Månedsrapport fra konserntillitsvalgte og konsernhovedverneombud Mai 2012 Så var mai over og vi har hatt en forsmak av sommer. På RHFet er vi inne i en av de mest arbeidstunge periodene i året. Det er mye som foregår og det arbeides intens med alt som skal gjøres før ferien. Vi er også i gang med å planlegge neste «Solasamling» som blir 10-12 september. Sett av datoene invitasjon og program til samlingen kommer senere. Når vi nå går inn i juni håper vi på mange fine soldager og også litt tid til å nyte den lyse fine årstida. Hos dere er det vel full fart for å få på plass gode planer for ferieavviklinga. Ønsker dere en god sommer både på jobb og mens dere har ferie! Møter med arbeidsgiver I begynnelsen av mai ble vi (KTV/KHVO) av Kommunikasjonsavdelingen invitert med i arbeidsmøte for å lage felles regional plan med kommunikasjonstiltak for rekruttering. HF-ene var invitert med representanter fra HR - og Kommunikasjonsavdeling. Det er planlagt flere møter. Noen av oss deltok på årets Helsekonferanse «Vi er i gang», i Oslo 8. 9. mai, hvor agendaen i år var Samhandlingsreformen. KTV/KVO-møtene inkludert møte med fagavdelingen i RHF-et 29.05.12 ble vårt faste månedlige møte med RHFet holdt. Referat finner dere på sidene våre. Regionale prosjekter TOLK Teknologi Organisering Ledelse Kompetanse Det har i løpet av mai vært en grundig felles gjennomgang blant annet av milepeler, prosjektplan, leveranseplan, risikovurdering og endringshåndtering og det er enighet i arbeidsgruppen om hvordan en sammen skal arbeide videre for på en god måte å kunne sluttføre prosjektet innen utgangen av året. Personalportalen Arbeidet i undergruppene går etter plan. Arbeidet med Forhandlingsmodulen tas opp igjen rett over sommeren, og de som var med i «testgruppa» i fjor høst har sagt seg villige til å være med videre.
Kvalitetssatsinga i Helse Vest Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen er avsluttet og det har vært svært god deltakelse. Totalt sett har mer en 70 % svart på undersøkelsen. De første resultatene er snart klare til å publiseres og om alt går etter planen blir det i uke 24. Innstillingen til såkornprosjektene er klar og etter behandling i styringsgruppen blir det gjort kjent hvilke prosjekter som får midler i år. Det var mange gode søknader og mange spennende prosjekter. Totalt blir det delt ut 4,3 mil til prosjektene og pengene fordeles i tråd med fordelingsnøkkelen for fordeling av midler til helseforetakene. Utgreiing av tele- og signalområdet i Helse Vest Saken er foreløpig utsatt. Ønsker en litt grundigere gjennomgang i RHF-et før den fremlegges for AD-møtet. LOP 4 Legemidlar og pasientryggleik Styringsgruppen har gått grundig igjennom markedsanalysen som var utferdiget før en skal gå videre i anskaffelsesprosessene i forbindelse med elektronisk håndtering av legemiddelforordningsprosessene. Prosjekt fra bestilling til betaling E-faktura; Det er utarbeidet felles krav til innhold i e-faktura og kreditnota. Felles leverandørregister; Arbeidsgruppen har kartlagt dagens situasjon og gjennomført fagdager for å øke forståelsen innenfor feltet og tenke fremtidsrettet. Kartlegging av nåsituasjonen i alle foretak viser at dagens integrasjoner ikke er satt opp hensiktsmessig for å sikre høy datakvalitet og effektiv flyt. Dette fører til flere vedlikeholdspunkt som oppdateres manuelt av forskjellige avdelinger med ulike rutiner i Helse Vest. Konsekvensene er at hensiktsmessige kontroller må utføres manuelt eller ikke kan kontrolleres og det er tidkrevende å sammenstille pålitelig styringsinformasjon. Det er gjennomført analyser som illustrerer hvor en mener Helse Vest er i dag og hvor Helse Vest bør være innen 2-3år. Det er utarbeidet et veikart som skal sikre datakvalitet og dataflyt på kort sikt og på lengre sikt. Veikartet er basert på behov avdekket i nåsituasjonen, ønsket tilstand definert i modenhetsanalysen, pågående prosesser ift nytt innkjøps- logistikk- og økonomisystem og målbildet fra Helse 2020. Varekatalog; Det anbefales å samle aktiviteter som bør utføres likt og kan utføres på ett sted i Helse Vest uavhengig av lokasjon og leverandør. Aktivitetene som samles skal dokumenteres i en omforent rutine slik at alle foretak har tillit til hvordan aktiviteten utføres. Det anbefales også å
