Kontinuerlig forbedring styringssystemet sett fra sluttbrukers ståsted Lauren Høivik, Senior Quality Engineer 15 oktober 2014 Qualisoft brukermøte
Innhold Om Technip Om lansering Demo Hva har skjedd siden lansering? Hva sier sluttbrukere? Respons og tiltak Hvordan foregår kontinuerlig forbedring? 2
Om Technip Den ledende subsea EPCI leverandør på norsk sokkel (EPCI = Engineering, Procurement, Construction, Installation) Fokus på rørledningssystemer og marine operations Også EPCI leverandør i betydelige utbyggingsprosjekter på norsk sektor av Nordsjøen 3
Om Technip 4 lokasjoner i Norge 700 ansatte Omsetning 500-750 million Euro Prosjektsamarbeid med Technip kontorer i andre land (dele prosesser, prosedyrer) Technip globalt - 40 land, drøy 40 000 ansatte 4
Om lansering i Technip Norge BMS = Business Management System Process-based online system covering all Technip Norge business processes Mål: Fokus på sluttbruker = Enkelt å finne og forstå informasjon 5
Om lansering i Technip Norge 2012-2013 Scope 1 for 2 lokasjoner (80% av nøkkelprosesser) Pilot 19.Sep.2013 Lansering 26.Nov.2013 Kontinuerlig forbedring 2014 Scope 2 for siste 2 lokasjoner 6
Om lansering i Technip Norge Lansering 26.nov.2013! User Guide Drop-in sessions Nyheter på intranet Demo video 7
Om lansering i Technip Norge Suksessfaktorer: Prosesseiere styrer BMS team fasiliterer Toppledelse støtter Qualisoft veileder Riktig valg av software Tydelig budskap til sluttbruker 8
9 Demo BMS
Hva har skjedd siden lansering? Solid engasjement 41 prosesser forbedret 19 nye prosesser 478 tilbakemeldinger dokumentert 10
Hva sier sluttbrukere? Flere tilbakemeldinger hver uke via selve systemet, pluss... Spørreundersøkelse sendt til alle ansatte 6 måneder etter lansering 5 spørsmål 300 svarte (50%) Resultatet viste... 11
Hva sier sluttbrukere? 41% «Jeg bruker BMS daglig/ukentlig» 73% «BMS støtter meg i daglig arbeid» 79% «Jeg forstår BMS» 40% «Jeg trenger ingen opplæring for å komme i gang» 12
Hva sier sluttbrukere? A sampling from the 400+ comments received: It s good and intuitive, as it should be :-) Clarify what are requirements and what is guidelines. Remove unclear links and references! The BMS is an excellent idea. I like the BMS, as it is easier to use than the old QMS. There should be room for adaptations to be made given size and importance in various packages related to activities meeting requirements no of attendees etc. Although I didn`t have the necessity to use BMS continuously, I feel that is always good to know that if we need to clarify some issues about a scope of work, we can use BMS to support us on a lot of our doubts. BMS is a brilliant idea. Need sufficient, good support from QHSE when needed Need Management focus and follow-up. Just someone to call when I do not find what I am looking for I would like to see quarterly standardization meetings, held by process owners to ensure best practice and continuity. It would be beneficial if all the process owners had created the processes based on the same philosophy/model. Hopefully in the future the processes will be more standardized. BMS work best for large projects. For smaller projects and fast-track projects the system/procedures is too complex. You simply don't have time to do all the steps necessary to fulfill all the BMS procedures. The printer friendly version should have been more describing and with a Technip document style, so that it could easier be used in tenders when describing how we work. The BMS is useful, but at least for "old" personnel it is a threshold to get starting... Important that all (including old employees and managers) are actively using the system, and measured and rewarded against it. Correct, descriptive and searchable titles and key words must be ensured for all documents in the BMS. I have only used the BMS in a few instances so far, but found that the information I was looking for was easy to find (Readiness Review Procedure and form). The BMS has organized/systematized the engineering process in a very good way. Very good that we are moving towards a more user friendly system! Process driven flow charts are so much easier to use and much quicker to understand than long policies. 13
Respons til sluttbrukere Vi skal gi informasjon: Quality Engineers presenterer i ukentlig prosjektmøter Månedlig nyheter på intranet / digital screens Ledere snakker om systemet og kommuniserer forventninger til bruk og engasjement BMS team / Prosesseiere avholder «Q&A session» hvert kvartal 14
Respons til sluttbrukere Vi skal tilby opplæring: 1) E-læring modul 2) Avdelingsleder/Prosesseier/Lead Engineer ledet opplæring Dypere forståele av innhold i sine prosesser Rolle-spesifikk Ta tak i vanskelig temaer eller ny/endret prosesser 15
Respons til sluttbrukere Vi skal følge opp og belønne bruk/bidrag: Ledere skal inkludere BMS i årlig samtaler om individuelle mål BMS team skal skryte av de som gir god og konstruktiv tilbakemelding Toppledere skal motivere og sette forventninger 16
Process improvement Investigation results Audit findings / NCRs Best practice & experience Improve processes Inform and train on changes 17
Kontinuerlig forbedring Prosesser som har fokus på kontinuerlig forbedring 18
Hva jobber vi med nå? Kortsiktig: Langsiktig: 19
Hva jobber vi med nå? Hvorfor? Technip skal ha en god prosess modellerings standard og tydelig ansvar i organisasjonen for sytringssytemet slik at vi er posisjonert for å raskt implementere forbedringer som skaper verdi og sikrer den beste mulige prosjektleveranser til våre kunder. 20
Thank you Technip Norge BMS Journey www.technip.com
How to navigate (Top Menu, Left panel, process structure 4 levels of info)