PANDEMIPLAN FOR HØGSKULEN I VOLDA Vedlegg til kriseplan for Høgskulen i Volda 1. Bakgrunn for planen Høgskulen mottok brev frå Kunnskapsdepartementet datert 5. mai 2009 der skulen vart bedt om å utarbeide ein pandemiplan for å førebygge smittespreiing og sjukdom ved eit mogeleg pandemiutbrot. Pandemiplanen skal ta utgangspunkt i eit scenario på opp til 40 % arbeidsfråvær. Planen vart revidert i november 2015 og skal total reviderast i 2016. Personalkontoret har ansvar for revisjon. I tråd med dei gjeldande prinsippa for arbeid med samfunnssikkerheit og beredskap i Norge, må HVO som ein eigen aktør ta omsyn til faren for ein pandemi i eige kriseplanverk og ta ansvar for å vere best mogeleg budd ved eit pandemisk utbrot. Pandemiplanen er ein del av høgskulen sin krise- og beredskapsplan. En pandemiplan skal gi strategiske føringar for planlegging av ei mogeleg pandemihandtering ved eit utbrot. Ved utarbeiding av ein pandemiplan for HVO har høgskulen tilpassa seg dei ulike problemstillingane som er gitt i rettleiinga utarbeidd av Direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap (DBS). 2. Informasjon om pandemi Ein pandemi er ein verdsomspennande epidemi som opptrer i eit stort område og vil påverke ein stor del av befolkninga. Viruset vil vere nytt (ny subtype) der ingen eller berre ganske få kan forventast å ha immunitet mot. Ein kan forvente at ein stor del av jordas befolkning blir smitta allereie i løpet av den første sesongen fordi det ikkje finst nokon flokkimmunitet. 2.1. Inkubasjonstid og smitteperiode Inkubasjonstida for influensa er kort, til vanleg 1-3 dagar. Ein person er til vanleg smittsam i 3-5 dagar frå symptomstart. Barn kan vere smittsame i opptil 7 dagar. Nasjonal beredskapsplan for pandemisk influensa har delt pandemi inn i tre fasar: 1. Grøn fase: periode mellom pandemiar 2. Gul fase: pandemisk aktsemdperiode 3. Raud fase: pandemisk periode 2.2. Mogeleg scenario Basert på erfaringar frå Nasjonal sårbarhets- og beredskapsrapport (2008) samt råd frå Helsedirektoratet og Nasjonalt Folkehelseinstitutt, tilrår ein at beredskapsinnsatsen planleggast ut frå følgjande føresetnader:
Pandemien vil vare i 15 veker Frå femte veke vil personellfråværet liggje mellom 30 til 40 %. Dette vil vare til den tiande veka Pandemien når ein topp i veke 6 og 7. Då skal eit fråvær på opptil 40% kunne handterast Pandemien vil ramme ulikt i ulike verksemder. Di større verksemda er, desto meir gjennomsnittleg vil effekten av pandemien bli For dei som er sjuke må ein rekne med eit fråvær på minst 10 arbeidsdagar Ein kan ikkje forvente at medisinsk behandling vil nedsette det samla fråværet vesentleg Pandemien kan kome i fleire bølgjer. Erfaringsmessig kan ein forvente at ei bølgje nummer to kjem 3 til 9 månader etter første bølgje Ved influensaepidemi, der det vert spreidd eit nytt virus (ny subtype) vil venteleg ein stor del av befolkninga bli sjuke Det er viktig å hugse på at det ikkje berre er eigne tilsette som har fråvær, men dette vil også gjelde for verksemder ein er kritisk avhengig av, og vil kunne føre til at viktige samarbeidspartar ikkje kan levere varer og tenester som normalt. Det er verdt å merke seg at dette er eit planleggingsscenario og ikkje ein omtale av korleis det verkeleg blir ved eit pandemiutbrot. Pandemiplanen skal ta utgangspunkt i eit arbeidsfråvær på opptil 40 %. Ved HVO tar vi utgangspunkt i om lag 350 tilsette og 4000 studentar. Et arbeidsfråvær på opptil 40 % vil føre til om lag 140 sjuke blant dei tilsette, og opptil 1600 sjuke blant studentane. 2.3. Pandemigruppe/kriseberedskapsteam Kriseleiinga blir aktivert i gul fase. Kriseleiinga ved HVO vert organisert og leia av høgskuledirektøren. Kriseleiinga har ansvar for den organiseringa og tilrettelegginga som er nødvendig i den aktuelle situasjonen. Elles følgjer ein høgskulen sin krise- og beredskapsplan når det gjeld samansetjing av grupper, både på sentralt og lokalt nivå. 2.4 Informasjons- og kommunikasjonstiltak Høgskuledirektør har ansvar for å samordne all informasjon som kjem frå sentrale/andre styresmakter i samband med informasjon til skulen sine tilsette og studentar. Informasjon til HVO kjem via e-post til dokumentsenteret og viktige meldingar må ikkje verte oversett grunna manglande bemanning her. 3. Planlegging for kontinuerleg drift ved ein pandemi Ved eit pandemiutbrot vil alle institusjonar innafor undervisnings- og forskingssektoren bli ramma, og dermed bli stilt ovafor dei same utfordringane ved eit arbeidsfråvær på opptil 40 %. Ein legg til grunn at Kunnskapsdepartementet utarbeidar retningsliner for forhold som vil vere gjeldande for heile sektoren t.d. når førelesingar og eksamen skal avlysast. Ein vurderar situasjonen slik at det primært er helsestyresmaktene si oppgåve å ta hand om smittevern. HVO si oppgåve er å utarbeide retningsliner der føremålet er å redusere skadeverknader for institusjonen ved eit mogeleg utbrot. Dette for å sjå til at kritiske funksjonar og oppgåver vil bli oppretthalde og ivaretatt ved ein pandemi.
