STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: 04.06.2015 SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Budsjett 2015 ARKIVSAK: 2015/1925 STYRESAK: 28/15 B STYREMØTE: 11.06.2015 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Budsjettet for 2015 er berekna med utgangspunkt i verksemdsoverdraging pr 1. november 2015. 2. Budsjett 2015 blir sett opp med ei kostnadsramme på 77,6 millionar kroner (årsbasis) som inkludert pukkeleffekt av oppstartskostandar, gir eit berekna finansieringsbehov på 15,6 millionar kroner for 2015, av dette er 4,3 mill identifisert som oppstartskostnadar. 3. Styret i Helse Vest Innkjøp HF søkjer Helse Vest RHF om dekning av finansieringsbehovet på etableringsaktivitetar på 4,3 millonar kroner for 2015.
Oppsummering Med utgangspunkt i ei berekna årleg kostnadsramme på kr 77,6 mil, er finaniseringsbehovet for Helse Vest Innkjøp HF for 2015 bereka å være på 15,6 mill. Av dette er etableringskostnadar berekna til 4,3 mill kronar. Ein rår til at ein søkjer Helse Vest RHF om finansiering av oppstartskostnadane. Resterande beløp må finansierast mellom helseføretaka, Helse Vest IKT AS og Helse Vest RHF. Ein kjem tilbake med eigen sak om fordeling av denne finansieringa til hausten. Den årelege berekna kostnadsrammen er hefta med usikkerhet, mellom anna fordi ein har budsjettert lønskostandane ut frå gjennomsnittsbetraktningar, det er ikkje inngått avtale om kjøp av økonomi, rekneskap- og lønstenester med løns- og rekneskapssenteret i Helse Vest RHF det ikkje er inngått servicenivåavtalar med helseføretaka, det er ikkje inngått driftsvtale med Helse Vest IKT ein ikkje har underteikna kontraktar for leige av kontorareal i Bergen og Stavanger. For å styre føretaket sin gjennomføringsevne på ledernivå er det føreslått at 4 stillingar som seksjonsleiarar og ei stilling i stab blir besatt gjennom ekstern rekrutteringsprosess. Desse stillingane blir finansiert i tillegg til det stillingsgrunnlaget man har med seg fra virksomhetsoverdragelsen. Fakta Denne saka blir lagt fram fordi det er naudsynt å finna ut kva det vil kosta å drive Helse Vest Innkjøp HF i 2015, og korleis denne kostnaden skal finansierast. I arbeidet med framlegg til budsjett for 2015 har administrasjonen henta hjelp i arbeidet frå medarbeidarar i økonomi- og finansavdelinga i Helse Vest RHF. Ein har i nokon grad nytta budsjettal frå Helse Vest RHF som mal, fordi Helse Vest Innkjøp HF og Helse Vest RHF er nokonlunde jamnstore, knytt til tal medarbeidarar. Tala frå Helse Vest RHF er korrigert for RHFet sin konsernfunksjon. Ein har vidare samarbeida med administrasjonen i Helseforetakenes Innkjøpsservice HF (HINAS) for å sjå på komponentar frå deira budsjett som kan være relevante for Helse Vest Innkjøp HF. HINAS er noko mindre enn Helse Vest Innkjøp HF vil være i tal tilsette. Sidan Helse Vest Innkjøp HF er eit nystarta føretak, er det ikkje føresetnader frå tidlegare år å ta hensyn til i budsjettarbeidet. Ved oppstart tek ein i første omgang sikte på å sikre drifta av innkjøpstjenester på det nivået ein har hatt ved overdraging av verksemd. Utfordringa som mellom anna blei avdekka gjennom Orkidéprosjektet og nå seinast i rapport frå internrevisjonen i Helse Vest RHF, er at innkjøpsfunksjonen har hatt for få ressursar til å snu rundt den totale porteføljen av lokale og regionale avtalar. Over tid er det derfor naudsynt å fylle opp kapasitet «i botn» av selskapet. Som ein følgje av reglane for overdragning av verksemd vil løn og andre lønsrelaterte postar bli overført frå gamal til ny arbeidsgjevar. Medarbeidarane vil altså ta med seg alle dei rettar dei har opparbeid seg hos gamal arbeidsgivar, og rettar som er nedfelt i tariffavtalar og anna avtaleverk. Det øvrige driftskostnadane kan grupperast slik : Personalkostander o Reiser inkl diett og bilgodtgjersle o kurs/kompetanse o rekruttering o forsikring o velferdstiltak IKT kostnader 2
