1 Hoslebygg Boligsameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Hoslebygg Boligsameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 17.03.2016 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Hosletoppen ungdomsskole, auditorium Til stede: 34 seksjonseiere, 4 representert ved fullmakt, totalt 38 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Vibeke Farnes. Møtet ble åpnet av styreleder Wenche Steen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Wenche Steen foreslått. Vedtak: Wenche Steen valgt. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Vedtatt. C Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne Som referent ble Vibeke Farnes foreslått, og som protokollvitne ble Aagot Opsahl foreslått. Vedtak: Valgt. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent. 2. Behandling av årsberetning for 2015 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent. 3. Behandling av årsregnskap for 2015 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 100 000. Vedtak: Vedtatt. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2 Hoslebygg Boligsameie 5. Behandling av innkomne forslag og saker A) Styret foreslår at sameiet overtar ansvar for vedlikehold av pipene Pipene er et privat ansvar for de leilighetene som har peis. Det ble vedtatt den gang de ble bygget at beboere med peis og pipe er ansvarlig for å bekoste alt vedlikehold privat. Det kan virke som om disse pipene etter hvert trenger vedlikehold. Flere sameiere klager over røyk i leiligheten når andre har fyr på peisen. Andre klager over at pipene ikke trekker og ikke kan brukes. Dersom pipene var sameiets ansvar ville et mer regelmessig vedlikehold kunne gjennomføres. Felleskostnaden for leiligheter med pipe kan økes med kr 150,- pr mnd. for å dekke kostnadene til vedlikehold. Etterslep på vedlikehold må gjennomføres av beboerne før sameiet kan overta pipene. Forslag til vedtak: Årsmøtet beslutter at sameiet skal overta ansvar for vedlikehold av pipene (men ikke peisen i leiligheten) på følgende betingelser: Beboere med peis og pipe pålegges å gi styret en oversikt over etterslep på vedlikehold og hva som må gjøres for at pipene skal fungere som normalt, inklusiv løsning på f.eks. manglende trekk. Deretter må dette vedlikeholdet gjennomføres for beboers regning innen 01-06-2017. Da vil styret overta ansvaret fra 01-07-2017. Vedtak: Forslag ble trukket. Benkeforslag: Det ble vedtatt at det skal nedsettes en gruppe som skal innhente kostnad for rehabilitering av piper. B) Styret foreslår at vinduskarmer og vindusgitter i trappeoppgaven males hvite Styret har foretatt utskifting og reparasjon av vinduer og vinduskarmer i alle oppganger i løpet av det siste halve året. I dette arbeidet har vi satt inn ferdigmalte vinduer og lister i standardfargen hvit. For alle andre farger må man betale et tillegg. Ferdigmalte vinduer må males med et strøk nr. to for at det skal bli holdbart. Styret er fornøyd med hvitfargen og ønsker å male alle vinduskarmene i trappeoppgangene hvite. Forslag til vedtak: Årsmøtet beslutter at alle vinduer, vinduskarmer og vindusgittere i trappeoppgangene skal males hvite. Vedtak: Vedtatt. C) Styrets forslag til vedtak om alternative vedlikeholds- og rehabiliteringspakker Innledning: På sameiermøtet i mars 2015 vedtok sameiet å gjennomføre «vedlikeholdspakke 2». Innholdet i pakken er spesifisert i «Skisseprosjektet» som ble delt ut i februar 2015. Gjennomføring av denne pakken er estimert til å koste 14,7 mill. kr. På det ekstraordinære sameiermøtet i oktober 2015 ble det vedtatt at styret skulle sette dette vedtaket på «pause» og bruke tiden frem til neste ordinære sameiermøte våren 2016 til å utarbeide alternative rehabiliterings- og vedlikeholdspakker. Styret hadde ambisjon om å dele
3 Hoslebygg Boligsameie opp den vedtatte store pakken i mindre årlige vedlikeholdspakker, samt holde balkongprosjektet som et separat prosjekt. Innholdet i de vedlagte eksempler på nye årlige vedlikeholdspakker må kun betraktes som veiledende og styret må ha mulighet til å rådføre seg med fagfolk og evt. rokkere på rekkefølgen dersom det er fornuftig. Derfor dreier denne avstemmingen seg om hvorvidt sameiet skal beholde vedtaket som ble gjort mars 2015 eller om vi skal slette dette vedtaket og dele opp vedlikeholdet i mindre årlige pakker. FORSLAG til vedtak: Styret ber sameierne om å velge enten forslag A) eller forslag B) nedenfor ved avstemmingen: A. Sameiermøtet opprettholder vedtaket fra mars 2015, og vedtar at vedlikeholdspakken på 14,7 mill. kr skal gjennomføres iht. det som er beskrevet i skisseprosjektet. B. Vedlikeholdsarbeidet frem til 2020 skal finansieres av innbetalte felleskostnader og den eksisterende egenkapitalen, og gjennomføres helt uten låneopptak og med en fremdrift som avgjøres av hvor mye sameiets økonomi tåler. Kun større rehabiliteringsprosjekt, som balkongprosjektet, vil bli finansiert ved låneopptak. Dette innebærer samtidig at vedtaket om vedlikeholdspakke 2, fra mars 2015, ikke gjennomføres. Styrets innstilling: Flertallet i styret går inn for alternativ B. Ingen i styret støtter alternativ A. Vedlikehold og rehabilitering for årene som kommer vil bli gjennomført iht. det forslaget som får flest stemmer. (Simpelt flertall). Vedtak: Alternativ B enstemmig vedtatt. D) Diverse forslag fra Eva Nærup FORSLAG TIL VEDTAK PÅ ÅRSMØTET 17. MARS 2016 Eva Nærup, Revesporet 6B 1 - VINDUER Total utskifting av vinduer kan strekke seg mange år frem i tid. Dette har man tidligere tatt høyde for og tydeligvis bestemt en farge som erstatter for den opprinnelige brune, og mange har allerede byttet noen vinduer til ny farge (fabrikkmalte vinduer i stålblågrå) Det ser rotete og merkelig ut med enda en ny farge på vinduer ved at noen nå skiftes til hvitt. Hvitt er også en farge som blir skitten og krever mer vedlikehold/ser trist ut mot de skitne gule veggene. Det blir merkelig hvis de som allerede har byttet til nyere vinduer skal være nødt til å bytte vinduer en gang til, for å få endret alle vinduer til hvitt. De få hvite som er satt inn rundt om kring kan males til korrekt farge. Alle vinduer skal være like og man fortsetter å benytte fargekode som nok allerede er bestemt og som mange har skiftet til. Hvis fargekode skal endres, bør dette skje etter avstemning i sameiet. Styrets innstilling: Styret støtter ikke forslaget om å beholde nåværende fargekode men støtter forslaget om at endring først kan skje etter avstemming i sameiet. Vedtak: Vedtatt at styret fastsetter fargekoder.
