktig at de registrerte opplysningene er riktige. 2.5.1 Import av fagpersoner fra skoleadministrative system (SAS) PAS er tilrettelagt for import av fagpersoner fra skoleadministrativt system. Dette skjer på samme måte som ved overføring av påmeldinger og retur av karakterer. Dersom eksporten fra det skoleadministrative systemet ikke fungerer, må skolen ta kontakt med sin leverandør av SAS. Noen SAS er ikke tilrettelagt for eksport av fagpersoner. Ved direkteoverføring til/fra SAS vil du få spørsmål om brukernavn og passord, dette må være PAS brukernavn og passord. Dersom brukeren er pålogget via FEIDE vil ikke import fungere. Informasjon om eventuell import til PAS vil framgå av importloggen. 2.6 Skoleopplysninger (skoleadministrator) Skoler -skjermbildet viser opplysningene som er registrert om skolen og oppdateres fra Nasjonalt skoleregister (NSR) som ajourføres fra Bedrifts- og foretaksregisteret i Brønnøysund. Eventuelle feil eller mangler må skolen/skoleeier melde til NSR eller Brønnøysundregistrene. Ved kommunikasjon mellom PAS og skoleadministrative systemer (SAS) må organisasjonsnummeret stemmer overens i begge systemene. Hvis ikke vil overføring feile. PAS/PGS Side 12 Brukerveiledning for skolen

2.7 Påmelding av kandidater (skoleadministrator) Alle kandidater som skal delta ved en eksamen eller en prøve, må registreres i PAS. Dette gjøres enten ved manuell registrering i skjermbildet Påmelding eller ved overføring fra skoleadministrative systemer. Skjermbildet har 3 arkfaner: Oversikt, Detaljer og Importer. Når påmeldingsfristen er gått ut, må egen fylkesmann kontaktes slik at prøven eventuelt kan åpnes for etterpåmeldinger eller endringer. PAS/PGS Side 13 Brukerveiledning for skolen

Nederst i oversiktsbildet finnes utskriftsfunksjoner som aktiveres ved at prøven hakes av til venstre. Avhakingsmuligheten gjelder kun for utskrift og eksport og skal ikke benyttes for å komme inn i detaljbildet: «Eksport regneark»: Åpner regneark med Fagkode, Fagnavn, Gruppekode og Elevnummer for alle elever. «Utskrift»: Lager en liste i PDF-format per gruppe med Elevnummer, Navn, Fødselsdato, Målform, Privatist (ja/nei) og Brukernavn hvis prøven er elektronisk. (Opplysningene på utskriften kan ikke brukes til pålogging i PGS-A.) «Gruppevis utskrift»: Samme som under «Utskrift», men ordnet gruppevis. «Eksport»: Åpner regneark med oversikt over prøvene. 2.7.1 Fiktive fødselsnummer Noen få kandidater kan mangle fødselsnummer. Skolen må da kontakte Fylkesmannen som genererer et fiktivt fødselsnummer til eleven. Disse fiktive fødselsnumrene er kun gyldige i PAS og kan ikke brukes ved overføring fra PAS til andre systemer. D-nummer kan brukes i PAS. PAS/PGS Side 14 Brukerveiledning for skolen

2.7.2 Manuell påmelding Arkfanen Oversikt viser alle tilgjengelige prøver for den valgte prøveperioden. Søket kan begrenses ved enten å søke på fagkode, fagnavn eller krysse av for «Vis kun grupper med påmeldte» hvis det allerede er registrert elevgrupper. Skjermbildet viser «Fagkode», «Fagnavn», «Variant» (brukes sjelden), «Datoer» for når påmeldinger starter og slutter, samt antall påmeldte. Ved å klikke på linjen for en prøve, kommer du automatisk inn i arkfanen Detaljer for den valgte prøven og kan registrere eller se registrerte kandidater. Ny prøvegruppe legges til ved å klikke på knappen «Legg til ny prøvegruppe», skrive inn navn på prøvegruppen og lagre. Hvis du allerede har registrert en gruppe kandidater (innenfor samme prøvetype og periode), kan du kopiere kandidatene fra denne gruppen over på en ny prøve ved å velge Vil du ta utgangspunkt i en annen prøvegruppe. Det er derfor hensiktsmessig å gi kandidatgruppene PAS/PGS Side 15 Brukerveiledning for skolen

