TILSYN MED. Smøla kommune

Transkript

1 TILSYN MED Smøla kommune TIDSROM: ARKIVKODE: 2011/335/MAAA KOMMUNENS ADRESSE: Smøla kommune, Postboks 34, 6571 Smøla FYLKESMANNENS TILSYNSGRUPPE: Revisjonsleiar: Rådgivar Maren Ørjasæter Aaland Revisorar: Rådgivar Dagfinn Sørum og rådgivar Knut Meek Corneliussen KONTAKTPERSON I KOMMUNEN: Einingsleiar/styrar Laila Hopshaug FRIST FOR RETTING AV AVVIK OG RAPPORTERING TIL FYLKESMANNEN: Avvik 1 og 2 : Avvik 3 : Regelverk: Lov om barnehagar Tilsynet omhandla følgjande emne: 10 godkjenning 12a rett til plass i barnehage 16, jf. 8, 1. ledd kommunen sitt tilsyn eksemplifisert ved 17 styrar 18 barnehagen sitt øvrige personale Forskrift om pedagogisk bemanning. 1. Norm for pedagogisk bemanning 19 politiattest 22 opplysningsplikt til barneverntenesta Fylkesmannen avdekka tre avvik under tilsynet: Avvik 1: Brot på barnehagelova 10. Smøla kommune har ikkje rutinar for å godkjenne barnehagar i tråd med barnehagelova 10. Avvik 2: Brot på barnehagelova 16. Smøla kommune fører på tilsynstidspunktet ikkje tilsyn med verksemder etter barnehagelova slik lova krev. Avvik 3: Brot på barnehagelova 16 og 8, eksemplifisert med 17. Barnehagane i Smøla kommune har ikkje ei forsvarleg pedagogisk og administrativ leiing.

2 Fylkesmannen gjorde ein merknad under tilsynet: Merknad : Barnehagelova 8 og 16, eksemplifisert med 22. Smøla kommune orienterer barnehagetilsette om opplysningsplikta til barnevernet, men bør som barnehagemyndigheit vurdere rutinane sine for korleis dei påser at dei tilsette i barnehagane er kjende med opplysningsplikta. Fylkesmannen anbefaler at rutinane vert skriftleggjorde. Dato: Maren Ørjasæter Aaland revisjonsleiar Dagfinn Sørum revisor

3 Innhald: 1. Innleiing 2. Dokumentunderlag 3. Avvik 4. Merknader 5. Andre tilhøve 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for fylkesmannen sitt tilsyn Deltakarar ved fylkesmannen sitt tilsyn

4 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Smøla kommune Tilsynet er ein del av eit felles tilsyn der Fylkesmannen i Møre og Romsdal fører tilsyn med eit utval kommunar i fylket i Tilsynet er retta inn mot i kva grad kommunen oppfyller krav innanfor oppgitte emne, og rapporten viser avvik og merknader som vart avdekte under tilsynet. Rapporten gir såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av kommunen som barnehagemyndigheit. Føremålet med tilsynet var å vurdere om Smøla kommune har tilfredsstillande styring i høve til regelverket. Tilsynet gjekk m.a. ut på å undersøkje om: - aktivitetar vart utførte slik som det går fram av skriftleg dokumentasjon og gjennom samtale - kommunen driv verksemda si innanfor eigne rammer og dei rammene som styresmaktene har sett. Tilsynet vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju av sentralt plasserte personar i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar vert følgde opp i praksis. Rapporten omhandlar avvik og merknader som vart avdekte under tilsynet. - AVVIK førekjem når krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift ikkje er oppfylte. - MERKNAD er eit tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer eit forbetringspotensiale. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for tilsynet var skrifteleg materiale frå kommunen og dokument frå sentrale styresmakter, jf. vedlegg Avvik Avvik 1: Brot på barnehagelova 10. Smøla kommune har ikkje rutinar og praksis som sikrar formelle prosedyrar for godkjenning av barnehagar; slik barnehagelova 10 føreset. Avvik frå følgjande lovkrav: Lov om barnehager 10 første ledd: Kommunen avgjør søknad om godkjenning etter en vurdering av barnehagens egnethet i forhold til formål og innhald, jf. 1, 1a og 2. Lovkommentar: Barnehagelova fastslår i 10 at kommunen skal fatte vedtak om godkjenning av barnehagar. Kommunen skal ved godkjenninga konkret vurdere om barnehagen tilfredsstiller dei krava

