Prosjekt: Tittel: Nye Deichmanske hovedbibliotek Bilag E12 Krav til FDVU og Sluttdokumentasjon 03 For implementering 01.04.2014 PEG MJB ØYS 02 Anbudsforespørsel 15.10.2013 TOHY/ LON ØYSA PEGU 01 For anbudsforespørsel 11.09.2013 LON TOHY PKF Rev. Beskrivelse Rev. Dato Utarbeidet Kontroll Godkjent Konsulentens logo: Bygg nr: Etasje nr.: Systemgr.: Antall sider: Side 1 av 9 Prosjekt: Kontrakt nr: Fag: Dok.type: Løpenr: Rev.nr.: Status: KIB 0100 Z KF 0112 03 C
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1 Hensikt... 3 2 Definisjoner... 3 3 Fremdriftsplan... 3 4 Språk... 4 5 Disposisjonsrett... 4 6 Organisering... 4 6.1 Ansvarlig hos Entreprenør... 4 6.2 Krav til kontroll og godkjenning... 4 7 Krav til sluttdokumentasjon... 4 7.1 Generelle krav... 4 7.1.1 Generelt... 4 7.1.2 Firmainformasjon... 5 7.1.3 Generell utstyrsinformasjon... 5 7.1.4 Tekniske data... 5 7.1.5 Reservedelsinformasjon... 5 7.2 Tekstdokumentasjon... 6 7.2.1 Tekstdokumentasjon generelt... 6 7.2.2 FDVU-instrukser... 6 7.2.3 Funksjonsbeskrivelser... 7 7.3 Krav til overlevering av Sluttdokumentasjon... 7 7.3.1 Generelt... 7 7.3.2 Elektronisk sluttleveranse av DAK... 8 7.3.3 Krav til papirkopi. Informasjon om permtype og skillearktype... 8 8 Brukerveiledning... 9
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 3 av 9 1 Hensikt Kulturbyggene i Bjørvika skal drives ressurseffektivt med god, stabil produksjon understøttet av nødvendige hjelpemidler som bla. oppdatert teknisk dokumentasjon. Hensikten med denne spesifikasjon er å gi krav til innhold, struktur og format av sluttdokumentasjon. 2 Definisjoner Forvaltning (F): Oppgaver knyttet til brukers ansvar for skatter og avgifter, ansvar for forsikringsavtaler, ansvar for lover og forskrifter, økonomisk forvaltning (budsjett, regnskap, nøkkeltall, årskostnader, analyser), administrativt ansvar, arealdisponering, HMS. Drift (D): Oppgaver knyttet til det at bygninger med tekniske installasjoner skal fungere som planlagt funksjonelt, teknisk og økonomisk og omfatter blant annet drift og ettersyn, renhold, energi og renovasjon Vedlikehold (V): Oppgaver knyttet til det å opprettholde bygningen og tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå for å kunne bruke bygget til tiltenkt formål. Utskiftninger av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen defineres som vedlikehold. Korrektivt vedlikehold er ikke-planlagte arbeider for å rette opp uforutsett skade/mangel. Forebyggende vedlikehold (rutinemessig/periodisk) er arbeider som utføres pga forventet slitasje i den hensikt å motvirke forfall. Utvikling (U): Utvikling omfatter arbeider som fører til oppgradering eller utvikling av en bygning, det vil si at den øker sin verdi gjennom tilpasning til nye krav fra brukere og myndigheter. Dette bidrar til å forlenge bygningens tekniske, funksjonelle og økonomiske levetid. En planmessig utvikling som tar sikte på å holde bygget oppdatert over tid betegnes gjerne som bærekraftig bygging på grunn av de store ressurs- og miljømessige gevinster dette gir i forhold til å rive og bygge nytt. FDV dokumentasjon : Omfatter samlet teknisk dokumentasjon som er nødvendig for sluttbrukers forvaltning, drift og vedlikehold. Som bygget ( As built ) : Teknisk dokumentasjon ( tegninger og beskrivelser ) av bygningens oppbygging og kvalitet oppdatert for eventuelle endringer under bygging, installasjon, uttesting. Sluttdokumentasjon : Omfatter FDVU- og som bygget - dokumentasjon EDB-basert FDVU-system: EDB system benyttes til oppfølging og lagring av informasjon om bygningene og oppgaver innen FDVU. Har til hensikt å sette FDVU i system og sørge for effektiv og rasjonell informasjonsstyring i bruksfasen. Systemene har en rekke moduler og kan være koblet opp mot for eksempel et DAK-system (BIM, tegning), automasjonsanlegg og økonomisystemer. Objekt: System, anlegg, utstyr eller annen bygningsmessig installasjon identifisert ved id-nummer i henhold til Bilag E14 «Behandling av tegninger og annen teknisk dokumentasjon (inkl. DAK)» og E11 «Krav til identifikasjons- og merkesystem» 3 Fremdriftsplan Planlegging og utførelse av sluttdokumentasjon er å anse som en del av kontraktsarbeidene på linje med resten av leveransen. I Entreprenørens fremdriftsplan skal følgende FDVU-dokumenter ha egne aktiviteter: Dokumentplan. Opplæringsplan. Ref. bilag E-16 Kontrollplan og prosedyre for egen kontroll av FDVU dokumentasjon.