4 Hoslebygg Boligsameie 2 - TRAPPEOPPGANGER Trappeoppgangene fremstår etter hvert som slitte og lite attraktive. Det har foregått mye ut- og innflytting over mange år, og mye oppussing av leiligheter som også gir slitasje på oppganger. Ved utskifting av ytterdører i alle oppganger vil det bli ytterligere sår og slitasje. FORSLAG TILVEDTAK: Trappeoppgangene skal males, etter avstemning på farge i hver oppgang, etter utskifting av ytterdører. Styrets innstilling: Styret støtter forslaget, men vi mener at dette ikke prioriteres inneværende år. Vedtak: Forslag trukket. 3 - LUFTING I TRAPPEOPPGANGER. Det er om sommeren absolutt nødvendig å kunne åpne vinduer i trappeoppgangen for å lufte ut både søppellukt og annet, og det kan ikke aksepteres at man ikke skal kunne åpne vinduer fordi gamle gardiner da kan falle ned. Det kan heller ikke aksepteres at det skal belastes penger fra fellesskapet for å sørge for å henge opp gardiner som faller ned ved lufting. Gardiner må vaskes og vedlikeholdes. De stenger for vinduslys i oppgangen. De er brennbare. Det skal ikke henges opp gardiner i trappeoppganger, og de som allerede henger skal fjernes. Styrets innstilling: Styret støtter forslaget på bakgrunn av brannsikkerheten. Vedtak: Ikke vedtatt. Gardiner beholdes. 4 REHABILITERING Vedlikeholdspakke alt 2 med gyldig vedtak på årsmøtet 2015 burde rett og slett fjernes helt. Da får alle i sameiet ro og trygghet på at det videre vedlikeholdsarbeidet kun er med 100% fokus på å gjøre nødvendig teknisk og økonomisk vedlikehold. Husleien bør fortsette med samme beløp som pt uten videre økning. Balkongutskifting er ikke nødvendig enda, og bør utsettes som et helt eget prosjekt helt til sameiet er enige i at annet nødvendig vedlikehold er gjennomført. Sameiet bør kunne ta opp lån hvis det er nødvendig for å få gjennomført store arbeider som er viktige og haster, samtidig som låneopptak bør kunne holdes innenfor dagens husleie, og låneopptak bør gjøres slik at hver selveier har anledning til å innfri sin del av gjelden hvis ønskelig. Kan ikke lage vedtak på alt dette Skisseprosjektets vedlikeholdspakke alt 2 avvises, og erstattes av styrets nye vedlikeholdsplaner. Balkongprosjekt skal være et rent balkongprosjekt og utsettes. Styrets innstilling: Styret støtter ikke forslaget. Vedtak: Forslag trukket. 5 FARGER OG DESIGN I SAMEIET Avgjørelser på endringer av fasader og farger i sameiet bør være noe alle får lov til å stemme på. Styret kan ikke på egenhånd uten å konferere med sameiet, bestemme nye farger og design. Styrets innstilling: Styret støtter ikke forslaget Vedtak: Forslag vedtatt. Styret må konferere sameiet før det bestemmes nye farger og design.
5 Hoslebygg Boligsameie 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Aleksander Dyrseth foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon. B Som styremedlem for 1 år, ble Andreas Tømmerbakke foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Mette Rød Fredriksen foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon. D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble Marit Hornberg Solaas, Ole Bjørland og Inger Dyrås foreslått Vedtak: Valgt ved akklamasjon. Møtet ble hevet kl.: 19:30. Protokollen signeres av Møteleder Wenche Steen /S/ Referent Vibeke Farnes /S/ Protokollvitne Aagot Opsahl /S/
6 Hoslebygg Boligsameie Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Aleksander Dyrseth Revesporet 4 B 1362 Hosle 2016 2017 Styremedlem Torill Raastad Revesporet 3 A 1362 Hosle 2015 2017 Styremedlem Andreas Tømmerbakke Revesporet 6 A 1362 Hosle 2016 2017 Styremedlem Mette Rød Fredriksen Revesporet 6 A 1362 Hosle 2016 2018 Styret vil konstituere seg på neste styremøte.