Styresak. Styremedlemmer Føretak: Helse Vest RHF Dato:

Transkript

1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Vest RHF Dato: Sakhandsamar: Lars-Johan Frøyland Saka gjeld: Rapportering innkjøp Styresak 0150/08 O Styremøte Bakgrunn: Helseføretaka i regionen kjøper varer og tenester for ca. 4 mrd kroner i året. Av dette volumet er ca. 1,5 mrd kroner kjøp av forbruksmateriell og/eller varer det er eit jevnt forbruk av. Resten er knytt til investeringskjøp (eingongskjøp) og kjøp av helsetenester frå private. Sidan reformstarten i 2002 er det arbeid systematisk med å få redusert kostnader til innkjøp, mellom anna ved at fleire og fleire innkjøp skjer etter ein samla regional innkjøpsprosess. Helseføretaka si innkjøpsverksemd er regulert at lov og forskrift om offentlege anskaffingar. Det betyr mellom anna at alle kjøp som har ein verdi over kr skal lysast ut på anbodstevling. I denne saka blir det gjort greie for kva regional innkjøpsprosessar som er avslutta i 2007 og kva resultat dei har gitt. Vidare blir det gitt ei kort orientering om bruk av elektronisk handel i føretaksgruppa, samt status i innføringa av eit felles regionalt kontraktstyringssystem for regionen. Det er tidlegare år rapportert desse tala for potensielle innsparingar som følge av felles regionale innkjøpsprosessar : År Innsparing mill.kr SUM 205 Ein legg no opp til å rapportera på innkjøpsområdet to gonger i året, i august for 1. halvår, og i januar for 2. halvår. Kommentarar: Felles regionale innkjøpsprosessar i 2007 Det blei skipa 28 regionale innkjøpsprosessar i 2007, i tillegg blei ein avtale reforhandla med god prisreduksjon (implantater). Av dei 28 blei 19 avslutta samme år (kontrakt skreve), medan dei resterande 9 blir avslutta i løpet av 1. halvår Alle sjukehusføretaka er omfatta av avtalane. Apotekene Vest er omfatta der dei nyttar dei avtalte produkta. For IKT kontraktar er Helse Vest IKT avtalepart. Det er verd å nevne at ein innkjøpsprosess (ei anbodstevling) kan resultera i fleire 1

2 kontrakter. Til dømes blei det inngått heile 67 kontrakter for anbodstevlinga knytt til medisinske forbruksvarer. For ein del av produktkategoriane som blei eksponert for anbodstevling i 2007 er det svært vanskeleg å berekne kva innsparingar dei nye avtalane gir. Dette gjeld til dømes i dei tilfeller kor produktet har endra eigenskaper som kvalitet og/eller funksjonalitet, eller kor nye EU-krav eller ny norsk lovgivning sett strengare krav til produktet eller til produktdokumentasjon. Det er ellers viktig å peike på at omgrepet gevinst i innkjøpssamanheng også er knytt til forhold som til dømes betre kvalitet, miljøhensyn og prosessforbetringar (gjeld særleg nye IT system). Spørsmålet knytt til det å sikre rett kvalitet og rett pris på produkta som blir kjøpt, er utfordrande både medisinskfagleg og innkjøpsfagleg. Farten på produktutvikling innan helsesektoren er generelt stor. Desse problemstillingane blir det meir og meir viktig å arbeida systematisk med i tida framover. Tabellen under syner regionale anbod som ble avslutta i Tala er aggregerte for regionen samla. Produktkategori Berekna innsparing (mill kr.) Tannimplantater 0,3 Laproskopi Dialysemaskiner mv. Kommentar I dette anbudet er produkter som før blei kjøpt kvar for seg (legemiddel, forbruksvarer og dinalysmaskiner), knytt saman i samme anbodstevling. Dette gjelder dialysevæsker/legemidler, CE-merkede forbruksvarer og utstyr/maskiner Det er inngått avtaler som dekker både peritonealdialyse og hemodialyse. Førebelse undersøkingar viser at Helse Vest har fått rabatt på legemidlene på mellom 25 og 45 % ved å pakke anbodet på denne måten. Det nasjonale legemiddelsamarbeidet som tidlegare kjøpte legemidler knytt til dialyse, fikk max 10 % rabatt. Vidare er det oppnådd en innsparing på forbruksvarer på 20 % i høve til LIS. Desse avtalane er så nye at det ikkje har lukkast å rekne seg fram til ein samla innsparing i kroner. Dette vil bli rapportert ved neste innkjøpsrapportering. Juridiske tjenester Potensielle innsparingar lar seg ikkje berekne fordi avtalane det einskile helseføretak hadde tidligare hadde svært ulike prisstrukturar. Samanlikna med generell marknadspris for slike tenester er prisane gode. Hansker -0,6 Anbodstevlinga knytt til hansker gav ein samla høgare pris på kr kroner i høve til forrige avtale. Grunnane er mellom anna : Høgare råvareprisar, latex Heving av hygienisk standard (mellom anna som tiltak for reduksjon av sjukehusinfeksjonar) Økt forbruk av doble hanskar etter nye medisin-faglege guidelines Det kan nevnast at helseføretaka sitt samla 2