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 4 av 9 Overlevering av foreløpig FDVU dokumentasjon. Med foreløpig FDVU-dokumentasjon menes en ferdigstillelsesgrad som gir tilstrekkelig informasjon for drift og vedlikehold av anlegg som driftsettes. Overlevere godkjent FDVU og som bygget dokumentasjon ved overlevering av kontraktarbeidene. 4 Språk All dokumentasjon skal være på norsk. Dersom dokumentasjon oversettes til norsk fra et annet språk, har Oppdragsgiveren også rett til å få overlevert ett komplett sett dokumentasjon på originalspråket uten ekstra kostnad. 5 Disposisjonsrett Oppdragsgiveren har rett til å få utlevert dokumentasjon som blir utarbeidet i forbindelse med prosjektet. Retten inkluderer også materiale som er gjenstand for opphavsrett. Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å endre i dokumentasjonen i ettertid, f.eks i forbindelse med ombygginger, rehabiliteringen, modifikasjoner, uten forutgående godkjennelse fra Entreprenøren. Dette gjelder kun der entreprenøren skal prosjektere. 6 Organisering 6.1 Ansvarlig hos Entreprenør Entreprenøren skal oppnevne en ansvarlig for sluttdokumentasjon og dokumentere at denne personen har nødvendig kompetanse og erfaring innen fagområdet. Entreprenøren skal i tillegg til å levere FDVU og som bygget dokumentasjon, delta på FDVU møter med Byggherren, byggets driftsorganisasjon eller annen 3.part som Entreprenøren har grensesnitt til. 6.2 Krav til kontroll og godkjenning Entreprenøren skal utarbeide rutiner for planlegging, produksjon og kvalitetssikring av sluttdokumentasjon i egen organisasjon. Dokumentasjon som oversendes Oppdragsgiveren for kontroll og godkjenning skal ha gjennomgått dokumentert egenkontroll og være kvalitetssikret av Entreprenøren. Eventuell kontroll og godkjenningsrunder som skyldes Entreprenørens manglende egenkontroll, belastes Entreprenøren. Ved avtalte milepæler for sluttdokumentasjon skal komplett dokumentasjon oversendes. 7 Krav til sluttdokumentasjon 7.1 Generelle krav 7.1.1 Generelt I driftsfasen er målsettingen at all dokumentasjon og utveksling av informasjon skal foregå digitalt via EDB-baserte systemer. Det betyr at all dokumentasjon som Entreprenøren produserer, skal foreligge på digitale formater som muliggjør hensiktmessig bruk av digital dokumentasjon i Oppdragsgiverens systemer (Microsoft Word for tekstdokumenter, Microsoft Excel for tabeller og lister, Plottefiler for tegninger). Logiske filnavn skal benyttes. PDF filer skal være søkbare. Struktur og oppbygging av FDVU skal utføres iht NS 3456. Sluttdokumentasjonen for Kulturbyggene i Bjørvika skal bestå av en komplett, sammenstilt og enhetlig dokumentasjon inneholdende all aktuell tekstdokumentasjon og tegninger.