5 som kan utleiast av 1 og 2 om barnehagens føremål og innhald. Etter 6, jf. óg 7 er det verksemda som pliktar å søkje om godkjenning når krava om dette ligg føre, og det er ikkje tillate å setje i gang drift før verksemda er godkjend. Som barnehagemyndigheit skal kommunen etter 8 påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk. Dette følgjer óg av tilsynsansvaret etter 16. Vedtak etter 10, tredje ledd vil falle inn under forvaltningslova med dei følgjer dette får, mellom anna opplysning om klagerett til fylkesmannen. Avviket er tufta på følgjande observasjonar: Det kom fram under tilsynet at Smøla kommune ikkje godkjenner barnehagar etter barnehagelova 1 og 2 Barnehagens formål og innhald. Dokumentasjon viser at barnehagar er godkjent etter anna lovverk, men at kravet kommunen som godkjenningsmyndigheit har til å vurdere barnehagens egnethet i forhold til krava som kan utleiast frå 1 og 2, ikkje er oppfylt. Kommunen må ved godkjenning gjere ei konkret vurdering av barnehagens egnethet. Barnehagen sine fysiske rammer, dvs. lokale og uteområde, må vere eigna for barnehagedrift. Etter 2 skal barnehagen mellom anna gi barn høve til leik, livsutfalding og meiningsfylte opplevingar og aktivitetar i trygge og samtidig utfordrande omgjevnader. Dette stiller mange og varierte krav til barnehagen sine lokale og uteområde. Det er vidare mellom anna krav til at barnehagen skal ta omsyn til barn sine ulike funksjonsnivå og tilgjenge for alle er eit viktig omsyn ved utforming av barnehagen. Bemanningsplanen må vise at drifta vil bli forsvarleg og at barnehagetilbodet kan oppfylle krava i barnehagelova og i Rammeplan for barnehagen sitt innhald og oppgåver. For ein meir fullstendig omtale, vert det vist til merknadene til 10 i barnehagelova. Avvik 2: Brot på barnehagelova 16. Smøla kommune fører på tilsynstidspunktet ikkje tilsyn med verksemder etter barnehagelova slik lova krev. Avvik frå følgjande lovkrav: Lov om barnehager 16 første ledd: Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Lovkommentar: Lova slår fast at kommunen skal føre tilsyn, og kva konsekvensar tilsynet kan få. Lova gir ingen bindande reglar for korleis og kor ofte tilsynet skal utførast. Rettleiingsmateriell frå Kunnskapsdepartementet går nærare inn på kva som kjem inn under tilsynsomgrepet. Utan at dette er nærare presisert, må det òg leggjast til grunn at lova føreset ein viss regularitet og eit visst minimumsomfang på tilsynsverksemda. Avviket er tufta på følgjande observasjonar: Av tilsendt materiale og av opplysningar som kom fram under tilsynet, går det fram at kommunen gjennomfører ulike aktivitetar og tiltak som har element av tilsyn i seg. Fylkesmannen oppfattar det likevel slik at kommunen på tilsynstidspunktet ikkje utfører eit fullstendig tilsyn med barnehagane i kommunen, slik barnehagelova krev. Kommunen som tilsynsmyndigheit må følgje opp og føre tilsyn med om det som vert orientert om og drøfta i møte mellom kommunen som barnehagemyndigheit og den einskilde barnehage, vert implementert og gjennomført i den einskilde barnehage.

6 Fylkesmannen vil legge til at vi positivt har merka oss at kommunen på tilsynstidspunktet har starta planlegging av tilsyn med barnehageeiningane i kommunen. Vidare at kommunen vurderer og drøftar korleis ein på best mogleg måte skal kunne organisere eit tilsyn som er så objektivt som mogleg, med den barnehageorganiseringa kommunen per dato har. Avvik 3: Brot på barnehagelova 16 og 8, eksemplifisert med 17. Barnehagane i Smøla kommune har ikkje ei forsvarleg pedagogisk og administrativ leiing. Avvik frå følgjande lovkrav: Lov om barnehager 17, 1.ledd Barnehagen skal ha en forsvarlig pedagogisk og administrativ leiing Lovkommentar: Lova slår fast at barnehagen skal ha ei forsvarleg pedagogisk og administrativ leiing som betyr at barnehagen sin leiar må ha nødvendig leiarkompetanse. Barnehagen skal ha ein dagleg leiar - ein styrar. Det vert i utgangspunktet stilt krav om at kvar barnehage skal ha ein styrar. Det kan imidlertid tenkjast unntakstilfelle der det kan vere behov for at fleire barnehagar samlar sine styrarressursar, for eksempel i eit leiarteam. Departementet føreset at slik samordning ikkje fører til reduksjon av styrarresursen for den einskilde barnehage. For at ein skal kunne samordne styrarressursen er det ein føresetnad at det er ein hensiktsmessig avstand mellom barnehagane og at styrarteamet skal ha dagleg kontakt og oppfølging av kvar barnehage. Avviket er tufta på følgjande observasjonar: Gjennom innsendt dokumentasjon og intervju kjem det fram at Smøla kommune har ein styrar for dei fire barnehageeiningane. Smøla kommune organiserer dei fire barnehagane som ein barnehage omtalt som Smøla barnehagen. Organisering av styrarressurs er gjort med utgangspunkt i at Smøla barnehage er ein barnehage med fire avdelingar. Fylkesmannen finn at denne organiseringa er i strid med lovkravet. Det er ikkje ein hensiktsmessig avstand mellom barnehageverksemdene slik at den daglege leiaren styraren, dagleg kan følgje opp oppgåvene ein styrar har i barnehageverksemd. Styraren er ein sentral person i barnehagen si verksemd og har ei nøkkelrolle når det gjeld initiativ, tiltak og oppfølging av det pedagogiske arbeidet. Ansvaret for utviklings- og endringsarbeidet i barnehagen er viktig. Dette krev gode pedagogisk og barnefagleg kunnskap. Styraren må vere tilgjengeleg for alle foreldra og har ei viktig rolle i å legge til rette for eit godt arbeidsmiljø. Styraren skal også samhandle med kommunen om oppgåver knytt til økonomi, opptak av barn, foreldrebetaling osv., noko som krev god administrativ kunnskap og evne til strategisk tenking og langsiktig planlegging. 4. Merknader Fylkesmannen gjorde ein merknad under tilsynet: Merknad : Barnehagelova 16 og 8, eksemplifisert med 22.

