Abonnement tjenester og service for trykte 11/01320

Abonnement tjenester og service for trykte 11/01320 Generell Informasjon Versjon 1 Url http://com.mercell.com/permalink/28886063.aspx Konkurranse type: Anbudskonkurranse Dato for offentliggjørelse 27.05.2011 14:25 Tilbudsfrist 15.08.2011 12:00 Dokumentfrist 08.08.2011 12:00 Endret dato 26.05.2011 09:34 Åpningsdato 15.08.2011 13:00 Oppdragsgiver Firma Sørlandet Sykehus Adresse Egsveien 100 Postnr/By 4615 KRISTIANSAND S Norge Beskrivelse Sørlandet sykehus HF v/medisinsk fag- og forskningsbibliotek skal inngå rammeavtale på kjøp av abonnement tjenester på medisinske tidsskrifter. Medisinsk fag- og forskningsbibliotek er organisert under FoU-avdelingen. Bibliotekets oppgave er å sørge for at helsepersonell som driver klinisk arbeid og forskning har tilgang til nødvendige fagtidsskrifter for å holde seg oppdatert innen medisinsk- og helsefaglig utvikling og derved yte kunnskapsbasert pasientbehandling og forskning. SSHF ønsker å inngå rammeavtale på varer og tjenester som beskrevet i denne utlysningen. Estimert volum er stipulert til 1,4 mill kr. pr. år inkl. mva. Oppdragsgiver tar forbehold om usikkerhet i estimert volum i avtaleperioden. Sørlandet sykehus har pr. 1.5.2011 Antall ansatte: 6844 Antall årsverk/fte: 4983 Sørlandet sykehus har pr. 31.12.2010 Antall senger somatikk: 552 / psykiatri: 302 Avtaleperioden vil være 1 år med opsjon på prolongering i ytterligere 3 år (1+1+1) med 1 år av gangen. Vi har i dag avtale på denne tjenesten ut 2011 og ny avtale vil tre i kraft fra 1.1.2012. Ny avtalepartner vil bli involvert høsten 2011 ang. leveransen for 2012. Side 1 av 9

CPV koder Kode Beskrivelse 22211000 Fagtidsskrifter 79980000 Tjenesteytelser vedrørende abonnementer Tilleggsinformasjon Dato Navn Beskrivelse 21.07.2011 13:10 Spørsmål 6 Spørsmål: Internasjonale selskap har gjerne finansielle dokumenter på engelsk. Vil Sørlandet Sykehus HF akseptere dokumentene på originalspråk? SVAR: Vi har fått henvendelser vedrørende dokumentasjon av kvalifikasjonskrav for internasjonale selskap. I denne konkurransen aksepterer vi at finansiell informasjon for slike selskap kan leveres på engelsk. Besvarelse og kommunikasjon ellers i konkurransen skal være på norsk. Ref punkt 3.8 i konkurransegrunnlaget. Dette vil også gjelde Norskregistrerte utenlandske foretak (NUF). Side 2 av 9