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 5 av 9 Sluttdokumentasjonen skal omfatte all relevant dokumentasjon som er nødvendig for å gi forvaltningsorganisasjonen tilstrekkelig informasjon om byggene og tekniske installasjoner. All sluttdokumentasjon skal overleveres i en komplett, sammenstilt og enhetlig som bygget FDVUdokumentasjon inklusivt FDVU-dokumentasjon fra eventuelle underleverandører eller under- /administrerte sideentrepriser. Sluttdokumentasjonen skal koordineres med øvrige entrepriser og utformes ensartet. Informasjonen skal legges inn i Omsorgsbyggs FDVU system, XPAND. Beskrivelse av XPAND er vedlagt. Konf. G-bilag. All informasjon skal i tillegg leveres oppdragsgiver på. minnepinner. FDVU-dokumentasjonen skal være beskrevet på produktnivå for alle komponenter som krever drift og vedlikehold. Hele produktkataloger skal ikke legges inn. Kun relevante produktblader skal legges inn. Oppbygging og struktur til FDVU-dokumentasjonen skal være i henhold til denne beskrivelse. Anleggs- og utstyrsinformasjon omfatter firmainformasjon, generell utstyrsinformasjon, tekniske data, og reservedelsinformasjon. All informasjon skal knyttes til objekter definert som system, anlegg, utstyr eller installasjoner, og nummerert i henhold til Bilag E11 «Krav til identifikasjons- og merkesystem Entreprenøren skal utarbeide og vedlikeholde utstyrsliste som til enhver tid viser hvilke objektnummer som er tatt i bruk. 7.1.2 Firmainformasjon Firmainformasjon omfatter leverandør og produsentregister med tilhørende navn, adresse og kontaktinformasjon og annen relevant firmainformasjon. 7.1.3 Generell utstyrsinformasjon Generell utstyrsinformasjon omfatter generell innkjøps- og leverandørinformasjon med angivelse av leverandør, produsent, garantiinformasjon etc for hvert enkelt objekt. Leverandør er den som det er aktuelt å henvende seg til for å gjenskaffe utstyret. Aktuelle leverandører for reservedeler/forbruksmateriell skal også registreres. Som produsent skal benyttes den som produserer /sammenstiller et utstyr. For sammensatte komponenter, eks vifte og motor, angis delprodusentene som produsent av reservedel. 7.1.4 Tekniske data Tekniske data omfatter teknisk informasjon som knyttes til objekter, enten anlegg, utstyr eller installasjoner nummerert i henhold til Bilag E11 Krav til identifikasjons- og merkesystem. Følgende punkter legges til grunn for tekniske data: 1. Tilstrekkelig med tekniske data for gjenanskaffelse av tilsvarende utstyr, og/eller reservedeler. 2. Tilstrekkelig med tekniske data for nødvendig drifts- og vedlikeholdsforståelse. Typiske data vil være: type, typebetegnelse, kapasitet, ytelse, dimensjon, tilkoplingstype, mål, vekt og el.data. 7.1.5 Reservedelsinformasjon Entreprenøren skal angi aktuelle deler/forbruksartikler som må påregnes utskiftet på grunn av forventet normal slitasje eller havari. Det skal angis tilstrekkelig informasjon for bestilling av reservedeler. Alle reservedeler registreres og kobles mot tilhørende objekt i henhold til Bilag E11 «Krav til identifikasjons- og merkesystem»