Sentrale problemstillingar for HVO vil vere teknisk drift av bygningsmasse, IT, studieadministrative oppgåver som eksamensgjennomføring og opptak, løn, rekneskap, forvaltning, samt personalforvaltningsmessige oppgåver. Under eit mogeleg pandemiutbrot med høgt fråvær må dei administrative funksjonane sjåast under eitt - den sentrale og den lokale administrasjonen, slik at arbeidsoppgåver kan bli utført på tvers av den sentrale og den lokale administrasjon. 3.1. Identifisere kritiske funksjonar Høgskulen sin primære aktivitet er forsking, ulike undervisningstenester og kontakt med andre institusjonar/forskarar. Ved høgt personellfråvær vil delar av undervisninga/rettleiinga kunne falle bort. Vi må rekne med at fråværet også vil gjelde studentane. Det vil også vere vanskeleg å gjennomføre eventuelle eksamenar. Ved langvarig fråvær utan undervisning vil det vere vanskeleg å ta igjen tapt undervisning. Gjennomføring av praksisperiodar for studentane vil også kunne vere vanskeleg å gjennomføre. Forskinga treng ikkje bli direkte ramma av ein pandemi då den kan oppretthaldast ved at folk arbeidar enten heimafrå eller frå den enkelte sitt kontor. Ein føresetnad er at IT-tenestene vert oppretthalde. Følgjande tenester i prioritert rekkefølgje bør oppretthaldast under ein pandemiperiode: 1. Gjennomføring av avsluttande eksamen på einskilde studium 2. Gjennomføring av andre eksamenar som ikkje er avsluttande 3. Lønnsutbetaling 4. Undervisning 5. Oppretthalde fagleg verksemd som forsking Ved eit stort tal smitta og sjuke - opp mot 40% - vil det vere nødvendig å avlyse det meste av møte- og undervisningsverksemda på grunn av smittefaren. Ein må leggje opp til alternative arbeids- og undervisningsformer ved bruk av nettet. Om ein slik situasjon varer ut over 3-4 veker vil konsekvensen vere at studia for svært mange blir forsinka i minst eitt semester. Høgskulen er sårbar når det gjeld IT-system, studieadministrative oppgåver, forvaltning, løn, rekneskap, drift av bygningar, og personalforvaltningsmessige oppgåver fordi vi har få nøkkelpersonar på desse områda. 3.2. Minimere og prioritere For å oppretthalde studieadministrative funksjonar, løn og rekneskap, samt personalfunksjonar vil HVO vere avhengig av at system som Agresso, SAP, Felles studentsystem (FS) og ephorte vil kunne fungere. Dette er system som heile UH-sektoren nytter. Ein forventar at leverandørane av desse systema har ein eigen strategisk plan i forhold til leveranse til sine kundar i samband med eit pandemisk utbrot. HVO vil likevel vere avhengig av at linje/kontakt inn mot HVO må fungere samt straumtilførselen. 3.2.1. Drift av bygningar og anlegg For å oppretthalde drift av bygningar og anlegg er HVO avhengig av eit nært samarbeid med Statsbygg og Volda kommune, og vi forventar at dei også lagar sine planar. Drift av bygningar og anlegg er til ein viss grad personavhengig ved HVO. Dette kan i ein viss grad ordnast via telefonkontakt, men t.d. ved drift av ventilasjonsanlegg og brannvern må personell vere på staden. 3.2.2. IT
