1 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rapport frå tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i Adressa til verksemda: Postboks 153, 6851 Sogndal Tidsrom for tilsynet: 22.11.2013 11.04.2014 Kontaktperson i verksemda: NAV-leiar Hilde Yndestad Halland Samandrag Denne rapporten gjer greie for avvik som blei avdekt innanfor revisjonsområdet. Systemrevisjonen gjaldt følgjande: om kommunen sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram blir gjort i samsvar med lov- og forskriftskrav. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom systematiske styringstiltak (internkontroll) sikrar at tildeling og gjennomføring fører til at personar som har rett til kvalifiseringsprogram får ei forsvarleg teneste. Fylkesmannen avdekte eitt avvik under systemrevisjonen i. Det vart ikkje gitt merknad. Avvik: sikrar ikkje forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Dato: 11.04.2014 Elisabeth Lund-Iversen revisjonsleiar Kari Vold Olsen revisor
2 Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av kommunen... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av kommunens styringssystem 6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 7
3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i i perioden 22.11.2013 11.04.2014. Revisjonen er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i 2014. Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med sosiale tenester i NAV etter lov om sosiale tenester i NAV 9. Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøke: kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgjevinga blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten gjer greie for avviket som er avdekt under revisjonen og gir ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på potensiale for betring. 2. Omtale av kommunen hadde 7555 innbyggjarar pr. 01.10.2013. I skuleåret har kommunen om lag 2000 studentar og elevar i tillegg. Kommunen har asylmottak og tek imot flyktningar årleg. Kommunen har åtte tenesteeiningar, og NAV-kontoret med 11 tilsette på tilsynstidspunktet er ein av desse. NAV-leiar rapporterer til rådmannen. Alle dei tilsette i NAV Sogndal skal ifølge kommunen kunne gi informasjon om kvalifiseringsprogrammet, medan ein tilsett har eit særleg ansvar for å halde seg oppdatert om denne tenesta. Tre tilsette skal kunne behandle søknad om kvalifiseringsprogram og følgje opp deltakarar som er innvilga tenesta. Tre personar i kommunen er innvilga tenesta kvalifiseringsprogram på tilsynstidspunktet, medan 21 personar hadde på same tidspunkt hatt økonomisk stønad som einaste inntekt i fire månader eller meir. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel: sendt 22.11.2013.
4 Oversikt over dokument som kommunen har sendt over i samband med tilsynet, og dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte: 27.02.2014. Intervju: sju personar blei intervjua. Sluttmøte: 28.02.2014. 4. Kva tilsynet omfatta Kommunen er pålagt å føre internkontroll med tenesta kvalifiseringsprogram. Føremålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom styringstiltak sikrar at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram skjer i samsvar med lov- og forskriftskrav slik at det blir gitt forsvarlege tenester til dei som har rett til kvalifiseringsprogram. Tilsynet hadde som føremål å undersøke om kommunen sikrar at kvalifiseringsprogrammet er tilgjengeleg for potensielle deltakarar, om det blir gjort forsvarlege identifiseringsprosessar og om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om retten til kvalifiseringsprogram. Vidare undersøkte vi om kommunen sikrar at kartleggings-, vurderings- og avgjerdsprosessane ved behandling av søknader om kvalifiseringsprogram er forsvarlege. Føremålet var også å undersøke om kommunen sikrar forsvarleg gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved å sikre at tidsfrist for iverksetting av program blir haldne. Vidare undersøkte vi om innhald og omfang av kvalifiseringsprogramma er forsvarleg. I dette ligg det at programma blir individuelt tilpassa ved at den einskilde sine behov og føresetnader blir teke omsyn til og at programma inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og eventuelt andre tiltak som kan vere med på å førebu og støtte opp under overgang til arbeid. Vidare undersøkte vi om kommunen sikrar forsvarleg oppfølging av deltakarar i kvalifiseringsprogram. 