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 6 av 9 7.2 Tekstdokumentasjon 7.2.1 Tekstdokumentasjon generelt Omfanget av tekstdokumentasjon begrenses til den dokumentasjon som er relevant for forvaltning, drift og vedlikehold av anleggene. Tekstdokumenter skal inndeles i hensiktsmessige dokumentstørrelser mht antall sider og filstørrelser. Eksempler på tekstdokumentasjon er: FDVU-håndbok FDVU-instruks Måle og prøveprotokoller Innreguleringsprotokoller Produktdatablader/Brosjyrer Produktsertifikater Statiske beregninger Funksjonsbeskrivelser Tegninger produsert av rådgiver System- og flytskjema Tegninger produsert av entreprenør/leverandør Mengdeoversikter Avstengningsguide Nødprosedyrer Brukerveiledninger Garantier 7.2.2 FDVU-instrukser Entreprenøren skal utarbeide FDVU-instrukser som på en oversiktlig måte gir tilstrekkelig informasjon til at drifts- og vedlikeholdspersonell kan betjene og vedlikehold anlegg, utstyr og installasjoner på en sikker, økonomisk og funksjonsmessig riktig måte i alle faser fra leveranser eller driftsansvar overtas. FDVU dokumentasjon for brukerne inndeles etter NS 3454. FDVU- dokumentasjon for driftsoperatørene inndeles etter NS 3451 og på 3 eller 4- siffer nivå. Dette gir følgende hoveddisposisjon til FDVU-instrukser 1. Innledning 2. Hoveddata 3. Teknisk beskrivelse 4. Klargjøring 5. Driftsinstruks inkl. energioppfølgingssystem 6. Vedlikeholdsinstruks 7. Brukerinstruks 8. Avstengningsguide/nødprosedyrer
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 7 av 9 Avstengningsguide Entreprenøren skal utarbeide avstengningsguide for alle vannførende ledninger inkl. sprinkleranlegg og andre slokkeanlegg. Avstengningsguide skal også utarbeides for utkobling av strømkurser, brannalarmanlegg og sikkerhetsanlegg/skallsikring. Betjeningsområde for de enkelte avstengningsventiler/kurser skal beskrives. Betjeningsområder skal inndeles for funksjonsområdene for flerbrukshall, kino, sjakter, tekniske rom, varemottak, datarom, etasjeplaner, boksortering, boklager, deichmannssamlingen, foldetak, messaninetasjer, toalettkjerner, tabskurser pr. etasje og område, kjøle- og varmeanlegg med etasjefordelinger, dørmiljø. Nødprosedyrer. Entreprenøren skal levere underlag og forslag til nødprosedyrer innenfor egen leveranse til byggherren. Byggherren skal redigere og sammenstille dokumentasjon for nødprosedyrer. Nødprosedyrer skal utarbeides for samtlige tekniske anlegg inkl. adgangskontroll- og sikkerhetsanlegg og dørmiljø samt personsikkerhet. Prosedyrer skal utarbeides for uønskede hendelser som strømbrudd, vannlekkasjer, manglende varme- og kjøleforsyning både internt og eksternt, innbrudd, frafall av kjøling i datarom, brann/brannalarm, feil og /eller utslipp på samtlige slokkeanlegg, lekkasje av glycol, diesel, kjølemedie eller annen uønsket/farlig væske, feil på UPS-anlegg, feil på reservekraftaggregat, manglende vannforsyning, tette avløp både spill- og overvann, svikt i spillvannspumpekummer, feil på dører/porter/rondeller, heisstopp, feil på løftebord, feil/høy temperatur i kjøle- og fryserom. Særskilt nødprosedyre skal utarbeides for Deichmannssamlingen. Dette gelder både person-, materiell- og verdisikring. Oversikts- og innsatsplaner for slokke- og redningsmannskaper skal utarbeides. Etasjeplaner skal utarbeides. Entreprenøren skal delta i møter for tverrfaglig koordinering mellom entreprisene, rådgivere og byggherren. 7.2.3 Funksjonsbeskrivelser Det skal utarbeides funksjonsbeskrivelser som inneholder en overordnet beskrivelse av systemets funksjon og oppbygging. Det skal lages en beskrivelse for hvert system. Funksjonsbeskrivelsene skal utarbeides som egne tekstdokumenter med eventuelle henvisninger til flytskjema etc. og skal som minimum inneholde: Beskrivelse av systemets funksjon i driftsfasen med angivelse av hvilke områder/arealer det betjener Beskrivelse av systemets oppbygging og tilknytning til andre systemer Beregningsforutsetninger, materialkvaliteter etc Kapasitetsutnyttelse og eventuell rest kapasitet Mulige på- og utbyggingsmuligheter i systemet 7.3 Krav til overlevering av Sluttdokumentasjon 7.3.1 Generelt All FDVU sluttdokumentasjon og «som bygget» dokumentasjon skal leveres elektronisk format. Arkitektens plantegninger og brann- og rømningsplaner skal i tillegg leveres på papirformat. Ved godkjenningsrunder i henhold til avtalte milepæler skal følgende sett oversendes: 1. Foreløpig sluttdokumentasjon: 3 sett permer med papirkopier av arkitektens plantegninger og brann- og rømningsplaner. 2 sett komplett FDVU på minnepinner. 2 sett tegninger på minnepinner