For å oppretthalde tilgjenge til dei viktigaste tenesteleveransane bør det ikkje være meir en 40% fråvære over ei lenger tidsperiode. Bemanninga på IT vil i same periode være ekstremt sårbar ved eventuelt andre uventa hendingar. IT-support vil kunne oppretthaldast pr. telefon og fjernstyring der medarbeidarar ikkje kan være på arbeid grunna smittefare, men er friske nok til å arbeide. Føresetnad er at straum, kjøling og nettverk/servere er intakt. 3.2.3. Studieadministrasjon For å gjennomføre eksamen må studieadministrasjonen vere forsvarleg bemanna. Plan for nødvendig bemanning blir laga i studieadministrasjonen. Dersom studieverksemda skal oppretthaldast på eit minimumsnivå må IT-systema fungere. 3.2.4. Løn og rekneskap Innafor rekneskap og løn må minimum to personar vere tilstade for å godkjenne utbetalingar. Avdelingane må sikre at alle vesentlege oppgåver kan utførast av minimum to personar, både gjennom gode rutinebeskrivingar og opplæring. Avdelingane er heilt avhengig av IT-system som fungerer. Systema er drifta utanom HVO, men linje/kontakt inn til HVO og straumtilførsel må vere i orden. 3.2.5 Dokumentsenteret Høgskulen si sentrale arkivteneste arbeider med post og e-post-mottak. Det vil vere kritisk dersom denne funksjonen ikkje blir ivaretatt sidan dokumentsenteret er ansvarleg for vidareformidling av meldingar, saksdokument og informasjon frå sentrale myndigheiter om korleis vi skal forhalde oss ved ein pandemi. Dokumentsenteret har ansvar for å ta i mot all informasjon som kjem inn til den offisielle e-postadressa for HVO: postmottak@hivolda.no 3.3. Identifisere medarbeidarar HVO er svært avhengig av kompetansen til våre nøkkelpersonar. Fleire av deira arbeidsoppgåver er så komplekse at ein ufaglært ikkje kan utføre dei. Lista er som følgjer, i prioritert rekkefølgje: 1. Driftspersonale til vedlikehald av teknisk anlegg og brannberedskap 2. IT-personalet til å drifte IT-system 3. Sakshandsamar dokumentsenteret for å sikre at informasjon blir formidla 4. Sakshandsamarar som arbeidar direkte opp mot eksamensgjennomføring og opptak 5. Sakshandsamarar rekneskap 6. Tilstrekkelig undervisningspersonale 7. Sakshandsamarar som har ansvar for personalforvaltning. 8. 3.4 Identifisere andre kritiske ressursar For HVO sin del vil dette gjelde først og fremst leveranse av energi i form av olje, og strøm. I tillegg vil det gjelde administrative system for å bruke IT-nettverk. HVO vil ha behov for backup til IT, studieadministrasjon, personalforvaltning, løn, rekneskap og forvaltning. Vi går ut frå at Senter for statlig økonomistyring (SSØ) og Uninett har felles løysingar for kundane i sektoren ved ein pandemi.
3.5 Identifisere kritiske kundar og brukarar Dersom mange tilsette og studentar blir ramma av ein pandemi, vil HVO vurdere å stenge institusjonen heilt. Vi har ingen kritiske kundar, og leverer ingen tenester som andre er kritisk avhengig av. 4. Tiltak Følgjande retningslinjer gjeld: 1. Høgt hygienenivå, både når det gjeld reingjering, handhygiene og god hoste- og nysekultur. Informasjon til alle tilsette og studentar via veven, sosiale media og oppslag. 2. Reduksjon av omfanget av fysisk kontakt. Evt. stenge gymnastikksal og stenge kantine. 3. Leggje til rette for at fleire kan jobbe heime. Møte blir erstatta med telefonsamtalar, e-post og videokonferansar. 4. Tilsette som føler seg influensasjuke skal halde seg heime. 5. Sjekke rutineomtalar for personar som dekkjer dei kritiske funksjonane ved HVO. Dette for å sikre at kritiske arbeidsoppgåver blir utført, sjølv under ein pandemi. 6. Fleirfagleg og overlappande kompetanse (redundant kompetanse) blir nytta så langt det let seg gjere. 7. Omfordele arbeidsoppgåver så langt det let seg gjere, også mellom avdelingar og administrasjonen sentralt. 8. Bruke tidlegare tilsette, evt. studentar ved fråvær der det er mogeleg 9. Fråværet kan reduserast ved at ein: o Planlegg for heimearbeid o Gjer arbeidstida meir fleksibel o Opnar for å ta med friske barn på arbeid Høgskuledirektøren vurderer om det er behov for å trekke inn andre ressursar, jf. krise- og beredskapsplan.