tydelig navn for å skille gruppene fra hverandre. Elever som kopieres fra en annen prøvegruppe, eller som er overført fra skoleadministrative systemer, vises i en liste med etternavn, fornavn, fødselsnr., kandidatnr., hovedmål, priv og ev. avgiverskole (8. trinn). For IKT-basert eksamen vil bildet også vise Login. Etterpåmelding av kandidater gjøres ved å registrere etternavn, fornavn, fødselsnummer (11 siffer), velge målform og trykke på «Lagre kandidat». Merk at fylkesmannen først må ha åpnet prøven for etterpåmelding. 2.7.3 Endring av navn og målform på kandidat Navn og målform på kandidater kan endres i PAS. For- og etternavn endres i navnerubrikkene i Påmeldingsbildet. Trykk på «Lagre prøvegruppe» nederst i bildet for å lagre endringene. Navneendringen blir da gjeldende alle steder i PAS der kandidaten er registrert. Målform endres i valglisten. 2.7.4 Registrere ansvarlige for kandidatgrupper Dette gjøres i Påmeldingsbildet i PAS. Alle på skolen som har en brukerrolle i PAS, er valgbare som ansvarlige for en kandidatgruppe. På prøvedagen kan de logge seg på pgsa.udir.no ved å velge PAS/PGS Side 16 Brukerveiledning for skolen

brukerrollen Lærer/Administrator, de vil da få tilgang til monitorløsningen og kan følge med på eksamensgjennomføringen. De ansvarlige har og tilgang til å kunne registrere status på kandidater, og de får tilgang til flere av rapportene i PAS. Også skoleadministrator må registreres som ansvarlig for å få de nevnte tilgangene. En prøvegruppe kan ha flere Ansvarlige. Gå til Påmeldingsbildet, velg prøven og åpne en gruppe kandidater. Velg deretter den/de ansvarlige i nedtrekklisten for brukere på skolen, og klikk på knappen «Lagre ansvarlig». Ansvarlige som ikke har vært bruker av PAS/PGS tidligere, vil motta en e-post med brukernavn og passord til PAS slik at han/hun kan aktivere brukerrollen ved å logge seg på PAS og gå gjennom påloggingsrutinen. Kandidater og ansvarlige slettes ved å klikke på søppelbøtte-ikonet til høyre. Kandidatgrupper kan slettes, men først etter at alle kandidater og ansvarlige er slettet. 2.7.5 Import av påmeldinger fra skoleadministrative systemer (SAS) Det er utviklet funksjoner for bl.a. overføring av påmeldinger fra de forskjellige skoleadministrative systemene. Skjermbildet Påmelding kan også brukes for å etterpåmelde kandidater og for å endre opplysninger etter en overføring fra det skoleadministrative systemet. Rutine for import av påmeldinger varierer noe fra system til system. Er det problemer, konferer med veiledningen for det enkelte skoleadministrative systemet eller ta kontakt med leverandøren. Under arkfanen Importer finnes følgende funksjoner: Importer påmeldinger fra fil. Import fra SAS skjer vanligvis ved at skolen setter i gang en automatisk overføring av kandidatgrupper og ansvarlige lærere fra SAS. Hvis ansvarlige lærere ikke ble overført sammen med kandidatgruppen, kan skoleadministrator legge til Ansvarlig på gruppene i etterkant i Påmeldingsbildet i PAS. Korrigeringer som gjøres i PAS, blir ikke ført tilbake til SAS. Dette må ajourføres manuelt. Generer engangspassord for import direkte fra Skoleadministrativt system. Funksjonen brukes ved import fra enkelte av de skoleadministrative systemene. Kontakt leverandøren av SAS ved behov for assistanse. Vis importlogg har 4 forskjellige alternative rapporter. Husk alltid å sjekke importloggen for å kontrollere at importen har gått greit. PAS/PGS Side 17 Brukerveiledning for skolen

