SAK 4, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ULVESTAD OG JENS ÅDNE RYDLAND Økonomistatus 2013 Økonomien har hittil i 2013 vært preget av romslig likviditet som har gjort det mulig å gjennomføre tiltak og ha aktiviteter gjennom året på tross av at mesteparten av inntektene til organisasjonen kommer mot slutten av året. Det er en utfordring for likviditeten vår at en vesentlig del av utgiftene til The Gathering må betales før arrangementet starter, og det arbeides med flere aktuelle løsninger for å bedre tilgangen til likvide midler rundt påske. Regnskapet blir også i 2013 ført av Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå med +spesielt fokus på frivillige organisasjoner og derunder ungdomsarrangementer. Regnskapet er for andre gang overlevert til revisor. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar den økonomiske beretningen til orientering Side 1 av 7
Inntekter 1.1.0 1.1.1 Generelle inntekter Medlemskontigent Budsjett 2013 kr 230 000 Kontroll kr 600 1.1.2 Frifond nasjonal kr 550 000 1.1.3 Hyperion Oslo kr 225 000 1.1.4 Utleieordning kr 50 000 1.1.5 Prosjektstøtte 1.1.7 Momskompensasjon kr 250 000 1.1.8 1.1.9 Andre inntekter The gathering kr 5 000 kr 4 634 SUM Inntekter kr 1 310 000 kr 5 234 Utgifter 1.2.0 1.2.1 1.2.2 Kontor- og lokaledrift Lokale, leie og renhold Forsikring Budsjett 2013 -kr 175 000 -kr 15 000 Kontroll -kr 45 860 1.2.3 1.2.4 Vedlikehold av lokale Telefoni -kr 30 000 -kr 4 500 -kr 2 248 -kr 426 1.2.5 Porto og bud -kr 7 500 1.2.6 Rekvisita -kr 6 000 -kr 12 681 SUM -kr 238 000 -kr 61 215 1.3.0 1.3.1 1.3.2 Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion++ -kr 125 000 -kr 60 000 -kr 9 909 -kr 135 SUM -kr 185 000 -kr 10 044 1.4.0 1.4.1 Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr 160 000 -kr 10 789 SUM -kr 160 000 -kr 10 789 1.5.0 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.9 Aktiviteter -kr 250 000 KANDU-Chillout -kr 24 749 Digital kultur -kr 9 368 Informasjonsarbeid -kr 7 841 Utleieordning -kr 1 721 Aktivitetskveld -kr 7 850 The Gathering SUM -kr 250 000 -kr 51 530 1.6.0 1.6.1 Utstyr Investering, utstyr -kr 100 000 -kr 784 1.6.2 Vedlikehold, utstyr -kr 50 000 -kr 4 267 SUM -kr 150 000 -kr 5 051 1.8.0 1.8.1 1.8.2 Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter -kr 5 000 kr 15 000 -kr 3 438 1.8.3 1.8.4 Uforutsette kostnadar Avskrivninger -kr 20 000 -kr 375 000 -kr 12 693 SUM -kr 385 000 -kr 16 132 SUM Utgifter -kr 1 368 000 -kr 154 761 Resultat -kr 58 000 -kr 149 527 Side 2 av 7
Regnskapsrapport, The Gathering 2013 Det understrekes at dette bare er et midlertidig resultat som kan endres i positiv og negativ retning i løpet av året. Regnskapet for The Gathering 2013 er ført i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte regnskapsførere med spesielt god erfaring innen frivillig sektor og arrangementvirksomhet. Daglig økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarlig for TG13, Andreas-Johann Ulvestad og hans crew. Regnskapet er ført etter norsk standard 4102. Merverdiavgift beregnes etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringen i merverdiavgiftsloven som KANDU lobbet gjennom. Kapittel Budsjett Kontroll Diff Felles kr 2 806 500 kr 2 565 112 kr 336 786 Crewombod -kr 60 000 -kr 9 893 kr 42 503 Core -kr 523 000 -kr 407 276 kr 4 424 Deltakarombod -kr 17 000 -kr 14 220 kr 10 302 Economy -kr 6 500 -kr 5 878 kr 102 Event -kr 1 609 000 -kr 1 422 894 kr 9 698 Info -kr 128 000 -kr 71 765 kr 16 692 Prosjektkoordinator -kr 9 000 -kr 8 285 kr 782 Security -kr 87 000 -kr 21 905 kr 48 669 Tech -kr 307 000 -kr 935 460 kr 18 130 Resultat kr 60 000,00-332 464 kr...fortsetter på neste side Side 3 av 7
