Søknad om forhandlingsposisjon for leieavtale arealer til kiosk og kafé i Kulturfabrikken Sted: Sortland Dato: 03.05.12 A) Konkurransen og prosessen videre Kulturfabrikken ønsker kontakt med kandidater med interesse for å drive serverings- og kioskfunksjonene på bygget. Kandidater som melder sin interesse vil få anledning til å konkurrere om å forhandle med Kulturfabrikken om driftskonsept, fysiske rammer for virksomheten, samt økonomiske betingelser. Når vi skriver Kulturfabrikken er det fordi det ikke ved utlysningen er endelig avklart hvem som blir den formelle utleieren, Sortland kommune eller det kommunale foretaket Kulturfabrikken KF. Kulturfabrikken åpnes for drift i løpet av 1. halvår 2014, men inngåelse av leiekontrakt må skje innen 1.10.2012. Kandidatenes tilbud vil bli håndtert konfidensielt og objektivt. Det er Kulturfabrikken eventuelt i samarbeid eksterne rådgivere, som prioriterer og velger hvilken tilbyder det skal inngås kontrakt med. I denne prosessen kan det bli aktuelt med intervjuer i forkant av den endelige beslutningen. Driftskonseptet for kiosk og kafé er viktige elementer for å få til et kvalitativt godt totalkonsept for Kulturfabrikken. For å få til gode løsninger for Kulturfabrikken som helhet, er prosjektet avhengig av innspill fra en fremtidig driver. Bakgrunn og forutsetninger for servering og kiosk i Kulturfabrikken Kulturfabrikken er under bygging. Hovedprinsippene i driftskonseptet for kiosk og kafé med tilhørende løsninger for areal og innredning er lagt i planløsning fra arkitekt og i kontrakt med totalentreprenør. Serverings- og kiosktilbudene er en viktig del av det totale tilbudet for å skape den gode møteplassen i Kulturfabrikken som et åpent og mangfoldig hus for alle grupper. Undersøkelser viser at tilbudet omkring et arrangement som møteplass, servering, atmosfære m.m. betyr like mye for totalopplevelsen som det som blir formidlet i saler og på scener. Atmosfære for trivsel, opphold og samtale blir lett undervurdert. Offentlige kulturhus kan lett bli for kjølige og institusjonelle. Å kombinere åpen kafé / restaurant og pauseservering for mange mennesker i en stor vestibyle, kan være utfordrende. For å lykkes med konseptet, er det avgjørende å inngå avtale med drivere med kompetanse og sterk vilje til å skape gode serveringsprodukt i samspill med tilbudene kulturhuset kan by på for øvrig. Detaljene er under bearbeiding nå, men bygger på følgende prinsipper: Servering/ kiosk skal være en del av det ene felles betjeningspunktet i vestibylen. Med dette menes at også informasjon, billettsalg, kasse for museumsbutikk og kontrollfunksjoner for bibliotek og galleri m.m. skal integreres i løsningene. Deler av skrankeløsningen skal også benyttes av andre enn leietaker i deler av dagen/ uka. Leietaker skal samarbeide med Kulturfabrikken om tilbudene i huset, og må delta på faste stabsmøter for kort- og langsiktig planlegging. Det inngås en fast leieavtale med leietaker på inntil 5 år, avhengig av om driver skal gå inn med egne investeringer i utstyr, eller ikke. Servering / kiosk skal ha et fast daglig tilbud med gode åpningstider og gjerne litt ulike konsepter på dag- og kveldstid. Leietaker må forplikte seg til en minimum åpningstid daglig på hverdager mellom kl. 10.00 21.00, lørdager: 10.00 15.00 og søndager : 17.00 21.00. I forkant av arrangementer skal serveringstilbud dessuten alltid åpne senest 1 time før arrangementsstart. Leiesats skal baseres på en kombinasjon av fastleie og provisjonsleie (brutto omsetning eks. mva). Kulturfabrikken ønsker at leieavtalen skal inneholde faste vilkår for samarbeidsløsninger for de andre aktuelle funksjonene som f. eks. billettsalg. Side 1 av 6
Kulturfabrikken ønsker at ansatte på bygget også skal kunne bruke vestibyle / kafé som møteplass og lunsjsted. Det forutsettes en samarbeidsløsning som gjør dette mulig og attraktivt for de ansatte. Blåbyen hotell AS har avtale om servering og enerett for skjenking i storsal, blåsal og kinosal både for egne og Kulturfabrikkens arrangementer i salene. Leiketaker kan etter denne avtalen søke skjenkerett for sine serveringsarealer. Kommunens ungdomstilbud, frivilligsentralen, frivillige organisasjoner og voksenopplæringen er brukere av et enkelt kjøkken i frivillighetsdelen i 1.etg. Her skal de kunne drive frivillig / dugnadsbasert aktivitet som også omfatter servering for egne arrangementer / aktiviteter. De fysiske rammene for kafé og kiosk Kulturfabrikken vil inneholde attraktive tilbud for publikum: Et moderne bibliotek, galleri, avdeling av Museum