o leige av PC og desktoptenester o applikasjonstenester (driftsavtale med Helse vest IKT AS) o infrastruktur- og nettverkstenester Telefonikostnader o mobiltelefonar o internett tilsette Kjøpte tenester o økonomi, løns- og rekneskapstenester frå Løns- og rekneskapssenteret i Helse Vest RHF o konsulenttenester og juridiske tenester Lokaler o Husleige o Felleskostnader lokaler (reinhald etc) o Leige kontorutstyr Kontordrift o Porto o Møtekostnader o Kontingentar og abonnement o Kontorrekvisita o Trykksaker Avskrivningskostnader inventar og utstyr Talgrunnlaget i budsjettfremlegget er hefta med med usikkerhet, mellom anna fordi ein har budsjettert lønskostandane ut frå gjennomsnittsbetraktningar, det er ikkje inngått avtale om kjøp av økonomi, rekneskap- og lønstenester med løns- og rekneskapssenteret i Helse Vest RHF (LRS) det ikkje er inngått servicenivåavtalar med helseføretaka, det er ikkje inngått driftsvtale med Helse Vest IKT det er ikkje inngått kontraktar for leige av kontorareal i Bergen og Stavanger. Kva konsekvens servicenivå avtaler med helseføretaka vil ha på budsjettet er ikkje klart. Arbeidet med servicenivå avtalar må sjåast saman med arbeidet med budsjettet for 2016. Fordi Helse Vest innkjøp er eit lite helseføretak, tek ein ikkje sikte på å budsjettera på avdelingsnivå i første omgang. I avsnittet nedanfor er det knytt kommentarar til nokre av dei sentrale budsjettpostane. Tallbudsjett Konto Beskrivelse ÅRSBUDSJETT Oktober November Desember 5 Lønn (inkl pensjon) 60 000 000-5 000 000 5 000 000 5600 Kurs og kompetanse 1 200 000 100 000 100 000 5610 Rekrutteringskostnader 200 000 400 000 - - 5900 Gaver til ansatte 10 000 1 000 1 000 5910 Yrkesskadeforsikring 11 000 1 000 1 000 5920 Kollektiv ulykke/gruppeliv 631 000 52 600 52 600 5921 Reiseforsikring 62 000 5 200 5 200 3
5930 Velferdstiltak 100 000 35 000 35 000 6050 Avskrivingskostnader 170 000 14 200 14 200 6300 Leie av lokaler 2 485 000 207 100 207 100 6390 IKT Infrastruktur leigd lokale 300 000 300 000 6390 Felleskostnad lokaler 700 000 83 000 83 000 6450 Leie kontorutstyr 100 000 8 300 8 300 6510 Kopimaskiner 50 000 4 200 4 200 6530 Inventar 75 000 30 000 30 000 6790 Kjøp av tenester LRS 2 000 000 166 667 166 667 6720 Konsulenttjenester/juridiske tj 2 500 000 1 000 000 300 000 300 000 6791 Nettverkstjeneste og desktopavgift 540 000 45 000 45 000 6791 Driftsavtale med Helse Vest IKT 1 200 000 100 000 100 000 6800 Kontorrekvisita 150 000 12 500 12 500 6820 Trykksaker 20 000 15 000 5 000 6840 Aviser, tidskrift, bøker 30 000 10 000 10 000 6860 Møtekostnader 750 000 300 000 62 500 62 500 6900 Telefoni prognose 2015 400 000 350 000 50 000 6901 Telefoni, internett osv. ansatte 400 000 40 000 40 000 6910 Porto 50 000 4 200 4 200 7100 Bilgodtgjørelse 50 000 4 200 4 200 7140 Reisekostnad 3 000 000 250 000 250 000 7150 Diett 120 000 10 000 10 000 7400 Kontingent 200 000 17 000 17 000 7700 Styre og foretaksmøter 40 000 3 300 3 300 TIL SAMMEN 77 544 000 2 000 000 6 931 967 6 621 967 Kommentarar Løn Stillingane er gjennomsnittsbudsjettert med ein lønskostnad pr stilling på 1 million kroner (inkl avgifter, sosiale kostnader og pensjon). Denne metoden er nytta fordi ein i arbeidet med budsjettet ikkje har hatt tid og ressursar til å samle inn