5. Funn Avvik: sikrar ikkje forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Avvik frå følgjande krav: sosialtenestelova 4, 5, 29, 30, 31, forskrift om kvalifiseringsprogram- og stønad 1, forvaltningslova 11 og internkontrollforskrifta 4 og 5. Avviket byggjer på følgjande: a) Kommunen har informasjon om kvalifiseringsprogrammet på sine heimesider. Gjennom intervju kom det fram at kommunen ikkje har avklart kven som har ansvar for å sørgje for at informasjonen er oppdatert. Det kom også fram at det ikkje er avklart kven som har ansvar for å informere aktuelle samarbeidspartar og brukarar. Det ligg ikkje informasjon om kvalifiseringsprogrammet i mottaket til NAV-kontoret. Kommunen har ikkje planar eller rutinar for informasjonsarbeid som gjeld kvalifiseringsprogrammet. b) Mappegjennomgangen viste at NAV-kontoret har oppfølging av personar med økonomisk stønad som einaste inntekt og resultatet «spesielt tilpassa innsats» i
5 arbeidsevnevurderinga. Det er ikkje dokumentert at Nav har informert desse om kvalifiseringsprogrammet, eller vurdert om personane kan vere aktuelle for programmet. c) Tre personar er tildelt tenesta kvalifiseringsprogram på tilsynstidspunktet. Mappegjennomgangen viste at det berre i ei av sakene er gjort arbeidsevnevurdering i forkant av vedtaket med resultatet «spesielt tilpassa innsats». d) Gjennom intervju gjekk det fram at ansvar for tildeling av kvalifiseringsprogram er lagt til den enkelte rådgjevar i NAV-kontoret. Det kom også fram at ansvarsfordelinga kring dette er uklar for dei tilsette. Leiinga i NAV-kontoret er kjent med dette, men korrigerande tiltak er ikkje sett i verk. Det ligg ikkje føre skriftleg prosedyre for tildeling av kvalifiseringsprogram. e) Mappegjennomgangen viste at to av noverande deltakarar i kvalifiseringsprogrammet er i arbeidspraksis, men at det ikkje er utarbeida programinnhald utover dette. Tidspunkt for evaluering er ikkje dokumentert. Ein deltakar har ikkje fått utarbeida program, men mottek likevel kvalifiseringsstønad. f) Mappegjennomgangen inneheldt to saker der kvalifiseringsprogrammet er avslutta mot slutten av 2013. Deltakarane hadde kvalifiseringsstønad i to år, men det er ikkje dokumentert at dei hadde fullt program heile perioden. Ingen av deltakarane hadde arbeidssøking som del av programmet i den avsluttande delen. Ingen av deltakarane fekk deltakarbevis etter avslutning. g) I intervjua kom det fram at ikkje alle oppfølgingssamtalar med deltakarar i kvalifiseringsprogram blir dokumentert. h) Gjennom intervju kom det fram at leiinga i NAV-kontoret har informert dei tilsette om at dei sjølv skal orientere seg om regelverket kring kvalifiseringsprogrammet på intranett til NAV. Dei tilsette har ikkje fått anna opplæring som gjeld dette arbeidet. Leiinga har ikkje kontrollert at eigenstudie er gjort, og det ikkje er kartlagt kva kompetansehevingstiltak det eventuelt er behov for utover eigenstudie. i) Det ligg ikkje føre prosedyrar for tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, eller korleis NAV-kontoret skal arbeide med forbetringsarbeid kring desse prosessane. Intervjua avdekka at det ikkje er sams forståing blant dei tilsette av korleis dette arbeidet skal utførast. j) Mappegjennomgangen viste at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ikkje alltid skjer i samsvar med regelverket. Kommunen har ikkje avdekka dette gjennom internkontrolltiltak eller korrigert manglane. k) Kommunen har kvalitetssystemet SKK. Det er gjennom dette systemet mogeleg å melde avvik som gjeld dei kommunale tenestene i NAV. Gjennom intervju kom det fram at statleg tilsette i NAV-kontoret har ikkje tilgang til systemet, og det er ikkje sams forståing blant dei tilsette i kontoret korleis avvik skal meldast. Det er ikkje diskutert i kontoret kva som kan/skal meldast som avvik når det gjeld kvalifiseringsprogrammet. Det er ikkje meldt avvik på området.