...fortsatt fra forrige side Felles:Sponsorer Kontant kr 900 000 kr 773 000 -kr 127 000 Felles:Sponsorer Hardware kr 100 000 -kr 100 000 Felles:Magasin Felles:Billettsalg kr 4 725 000 kr 3 987 234 -kr 737 766 Felles:Momsrefusjon kr 40 000 -kr 40 000 Felles:KANDUs medlemsavgift -kr 225 000 kr 225 000 Felles:Sovetelt -kr 130 000 -kr 184 684 -kr 54 684 Felles:Restaurant/Special Projects -kr 100 000 kr 100 000 Felles:Markedsføring TG13 -kr 30 000 -kr 12 325 kr 17 675 Felles:Hallandel -kr 1 698 500 -kr 1 696 680 kr 1 820 Felles:Forsikringer -kr 20 000 -kr 13 864 kr 6 136 Felles:Adgangssystemer -kr 25 000 kr 25 000 Felles:Radioer -kr 30 000 -kr 28 517 kr 1 483 Felles:Telefoniløsning -kr 10 000 -kr 14 569 -kr 4 569 Felles:Sponsorsupport -kr 35 000 -kr 14 491 kr 20 509 Felles:Merchandising kr 50 000 -kr 21 569 -kr 71 569 Felles:Switcher -kr 200 000 -kr 200 000 Felles:T-skjorter -kr 175 000 -kr 151 632 kr 23 368 Felles:Organizer/Chiefs-samling -kr 40 000 -kr 56 791 -kr 16 791 Felles:Studietur -kr 30 000 kr 30 000 Felles:Samling fag/kompetanse -kr 30 000 kr 30 000 Felles:Sikingspott -kr 50 000 kr 50 000 Felles:Frikjøp -kr 180 000 kr 180 000 kr 2 806 500 kr 2 365 112 -kr 441 388 Core:Chillout kr 20 000 -kr 20 000 Core:Core:Kontorrekvisita -kr 15 000 -kr 19 286 -kr 4 286 Core:Logistikk:Forbruksmateriale -kr 20 000 -kr 29 897 -kr 9 897 Core:Logistikk:Transport/porto -kr 60 000 -kr 39 490 kr 20 510 Core:Logistikk:Creweffekter -kr 200 000 -kr 78 995 kr 121 005 Core:Møtekostnader -kr 15 000 kr 15 000 Core:Logistikk:Hotellopphold gjester -kr 8 000 -kr 9 650 -kr 1 650 Core:Logistikk:Erstatningspliktig -kr 5 000 kr 5 000 Core:Crewcare:Sosialiseringstiltak -kr 15 000 -kr 19 285 -kr 4 285 Core:Crewcare:Mat og drikke -kr 165 000 -kr 169 426 -kr 4 426 Core:Crewcare:Bestikk,service -kr 40 000 -kr 41 247 -kr 1 247 523 000 407 276 kr 115 724 Crewombud:Motellrom -kr 8 000 -kr 8 000 Crewombud:Crewtiltak -kr 12 000 -kr 543 kr 11 457 Crewombud:Crewfellestiltak -kr 40 000 -kr 1 350 kr 38 650 60 000 9 893 kr 50 107 Side 4 av 7
Deltakerombud:Motellrom -kr 8 000 -kr 9 000 -kr 1 000 Deltakerombud:Deltakerpleie -kr 7 000 -kr 5 220 kr 1 780 Deltakerombud:Generelle utgifter -kr 2 000 kr 2 000 17 000 14 220 kr 2 780 Economy:Lys og forbruksmatriell -kr 2 000 -kr 1 378 kr 622 Economy:Reise -kr 1 000 -kr 1 000 Economy:Motellrom -kr 3 500 -kr 3 500 6 500 5 878 kr 622 Info:Forbruksmateriell -kr 30 000 -kr 21 605 kr 8 395 Info:Generelle utgifter -kr 4 000 -kr 7 277 -kr 3 277 Info:Motellrom -kr 4 000 -kr 5 000 -kr 1 000 Info:Møte/sosialiseringsutgifter -kr 25 000 -kr 37 724 -kr 12 724 Info:Desk-stand -kr 30 000 kr 30 000 Info:App -kr 25 000 -kr 158 kr 24 842 Info:Systems:SMS -kr 10 000 kr 10 000 128 000 71 765 kr 56 235 Prosjektkoordinator:Reiseutgifter -kr 3 000 kr 3 000 Prosjektkoordinator:Motellrom -kr 4 000 -kr 5 000 -kr 1 000 Prosjektkoordinator:Systemer -kr 2 000 -kr 3 285 -kr 1 285 9 000 8 285 kr 715 Security:Kursing, drift, rekvista -kr 49 000 -kr 10 855 kr 38 145 Security:Reiseutgifter -kr 5 000 -kr 1 550 kr 3 450 Security:Motellrom -kr 8 000 -kr 9 500 -kr 1 500 Security:Politivakthold -kr 25 000 