19.07.2011 13:04 Spørsmål 5 SPØRSMÅL A: Enkelte utgivere krever en spesifisering av antall leger, senger og øvrig personal pr fysiske lokasjon for å kunne oppgi korrekt pris på elektroniske ressurser. Vi ønsker dermed slike opplysningene fordelt på både Kristiansand, Arendal og Flekkefjord. OPPFØLGINGSSPØRSMÅL FRA SØRLANDET SYKEHUS: Vi jobber med å skaffe disse tallene men det er ikke lett pga bl.a. ferieavvikling. Men et oppfølgingsspørsmål til deg, har du fått konkret henvendelse fra et forlag om dette? Jeg kan ikke se at vi har levert så detaljerte tall i forbindelse med våre nåværende abonnementer og derfor lurer vi på om dette er i tilfelle du skulle motta slik henvendelse eller at du har et konkret forlag som forlanger dette nå? SVAR til spørsmål A: Dette er tallene vi har fått tak i om Sørlandet sykehus HF sin fordeling pr lokasjon: Antall leger: Kristiansand: 267 Arendal: 148 Flekkefjord: 21 Antall senger psykiatri: Kristiansand: 183 senger Arendal: 105 senger Flekkefjord: 14 senger Antall senger somatikk: Kristiansand: 263 senger Arendal: 166 senger Flekkefjord: 123 senger Antall øvrig personal (antall årsverk og antall ansatte): Jeg har snakket med vår økonomidirektør Per Qvarnstrøm, han bekrefter at vi ikke kan oppgi antall årsverk eller ansatte av øvrig personal pr lokasjon da Sørlandet sykehus ikke operer med slike tall. De ansatte ved sykehuset arbeider på tvers av lokasjoner da avdelingene er ved flere tilfeller tversgående, derfor har de ansatte et arbeidsforhold til sykehuset som helhet. Den eneste gruppen som kan spesifiseres er legene da dette går på antall legehjemler sykehuset har fått fordelt fra sentralt hold. SPØRSMÅL B: Vi har et spørsmål angående single-site vs multi-site abonnementer. For at dere skal kunne sammenligne priser fra ulike agenter er det viktig at vi kan operere under samme vilkår. Siden mange utgivere vil anse Sykehus Sørlandet som en multi-site institusjon, er vårt spørsmål om vi bør kontakte forlagene og be om multi-site priser (og dermed oppgi detaljene for SS på institusjonsnivå), eller om vi bare skal oppgi gi single-site priser. De siste vil forenkle sammenligninger, men det finnes en risiko for at enkelte av forlagene ønsker å betrakte SS som multi-site og belaste dere høyere priser. Kan dere gi oss veiledning angående dette. SVAR TIL SPØRSMÅL B: Jeg vil minne om vårt svar på spørsmål 4 i anbudsrunden. Jeg har forstått det slik at dere som agenter leverer inn den informasjonen som dere har om kunden (i dette tilfelle Sørlandet sykehus) til forlagene. Det er opp til forlagene å vurdere om de skal gi pris tilbake på single-site eller multisite, ut i fra de opplysningene som de har fått, eventuelt be om ytterlige informasjon hvis de forlanger dette ut fra sine kriterier. I pristabellen er det noen ytterst få abonnementer som er nye for Sørlandet sykehus, resterende har vi abonnement på hos forlagene i dag, dette bør bety at når dere kontakter forlagene og ber om pris for Sørlandet sykehus så vil forlagene se at vi er i kunderegisteret allerede de vil oppdatere sine data om oss og gi dere tilbake en pris for abonnement. Dette vil bety at noen vil vurdere oss som single-site og andre vil vurdere oss som multi- Side 3 av 9

site, slik som de gjør i dag. Hvis ikke noen av agentene har spesielle avtaler med forlagene, vil jeg beregne at forlagene gir de samme vilkårene uansett hvilke agent som kontakter om priser for oss. Dermed har alle agentene i anbudsprosessen det samme utgangspunktet da konkurransegrunnlaget er grunnlaget for de tallene som skal brukes. Side 4 av 9

06.07.2011 14:34 Spørsmål 4 1.Regnes Sørlandet sykehus som en site pr i dag når det gjelder tilgang til e- ressurser? 21.06.2011 09:48 Spørsmål 3 spesifisering av spørsmål 2 punkt 12 SVAR: Jamfør tidligere spørsmål 2 pkt. 2, består Sørlandet sykehus av enhetene Flekkefjord, Arendal og Kristiansand. Med hovedadministrasjon i Kristiansand. Dagens abonnement er beregnet forskjellig avhengig av hva forlagene har definert Sørlandet sykehus som. Det vil si at noen forlag har definert Sørlandet sykehus som sigel site, mens andre har vurdert sykehuset som multi site. Dette er opp til forlagene å vurdere. 12. Rad 256 Total sum. Skal man summere prisene i kolonne I, kolonne K og kolonne L? Eller regne sammen de gule cellene? SVAR: Feltene som ikke er gulmarkert i kolonne I, K og L vil bli summert sammen og vektet 30%, mens de gule feltene i kolonne I, K og L vil bli lagt sammen og vektet 70% av tildelingskriteriet pris som er totalt vektet 40%. I spørsmål 2 sto det Feltene som er markert, dette er feil da det er de hvitefeltene i kolonne I,K og L. Side 5 av 9