Noen typiske årsaker til feil ved import/eksport: Feil organisasjonsnummer nummeret må stemme overens i begge systemene. Ansvarlig mangler brukerrolle på skolen. Alle lærere må være tildelt en brukerrolle i PAS. Bruker som kjører import, har ikke skoleadministratorrolle ved skolen. BrukerID er ikke identisk med brukernavn i PAS. Hvis brukeren endrer brukernavn i PAS, må samme endringen gjøres i SAS (Ekstern BrukerID). Unngå bruk av æ, ø, å i brukernavnet. Ved direkteoverføring til/fra SAS vil en få spørsmål om brukernavn og passord. Dette må være PAS brukernavn og passord. Det vil si at overføring mellom PAS og de fleste SAS kun vil fungere når brukeren ikke logger seg på PAS via FEIDE. 2.7.6 Bestilling av materiell til kandidater med behov for spesiell tilrettelegging Bestilling av spesialmateriell gjelder grunnskolen. Skjermbildet Påmelding har funksjon for å bestille materiell til kandidater med behov for særskilt tilrettelegging: 2.8 Eksamensmateriell skole (skoleadministrator) I de fleste fag blir eksamensmateriell tilgjengelig for nedlasting i PAS som dokument i PDF-format. Skjermbildet er tilgjengelig for skoleadministrator og viser oversikt over eksamensoppgaver med Postens sporingsnummer og lenke for nedlasting av dokumentet i pdf-versjon vanligvis 24 timer før eksamen. (Foreløpig kan skjermbildet også brukes til å laste ned tidligere gitte eksamensoppgaver, fra 2008 og til d.d. Det må da velges aktuelt prøveperiode og årstall på Startsiden i PAS.) Klikk på menypunktet «EKSAMENSMATERIELL» i venstremenyen. PAS/PGS Side 18 Brukerveiledning for skolen

Klikk på knappen «Se alle» for å se alle prøvene på din skole, eller skriv (starten av) en prøvekode og klikk på knappen «Søk». Klikk på pluss-tegnet foran prøven for å se Postens sporingsnummer eller klikk på lenken for å laste ned eksamensmateriell. 2.8.1 Generere brukernavn og passord for bruk i PGS-A Skoleadministrator genererer brukernavn og passord i PAS og skriver ut et A4 ark til den enkelte. Dette gjelder for alle kandidater som skal avlegge IKT-basert eksamen. Vær oppmerksom på at brukernavn og kandidatnummer er to forskjellige ting. Kandidatnummer bruker kandidaten for å merke besvarelsen sin, og det kan ikke brukes ved innlogging i PGS-A. PAS/PGS Side 19 Brukerveiledning for skolen

Klikk på «Generer og skriv ut»-knappen i skjermbildet Påmelding Knappen lar deg skrive ut et A4-ark til hver elev med brukernavn og passord. (Ikke bruk funksjonen Skriv ut liste, denne listen inneholder ikke påloggingsinformasjon.) Er det behov for å skrive ut nye passord til kandidater, kan dette gjøres for alle eller for enkelte av kandidatene. Hak av i kolonnen til venstre for de som skal ha nytt passord. Hakes det av for alle kandidatene når du trykker på «Generer og skriv ut», får alle nye passord slik at du da må skrive ut nye A4-ark med brukernavn og passord til alle. Brukernavnet blir ikke generert på nytt. Brukernavn og passord kan skrives ut når som helst før prøvedagen. Utskriftfunksjoner: «Skriv ut liste»: Skriver ut en liste over alle kandidatene i prøvegruppen med Navn, Fødselsdato, Kandidatnummer, Målform, Privatist/Ikke privatist og eventuelt Brukernavn. (Informasjonen i listen kan ikke brukes for pålogging.) «Generer og skriv ut»: Skriver ut brukernavn og passord til den enkelte kandidaten (et A4-ark til hver). Dette er påloggingsinformasjonen og kan skrives ut når som helst før prøvedagen. 2.9 Dagspassord til pålogging (skoleadministrator) Dette gjelder kun for eksamen og prøver som gjennomføres digitalt (PGS-A og PGS-C). For å være sikker på at kandidatene ikke logger seg inn som en annen person, og for å hindre at kandidater logger seg inn i PGS-A/PGS-C for tidlig, må eksamensansvarlig godkjenne innloggingen for hver PAS/PGS Side 20 Brukerveiledning for skolen