kr 25 000 87 000 21 905 kr 65 095 Tech:Reiskostnader -kr 3 000 -kr 1 386 kr 1 614 Tech:Motellrom -kr 4 000 -kr 5 500 -kr 1 500 Tech:Møte/workshops -kr 20 000 -kr 17 295 kr 2 705 Tech:Materiell -kr 30 000 -kr 24 330 kr 5 670 Tech:Internett -kr 250 000 -kr 886 950 -kr 636 950 307 000 935 460 -kr 628 460 Event:Generelle utgifter -kr 4 000 -kr 9 756 -kr 5 756 Event:Motellrom -kr 20 000 -kr 26 200 -kr 6 200 Event:Møte og reisekostnader -kr 10 000 -kr 807 kr 9 193 Event:Forbruksmateriell (Dekor, forbruk) -kr 115 000 -kr 59 253 kr 55 747 Event:Entertainment -kr 200 000 -kr 77 157 kr 122 843 Arena:Sceneteknikk -kr 400 000 -kr 361 947 kr 38 053 Creativia:Giveaways -kr 10 000 -kr 10 992 -kr 992 Creativia:Premier -kr 250 000 -kr 299 891 -kr 49 891 Game:Premier -kr 100 000 -kr 31 750 kr 68 250 Broadcast Unit:HDTV-Produksjonsutstyr -kr 500 000 -kr 545 141 -kr 45 141 1 609 000 1 422 894 kr 186 106 Totalt Resultat kr 60 000 -kr 332 464 -kr 392 464 Side 5 av 7
Noter/kommentarer til økonomikontrollen 1. Alle inntekter og utgifter er ikkje føyrd. Blant anna er ikkje alle inntekter frå billettsalleverandør inntektsføyrd grunna usikre moment som Merchandise-produkt. 2. Det er sett av opp mot 180.000kr i frikjøp til personar som har gjort særskild stor innsats for TG13. Ubetaling vil skje etter liste frå kvar organizer. 3. Det er ein god del postar som ikkje er avrekna i banken, til dømes bruk av KANDU sine bankkort og kredittavtalar, og med tanke på forskot. 4. All internavrekning er ikkje gjort endå, kostnadar vil bli flytta på i dei tilfella at det er ein faktura som skal fordelast på fleire postar. 5. Overskridinga på Tech:Internett er førehandgodkjend av Styret. 6. Security:Politivakthald er mellombels utbetalt til Politiet (30.000kr), men vi avventar avrekning og retur av overskytande frå depositumet. 7. Generelt er det ei overskriding på dei fleiste motellpostar grunna auke i kostnad frå Motellet si side. 8. Posten Felles:Momsrefusjon vil ikkje bli aktivert då det er redusert meirverdiavgift generelt over «heile fjøla» for meirverdiavgiftkostnadar. Prosentandelen vil variere frå år til år, og 40.000kr var eit fornuftig estimat å ligge på. Side 6 av 7
Historisk resultatutvikling, The Gathering Da The Gathering er et årlig arrangement og ledelsen for et år ikke er ansvarlig for aktivitetene til den forrige ledelsen, har man tillatt en viss form for flytende drift av resultaten på den måte at overskudd og underskudd blitt dekket av KANDUs egenkapital. For å få en oversikt over den langsiktige økonomien for The Gathering som avdeling er det utarbeidet en helhetlig oversikt som er gjengitt under. Det akkumulerte resultatet er godt på veg til å bli positivt igjen. Arrangement Resultat Akkumulert resultat The Gathering 2007:still puzzled? kr 61 987 kr 61 987 The Gathering 2008:optimus prime kr 41 235 kr 103 223 The Gathering 2009:fire and ice -kr 221 436 -kr 118 214 The Gathering 2010:submerged -kr 298 899 -kr 417 113 The Gathering 2011:partly cloudy -kr 22 122 -kr 439 235 The Gathering 2012:At the end of the Universe kr 256 511 -kr 182 724 The Gathering 2013:Singularity -kr 332 464 -kr 515 188 Noter/kommentarer til resultatutvikling 1. The Gathering 2013 ikke er ferdig avsluttet 2. Det er fremdeles noe ubetalte sponsorinntekter for TG09 og TG10 som kan bli avskrevet (antatt ikke mulig å få betalt inn) og da påvirke akkumulert resultat. Side 7 av 7