21.06.2011 09:33 Spørsmål 2 1. For prissetting trenger vi antallet R&D (doctors and physicians) SVAR: 436 R & D 2. Skal online-prisene angis for sk. en-site eller ønsker dere multi-site priser? Hvis ja, vilke fysiske lokaler skal ha tilgang til online-ressursene? SVAR: Jfr. 1.1 i Konkurransegrunnlaget: Sørlandet sykehus HF er et foretak i Helseregion Sør-Øst og har ansvar for spesialisthelsetjenesten i begge Agder fylkene. Foretaket består av sykehusene i Arendal, Kristiansand og Flekkefjord, med hovedadministrasjon i Kristiansand. Med andre ord alle tre sykehus skal ha tilgang til våre ressurser online. 3. Hvis det er flere en én fysisk adresse, ønsker vi IP-adressene SVAR: Sørlandet sykehus har kun en IP-adresse: 91.186.68.75 Vedlegg 3 Prisskjema er veldig vanskelig å forstå. Kan dere forklare hva som skal fylles i hver kolonne SVAR: Vi beklager at prisskjema ikke er tydelig nok. Vi ønsker at kolonne E, F (evt. G) og H skal settes opp mot det feltet som er merket gult pr. tittel (der det er merket både e-only og papirformat, er det utregning for e-only som skal fylles ut). Kolonne G skal ikke fylles ut når det er papirformat som er etterspurt i gult felt. Videre skal de resterende kolonnene fylles ut pr tittel, der prisen er totalpris i NOK (inkl. påslag og evt. mva). 4. Kolonne E (Utgivers pris valuta). Utgivers valutapris for hvilket format? Jfr. svar over. 5. Kolonne F (Utgivers pris NOK). Samme sak, utgivers NOK-pris for hvilket format? Jfr. svar over. 6. Kolonne G (MVA NOK). For hvilket format skal MVA angis? Jfr. svar over. 7. Kolonne H (påslag i % NOK). Skal påslaget angis i % eller i NOK? Hvis NOK, for hvilket format skal påslaget angis? SVAR: I overskriften settes inn påslaget i %, mens i utregningskolonnen pr tittel settes påslaget i NOK. 8. Kolonne I (Totalpris papirutgave). Hva skal inngå i prisen? Skal man her angi totalpris i NOK for ønsket format (markert med gult) eller for papirformat? SVAR: Denne kolonnen skal ha totalpris for papirformat (inkl. påslag) i NOK. 9. Kolonnene K (P+E arkiv) og L (kun e-only) skal prisene angis i NOK? Hva skal inngå i prisen? Er de totalpriser (inkl. påslag og mva) eller forlagens listepriser? SVAR: Prisene skal angis i NOK. Prisen skal inkl. påslag og mva. 10. Hvis det står f eks 2. eks skal man angi dobbelt pris (se f eks rad 87&88 og 110&111 og 207&208&209)? SVAR: Det kommer an på om dere kan fremforhandle en rabattert pris for 2. eks. Biblioteket trenger to eller tre eks av noen utvalgte titler, og derfor står de oppført på hver sin linje. 11. Rad 28, American Journal of Psychotherapy. Hva er ønsket format? SVAR: Papirformat. Skulle vært markert med gult. Side 6 av 9

12. Rad 256 Total sum. Skal man summere prisene i kolonne I, kolonne K og kolonne L? Eller regne sammen de gule cellene? SVAR: Feltene som er markert i kolonne I, K og L vil bli summert sammen og vektet 30%, mens de gule feltene i kolonne I, K og L vil bli lagt sammen og vektet 70% av tildelingskriteriet pris som er totalt vektet 40%. Side 7 av 9