kandidat ved å taste inn et dagspassord på PCen til den enkelt etter at kandidatene selv har skrevet inn brukernavn og passord. Sikkerheten med dagspassord fungerer bare så lenge kun de eksamensansvarlige kjenner dagspassordet. Nytt dagspassord genereres automatisk hver natt og gjelder per skole for en prøve på en gitt dag. Skoleadministrator tar ut dagspassordet i PAS på prøvedagen og gir det til de eksamensansvarlige. (Alternativt til bruk av dagspassord kan ansvarlig lærer godkjenne kandidatene i monitorbildet i PGS-A på prøvedagen, dette vil gjøre bruk av dagspassord unødvendig. Se mer om dette senere.) Klikk på menyvalget «Dagspassord» Velg enten en av dagens prøver fra nedtrekkboksen merket «Prøve» eller alle og trykk på «Vis dagspassord» Dagspassordet eller alle dagspassordene for en dag vises nederst i skjermbildet PAS/PGS Side 21 Brukerveiledning for skolen

2.10 PGS-A Pålogging til IKT-basert eksamen for kandidater Dette punktet er bare aktuelt for de prøvene der skolen gjennomfører IKT-basert eksamen. Kandidatene laster ned eksamensoppgaven fra PGS-A og leverer besvarelsen sin i PGS-A. De som er registrert som ansvarlig i påmeldingsbildet i PAS skal logge seg på som Eksamensansvarlig og følge med på eksamensavviklingen. 2.10.1 IKT-basert eksamen pålogging for kandidater Kandidater som skal gjennomføre IKT-basert eksamen logger seg på https://pgsa.udir.no Her kan kandidatene laste ned eksamensoppgaver, og de laster opp eksamensbesvarelsen sin ved levering. Se egen brukerveiledning for kandidater. Elever og privatister velger lenken Kandidat og skriver inn påloggingsinformasjonen som hver enkelt har fått utdelt på et A4 ark skrevet ut fra PAS. 2.10.2 PGS-A Følge med under eksamen i monitorbildet (eksamensansvarlig) Ved hjelp av monitorskjermbildet i PGS-A kan alle som er registrert som ansvarlige for en kandidatgruppe i PAS, følge med på kandidatenes status i sanntid. Skjermbildet har flere funksjoner. Eksamensansvarlig kan her blant annet forhåndsidentifisere kandidatene og slipper å skrive inn dagspassordet på PC en til den enkelte kandidat. Eksamensansvarlig kan se på besvarelsen til den enkelte kandidat og laste opp besvarelsen for kandidater som av spesielle grunner ikke har gjort dette selv. 2.10.2.1 Lærer/skoleadministrator logger seg på PGS-A Gå til https://pgsa.udir.no PAS/PGS Side 22 Brukerveiledning for skolen

Velg «Eksamensansvarlig» Pålogging til PGS-A monitor er endret slik at FEIDE-pålogging kan benyttes hvis det er ønskelig. Av den grunn går påloggingen via PAS-påloggingsbildet. Logg inn (samme brukernavn, passord og svar på kontrollspørsmålet som for PAS) eller Logg inn med FEIDE-identifikasjon. I neste skjermbilde er det tre valg: «Kandidatmonitor» «Nedlasting av besvarelser» «Gruppeopplasting av besvarelser» PAS/PGS Side 23 Brukerveiledning for skolen