standardisere aktiviteter som bør utføres på samme måte/metode i alle foretak i Helse Vest. Formålet med å standardisere aktiviteter er å fremstå som enhetlig mot leverandører, sikre pålitelighet i systemregistrerte data og sikre et miljø for kontinuerlig forbedring. Fullmakter; Kartlegging av nåsituasjonen i alle foretak avdekker at utformingen av prosess for å opprette, vedlikeholde og slette tilganger er ressurskrevende og har mange manuelle operasjoner. Kartlegging antyder også at kontroll over hvem som kan bestille og belaste et kostnadssted ikke er tilfredsstillende. Arbeidsgruppen har derfor utarbeidet forslag til en ny prosess. Regionale faglege retningslinjer innan radiologi Helse Vest Fremdrift: Programmets prosjekter følger sine fremdriftsplaner, men der teleradiologi og oppgradering av pacs i Fonna har utfordringer med kapasitet hos Siemens. Programledelsen bærer preg av å være i en etableringsfase, der programinterne aktiviteter for å få stabil drift på programmet er blitt noe forskjøvet på grunn av aktiviteter knyttet til porteføljestyringen (innmelding av prosjektkandidater) og innspill til teknologiplan. Gevinstene med prosjektet er i all hovedsak knyttet til kvalitet. Hvor følgende områder er viktigst: Oppfyllelse av lovkrav/regler knyttet til lagring av bilder/video Tilgangskontroll til bilder/video Alle bilder/videoer kan vises i en og samme løsning Mer effektiv bruk av legens tid Færre undersøkelser(bilder) må gjøres om Bedre muligheter for gjenbruk av bilder til undervisning/forskning Bilder blir tilgjengelige på tvers av avdelinger Raskere og enklere å få vurdering fra andre spesialister Regional plan for kirurgi I løpet av mai ble det gjort en gjennomgang av kreftkirurgiske utfordringer i regionen med tanke på funksjonsfordeling. Både kurativ og palliativ kirurgi ble diskutert. Bariatrisk kirurgi og påfølgende postbariatrisk hudreduksjonskirurgi ble tatt opp. Volumet av dette er mye større enn det en trodde på forhånd og volumet kan komme til å utfordre ressursbehovene innen andre deler av kirurgiområdet. Politiske føringer med hensyn til operative rettighetstildelinger kan også bli en stor utfordring for den mer kurative kirurgien. Det ble diskutert i hvilken grad en vil kunne bli i stand til å øke dagkirurgiske tilbud. Neste møte i prosjektgruppen er berammet til 14.juni.
Oppfølging av Samhandlingsreformen Den regionale prosjektgruppen har gått gjennom status for arbeidet i HF-ene med de fire første avtalene, samt de syv resterende avtalene som skal være ferdige innen 1. juli. Den regionale prosjektgruppen har fokus på informasjons og erfaringsdeling mellom HF-ene og prinsipielle avklaringer. Prosjektstøtteteamet går gjennom avtalene og kvalitetssikrer. Organisering av arbeidet med samhandlingsreformen i HF-ene og medvirkning fra ansattes representanter har også vært tema. Inntektsmodellen- regionalt prosjekt for videreutvikling av inntektssystem i Helse Vest Prosjektgruppen har hatt representanter fra alle helseforetakene, fra Helse Vest RHF og konserntillitsvalgte. Professor Jon Magnussen (Magnussenutvalget) og en forsker fra SINTEF var med på alle møtene. I vurderingene rundt fordelingen av de aktivitetsuavhengige inntektene har gruppen støttet seg til oppdaterte forskningsbaserte kriterier og oppdaterte tall med hensyn til befolkningsrelaterte informasjoner. Det har også vært hensyntatt historiske tall og at det knytter seg politiske føringer til noen forhold som i stor grad vil influere på de driftsmessige forutsetningene. Gruppen har i tillegg gjort skjønnsmessige vurderinger og etter mange ulike måter å se virkeligheten på, kommet fram til et enstemmig forslag til inntektsmodell for Helse Vest området. Pasienterfaringsundersøkelser Prosjektet er avsluttet og pasienterfaringsundersøkelsene skal gå over til å være en del av den vanlige driften ved avdelingene. Strategisk IKT-forum SIKT Fristen for innsending av prosjektkandidater for 2013 gikk ut 9.mai, og alle foretakene har levert sine prosjektønsker. Kandidatene vurderes av porteføljestyret etter vedtatte kriterier som i SIKTmøtet i mai ble noe endret. Vektingen av disse kriteriene er fordelt slik: -Strategisk forankring: 30 % -Driftsteknisk («må ha»): 30 % - Kost/nytte: 25 % -Risiko: 25 % Porteføljestyret prioriterer kandidatene før de legges frem for SIKT, systemeiere, og til slutt vedtas i RHF direktør-møtet innen 1.okt. Det er etablert 3 programstyrer for å samle prosjekter under 3 «hoved paraplyer». Det er for å profesjonalisere og samle IKT støtte-prosjekter som naturlig hører sammen. Konserntillitsvalgte deltar i alle programstyrene. Program- Støtte til samhandling Program- Bildediagnostikk og behandling Program- Klinisk IKT
Det enkelte HF har etablert egne porteføljemøter som følger opp og behandler alle programmene og prosjektene lokalt. Lokale foretakstillitsvalgte er med. Arbeidet med Teknologiplan fortsetter med fokus på at planen skal understøtte Helse 2020. Nasjonale prosjekter Miljø- og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten Det er utarbeidet en kommunikasjonsplan, med særlig fokus på miljøsertifiseringen. Denne blir lagt ut på nettsiden www.grontsjukehus.no så snart den har blitt behandlet i styringsgruppa. Nettsida har også fått en ny og bedre form. Legemidler og miljø Det har ikke vært avholdt møte i mai, men det kommer et møte i juni. Drøftinger Nasjonal IKT Vernetjenesten På vegne av konserntillitsvalgte i LO, UNIO, SAN, YS, Akademikerne og konsernhovedverneombudet, Lise Strømme.