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 8 av 9 2. Godkjent sluttdokumentasjon: 1 sett permer med papirkopier av arkitektens plantegninger og brann- og rømningsplaner 2 sett komplett FDVU på minnepinner. 2 sett tegninger på minnepinner Oppdragsgiveren har opprettet et dokumentsenter for mottak, fordeling og egen arkivering av all teknisk dokumentasjon og administrativ dokumentasjon i prosjektet. Som verktøy benytter Oppdragsgiveren dokumentstyringsverktøyet ProArc. All sluttdokumentasjon fra Entreprenøren skal sendes dokumentsenteret som registrerer dokumentasjonen og lagrer den i ProArc. Forsendelse av dokumentasjon er beskrevet i Bilag E14, «Prosedyre for behandling av tegninger og annen teknisk dokumentasjon» 7.3.2 Elektronisk sluttleveranse av DAK Ved sluttleveranse skal all produksjon på DAK oversendes Oppdragsgiveren i sin helhet. Dette innebærer at elektronisk sluttleveranse skal inkludere: siste revisjon av plottefiler alle tegningsfiler alle modellfiler I tillegg skal alle originalfiler fra andre DAK system (enn AutoCAD DWG ) oversendes, dersom dette er benyttet i tegningsproduksjonen. Se bilag E-14 «Prosedyre for behandling av tegninger og annen teknisk dokumentasjon» Dette innebærer at alle DAK-filer skal være korrekte med hensyn til filnavnkonvensjon, lagstrukturer, osv., som definert i egen DAK-manual. Konf. G-bilag. Alle filer skal leveres ukomprimert ved sluttleveranse. Samtlige tegninger skal også leveres i søkbart PDF-format. 7.3.3 Krav til papirkopi. Informasjon om permtype og skillearktype Det skal benyttes Norsk standard på permer. Permene skal være hvite (hard plast med stålforsterkning i bunn), 4 hulls, med plastlomme på forside og rygg, med skillearktype med hullforsterkning. Tegninger skal settes inn i permer og være kontraktsbrettet med hullforsterkninger. Teksten på framsiden og ryggen av permen skal inneholde informasjon som: Prosjekt navn, Kontrakts nr., Entreprenør navn., Permnr.: XXX.XX av XX (3 siffer iht til prosjektets bygningsdelstabell og 2 sifret løpenr.), Disiplinkode (Bygg, VVS, El, Andre), Hovedområde, Bygg/sone. Mal for rygg og forside vil bli utdelt av oppdragsgiver.
Tittel: Bilag E12 Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Side: 9 av 9 8 Brukerveiledning Det skal utarbeides en brukerveiledning for brukerne av byggene inndelt etter NS 3454. Brukerveiledningen skal gi en kortfattet og enkel beskrivelse om bygningen og de tekniske anleggs funksjon, bruk og betjening. Dette kan være informasjon som kort beskrivelse av tekniske anleggs funksjon, betjening av termostater, lys, varme- og kjølesystem, persienner/solavskjerming, brannalarmanlegg, innbruddsalarm, data, telefon, heiser, løftebord, boksorteringsanlegg, AV-utstyr, adgangskontroll inkl. porter, kjøle- og fryserom, renhold, utendørs anlegg etc. Brukerveiledningen skal være et eget dokument og tilhøre den øvrige FDVU-dokumentasjonen og leveres ferdig utfylt i Byggherrens elektroniske mal. Elektroniske mal vil bli utlevert av Byggherren senest 2 mnd før overtakelse enten på CD/minnepenn eller via nedlasting fra internett.