6 l) I dokumentasjonen frå kommunen kom det fram at det ikkje er gjort risiko- og sårbarheitsanalyse av arbeidet med kvalifiseringsprogrammet. m) Gjennom intervju og dokumentasjon frå kommunen kom det fram at leiinga ikkje har sett i verk systematiske kontrolltiltak for å sikre at arbeidet med kvalifiseringsprogrammet blir gjennomført i samsvar med regelverket. 6. Vurdering av kommunens styringssystem Kommunen skal gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid planlegge, utføre, evaluere og korrigere verksemda slik at tenesta kvalifiseringsprogrammet blir tildelt og gjennomført på ein forsvarleg måte og i samsvar med lovkrava, jf. lov om sosiale tenester i NAV 5 og internkontrollforskrifta 1. er ein av dei største kommunane i fylket, med ansvaret for vel 7500 innbyggarar. Kommunen har ingen skriftlege prosedyrar som skildrar korleis arbeidet med kvalifiseringsprogrammet skal gjennomførast. Kommunen har heller ikkje på anna måte i tilstrekkeleg grad, gjennom systematisk styring, sørgja for at dei tilsette gjennomfører dette arbeidet i samsvar med krava gitt lov og forskrift. Tilsynet meiner med grunnlag i dette at kommunen ikkje styrer tenesta kvalifiseringsprogrammet på ein måte som er i samsvar med krava til internkontroll. Kommunens manglande styring medfører at det er tilfeldig, og opp til enkeltpersonar i NAVkontoret, om tenesta vert ytt i samsvar med lovkrava. Dette betyr at innbyggjarar som kan ha rett til tenesta ikkje alltid blir fanga opp av NAV, og at innbyggjarar som har fått innvilga tenesta ikkje får slikt innhald og slik oppfølging som tenesta kvalifiseringsprogram føreset. 7. Regelverk LOV 2009-12-18-131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker med forskrift til forvaltningsloven FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen FOR-2011-12-21-1471: Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad Hovedrundskriv nr 35 av 22.06.2012: lov om sosiale tjenester i NAV Arbeids- og velferdsdirektoratet 8. Dokumentunderlag Fylkesmannen mottok følgjande dokumentasjon frå kommunen: Brev med informasjon om tilsette, møtestruktur, risiko- og sårbarheitsanalyse, brukarundersøking, avvikssystem og tal brukarar med økonomisk stønad som einaste inntekt Organisasjonskart Samarbeidsavtale mellom og Arbeids- og velferdsetaten i Sogn og Fjordane Vedlegg til leiaravtale mellom rådmann og NAV-leiar Rekneskap og årsmelding 2012 med aktivitet på tilsynsområdet Verksemdsplan/årsplan for NAV Sogndal 2013 Organisering NAV Sogndal pr. 17.01.2014, ansvars- og oppgåvefordeling Avvikshandsaming
7 Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: Perm for kvalifiseringsprogrammet 3 mapper til personar som er innvilga kvalifiseringsprogram 2 mapper til personar med avslutta kvalifiseringsprogram 8 mapper til personar som har hatt økonomisk stønad som einaste inntekt i fire månader eller meir Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Revisjonsvarsel sendt 22.11.2013 Dokumentasjon frå kommunen motteke 21.01.2014 og 29.01.2014 Program for tilsynet sendt 05.02.2014 E-post frå kommunen 07.02.2014 Endra program for tilsynet sendt 11.02.2014 Førebels rapport sendt 14.03.2014 Tilbakemelding frå kommunen motteke 04.04.2014 sendt 11.04.2014 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Jostein Aanestad Rådmann X X Hilde Y. Halland NAV-leiar X X X Anita Nornes Rådgjevar X X X Ingrid Faaberg Rådgjevar X X Ann Mari Neset Rådgjevar X X X Bjarte Hovland Rådgjevar X X X Nils Sverre Fardal Rådgjevar X X X Siri I. Madsen Rådgjevar X Frå tilsynsorganet deltok: Rådgjevar Elisabeth Lund-Iversen (revisjonsleiar) Rådgjevar Kari Vold Olsen (revisor) Rådgjevar Tom Nesvåg (revisor)