17.06.2011 15:04 Spørsmål 1 1. Konkurransegrunnlag s. 8, pkt 4.6. Prisene skal være faste i avtaleperioden. Kan dere forklare hvordant dette punktet skal tolkes? Menes det at leverandørens serviceavgift / rabattprosent er fast i avtaleperioden? Leverandører har ingen muligheter å påvirke priser på selve tidsskriftene. Det bestemmes alltid av forlaget. Det er også umulig å estimere svigninger i valutakurser. Hvis dere enda ønsker faste priser på tittelnivå, med avtaleperiod menes det år 2012? (andre år er opsjonale) SVAR: Jfr. Konkurransegrunnlaget s. 3, pkt 1.2 Avtaleperioden vil være 1 år med opsjon på prolongering i ytterligere 3 år (1+1+1) med 1 år av gangen. Det vi ber om er at prisene på tidsskriftene som gis i anbudet skal være faste for 2012, som er avtaleperioden. Serviceavgift og rabattprosent er det vi i anbudet har definert som påslag, dette skal være fast. Med dette mener vi at dersom avtalen forlenges for 2013 skal påslag være det samme som i 2012, men tidsskriftene kan reguleres etter forlagets pris. 2. Kravspesifikasjon s.4, pkt 3 (andre spørsmål) Ved tilbud om elektroniske tilganger skal leverandøren skissere etc.... Ønsker dere her informasjon om sk. tidsskriftportal (A-Z-liste)? Hvis ja, skal dette prissettes og kommer prisen til å tas med i prissammenlikningen (med tidsskrifter)? SVAR: Nei vi ønsker ikke informasjon om tilleggstjenester som eks. A-Z liste. Vi ønsker å vite hvordan dere vil effektuere elektronisk tilgang overfor kunden uten slik tilleggstjeneste. 3. Kravspesifikasjon s. 5, pkt 4 (andre spørsmål) Leverandøren skal redegjøre for hvilke tjenester/fuksjonaliteter som er lagt til rette for oppdragsgivers brukere. Eller ønsker dere her informasjon om sk. tidsskriftportal (A-Z-liste)? Hvis ja, skal dette prissettes og kommer prisen til å tas med i prissammenlikningen (med tidsskrifter)? SVAR: Nei, vi ønsker ikke informasjon om tilleggstjenester som eks. A-Z liste. Vi ønsker å vite hva slags tjenester/funksjonalitet som er lagt til rette for oppdragsgivers brukere på leverandørens nettside, hvis leverandøren tilbyr dette. 4. Kravspesifikasjon s. 5, pkt 4 (nederst på siden) Leverandøren skal redegjøre for hvordan det er tilrettelagt for import / bruk i referansehåndteringssystemer og eget biblioteksystem. Kan dere forklare hva dere mener med dette punktet, evt. utdype hva dere ønsker? SVAR: Vi ønsker å få vite om det er mulig å direkte eksportere referanser fra leverandørens nettside til referansehåndteringsverktøy som EndNote og Reference Manager. Samt om det er mulig å importere oppdragsgivers portefølje fra leverandøren og over til BIBSYS som er biblioteksystemet vi bruker i dag. 5. Kravspesifikasjon s.6, pkt 4 (siste spørsmål) Oppdragsgiver ønsker at leverandør skal kunne levere statistikk fra utgiver, på forespørsel fra oppdragsgiver. Ønsker dere ett statistikkverktøy for håndtering av rapportene eller kun selve rapportene fra utgiver? Hvis ja, skal dette prissettes og kommer prisen til å tas med i prissammenlikningen (med tidsskrifter)? SVAR: Vi ønsker informasjon om hva leverandør kan levere(enten statistikkverktøy eller andre metoder for å innhente statistikk), men skal ikke prissettes. Denne evalueres under brukervennlighet, men ikke pris. 6. Tidsskriftlisten: Skal man prissette alle formater for hvert tidsskrift eller kun de som er markert med gult? SVAR: Det skal prissettes i alle formater da de gule feltene teller 70% og resten av feltene 30%. 7. Valutakurser pr 13.06.11 noteres ikke. Skal vi bruke kurser pr 10.06.11? Side 8 av 9

SVAR: Vi ser at dato for valutakursen havnet på en helligdag og flytter denne til 20.06.11 Kriterier 1 Pris 70 % vekting av det forventet utvalget for 2012 (merket gult), 30 % vekting av øvrig utvalg, se vedlegg 3. 2 Service og brukervennlighet 60 % Service i abonnementstjenesten (se kravspesifikasjon punkt 2 og 3) 25 % Brukervennlighet i forhold til leverandørens nettside (se kravspesifikasjon punkt 4) 15 % Opplæring i leverandørens tjenester (se kravspesifikasjon punkt 5) Side 9 av 9