Fylkesmannen i Rogaland

Transkript

1 Fylkesmannen i Rogaland Rapport frå tilsyn med kvalifiseringsprogrammet (KVP) ved Vindafjord kommune Adressa til verksemda: Rådhuset, 5580 Ølen Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Nav-leiar Laila Thorsen Samandrag Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei reviderte områda. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at tenesta kvalifiseringsprogram er tilgjengeleg for aktuelle deltakarar, om det blir gitt tilstrekkeleg informasjon om tenesta, og om det blir gjort forsvarlege kartleggingar, vurderingar og avgjersler ved behandling av søknader om KVP. Vidare undersøkte vi om innhaldet og omfanget av programma er forsvarleg, og om oppfølginga av brukarane er forsvarleg. Det blei funne 2 avvik under systemrevisjonen. Det blei ikkje gitt merknad. Dato: Åshild Vistnes van der Veen ass. avdelingsdirektør Lillian K. Gjennestad revisjonsleiar 1

2 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda - spesielle forhold Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Vurdering av kommunen sitt styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet

3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nav Vindafjord, Vindafjord kommune i perioden Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Ved revisjonen blei følgjande forhold undersøkt: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor temaet som tilsynet omfattar om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgivinga blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir difor inga fullstendig vurdering av tilstanden på det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeke betringspotensial 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Vindafjord kommune har knapt innbyggjarar. Kommunen er den 5. største kommunen i areal i Rogaland og består av 9 bygder. Kommunen har organisert si verksemd i ein 2-nivå modell. Rådmannen, 2 kommunalsjefar: økonomisjef og organisasjon- og personalsjef utgjer kommunen si strategiske leiargruppe. Dei ulike einingane, m.a. helse og sosialomsorg som Nav-kontoret er plassert i, er lagt direkte under rådmannen. Nav-kontoret i Vindafjord blei oppretta i På tilsynstidspunktet var det 13 stillingar knytt til kontoret. Oppgåver som kommunen har lagt til Nav-kontoret i tillegg til minimumsløysinga er oppfølging og ettervern av rusmisbrukarar og arbeidet med busetting og oppfølging av flyktningar. Hovudansvaret for arbeidet med kvalifiseringsprogrammet er i utgangspunktet lagt til ein medarbeidar i kontoret. Denne medarbeidaren har vore i permisjon ca. 1 år, og ulike vikarar har vore inne i stillinga i denne perioden. Andre tilsette har og vore i permisjon på same tid. Dette har, saman med turn-over av vikarar, skapt ein del utfordringar for kontoret. Alle vedtak om kommunale tenester blir underteikna av rettleiar og Nav-leiar. 3

4 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde onsdag Intervju 7 personar blei intervjua. Namn på dei som blei intervjua er gitt under punkt 8. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag, punkt 7. Sluttmøte blei halde Kva tilsynet omfatta Tema for tilsynet var om kommunen sikrar forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, mellom anna: Om aktuelle kandidatar blir identifiserte og får tilstrekkeleg informasjon om KVP Om det blir gjort forsvarleg kartlegging og vurdering, og om avgjerdene som blir tatt ved behandling av søknader om KVP er forsvarlege Om KVP blir sett i verk innan tidsfristen Om programmet er individuelt tilpassa Om programmet inneheld arbeidsretta tiltak, arbeidssøking og ev andre tiltak Om programmet er heilårleg og på full tid Om programmet blir evaluert og justert ved behov, og om tid for evaluering går fram av programmet Om det blir gitt forsvarleg oppfølging av deltakarane 5. Funn Det blei funne 2 avvik under tilsynet: Avvik 1: Vindafjord kommune sikrar ikkje forsvarleg tildeling av kvalifiseringsprogram. Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 4, 5 og 29 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4 og 5. Kommentar: For at tildeling av KVP skal vera forsvarleg må kommunen sikra at tenesta er tilgjengeleg for potensielle deltakarar. Det inneber mellom anna at kommunen må sikra at det blir gitt informasjon om tenesta. Informasjonen må vera tilgjengeleg på Nav-kontoret både som 4