7 Smøla kommune orienterer barnehagetilsette om opplysningsplikta til barnevernet, men bør som barnehagemyndigheit vurdere rutinane sine for korleis dei påser at dei tilsette i barnehagane er kjende med opplysningsplikta. Fylkesmannen anbefaler at rutinane vert skriftleggjorde. Kommentar: I tillegg til å orientere om opplysningsplikta til barnevernet, bør kommunen som barnehagemyndigheit gjennom rutinar påse at alle tilsette er kjende med opplysningsplikta og kva den inneber. 5. Andre tilhøve Det vart ikkje funne andre tilhøve som gir grunnlag for omtale i tilsynsrapporten. 6. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Varsel med tema for tilsynet vart utsendt Formøte og intervju (5 personar) vart halde Sluttmøte vart halde Vi gjennomførte og eit Sluttmøte nr. 2/Oppfølgingsmøte Dette fordi Fylkesmannen hadde behov for ytterlegare klargjering før vi gjorde endelege konklusjonar i tilsynet. Frå kommunen møtte Laila Hopshaug og Magne Gjernes. Frå Fylkesmannen møtte Knut Meek Corneliussen og Maren Ørjasæter Aaland. I vedlegg 2 er det gitt ei oversikt over deltakarane under tilsynet.

8 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for fylkesmannens tilsyn 1. Følgjande materiale tilsendt frå kommunen: 1.Årsmelding fra Smøla kommune Årsrapport barnehage 3. Organisasjonskart over Smøla kommune og over enhet barnehage 4. Årsplan for Smøla barnehage 5.Kompetanseplan for Smøla barnehage, Omstilling Smøla kommune, Delprosjekt barnehage. K-sak 1/08 7. Utvidelse av antall plasser ved barnehagene i Smøla K-sak 27/09 8. Utvidelse av antall plasser i Smøla barnehage K-sak 39/10 9. Fra prosedyrehandbok: Rutiner for å sikre regelverkskompetanse på opplæringsområdet 10.Beredskapsplan ved ulykker og dødsfall 11. Retningslinjer for håndtering av legemidler 12.Forvaltningsrutiner 2.Lov 17. juni 2005 nr.64 om barnehagar (barnehageloven) med forskrifter og departementets merknader til bestemmelsene (Kunnskapsdepartementet) 3. Veileder. Tilsyn med barnehager (Kunnskapsdepartementet)

9 VEDLEGG 2 Oversikt over kva personer frå kommunen som var direkte involvert i revisjonen I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarar frå kommunen under opningsmøte og sluttmøte, og over kva personer som vart intervjua. Navn Funksjon Formøte Opningsmøte Intervju Sluttmøte Magne Gjernes Rådgivar X X X X Laila Hopshaug Einingsleiar/styrar X X X X Hilde Tone Moe Unni Solvåg Edinsen Anita Johansen Avdelingsleiar, kommunal barnehage Avdelingsleiar, kommunal barnehage Avdelingsleiar, kommunal barnehage X X X X X X X X X X X Frå fylkesmannen deltok rådgivar Dagfinn Sørum og rådgivar Maren Ørjasæter Aaland, med sistnemnde som revisjonsleiar. På Sluttmøte nr.2/oppfølgingsmøte deltok Magne Gjernes og Laila Hopshaug frå kommunen og Knut Meek Corneliussen og Maren Ørjasæter Aaland frå fylkesmannen.