3 forbruk av hansker er i overkant av par kvar dag! Banktenester 0,8 Ny bankavtale gjer mellom anna gevinst knytt til lågare transaksjonskostnader. Forsikring 6,5 Etter anbodstevling blei prisen på foretaksgruppa sine personalforsikringar (ikkje pensjon) redusert. Elektrisk energi 10,0 Elektrisk kraft blir kjøpt på børs, og prisen er derfor knytt til utviklinga på kraftbørsen. I høve til budsjettert pris pr. KwH var det i 2007 ei innsparing på kr 10 mill (sjå eige notat vedlagt denne saka). Injeksjon-, infusjon-, transfusjonsprodukter Respirasjons.- og anestiesiprodukter Urologiprodukter Dren,sug, sonder og knivar Bandasjer, kompress, gips og sårbehandlingsprodukt Operasjonsdekking, beskyttelse og bekledning Pleie, temperatur og hygieneprodukter 4,0 Dette er ulike produkt innan kategorien medisinske forbruksvarer. Desse produkta er kjenneteikna ved ei rask produkt-utvikling som mellom anna gir betre kvalitet for pasienten. For mange av produkta i denne kategorien er ulikskapen mellom nye og gamle produkt så stor at det er vanskeleg å samanlikne pris direkte. Estimert prisbesparing er derfor gjort for heile denne gruppa samla. Det er estimert ei innsparing på 2 %. Dette er eit forsiktig estimat. Div. labprodukter 3,0 Diverse produkter innen lab.rekvisita Implantater 2,1 Avtalen knytt til kjøp av implantater (hofter og knær) blei reforhandla og ein god prisredukasjon blei resultatet. PAS/EPJ system Regional kontrakt for kjøp av nytt elektronisk pasientjournal system blei underteikna i desember 2007, etter ei krevjande anbodstevling. Samla kontrakts- verdi er på ca 200 millioner kroner. Lønns- og personalsystem MOT prosjektet har satt mål knytt til gevinstar ved innføring av nytt lønns- og personalsystem. Intensivsystem Regional kontrakt inngått. SUM 26,1 Med dette er det talet på rapporterte innsparingar på innkjøpsområdet for regionen samla oppe i 231 millioner kroner for perioden Dei 9 produktområda det blei satt i verk ein regional innkjøpsprosess på i 2007, og som blir avslutta i løpet av 1. halvår 2008 er desse : 1 Steriliseringsprodukter 2 Behandlingshjelpemidler 3 Patologi 4 Videokonferanseutstyr 5 Ambulansekjøretøy 6 Beinsement 7 Kjeveimplantater 8 Forsikringsmegling 9 Legevikarer 3

4 Kvalitets- og prosessgevinstar knytt til dei varer og tenester som er kjøpt inn er ikkje berekna, men for mange av områda innebærer anbodstevlingane at det blir inngått avtaler på produkt som er av ein høgare kvalitet enn dei var tidlegare. Elektronisk handel I 2007 var året elektronisk handel (ehandel) blei introdusert med full tyngde i helseføretaka. Alle heleforetaka er knytt til den offentlege marknadsplassen gjennom eit felles regionalt ehandelsprosjekt. Elektronisk handel har mange positive effektar for helseføretaka. De kan enklast summerast opp ved at innkjøpa blir : Sikrare (etterleving av lov og forskrift om offentlege innkjøp, og sporing av alle ordrar og ordrestadfesting) Betre (ein kjøper kun produkter til avtale-pris (økonomi) til avtalt kvalitet) Enklare (den som bestiller finn varen ho/han treng gjennom ein elektronisk katalog med bilde og produktomtale) Ehandelssatsinga i føretakgruppa, og måten denne er strukturert opp på, blir lagt merke til ut over regionens grenser. Mellom anna har Fornyings- og administrasjonsdepartementet sitt ehandelssekretariat spurt om å tilgang til ehandelsprosjektets metodikk for å gjera den tilgjengelig for andre offentlege verksemnder gjennom ein rettleiar. Departementet skriv mellom anna følgande: Vi mener metodikken som er utarbeidet og benyttet har en slik kvalitet at den bør generaliseres og gjøres allment tilgjengelig Figurane nedanfor viser henholdsvis bestillingsvolum i kroner pr. veke i 2007, og antall ordrar pr. veke fordelt gjennom Order Value NOK NOK NOK NOK NOK 0 NOK Uke 1 Uke 6 Uke 11 Uke 16 Uke 21 Uke 26 Uke 31 Uke 36 Uke 41 Uke 46 Uke Serie1 Lineær (Serie1) Mot slutten av året var volumet som ble bestilt gjennom ehandelsløsningen på ca. 5 millioner kroner pr. uke. Totalt handla helseføretaka elektronisk over den offentlege marknadsplassen for 179,6 millioner kroner i

5 Number of Orders Serie1 Lineær (Serie1) Uke 1 Uke 5 Uke 9 Uke 13 Uke 17 Uke 21 Uke 25 Uke 29 Uke 33 Uke 37 Uke 41 Uke 45 Uke 49 Mot slutten av året var antal ordrar mellom 350 og 400 pr veke. Totalt sendte helseføretaka ordrar gjennom den elektroniske markedsplassen i Desse ordrane ble sendt til 57 leverandører. Ein av Ehandelsprosjektet sine viktigaste oppgåver er å få leverandørane over til elektronisk handel (leverandøraktivering). Dette er ein krevjande prosess som tek tid. For 2008 er det sett som mål at det er aktivert 130 leverandører. Kontraktsystem Som einaste regionale helseføretak har Helse Vest innført eit felles elektronisk kontraktsystem for helseføretaka i regionen. I løpet av 2007 er det registrert i overkant av 3000 kontraktar i systemet. Innføringa av dette systemet sikrar ein høgare kvalitet i kontraktsforvaltninga i regionen, samstundes som kontraktane blir distribuert ut og gjort tilgjengeleg til tilsette i helseføretaka som treng avtalane i sitt daglege arbeid mot leverandører (mellom anna for å sjekka prisar mv.). Forslag til vedtak Styret tek saka til orientering 5