Nord, kino, en storsal for teater, musikk og andre aktiviteter samt en rekke verksteder og øvingsrom Kommunens kulturadministrasjon, kulturskole og voksenopplæringen vil få sin plass i bygget. En bevisst planlegging for sambruk tilsier at alle brukere av bygget vil få tilgang til gode og attraktive arealer for sin virksomhet, på dag- og kveldtid. Kiosk og kafé er sentralt plassering i byggets 1.etg., som gir gode muligheter for en stor og variert kundegruppe. Erfaringer fra etableringer andre steder i landet viser at en god selvbetjent kinokiosk omsetter for gjennomsnittlig 35 kr pr. solgte billett. Likeledes viser overslag fra tilsvarende andre kulturhus besøk til ulike aktiviteter og arrangementer på mellom 180.000 og 280.000 mennesker i året. Utvelgelse av drivere til kiosk og kafé Kulturfabrikken ønsker kontakt med kandidater med interesse for å drive kafé- og kioskfunksjonene. De som melder sin interesse, vil konkurrere om å få forhandle med Kulturfabrikken om driftskonsept, fysiske rammer og økonomiske betingelser. Kulturfabrikken vil håndtere kandidatenes søknader konfidensielt og objektivt. Det etableres en habil komité som evaluerer søknadene, og som gir sin anbefaling til Kulturfabrikken mht prioritering av kandidater. I denne prosessen kan det bli aktuelt med intervjuer i forkant av komiteens endelige innstilling. Fremdrift Kandidatens søknad om forhandling om drift av kafé og kiosk leveres Kulturfabrikken innen 18. mai 2012. Eventuelle avklaringsmøter samt evaluering og beslutning om valg av aktører for nærmere forhandlinger innen 01.06.2012. Intensjonsavtale med Kulturfabrikken innen 06.07. 2012. Etablering av varig leieavtale antatt å kunne skje innen 1.10.2012 Når intensjonsavtale er inngått må leietaker regne med å måtte bruke noe tid på innspill til gode løsninger for kafé, kiosk, kjøkken m.m. Levering av søknad Søknad om å komme i forhandlingsposisjon sendes/leveres i lukket konvolutt: Kulturfabrikken Sortland kommune v/ kultursjef Mona Dahl Postboks 117, 8401 Sortland Servicetorget Rådhus 1, Sortland Konvolutten merkes: Kulturfabrikken v/mona Dahl Søknad Søknadsfrist: 18.05.2012 Side 2 av 6
B) Generelle forutsetninger Arkitekttegninger med arealangivelse for de arealer som omfattes av leieobjektet er vedlagt tilbudsgrunnlaget. I utgangspunktet er de rom og arealstørrelser som er tilkjennegitt å betrakte som faste forutsetninger for areal til kiosk og kafé samlet. Det er vesentlig at kandidat vurderer disse i forhold til sitt behov. Kulturfabrikken investerer i bygg og generelle anlegg til teknisk infrastruktur, som omfatter El- og VVStekniske anlegg. Belegg på gulv og vegg leveres i standard bygg-generalisert utførelse. Dersom leietaker forutsetter høgere eller mer kostbar standard, leveres denne av byggherre. Merkostnad for investering i forhold til normal standard, utlignes gjennom regulering av den faste delen av husleie, tilsvarende 20 % av merkostnad. Kandidat gis anledning til å kommentere eventuelle avvik i forhold til arealbehov som denne mener å ha, og de begrensninger som ligger i foreliggende konsept. Når det gjelder inventar og utstyr for det valgte driftskonseptet er det muligheter for to alternative løsninger: A) Leietaker investerer i utstyr og møbler. 5 års kontrakttid. Leietaker planlegger og bekoster byggutstyr (fast utstyr) og brukerutstyr (løst utstyr) innenfor leiearealet. Ansvaret gjelder også utstyr som leietaker vil benytte i de fellessoner av bygget som leietaker etter avtale gis tilgang til, inne og ute. Utstyrsløsninger inklusive design og farger skal fremlegges for Kulturfabrikken og prosjektets arkitekt for godkjenning. Relativt lav fastleie. Fast avtale om avskrivningstid for disse investeringene. B) Kulturfabrikken tar disse investeringene. Fast avtaletid 3 år. Noe høyere fastleie. Kulturfabrikken drifter og foretar vedlikehold av bygningsmassen og dens infrastruktur for El og VVS. Leietaker vedlikeholder og drifter overflater, eget inventar og utstyr innenfor det definerte leiearealet. Nærmere detaljeringer av utleiers og leietakers forpliktelser og samarbeid avklares i forhandlingsfasen og nedfelles i leieavtale. Leieavtalen vil reflektere de forpliktelser som partene har overfor hverandre. Dette gjelder også partenes ansvar for å bidra aktivt til at Kulturfabrikken til en hver tid fremstår som en oppdatert og attraktivt arena. Etter 01.06.2012 innledes samarbeid med foretrukket kandidat frem mot avklaring av driftskonsept og økonomiske betingelser. Etter at det foreligger et omforent konsept utformes endelig