detaljerte lønnsopplysningar frå det einskilde helseføretak og analysert desse som grunnlag for budsjettarbeiet. Det er naturleg nok knytta risiko til slik gjennomsnittsbudsjettering. For budsjett 2016 må lønnsbudsjettet arbeidast ut meir detaljert. Kurs og kompetanse Budsjettposten er satt opp med utgangspunkt i at det kjem heilt nytt juridisk regelverk (lov og forskrift om offentlige anskaffelser) for offentlege innkjøp i Noreg frå 2016, og at det av den grunn er stort behov for opplæring og kurs innan dette området. Det vil innebære ein stor juridisk risiko for Helse Vest Innkjøp HF at medarbeidere ikke er godt opplært i det nye regelverket. Det er og trong for kompetansebygging knytt til arbeid med kategoribasert innkjøp, og rolla som kategorileiar, og rolla som avtaleforvaltar. Personalforsikring 4
Det er henta inn førebels tilbod på forsikringar frå forsikringsmeglar. Korrekte priser kan først hentast frå forsikringsselskapa når komplett liste over medarbeidarar (aldersprofil) ligg føre. Leige av lokaler Det er budsjettert med arealleige i Bergen på kr 1500/kvm, medan ein for Stavanger reknar 1600/kvm basert på aktuelle areal og tilbod. Det er trong for ca 600 m2 i Bergen noko mindre i Stavanger. Kjøp av økonomi, løns- og rekneskapstenester Det er lagt opp til at Helse Vest Innkjøp HF forutan løns- og rekneskapstenester også kjøpar økonomitenester (inkl. rapportering) frå løns- og rekneskapssenteret i Helse Vest RHF. Dette er ei ny teneste frå LRS, og LRS er ikkje klar med kalkyler for prising av denne tenesta. Ut frå berekna ressursomfang vil kostnaden for kjøp av økonomi, løns- og rekneskapstenester truleg være på omlag 2 mill kroner pr år. Konsulenttenester/juridiske tenester I eit oppstartsår vil det være behov for å kjøpe ymse kapasitet frå eksterne konsulenthus. Det er vidare truleg trong for budsjettere med eit beløp for kjøp av juridiske tenester. Nettverkstenester og desktopavgifter Frå Helse Vest IKT har ein fått pris på leige av PC og desktopavgift. Driftsavtale med Helse Vest IKT AS Basert på ei førebels vurdering av kva system (applikasjonar) Helse vest Innkjøp HF vil nytta, er det estimert ein kostnad for driftsavtalen med Helse vest IKT. Møtekostnader Helse Vest Innkjøp HF vil arrangere møter med både kundar (helseføretaka) og leverandørar. Kva gjeld møter med kundar tenkjer ein først og framst på møter med fagpersonell i samband med kategoriarbeid og anskaffingar. I regional prosjekt må nokre av desse fagfolka reise, og det kan være trong for leigde møterom. Telefoni Ein legg ikkje opp til at medarbeidarane har fasttelefon på kontoret, men at telefoniopplegget baserer seg på Lync og mobiltelefon. Reisekostnader Helse Vest Innkjøp skal operere langs heile Vestlandet. Sjølv med utstrakt bruk at Lync, ulike videoløysingar, og anna teknologi, som gjer at reisebehovet blir redusert, er det behov for at medarbeidarar reiser. Mange medarbeidarar vil ikkje få sin næraste leiar på same geografiske lokasjon som dei sjølv jobbar. Nokre medarbeidarar vil ha behov for reiser i samband med leverandørmøter og andre vil måtte reise i samband med nasjonale prosjekt innan innkjøpsområdet. Kontingentar mv Denne posten dekkjer mellom anna medlemskap i Grønt Punkt, Svanens Innkjøperklub og Initiativ for Etisk handel (IEH). Avskrivingskostnad Denne kostnaden er budsjettert med bakgrunn i planlagde investeringar i inventar og utstyr (kontormøblar og videokonferanserom i Bergen og Stavanger). 5