5 skriftleg materiell og som råd og rettleiing til personar som tar kontakt med Nav-kontoret for å finne ut kva rettigheiter dei kan ha i høve til KVP. Målgruppa for programmet er omtala i 29 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, og ut frå det kan det konstaterast at langtidsmottakarar av økonomisk stønad er i hovudmålgruppa. Kommunen må difor sikra at denne gruppa får informasjon og blir vurdert for KVP. For å kunne ta stilling til om brukar fyller kriteria/vilkåra for rett til KVP, må saka kartleggast. I det inngår det at tilstrekkelege og relevante opplysningar blir innhenta, mellom anna må arbeidsevna kartleggast og vurderast, og dette arbeidet må gjerast saman med søkjar. Avgjerda om å innvilge eller avslå KVP er eit enkeltvedtak og avslag skal grunngis. Avviket byggjer på følgjande: Ein gjennomgang av brukarmapper viste at det i fleire saker er utarbeida vurdering av arbeidsevna etter at vedtak om kvalifiseringsprogram er fatta. Avvik 2: Vindafjord kommune sikrar ikkje forsvarleg gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Avvik frå følgjande myndigheitskrav: Lov om sosiale tenester i Nav 4, 5, 30 og 31, jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og stønad 1 og 2, og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen 4 og 5. Kommentar: Brukarar som har fått innvilga KVP, skal etter 31 i lov om sosiale tenester i Nav få utarbeidd eit program som skal vera sett i verk seinast 6 månader etter søknadsdato. Programmet skal vera heilårleg og på full tid, dvs. 37,5 timar pr. veke. Tidspunkt for oppstart av kvalifiseringsprogram skal gå fram av programmet, medan varigheita/omfanget av KVP skal gå fram av vedtaket. Innhaldet i programmet skal vera forsvarleg og tilpassa den einskilde sine behov og føresetnader. Brukar må difor delta i arbeidet med å utforma programmet. Programmet skal fremje overgang til arbeid og bidra til sosial inkludering og aktiv deltaking i samfunnet. Programmet skal difor innehalde arbeidsretta tiltak og arbeidssøking frå den tid det blir vurdert å vera aktuelt ut frå deltakaren sin situasjon, men alltid mot slutten av vedtaksperioden. Andre tiltak, som til dømes råd og rettleiing, økonomisk rådgjeving, helsehjelp, motivasjonstrening, fysisk trening, oppfølging i bustad og norskkurs, kan takast inn i programmet. Dei ulike tiltaka må tidfestast og grunngjevast og dei må koma fram i saka. Vidare skal programmet evaluerast jamleg og justerast i høve til deltakarane si utvikling og progresjon. Faste tider for evaluering skal koma fram i programmet. Kommunen skal sikra at kvar einskild deltakarar får tett og koordinert oppfølging ut frå sitt behov. Dette inneber at kommunen må sørgje for at det er nok ressursar til å ivareta dette arbeidet. Det er kommunen som gjennom sine rutinar for internkontroll er pålagt å sikre/følgje med på at lovkrava blir haldne og at avvik blir retta. Kommunen må difor mellom anna sikre at ansvar og oppgåver er klart plassert og at dei tilsette til ei kvar tid har tilstrekkeleg kunnskap til å utføra dei arbeidsoppgåvene dei skal blir tildelt. 5

6 Avviket byggjer på følgjande: Gjennomgang av brukarmapper viste at det ikkje var laga program i fleire saker Vidare viste gjennomgangen at fleire deltakarar i kvalifiseringsprogrammet ikkje har hatt tiltak på full tid (37,5 timar pr. veke) I periodar har fleire deltakarar ikkje hatt inne tiltak i kvalifiseringsprogrammet, men gått med «tomt» program Det blei ikkje funne dokumentasjon på at arbeidssøking går inn som ein del av programmet i alle saker Det kom fram av fleire brukarmapper at tid for evaluering ikkje var sett, og det var heller ikkje dokumentert at det var gjort tilstrekkeleg evaluering i alle saker Det er utarbeidd svært få rutinar/prosedyrar på det reviderte området Det viser ikkje av brukarmapper eller journalnotat at det er gitt forsvarleg oppfølging i alle saker. I nokre saker har det ikkje vore oppfølging eller det har vore lite oppfølging i lengre periodar Leiinga har ikkje eit system for kontroll med om kravet til arbeid med oppfølging blir halde Leiinga har ikkje sikra at alle rettleiarane har fått tilstrekkeleg opplæring på området Rettleiarane i Nav er ikkje kjent med kommunen sitt system for melding av avvik på det reviderte området. Det er ikkje gitt opplæring til dei tilsette på kva som er avvik og kva tid avvik skal meldast. Tilsette har ikkje meldt avvik på det reviderte området. 6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem Vindafjord kommune brukar Risk-Manager som sitt internkontrollsystem. Alle rutinane for verksemdene skal ligge her og alle avvik skal meldast i dette systemet. På tilsynstidspunktet var det ikkje mykje som låg i systemet vedrørande Nav-kontoret. Dei tilsette hadde ikkje fått opplæring i bruk av avvikssystemet og det var ikkje meldt avvik på tenestene. Ein har no starta med å gje opplæring i systemet til ein tilsett ved Nav-kontoret som skal ha hovudansvaret for opplæring av dei andre tilsette ved kontoret og som skal vera ein pådrivar for dette arbeidet i Nav-kontoret. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad Forskrift til forvaltningsloven Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelse i de felleslokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over då revisjonen blei førebudd: 6

7 Årsmelding 2012 Vindafjord kommune Politisk delegeringsreglement Vindafjord kommune Administrativ delegering datert Oversikt over tilsette ved Nav Vindafjord Samarbeidsavtale mellom Vindafjord kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Rogaland, versjon 2 revidert juli 2013 Plan for opplæring og veiledning av tilsette Overordna kompetanseplan for NAV 2010 Avvikshandtering overordna Vindafjord kommune godkjent Godkjenning av rutinar/prosedyrar i Risk Opplæring i Risk for nytilsette Kvalitetsrutinar KVP avvik, udatert Rutinar KVP, udatert Dei 12 siste brukarmappene frå som har hatt KVP Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: 6 mapper på brukarar som mottar/har mottatt økonomisk stønad over tid Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Oversikt over brukarar med økonomisk stønad siste år Telefonar/e-postar med omsyn til avklaring av kva som er dei tilsette sine ansvars- og arbeidsoppgåver, etterlysing av div. dokument i brukarmapper o.a. 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kven som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Birkeland, Kristian Rådmann X X X Helgesen, Nina Kathrine Rettleiar X X X Moe, Helene Sakshandsamar X X X Munthe, Martin Rettleiar X X X Thorsen, Laila Nav-leiar X X X Utstrand, Laila Flyktningkonsulent X X X Heidi Hansine W. Vinnes Frå tilsynsorganet deltok: Gunn Idland, revisor Torunn Salte, revisor Lillian K. Gjennestad, revisjonsleiar Sakshandsamar X X X 7