leieavtale. Dersom samarbeidet/forhandlingene ikke fører frem til et konsept som Kulturfabrikken er fornøyd med, så har Kulturfabrikken en ensidig rett til å avbryte forhandlingene og inngå forhandlinger med andre. C) Krav til søknad 1. Søknaden, prismessige forhold innspill fra kandidat 1.1 Variabel del leiekostnad. I tillegg til grunnpris opplyst i pkt. 1.2 nedenfor, skal leietaker betale til Kulturfabrikken en prosentvis andel av sin brutto omsetning. Som utgangspunkt for konkurransen forutsetter utleier at leietaker skal betale en avtalt og fremforhandlet % av brutto omsetning til Kulturfabrikken. Leietaker tilbyr prosentsats i sin søknad. Ut fra lignende avtaler vi kjenner og størrelse på fastleie forventes avtale på i området 8 12 %. Det forutsettes at kandidat opplyser forventet omsetning for sitt konsept og begrunner disse vurderingene. 1.2 Fast del leiekostnad. Kulturfabrikken leier ut et senere omforent areal til grunnpris kr 1.500,- eks mva,- pr. m2 BTA pr år. Side 3 av 6
I tillegg til grunnprisen må tilbyder påregne nødvendige FDV kostnader. Omfang av FDV kostnader forutsettes framforhandlet under planlagte forhandlinger. Leiepris og FDV kostnader indeksreguleres i henhold til endring i konsumprisindeksen med basis i indeks pr 15.04.2012. 2. Søknaden - kvalitative forhold 2.1 Beskrivelse av tilbudt hovedkonsept Daglig: Åpen kaffebar ++?? (tilbyders konseptforslag) kombinert med kantine for ansatte og gjester på dagtid. Kveldskonsept for servering / skjenking (tilpasset markedet i området og tilbudene på huset) Kiosktilbud med selvbetjening er spesielt viktig i forhold til kinoen og med løsninger og kapasitet som fungerer i forkant av kinoforestillinger. Arrangementer: Mat og drikke til kurs og møtegjester (interne kurs og for eksterne leietakere) for husets / kommunens bruk innenfor de begrensinger som avtalen med hotellet gir. Leietaker kan etter denne avtalen søke skjenkerett for sine serveringsarealer. Beskrivelse av grunnkonsept samt øvrige konseptideer i Kulturfabrikken. 2.2 Personale, service og kompetanse Dersom konseptet skal bli vellykket er det avgjørende å få drivere med kompetanse og sterk vilje til å skape gode serveringsprodukt i samspill med tilbudene huset kan by på for øvrig. Hvilke forutsetninger vil kandidaten legge til grunn for bemanning av kafé / driftkonseptet? 2.3 Samarbeid om en god totalopplevelse i huset Kommunen er opptatt av at den private aktøren og kommunen skal ha sammenfallende interesser i at Kulturfabrikken skal gi en svært god totalopplevelse for brukere av og ansatte på bygget. Kandidat tilkjennegir hvorfor Kulturfabrikken kan ha tillit til at kandidaten har interesse for å samarbeide med de øvrige drivere i huset i forhold til forbedring av service, utvikling av arrangementer og produktutvikling? 2.4 Matkonseptet kvalitet og grunnkonsept Kultur og helse henger nøye sammen, og det ligger mye godt forebyggende helsearbeid i gode kulturtilbud til befolkningen Det samme gjelder mat! Kulturfabrikken fokuserer på kosthold og helse, og forutsetter sunne matalternativer og tilgang på frukt og grønt. Variasjon og bredde i tilbudet er vesentlig. Det forutsettes at kafeen skal kunne produsere og levere enklere varm mat fra et kompakt kjøkken i kafeen. Kandidat beskriver sitt konsept i forhold til variasjon og kvalitet. 2.5 Arealer forutsetninger og behov I utgangspunktet er de rom og de arealstørrelser som er beskrevet å betrakte som forutsetninger. Det er vesentlig at kandidat vurderer disse i forhold til sitt behov. Dersom forutsetningene er uakseptable i forhold til behovet så må dette klart tilkjennegis. Side 4 av 6
Kandidat tilkjennegir og begrunner sitt behov. Side 5 av 6
2.6. CV, referanser og eventuell firmadokumentasjon Det skal vedlegges CV og oppgis minst 2 referanser knyttet til tidligere arbeidsgivere og / eller referanser i forhold til egen virksomhet som er relevant for søknaden. Dersom en etablert virksomhet er søker, vedlegges firmaattest og skatte og mva. attester ikke eldre enn 6 mnd. I forbindelse med eventuelle forhandlinger vil det blir krevd dokumentasjon for økonomisk gjennomføringsevne / finansiering. I forbindelse med forhandlinger vil det blir lagt opp til en bredere gjennomgang av aktuelt samarbeid og samspill omkring servisefunksjoner og aktiviteter i huset. Tilbydere som blir invitert til forhandlinger, vil få tilsendt en del spørsmål og utfordringer i forkant, slik at de kan forberede seg på dette. Vi imøteser Deres søknad. Eventuelle spørsmål kan rettes til Mona Dahl Kulturfabrikken Side 6 av 6