Finansieringsbehov oppstart Det er identifisert følgjande behov for finansiering av etableringskostnadar : Lønn Kurs Rekruttering Velferdstiltak LRS Konsulent Møtekostander Telefoni 1 962 000 (seksjonsleiarar, AD og int. ressursar nytta for etablering) 50 000 (opplæring seksjonsleiarar) 400 000 (rekruttering AD) 70 000 (kick off) 333 000 (økonomi,- løns og rekneskapstenester) 1 000 000 (ekstern konsulentbruk for etablering) 300 000 (medarbeidarsamlingar etc) 350 000 (flåtekjøp mobiltelefonar) SUM 4 265 000 Ein tilrår at det blir søkt Helse Vest RHF om finansiering av desse etableringskostnadane. Investeringsbudsjett Investeringar er lagt inn med 1,65 mill. Dette gjeld kjøp av inventar/kontormøblar til kontorlokala i Bergen og Stavanger og kjøp og montering av videokonferanseutstyr dei same stadane. Investeringsobjekt Beløp som påløper i 2015 Mnd objektet tas i bruk Avskr år Avskr 2015 Kontormøbler 1 200 000 November 15 13 333 Videokonferanseutstyr 450 000 November 5 15 000 Infrastruktur lokaler 300 000 November 5 10 000 Ein rår til at det vert søkt om finansiering av investeringane i form av tilskudd frå Helse Vest RHF. Konklusjon Framlegget til budsjettet for 2015 er satt opp med liten grad av tryggleik for tala, fordi ein manglar kontraktar på ein del sentrale forhold. Likevel er det administrerande direktør si oppfatning av tala fer av ein slik karakter at dei kan nyttast som budsjett for 2015, og gjennom grunnlag for å identifisera behovet for finansiering av drifta i 2015. Administrerande direktør vil arbeide vidare med saka fram mot styremøtet, og det kan derfor komme framlegg om endringar i møtet. Forslag til vedtak 1. Budsjettet for 2015 er berekna med utgangspunkt i verksemdsoverdraging pr 1. november 2015. 2. Budsjett 2015 blir sett opp med ei kostnadsramme på 77,6 millionar kroner (årsbasis) som inkludert pukkeleffekt av oppstartskostandar, gir eit berekna finansieringsbehov på 15,6 millionar kroner for 2015, av dette er 4,3 mill identifisert som oppstartskostnadar. 3. Styret i Helse Vest Innkjøp HF søkjer Helse Vest RHF om dekning av finansieringsbehovet på etableringsaktivitetar på 4,3 millonar kroner for 2015. 6
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: 08.06.2015 SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Status etableringsaktivitetar ARKIVSAK: 2015/1925 STYRESAK: 29/15 STYREMØTE: 11.06.2015 FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek saka til orientering. 7
Bakgrunn Styret ba i førre styremøte om at sak om statusrapportering blir litt endra, slik at ein rapporterer status meir likt det ein gjer i prosjektsamanheng i Helse Vest. Fakta I tråd med det som er nevnt ovanfor, blir denne saka utgreia gjennom ein presentasjon som ligg ved dette saksførelegget, kor ein mellom anna rapporterer status på aktivitetane med bruk av signala grønt, gult og raudt. Forslag til vedtak Styret tek saka til orientering. 8
STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Vest RHF DATO: 08.06.2015 SAKSHANDSAMAR: Lars-Johan Frøyland SAKA GJELD: Status etableringsaktivitetar ARKIVSAK: 2015/1925 STYRESAK: 30/15 STYREMØTE: 11.06.2015 FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek saka til orientering. 9
Bakgrunn I samband med etableringa av Helse Vest Innkjøp HF er det naudsynt å gå opp grenseflatar mellom nytt helseføretak og sjukehusforetaka (inkl Helse vest IKT og Sjukehusapoteka Vest), Fakta Eit prosjekt for å avklare grenseflater, roller og implementere prosessar frå program LIBRA er etablert. Prosjektet har førebels navnet «Implementeringsprosjektet HF». Ein vil i styremøtet gi en presentasjon av status i arbeidet med dette prosjektet Forslag til vedtak Styret tek saka til orientering. 10